Welche Arten von Reisekosten gibt es?

Reisekosten, auch Spesen genannt, werden grundlegend in 3 Kategorien unterteilt: Transport- und Reisekosten (Flug, Bahn, Hotelkosten etc.), Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungspauschale) und sonstige Reisenebenkosten (Parkgebühren, Seminargebühren etc.).

Mit wie viel Geld muss ich für eine Dienstreise rechnen?

Wie viel Geld eine Dienstreise kostet, hängt stark von der Art der Dienstreise (Kundentreffen, Messebesuch etc.), vom Ziel der Reise (Inlandsreise, Auslandsreise) und auch von der Dauer der Dienstreise ab. So kostet bspw. eine zweitägige Dienstreise innerhalb Deutschlands weniger als eine mehrwöchige Auslandsreise.

Wie berechnet man Dienstfahrten?

Dienstfahrten im Rahmen einer Dienstreise, die mit dem privaten PKW zurückgelegt werden, werden in Deutschland in der Regel mit der sogenannten Kilometerpauschale berechnet. Dabei handelt es sich um einen festen Pauschalbetrag, der dem Reisenden pro zurückgelegten Kilometer ausbezahlt wird. In Deutschland sind das 0,30 €/km (Stand 2024).

Welche Reisekosten können steuerlich abgesetzt werden?

Grundsätzlich können alle Kosten, die im Rahmen einer geschäftlichen Auswärtstätigkeit anfallen, steuerlich abgesetzt bzw. geltend gemacht werden – vorausgesetzt, sie hängen mit dem dienstlichen Zweck der Reise zusammen und dienen nicht ausschliesslich dem privaten Vergnügen. Dazu zählen:ÜbernachtungskostenFahrtkostenVerpflegungsmehraufwandReisenebenkostenJe nach Art der Ausgaben sind die Kosten aber nicht immer in voller Höhe für Unternehmen bzw. Arbeitnehmer:innen abzugsfähig. Es gibt verschiedene Pauschbeträge, wie etwa die Verpflegungspauschale oder die Kilometerpauschale für Reisen mit dem privaten PKW.Dabei gibt es grundlegend 2 Optionen:Entweder der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten an den Reisenden zurück und macht sie dann als Betriebsausgaben bei der Steuer geltend.Oder aber der Reisende kann die nicht erstatteten Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.Welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt und wie die Übernahme läuft, wird idealerweise in der Reiserichtlinie festgehalten.

Reisekosten sparen

Sei es für die Kundenakquise, fürs Networking, Geschäftsabschlüsse oder das Management: Für viele Unternehmen sind Geschäftsreisen und Auswärtstätigkeiten ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensalltags – kein Wunder, schliesslich werden die Aussichten auf geschäftlichen Erfolg bei persönlichen Treffen höher eingeschätzt.

Doch neben all den positiven Aspekten gehen Geschäftsreisen auch mit einem immensen Aufwand einher – sowohl organisatorisch als auch finanziell. Geschäftsreisen können zu einer grossen Kostenstelle für Unternehmen werden. Besonders, wenn die Planung und die Abrechnung der Spesen unbedacht erfolgen. Ein gutes Reisekostenmanagement ist daher essenziell, um die Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu minimieren.

10 Tipps, um Ihr Geschäftsreisebudget zu schonen

Wir geben Ihnen 10 Tipps an die Hand, mithilfe derer Sie Ihre Spesen senken und Ihr Reisekostenmanagement verbessern können:

Transportmittel vergleichen

Alternative Unterkünfte erlauben

Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten

Reiserichtlinien, die jede:r einhält

Flexibilität beim Reisen fördern

Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen

Klare Regelungen zur Spesenabrechnung und Reisekostenrückerstattung

Mehrwertsteuererstattung vereinfachen

Vertrauen, Transparenz und Belohnung integrieren

Dynamisches Reisemanagement und Reportings

1. Transportmittel vergleichen

Bus, Bahn, Auto, Flugzeug – so gross wie die Auswahl der Transportmittel ist auch die Preisspanne, die man für eine Reise mit ihnen bezahlt. Um Kosten zu sparen, lohnt es sich also, verschiedene Transportmöglichkeiten zu vergleichen. So dauert eine Busreise von Köln nach Berlin vielleicht länger als ein Inlandsflug, ist aber auch dementsprechend günstiger – und ganz nebenbei besser für die Umwelt.

