Dienstreise oder Geschäftsreise – was ist der Unterschied?
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Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?
Wann beginnt eine Dienstreise & wie lange darf sie dauern?
Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?
Ist man während einer Dienstreise versichert?
Generell hat der Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmer:innen eine Fürsorgepflicht. Diese schliesst auch die ausreichende Versicherung während eines Business Trips mit ein – und ist ein wichtiger Bestandteil des Travel Risk Managements. Darüber hinaus verhindert ein guter Versicherungsschutz ungeplante Kosten, die bspw. durch verlorenes Gepäck, Ticket-Stornierungen oder medizinische Behandlungen entstehen können.In der Regel werden für Auslandseinsätze spezielle Dienstreise-Versicherungen abgeschlossen, die grundlegende Punkte beinhalten sollten:
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- Die berufliche Unfallversicherung muss auf Dienstreisen ausgeweitet werden und allgemein gelten.
- Medizinische Versorgung auf westlichem Niveau muss gewährleistet sein.
- Die Habseligkeiten des Reisenden, sowohl private als auch geschäftliche, müssen ausreichend geschützt sein.
- Schäden an Dritten müssen abgedeckt sein.
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Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstreisen im In- & Ausland?
Welche Kosten trägt der Arbeitgeber?
Kosten nachweisen: Das müssen Reisende beachten
Buchung von Dienstreisen vereinfachen
1. Reiserichtlinie erstellen & automatisieren
Eine Reiserichtlinie beantwortet schon im Voraus potenzielle Fragen von Mitarbeiter:innen und dient als Regelwerk für die Geschäftsreise. Hier legen Sie fest, welche Reisekosten wie erstattet werden und wie teuer Flugtickets oder Hotelzimmer sein dürfen.Mitarbeiter:innen sehen auf einen Blick, an wen sie sich mit dem Dienstreiseantrag wenden müssen und wer für die Genehmigung der Buchung verantwortlich ist. Eine Reiserichtlinie mit all diesen Informationen bedeutet eine enorme Zeitersparnis im Buchungsprozess.Wenn Sie die Buchung noch effizienter gestalten wollen, sollten Sie Ihre Reiserichtlinie automatisieren. Bei TravelPerk können Sie Ihre Reiserichtlinie in der Buchungsplattform für Geschäftsreisen hinterlegen. Sollten Ihre Mitarbeiter:innen während der Buchung bspw. das Budget überschreiten, erscheint eine Fehlermeldung. Durch die Automatisierung können Sie also sicher sein, dass Ihre Reiserichtlinie eingehalten wird.Tipp: Erfahren Sie hier, wie GetYourGuide, die führende globale Plattform für die Buchungen von Reiseerlebnissen, seine Geschäftsreisen durch massgeschneiderte Richtlinien für verschiedene Länder und Gruppen optimiert hat.
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2. Zentrales Verwaltungstool
- 24/7-Kundensupport
- Automatisierte Reiserichtlinie
- Erstattung der Umsatzsteuer
- Gruppenbuchungen
- Travel Risk Management
- U. v. m.
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Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.
3. Wer bucht die Dienstreise?
Zusätzliche Tipps zur Buchung von Dienstreisen
- Reisevorkehrungen – Richten Sie direkt vor Reiseantritt eine automatische Abwesenheitsmeldung ein und bereiten Sie eine Übergabe der wichtigsten offenen Aufgaben für Ihre Vertretung vor.
- Buchung – Flüge, Unterbringung und Transportmittel unbedingt bereits im Vorfeld buchen, das erspart unnötige Verzögerungen während der Reise.
- Impfungen – Bei Reisen in die Tropen oder andere ferne Länder sollten Sie sich zeitnah über notwendige Impfungen informieren. Oft müssen die Impfungen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Reise verabreicht werden. Besonders zu den Hauptreisezeiten sind die Kapazitäten der Tropeninstitute beschränkt.
- Visa beantragen – Geht die Reise in ein Land, für das eine Einreiseerlaubnis notwendig ist, muss zeitgerecht ein Visum beantragt werden.
- Reisedokumente prüfen – Noch bevor die Reise gebucht wird, sollten Sie die Gültigkeit der Identitätskarte und des Schweizer Passes prüfen. So bleibt immer genügend Zeit, um noch vor Reiseantritt ein neues Dokument ausstellen zu lassen.
- Zeitpuffer einplanen – Planen Sie eventuelle Verzögerungen, wie etwa Staus oder Flugausfälle, ein und fahren Sie besser etwas früher los als geplant.
- Gepäck reduzieren – Für kurze Dienstreisen empfiehlt sich das Reisen mit Handgepäck. So sparen Sie am Flughafen wertvolle Zeit beim Check-in.
- Wertsachen und Papiere – Führen Sie Bargeld und Ausweispapiere am besten direkt am Körper und hinterlegen Sie Notfallnummern und Kopien der wichtigsten Dokumente digital.
- Kulturelle Besonderheiten – Recherchieren Sie über die Gepflogenheiten im Zielland und bereiten Sie sich darauf vor. So ist es in Japan etwa üblich, dass die Gastgeber:innen das Essen bestellen, und in Russland wird in der Regel Alkohol zum Geschäftsessen konsumiert. Um die Etikette zu wahren, sollten Sie sich auch über landestypische Begrüssungsrituale informieren.
FAQ – häufige Fragen zum Thema „Dienstreise buchen“
Was zählt bei Dienstreisen als Arbeitszeit?
Wer zahlt Essen auf Geschäftsreise?
Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen zahlen?
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