1. Stakeholder:innen einbeziehen
- Administrator:innen: Travel-Manager:innen oder Assistent:innen der Geschäftsführung, die für die Buchung von Dienstreisen verantwortlich sind.
- Vorgesetzte: Der oder die direkte Vorgesetzte derjenigen Person, die sich auf Geschäftsreise begibt.
- Führungsabteilung: Vertreter:innen der Führungsebene.
- Finanzabteilung: Vertreter:innen der Finanzabteilung, die für Reisekosten und Reisekostenabrechnung zuständig sind
- HR: Vertreter:innen der Personalabteilung, der sich um die Geschäftsreise kümmern (aus Sicht der Anstellungsverhältnisse und deren Einhaltung)
?)
2. Übersichtliches Genehmigungsverfahren einführen
- Welche Ansprechpartner:innen für Geschäftsreisen gibt es im Unternehmen, und wer von diesen ist berechtigt, eine Dienstreise zu genehmigen?
- Wer ist verantwortlich für das Buchen von Geschäftsreisen? Angestellte, Vorgesetzte oder die Vorstandsassistenz?
- Müssen Reisende vorher einen Dienstreiseantrag stellen und benötigen sie eine offizielle Dienstreisegenehmigung? Wenn ja: Wie, wo und an wen muss der Dienstreiseantrag gestellt werden bzw. wer muss ihn genehmigen?
- Wie viel Vorlauf bedarf es, damit eine Dienstreise rechtzeitig genehmigt und umgesetzt werden kann?
- Was ist im Falle einer spontanen Geschäftsreise zu tun? Gibt es Ausnahmefälle von den allgemeinen Vorschriften?
- Ist nur die Buchung von bestimmten Beförderungsmitteln und Unterkünften im Rahmen einer Dienstreise erlaubt? Dürfen Arbeitnehmer:innen zum Beispiel im Flugzeug nur die Economy- oder auch die Business Class buchen? Oder darf das Hotel mehr als drei Sterne haben?
- Gibt es für Dienstreisen ein festes Reisekosten-Budget?
3. Tool für zentrale Verwaltung finden
4. Mitarbeiter:innen einbeziehen
5. Reisegenehmigung für Dienstreisen automatisieren
Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen mit TravelPerk managen
Egal, ob Planung, Dienstreiseantrag, Dienstreisegenehmigung oder Buchung – mit TravelPerk haben Sie alles im Blick und können Ihren Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen unkompliziert und automatisiert managen.
?)
Reiseplanung & Buchung
Dienstreiseantrag & Dienstreisegenehmigung
?)
Wir machen Ihre Geschäftsreisen effizienter. Wie? Zeigen wir Ihnen in unserer Demo!
FAQ – häufig gestellte Fragen rund um den Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen
- Kosten für Beförderungsmittel vor Ort, z. B. Mietwagen, solange diese für die Diensttätigkeit notwendig sind
- Kosten für ein Hotel oder eine Unterkunft
- Verpflegungspauschale
- tägliche Arbeitszeit: Hier empfiehlt es sich, vor Antritt der Reise klar zu definieren, wie lang die tägliche Arbeitszeit dauert und welche im Zuge der Reise geplanten Veranstaltungen und Unternehmungen als Arbeitszeit gelten.
?)
?)
?)
?)
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}