Was ist eine Travel Management Software?
Wozu dient ein Reisemanagement-Tool?
Vorteile einer Travel Management Software für Unternehmen & Mitarbeiter:innen
- Selbstbuchung – Indem die Reisenden Ihre Buchungen selbst tätigen, können sie aktiv mitbestimmen. Gleichzeitig wird die Verwaltung entlastet.
- Compliance – Eine automatisierte, im Tool hinterlegte Reiserichtlinie sorgt dafür, dass nahezu alle Buchungen innerhalb des Reisebudgets und der Vorgaben erfolgen.
- Umbuchungen & Stornierungen – Wenn sich Ihre Pläne ändern, warten viele Tools mit unkomplizierten Umbuchungs- und Stornierungsoptionen auf.
- Grosse Auswahl – Entscheiden Sie sich für eine Plattform, die mehrere Anbieter, Airlines und Co. miteinander vergleicht, profitieren Sie von einem umfangreichen Reiseinventar.
- Transparenz – Sie können all Ihre Reisen und die Ihrer Mitarbeiter:innen an einem einzigen Ort gesammelt einsehen – und das jederzeit.
- Support – Der Kundenservice Ihres Reisemanagement-Partners ist auch dann zur Stelle, wenn Sie gerade schlafen oder keine Lösung parat haben.
- Informationen & Warnungen – Einige Tools versorgen die Reisenden vor und während der Reise mit wertvollen Informationen zu Einreisebestimmungen, Sicherheits- und Gesundheitsrisiken und bereiten sie so optimal vor.
- Vereinfachte Abrechnung – Die Rechnungsstellung wird konsolidiert und von Reisekostenberichten begleitet. Auch gibt es Tools, die die gesamte finanzielle Abwicklung übernehmen – Zahlungen, Rückerstattungen etc.
Software-Lösungen für die Buchung & Verwaltung von Geschäftsreisen
TravelPerk
Mit TravelPerk wird die Geschäftsreisebuchung zum Kinderspiel – sowohl für die Reisenden als auch für Travel Manager:innen und Co. Das Tool punktet mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche und kann sowohl auf dem Desktop als auch via App verwendet werden.
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- Arbeitgeber können individuelle Richtlinien, Budgets und Freigabeprozesse hinterlegen, innerhalb derer die Mitarbeiter:innen intuitive Buchungen vornehmen – entweder für sich selbst oder für andere Kolleg:innen.
- Auch Gruppenbuchungen sind problemlos möglich.
- Neben zahlreichen leistungsstarken Reisemanagement- und Reisekosten-Funktionen bietet TravelPerk Ihnen eine branchenführende Auswahl an Reiseoptionen. Der Service erstreckt sich von Flügen über Zugverbindungen und Mietwagen bis hin zu Hotels.
- Mit dem Concierge-Feature sind auch ausgefallene Buchungsoptionen – wie alternative Unterkünfte, Tagungsräume, Offsites und vieles mehr – möglich.
- Dank ausführlicher Reporting-Optionen, Spesen-Funktion und diversen Integrationen ist TravelPerk Geschäftsreise-Software, Buchungsplattform und Reisekosten-Tool zugleich.
- G2-Bewertung: 4,6 von 5 – basierend auf 1.535 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,7 von 5 – basierend auf 409 Bewertungen
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Flightfox
Wo möglich, werden Buchungsprozesse heutzutage gern online abgewickelt – der persönliche Face-to-Face-Kontakt eines Reisebüros ist hierfür nicht mehr unbedingt nötig und bedeutet oftmals einen erhöhten Zeitaufwand und eine gewisse Ortsgebundenheit.Genau hier setzt Flightfox an. Die australische Reisemanagement-Software überträgt die Vorteile eines Reisebüros in die digitale Welt – und macht die Expertise des Büropersonals über ein modernes Online-Tool nutzbar. Im digitalen Reisebüro von Flightfox können Sie Ihre Reiseplanung anlegen, bevorstehende Reisen einsehen und Spesenberichte herunterladen. Um die Buchung und Abwicklung kümmern sich die Reiseexpert:innen von Flightfox.