Ebenfalls relevant für die Kosten ist die Frage, ob Ihre Angestellten in der 1. oder in der 2. Klasse bzw. in der Business oder Economy Class reisen. Die Preisunterschiede hier können enorm sein und bieten daher grosses Potenzial für Einsparungen. Um Reisekosten zu sparen, können Sie bspw. Regeln aufstellen, ab welcher Reisedauer welche Klasse gebucht werden darf.

Wenn Sie sich für ein Transportmittel entschieden haben, sollten Sie anschliessend verschiedene Anbieter miteinander vergleichen. Wer allerdings über normale Reisebüros oder Websites für Privatpersonen vergleicht und bucht, der lässt sich womöglich Potenzial für Einsparungen entgehen. Denn die Aussicht auf ein gutes Angebot erhöht sich mit der Grösse des Ihnen zur Verfügung stehenden Reiseinventars: Je grösser die Vergleichsbasis, desto besser stehen die Chancen, die optimale Reiseoption zu finden.

Mit TravelPerk als Reisemanagement-Tool greifen Sie auf ein branchenführendes Reiseinventar für Geschäftsreisen zu und profitieren zudem von ausgehandelten Preisen.

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2. Alternative Unterkünfte erlauben

In den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens können Sie auch festhalten, welche Unterkünfte Geschäftsreisende buchen dürfen. Es ist jedoch ratsam, sich nicht von vornherein nur auf bestimmte Hotelketten festzulegen. Denn so entgeht Ihnen unter Umständen eine enorme Ersparnis bei den Übernachtungskosten.

Um Kosten zu sparen, sollten Sie auch in Betracht ziehen, alternative Unterkunftsoptionen wie etwa ein Apartment über Airbnb für Geschäftsreisen zu buchen. Diese sind oft nicht nur günstiger, sondern bieten Ihren Mitarbeiter:innen in vielen Fällen auch ein besseres Reiseerlebnis. Gerade bei längeren Aufenthalten bevorzugen viele Geschäftsreisende eine geräumige Privatunterkunft anstelle eines engen Hotelzimmers.

Alternative Unterkünfte bieten sich jedoch nicht für jedes Reiseziel und für jede Geschäftsreise an. Bei einem kurzen Aufenthalt kostet eine alternative Unterkunft unter Umständen ähnlich viel wie ein Hotelzimmer. Daher gilt es auch hier, stets die Möglichkeiten und Angebote zu vergleichen.

Tipp: Nicht nur die Art der Unterkunft, sondern auch ihre Lage bestimmt den Preis. Um Übernachtungskosten zu sparen, sollten Sie durchaus auch die Buchung von Unterkünften ausserhalb des Stadtzentrums erwägen. Hotels, die etwas ausserhalb liegen, sind oft weitaus günstiger als Hotels in prominenter Lage.

3. Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten

Firmenrabatte und Business-Tarife sind eine gute Möglichkeit für Unternehmen, um Reisekosten zu sparen. Oft ist es jedoch schwer, vergünstigte Angebote in angemessenem Umfang von Transportgesellschaften oder Unterkünften zu erhalten.

Hier können Ihnen Reisemanagement-Plattformen behilflich sein. Spezialisierte Geschäftsreiseanbieter bestechen durch ein grosses Netzwerk und jahrelange Geschäftsbeziehungen mit vielen verschiedenen Fluggesellschaften und Unterkünften. Dies ermöglicht Kund:innen eine grosse Auswahl an ausgehandelten Tarifen sowie Bonus- und Treueprogrammen.

4. Reiserichtlinien, die jede:r einhält

Ein weiterer wichtiger Punkt, um Reisekosten zu sparen, sind ausführliche und leicht verständliche Reiserichtlinien. Sollte Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinien besitzen, erfahren Sie in unserem Guide „Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen“ alles Wichtige, was Sie zu diesem Thema wissen sollten.

