El 72% de los negocios no han llegado al nivel deseado de cumplimiento de las políticas de viaje. Es tentador incrementar este cumplimiento siendo aún más controlador, pero la respuesta puede justamente estar en menos control y más satisfacción del viajero.¿Qué pasaría si en vez de ser más controladores, los mánagers de finanzas y de viajes se centraran en hacer felices a los viajeros de negocios?Este no es un experimento hipotético. Las empresas están descubriendo que la confianza, la autonomía y la libertad de decisión, conllevan a niveles más altos de satisfacción de los viajeros y mayor cumplimiento con las políticas de viaje. Ambas cosas van de la mano.. Continúa leyendo para descubrir el porqué.
¿Qué es un programa de viajes exitoso?
Antes de entrar de lleno en ello… ¿Qué hace un programa de viajes exitoso.Un programa de viajes exitoso es aquel que:
- Mejora la experiencia del viajero
- Incrementa la equidad y la transparencia
- Cumple los requerimientos presupuestarios
- Permite que todos los viajes necesarios ocurran
1) El hacer tus propias reservas ha llegado para quedarse
A veces, una moda es una moda. Llegará y se irá. Pero las modas que llegan a los viajes de negocios son más como movimientos. Es el caso con respecto a hacer tus propias reservas.De hecho, cuando son encuestados, los viajeros de negocios de hoy en día prefieren en gran medida reservar sus propios viajes y no tener que llamar a una compañía de gestión de viajes externa o enviar una petición a un gestor de viajes interno. El hecho que los
Cuando le permites a los viajeros reservar por sí mismos y cumpliendo la política de viaje (
millennials ahora conformen el mayor porcentaje de viajeros de negocios
definitivamente contribuye a esta preferencia, pero a la Generación Y también le encanta poder reservar sus propios viajes.¿Por qué este amor por reservar los viajes propios? Piénsalo, los viajeros de negocios de hoy en día están acostumbrados a reservar sus vacaciones en línea y probablemente nunca hayan usado un agente de viajes.Cuando le permites a los viajeros reservar por sí mismos y cumpliendo la política de viaje (
usando una herramienta de gestión de viajes con políticas de viaje integradas
), entonces se incrementa la satisfacción del viajero y el cumplimiento con la política. Dos pájaros de un tiro.2) Las políticas de viaje son realmente muy fáciles de cumplir
Atención: la mayoría de los empleados no quieren incumplir la política de la compañía.Los problemas con el cumplimiento normalmente son causados por:
- Confusión acerca de los límites de la política.
- Carencia de una herramienta para hacer tus propias reservas (haciendo que los viajeros se rebelen y reserven en páginas pensadas para turistas)
- Falta de formación de los trabajadores sobre qué procesos y herramientas usar.