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- G2-Bewertung: 4 von 5 – basierend auf 3 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
Airbnb for Work
Bei Airbnb for Work handelt es sich nicht um ein eigenständiges Tool, sondern um eine Sonderfunktion der Buchungsplattform Airbnb. Die Business-Option richtet sich vor allem an Geschäftsreisende, die während ihres Aufenthalts besonders viel Wert auf den Wohlfühlfaktor und eine private Wohnatmosphäre legen. Denn wie für Airbnb üblich, finden Buchende hier hauptsächlich Ferienwohnungen, Privatunterkünfte sowie aussergewöhnliche Fundstücke mit Wow-Faktor.Mit Airbnb for Work stellen Sie sicher, dass die Unterkünfte sich gut für Dienstreisen eignen, beispielsweise durch:
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- Zusätzliche Räume für Teamarbeit
- Gutes Wi-Fi
- Arbeitsplätze für Remote Work
- Für Geschäftsreisen optimierte Zahlungsmodalitäten
- Möglichkeiten zur Integration der Sorgfaltspflicht
- G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
Tools für ein effizientes Reisekostenmanagement
Expensify
Expensify ist der Marktführer in Sachen Ausgabenverwaltung. Mithilfe der mobilen App können Sie sämtliche Spesen ganz einfach digitalisieren und gesammelt weitergeben – Sie fotografieren den Beleg und die Software überträgt die erfassten Daten automatisch auf Ihr Geschäftskonto. Kategorisierung, Codierung und Genehmigung sowie viele weitere Funktionen inklusive. Zudem können Sie bei Expensify Firmenkreditkarten hinterlegen, Rückerstattungen einreichen, Workflows einrichten und Ihre Buchhaltungssoftware integrieren.
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- G2-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 5.197 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,4 von 5 – basierend auf 1.090 Bewertungen
Brex
Bei Brex begann alles mit Firmenkreditkarten mit integrierter Kostenverwaltung. Gerade die einfache Nachverfolgung und Verwaltung der Ausgaben – in Kombination mit attraktiven Prämien und firmenfreundlichen Kreditlimits – macht die Plattform interessant für Unternehmen jeder Grösse, vom Start-up bis zum etablierten Konzern. Inzwischen kommen ausserdem weitere Services zum Leistungsportfolio von Brex hinzu:
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- Hinterlegte Ausgabenrichtlinien, Budgetlimits & sonstige Vorgaben
- KI-Automatisierungen
- Echtzeit-Tracking
- Rechnungszahlungen
- Reisekostenrückerstattungen
- Finanzierungsmodelle
- Travel Management Funktionen
- G2-Bewertung: 4,7 von 5 – basierend auf 1.291 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 133 Bewertungen
Spendesk
Wer nach einer Software-Lösung sucht, die alle klassischen Services aus dem Bereich der Reisekostenabrechnung in einem Tool vereint, der wird bei Spendesk fündig. Die Anwendung kombiniert Spesenmanagement, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Co. mit Firmenkreditkarten, Reporting-Funktionen sowie Genehmigungsprozessen und Budgetrichtlinien. Eine Komplettlösung in Sachen Spesenabrechnung.
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- G2-Bewertung: 4,7 von 5 – basierend auf 402 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,8 von 5 – basierend auf 219 Bewertungen
Zoho Expense
Während Zoho Expense früher eine vor allem bei kleinen Unternehmen beliebte Ausgabenverwaltungs-Plattform war, bietet das Tool heute eine ganze Reihe von Funktionen und Integrationen – und wird weltweit von grossen wie von kleinen Unternehmen verwendet. Die angebotenen Leistungen umfassen z. B.:
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- Ausgabenmanagement & Berichterstattung
- Zahlungen & Rückerstattungen
- Reisebuchungen
- Einkaufsanfragen
- Analysen der Aktivitäten in den Bereichen Travel und Expense
- G2-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 1.121 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,6 von 5 – basierend auf 1,023 Bewertungen
Fyle
Unter den Kostenmanagement-Softwares ist Fyle bekannt für schnelle Rückerstattungen und ein komplexes, benutzerfreundliches System. Zu den Features des vor allem bei Start-ups und kleineren Unternehmen sowie Freelancern beliebten Tools gehören:
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- Kilometer-Tracking via KI
- Automatisierte Workflows
- Papierlose Rückerstattung
- Integration von Buchhaltungslösungen
- Ein-Klick- sowie Echtzeit-Kostenberichte
- Compliance- und Kreditkarten-Check
- G2-Bewertung: 4,6 von 5 – basierend auf 1.412 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 146 Bewertungen
Yokoy
Die Ausgabenmanagementplattform Yokoy erleichtert es mittleren und grossen Unternehmen, ihre Spesen nachzuverfolgen, einzureichen und rückzuerstatten. Die Plattform setzt auf künstliche Intelligenz, um Informationen automatisch zu extrahieren und Spesenformulare auszufüllen. Dabei erfolgt eine Mehrwertsteuer-Validierung und -rückforderung und es werden Ausreisser und mögliche Verstösse erkannt.Lesen Sie hier einen vollständige Übersicht über Yokoy (auf Englisch).