In den Reiserichtlinien werden alle zentralen Aspekte des Geschäftsreisegenehmigungsprozesses und des Reisekostenmanagements geregelt – von den Buchungsmodalitäten über das Reisebudget bis hin zur Reisekostenabrechnung und Kostenrückerstattung.

Durch eine klare Regelung der Reiserichtlinie können Sie die Planung und Buchung von Geschäftsreisen nicht nur vereinheitlichen, sondern auch spürbar vereinfachen. Dank genauer Vorgaben wissen Ihre Mitarbeiter:innen, welche Buchungstools sie nutzen sollten und wie viel Reisebudget ihnen zur Verfügung steht.

Eine Reiserichtlinie erfüllt ihren Zweck allerdings nur dann, wenn sie von den Angestellten auch eingehalten wird – und das stellt oft eine Herausforderung dar. Zahlreiche Unternehmen haben ein Problem mit der Compliance und der Durchsetzung ihrer Reiserichtlinien. Das liegt allerdings nicht am Unwillen der Angestellten, sondern oft daran, dass die Richtlinien zu lang oder zu kompliziert formuliert sind.

Für die Einhaltung der Reiserichtlinien ist es daher grundlegend wichtig, dass sie

kurz und verständlich,

lesbar,

praxisnah und umfassend,

aktuell

und allen Mitarbeiter:innen zugänglich sind.

Sorgen Sie im Sinne einer besseren Compliance bei Dienstreisen dafür, dass jede:r die Richtlinien leicht lesen kann, dass sie prägnant formuliert und v. a. in der Praxis umsetzbar sind. Sie sollten alle wichtigen Informationen zum Buchungsprozess für Geschäftsreisen beinhalten und mögliche Fragen dazu im Vorhinein beantworten.

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Automatisierte Richtlinie

Noch einfacher und nutzerfreundlicher können Sie die Umsetzung Ihrer Reiserichtlinien gestalten, indem Sie für die Buchung Ihrer Geschäftsreisen eine der bereits angesprochenen Reisemanagement-Plattformen nutzen. TravelPerk hilft Ihnen z. B. nicht nur beim Erstellen einer Reiserichtlinie, sondern bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Richtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren.

So werden automatisch nur Buchungen getätigt und bewilligt, die den Vorgaben entsprechen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen Reisen ganz bequem und flexibel buchen können und sich dabei keine Sorgen machen müssen, die Reisekosten zu sprengen.

5. Flexibilität beim Reisen fördern

Flexibilität beim Reisen, genauer gesagt beim Reisedatum, bietet grosses Potenzial für die Einsparung von Reisekosten. Wenn die Dienstreise nicht unbedingt kurzfristig angesetzt wird, gibt es fast immer einen gewissen Spielraum, was die Reisezeit anbelangt.

Nutzen Sie diesen Spielraum aus, können Sie bei Flügen und Hotels unter Umständen bis zu 50 % der Kosten sparen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen also, bei ihren Reisen proaktiv flexibel zu sein.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf einem Standard-Anfrageformular für anstehende Geschäftsreisen 3 Termine für Abflüge und Ankünfte angeben – beginnend mit dem bevorzugten Termin. So können die Reisenden ihre Optionen schon im Vorfeld klar kommunizieren.

Wenn Mitarbeiter:innen eine Geschäftsreise per E-Mail beantragen, können Travel Manager:innen direkt nach der Flexibilität der Angestellten fragen und sie bitten, diese Informationen beim nächsten Mal direkt in die E-Mail aufzunehmen.

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen über ein Buchungstool organisieren, bietet dies grosse Vorteile. Die Reisenden können ihre Zeitpläne selbst richtlinienkonform optimieren und so Geld sparen. Zugleich behalten Sie aber stets den Einblick in die Reisedaten und die volle Kostenkontrolle.