Al centrarse en la satisfacción del viajero como prioridad, la adherencia a la política de viaje sucede fácilmente. Los viajeros quieren tener los límites claros en cuanto a viajes, tales como el precio máximo por noche en un hotel o el coste máximo para un vuelo internacional. Podrás entender claramente que también querrán saber cómo se les reembolsará cuando sea necesario.Entender que la política de viaje no es difícil de hacer cumplir requiere un cambio de mentalidad y a menudo el uso de nuevos procesos y herramientas. Necesitas una herramienta que permita a los viajeros reservar a la vez que cumplen con los límites de la política, y quizás también necesites
actualizarla
para incluir información que sea fácil de leer y que sea por la que los viajeros en verdad se preocupen (como los procesos de reembolso).Una estrategia inteligente es crear un pequeño curso en video sobre cómo se gestionan los viajes en tu compañía. Puedes usar una plataforma de formación corporativa como Zunos
o Docebo
, pero antes de empezar a crear contenido acuérdate de cambiar el chip y entender: Si das a los trabajadores las directrices y herramientas que quieren y necesitan, cumplir con la política de viaje será fácil.3) Lo beneficioso de una cultura basada en la confianza
Más del 50% de los CEOs de la encuesta PWC’s 2016 Global CEO Survey
dicen que la falta de confianza es una gran amenaza para el crecimiento de una organización. Por ende, no es de sorprender, que la falta de confianza sea también una amenaza para tu programa de viajes.Si quieres tener un programa que permita a los empleados hacer los viajes que necesiten, además de disfrutarlos y completarlos dentro de los límites del presupuesto, entonces la confianza es un factor crucial. Sin embargo, la confianza no es algo que solo implantas en el programa de viajes, es algo que implementas en la cultura de la compañía.En lugar de preguntarte “¿cómo podemos ejercer más control?” quizás debas preguntarte “¿cómo podemos brindar más confianza?”¿Cómo puedes implementar la confianza en tu programa de viajes?TransferWise
hace esto declinando la imposición de límites en los viajes reservados por los mismos empleados. “Hemos optado por la opción de no tener una ronda de aprobación. Confiamos en nuestra gente. Contratamos a gente inteligente y confiamos que ellos harán lo correcto, ya que la gente generalmente sabe lo que necesita reservar. Si no lo saben, nos lo preguntarán.”Otras maneras de promover la confianza
es dar a los trabajadores más opciones y más control sobre sus propios viajes, ya sea lo que reservan o el cómo reservan.“Contratamos a gente inteligente y confiamos que ellos harán lo correcto.”
Marta Kutt, Mánager de Instalaciones Globales en TransferWise
4) Los trabajadores saben lo que quieren y lo que necesitan
Cuando se intenta recortar los costes es fácil centrarse solamente en el dinero. Necesitas ahorrar dinero, así que necesitas recortar los gastos, ¿verdad? Pero un programa de viajes basado en la satisfacción del viajero tiene el potencial de resultar en menores costes más fácil y rápidamente.
El 64% de los empleados sacrificaría un aumento de sueldo del 10%
por poder tener más control en lo que se refiere al ambiente de trabajo y al balance entre trabajo y vida personal. Esto demuestra que no todo es acerca del dinero. Los viajeros de negocios no quieren servicio de habitación,
quieren Wifi gratuito.Cuando intentes saber cómo hacer tu programa de viajes más exitoso, preguntale a tus viajeros: ¿Qué quieren? ¿qué necesitan? No vayas por lo simple de aplicar más normas y directrices cuando modifiques tu programa de viajes. También añade características que satisfagan a tus viajeros, ya sea una cadena hotelera diferente para la negociación de tarifas corporativas, la inclusión de AirBnb u otras cosas.5) Las directrices crean experiencias estandarizadas
Por supuesto, algunos límites son necesarios. Las directrices promueven la equidad. Pero incluso cuando se imponen límites puedes dar control a los viajeros en cómo usarlos. La mayoría de viajeros prefieren límites globales como el coste máximo de un vuelo o gastos máximos
por día.
De esa manera pueden gastar como crean adecuado. Un trabajador puede usar el transporte público para tener una buena cena, mientras que otro puede reservar un alojamiento a un kilómetro del sitio de la reunión para dar un paseo al inicio del día. Las directrices por ciudad ayudan a estandarizar la experiencia para los viajeros, para que no estén viviendo lujosamente en Johannesburgo, pero subsistiendo en un barrio oscuro de Tokio.
Cuando establezcas las directrices para un programa de viajes exitoso, no pienses en crear una infinidad de normas que nadie va a entender. En cambio, cambia el chip y céntrate en el viajero. ¿Qué directrices necesitan los viajeros individualmente para tener una experiencia fluida (pero asequible) en cada ciudad?¿Qué directrices necesita la compañía para mantener el gasto justo de modo generalizado?Trabajadores felices son viajeros felices y viceversa. Cuando mejores tu programa de viaje, acuérdate siempre que debe servir al viajero para que así el viajero sirva mejor al negocio.
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