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- G2-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 5 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 42 Bewertungen
BILL Spend & Expense (ehemals Divvy)
BILL Spend & Expense hiess früher Divvy und ist eine Ausgabenverwaltungslösung für Unternehmen aller Grössen. Die Anwendung umfasst virtuelle Kreditkarten für Online-Abonnements sowie intelligente Business-Karten, mit denen Sie Einkäufe nicht nur tätigen, sondern auch nachverfolgen, kategorisieren und für umfassende Berichte aufbereiten können. Finanzmanager:innen nutzen die kostenlose Software, um Pläne fürs Reisebudget zu erstellen, Spesen in Echtzeit zu überwachen und Ausgaben zu genehmigen.
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- G2-Bewertung: 4,5 von 5 – basierend auf 1.436 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,7 von 5 – basierend auf 414 Bewertungen
Expensya
Bei Expensya können Sie zunächst ein Service-Paket wählen, das perfekt auf Ihre Unternehmensgrösse zugeschnitten ist – ob klein, mittelständisch oder gross. Neben Ausgabenverwaltung, Ausgabensteuerung und Unternehmens-Kreditkarten bietet die Software spezielle Tools für die Aufbereitung von Geschäftsreisekosten, automatisierte Buchhaltungslösungen und Unterstützung bei der Digitalisierung von Rechnungen, Quittungen und anderweitigen Geschäftsdaten.
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- G2-Bewertung: 4,6 von 5 – basierend auf 112 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,3 von 5 – basierend auf 427 Bewertungen
Circula
Eine weitere Plattform im Bereich der Geschäfts- und Reisekostenverwaltung ist Circula. Die intelligente Software speziell für den Mittelstand managt Reisekosten und Auslagen und bietet darüber hinaus auch Expertise und Dienstleistungen für verschiedene Ausgabenkategorien, die in den Bereich der Mitarbeiter:innen-Benefits fallen:
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- Essenszuschuss
- Mobilitätsbudget
- Internetpauschale
- Erholungsbeihilfe
- Sachbezüge
- G2-Bewertung: 4,6 von 5 – basierend auf 655 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: 4,6 von 5 – basierend auf 492 Bewertungen
Weitere interessante Reisemanagement-Tools & Add-ons
Rocketrip
Mit Rocketrip als Ergänzung zu Ihrer bevorzugten Buchungsplattform für Geschäftsreisen geht Sparen ganz einfach – und zahlt sich gleich doppelt aus. Die Plattform hilft Ihnen dabei, die Reisekosten Ihres Unternehmens zu reduzieren. Wie? Indem sie Ihre Mitarbeiter:innen ermutigt, bei der Reiseplanung und -buchung clevere Entscheidungen zu treffen.Das Tool kalkuliert die Kosten für eine anstehende Reise im Voraus und schlägt günstigere Optionen vor. Reduzieren die Reisenden auf diese Weise ihre Kosten, dürfen sie die Hälfte der Ersparnis behalten. So entsteht eine Win-win-Situation: geringere Ausgaben, echte Belohnungen und ein wachsendes Bewusstsein für smarte Buchungsentscheidungen und Einsparungen.