Machen Sie deutlich, dass Flexibilität die Norm für Dienstreisen sein sollte, aber lassen Sie ebenfalls starre Terminpläne zu, wenn sie erforderlich sind. Auch hier bietet es sich an, alle relevanten Szenarien in die Reiserichtlinie aufzunehmen und das entsprechende Vorgehen in solchen Fällen zu schildern.

6. Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen

Eine weitere Kostenstelle bei Geschäftsreisen sind die Fahrtkosten am Reiseziel: sei es der Transfer vom Flughafen zum Hotel oder der Weg vom Hotel zum Arbeitsplatz. V. a. wenn diese Strecken mit einem (Miet-)Auto oder Taxi zurückgelegt werden, können hier hohe Fahrtkosten entstehen – umso mehr, wenn jede:r Dienstreisende einzeln fährt.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen daher, vermehrt öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Oder regen Sie die Bildung von Fahrgemeinschaften oder die Nutzung alternativer Transportmittel-Anbieter wie Uber an, wenn öffentliche Verkehrsmittel keine Option sind. Davon profitiert nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt.

Natürlich ist es nicht immer und überall möglich, solche Optionen zu nutzen. Sie sollten Ihre Teams aber dennoch davon überzeugen, keine Firmengelder für unnötige Fahrtkosten zu verschwenden.

Ausserdem können Sie mit GreenPerk die CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen nachverfolgen und Ihre Teams durch Vergünstigungen dazu anregen, den CO₂-Fussabdruck Ihres Unternehmens zu verringern.

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7. Klare Regelungen zur Spesenabrechnung & Reisekostenrückerstattung

Werden die Reiseausgaben nicht direkt vom Unternehmen beglichen – etwa mithilfe einer Firmenkreditkarte –, so legen die Dienstreisenden die Kosten meist selbst aus. Ist dies der Fall, erfolgt am Ende der Dienstreise die Spesenabrechnung, auch Reisekostenabrechnung genannt. Mit dieser können die Mitarbeiter:innen ihre Auslagen in Form von Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Fahrtkosten vom Unternehmen zurückfordern.Um Zeit und Geld zu sparen, ist es wichtig, dass Sie klare Regelungen für die Spesenabrechnung und die Reisekostenrückerstattung haben.

Definieren Sie in den Reiserichtlinien klar,

welche Ausgaben zu den geschäftlichen Spesen im Rahmen der Dienstreise zählen und damit zurückgefordert werden können.

welche Dokumente (Belege, Quittungen etc.) benötigt werden.

ob die Reiseausgaben in der Spesenabrechnung nach bestimmten Kostenstellen aufgeschlüsselt sein müssen.

wo, wann und in welcher Form die Reisekostenabrechnung spätestens bei der Finanzabteilung eingereicht werden muss.

Durch klare Regelungen, wie die Spesenabrechnung auszusehen und was sie zu beinhalten hat, stellen Sie sicher, dass Ihnen keine versteckten Kosten entgehen. So können sie unautorisierte Buchungen und Käufe verhindern und für Zufriedenheit bei allen Beteiligten sorgen.

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8. Mehrwertsteuerrückerstattung vereinfachen

Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, können Sie viel Geld bei den Reiseausgaben sparen. Je nach Versteuerung können Flugtickets, Hotelzimmer und die Kosten für öffentlichen Verkehr oder Mietwagen als Geschäftsreisekosten abgeschrieben werden.

Die Mehrwertsteuerrückerstattung ist jedoch oft langwierig und zeitaufwendig. Es kann sehr frustrierend werden, wenn Sie versuchen, alle Tagesausgaben Ihrer Mitarbeiter:innen aufzuschlüsseln und Belege für alle Ausgaben zu sammeln. Viele Unternehmen verzichten daher am Ende des Tages darauf, legitime Ausgaben und die damit verbundenen Einsparungen geltend zu machen.

Mit TravelPerk ist die Mehrwertsteuerrückerstattung so einfach wie nie. Dank detailliert aufgeschlüsselter Berichte und unseres praktischen Mehrwertsteuerrechners können Sie einfach und schnell bis zu 25 % Ihrer jährlichen Reisekosten geltend machen und so Ihre Betriebsausgaben verringern.