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- G2-Bewertung: 4,3 von 5 – basierend auf 10 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
Tripkicks
Tripkicks ist ein praktisches Add-on, das Sie mit Ihrer Travel Management Software kombinieren können, um das Reiseerlebnis Ihrer Mitarbeiter:innen zu verbessern. Die Plattform versorgt Arbeitgeber und Reisende mit Einblicken ins Reiseland, Reisewarnungen sowie Reise- und Sicherheitshinweisen und zeigt günstigere und sicherere Alternativen auf, um die Zufriedenheit Ihrer Reisenden sicherzustellen.
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- G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
Traxo
Mit Traxo behalten Reisemanager:innen den Überblick über die Reiseaktivitäten aller Reisenden im gesamten Unternehmen. Die Software bietet Daten- und Informationslösungen, um Einsparpotenziale zu erkennen, Datenlecks aufzudecken und so die Geschäftsreiseplanung zu optimieren. Egal, über welche und wie viele Plattformen Sie Ihre Geschäftsreisen buchen – Traxo sorgt für Transparenz.
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- G2-Bewertung: 4,3 von 5 – basierend auf 2 Bewertungen
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
TravelCare
- G2-Bewertung für TravelPerk: 4,6 von 5 – basierend auf 1.535 Bewertungen
- Capterra-Bewertung für TravelPerk: 4,7 von 5 – basierend auf 409 Bewertungen
CapTrav
CapTrav spezialisiert sich auf die Verwaltung von Reisekosten. Trotzdem handelt es sich bei dem Tool nicht um eine reine bzw. herkömmliche Spesenverwaltungssoftware. Das Besondere: In der cloudbasierten Lösung können Sie alle Reiseausgaben einsehen und in umfangreiche Berichte einfliessen lassen – unabhängig davon, wer die Reisen gebucht hat und auf welchen Kanälen die Buchung erfolgt ist. So lassen sich verschiedenste Buchungen und Reisedaten zusammenführen und zentral an einem Ort nachvollziehen und aufbereiten.
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- G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
PackPoint
Bei PackPoint ist der Name Programm: Hier dreht sich nämlich alles ums Packen für die nächste Geschäftsreise. Basierend auf Wettervorhersagen für das Reiseziel und konkreten Daten zur Länge der Reise, zur Reiseroute sowie zu den vor Ort geplanten Aktivitäten erstellt PackPoint individuelle Packlisten für Ihre Reisenden. So können Ihre Mitarbeiter:innen sich der Vorfreude hingeben – und sparen Zeit und Nerven bei der Vorbereitung der Reise.
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- G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
App in the Air
Last but not least stellen wir Ihnen noch eine Software der besonderen Art vor – Ihren persönlichen Reiseassistenten. App in the Air hilft Ihnen nicht nur bei der Planung, Buchung und Nachverfolgung Ihrer Geschäftsreisen, sondern bietet darüber hinaus viele hilfreiche Funktionen, um den Reiseplan einzuhalten und eine möglichst reibungslose Travel Experience zu gewährleisten:
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- Unterstützung beim Check-in
- Updates zu Terminals, Gates und Gepäckbändern
- Reisestatistiken
- Tipps für ein CO2-neutrales Reiseprogramm
- G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
- Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden
Kleine & mittlere Unternehmen als besondere Zielgruppe
- Durch die Integration der eigenen Reiserichtlinien, Budgetgrenzen und Genehmigungsworkflows, werden richtlinienkonforme Buchungen deutlich erleichtert.
- Überwachungs- und Nachverfolgungsoptionen helfen Arbeitgebern dabei, den Überblick zu behalten und die Sicherheit ihrer Reisenden zu gewährleisten. Gleichzeitig übernimmt der Kundenservice des Tools das Notfallmanagement.
- Mitarbeiter:innen erhalten mehr Freiraum, weil sie aktiv in die Planung ihrer Reise involviert sind und das nötige Vertrauen sowie ausreichend Informationen und Unterstützung entgegengebracht bekommen.
- Mithilfe von ausführlichen Reisedaten und Reportings lassen sich Schlüsse ziehen, um zukünftige Geschäftsreisen noch besser zu durchdenken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen langfristig zu steigern.
- Die Business-Tauglichkeit der Reise steht immer im Fokus – bei der Wahl der Unterkünfte und Transportmittel, aber auch bei der Rechnungsstellung und möglichen Einsparpotenzialen durch Steuern, Rückerstattungen und Co.
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