9. Vertrauen, Transparenz & Belohnung integrieren

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Buchung Ihrer Geschäftsreise selbst überlassen, schaffen Sie eine Vertrauensbasis. Für viele sind Freiheit und Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Dienstreisen schon Anreiz genug, sich an die Richtlinien und das Budget zu halten. Reicht diese Motivation nicht aus, so kann es auch eine Überlegung wert sein, andere Belohnungssysteme in das Reisekostenmanagement zu integrieren.

Grundlegend gilt aber v. a. eines: Treffen Sie als Arbeitgeber Massnahmen, um die Reisekosten zu senken, so ist es von grosser Bedeutung, Ihren Mitarbeiter:innen transparent zu machen, warum dies so ist. Verstehen Ihre Angestellten die Beweggründe hinter den Massnahmen, können sie diese überzeugter und verantwortungsvoller mittragen.

Schliesslich befinden sich Unternehmen immer im Zwiespalt aus übergeordneten Richtlinien und Entscheidungen in letzter Minute. Denken Sie daher ganzheitlich und finden Sie heraus, wie jede:r Mitarbeiter:in dazu beitragen kann, Geld zu sparen und dennoch all jene Reisen zu unternehmen, die für den geschäftlichen Erfolg notwendig sind.

10. Dynamisches Reisekostenmanagement & Reportings

Reisekostenmanagement ist ein dynamischer Prozess und muss stets an die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen, die auf Geschäftsreisen gehen, angepasst werden.

Umso wichtiger ist es, dass Travel Manager:innen und Finanzverantwortliche immer den genauen Überblick über die Reiseausgaben behalten. Es gilt zu klären, welche Mitarbeiter:innen bzw. Abteilungen das meiste Budget brauchen und für welchen Teil der Dienstreise, also etwa Transport oder Übernachtung, das meiste Geld ausgegeben wird. Nur mithilfe dieser Informationen lassen sich Kosten sparen und zukünftige Reisekosten aussagekräftig kalkulieren.

Um dies zu bewerkstelligen, benötigen Sie aber stets die aktuellen Reisekostendaten mit aufgeschlüsselten Posten. Bei einem manuellen Reisekostenmanagement kann es mitunter schwer sein, an diese Daten zu gelangen. Digitale Lösungen wie Reisemanagement-Tools können Ihnen diese Hürde nehmen.

TravelPerk bietet Ihnen dank integrierter Spesenabrechnungslösung die Möglichkeit, aktuelle Kostenberichte automatisch zu generieren. So können Sie leicht ermitteln, wie hoch das momentane Reisebudget ist und wie viel Geld im Quartal noch ausgegeben werden darf.

Dank Aufschlüsselung der Kosten nach Transportoptionen oder Unterkünften lässt sich feststellen, für welches Reiseziel wie viel Budget benötigt wird. So können Sie die Fairness im Buchungsprozess erhöhen und gleichzeitig die gesamten Reisekosten im Griff behalten.

Eine Travel Management Lösung, die zu Ihnen passt

Sie verwalten Ihr Reisekostenmanagement noch manuell oder tabellarisch und es fällt Ihnen schwer, die oben genannten Tipps in die Praxis umzusetzen? Dann kann Ihnen eine digitale Travel-Management-Lösung behilflich sein – optimieren Sie Ihr Reisemanagement und sparen Sie dadurch bares Geld.

Mit TravelPerk können Sie Ihren Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen und Ihr Reisekostenmanagement zentral in nur einer Plattform verwalten – so gestalten Sie Ihre Geschäftsreisen bequem und kosteneffizient.

Ihre Vorteile:

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FAQ – häufige Fragen zur Reisekostenoptimierung

Welche Arten von Reisekosten gibt es?
Mit wie viel Geld muss ich für eine Dienstreise rechnen?
Wie berechnet man Dienstfahrten?
Welche Reisekosten können steuerlich abgesetzt werden?

Reisekosten optimieren – 10 Tipps, um bei Geschäftsreisen Geld zu sparen