Wie hoch ist die Pauschale für Reisekosten?

Die Pauschale für Verpflegungsmehraufwände liegt bei bis zu CHF 15,- bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit und bei bis zu CHF 30,- bei mehrtägigen Dienstreisen.Das Kilometergeld beträgt durchschnittlich CHF 0,70 pro Kilometer mit dem privaten Auto. Die genauen Pauschalbeträge können sich je nach Kanton leicht unterscheiden.

Was können Arbeitnehmer:innen steuerlich absetzen, wenn der Arbeitgeber die Dienstreise nicht bezahlt?

Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, die Kosten für Ihre Dienstreise zu bezahlen – auch wenn viele dies tun. Sollte Ihr Arbeitgeber keine Reisekosten übernehmen, können Sie diese komplett von der Steuer absetzen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwände sowie Reisenebenkosten wie z. B. Trinkgelder oder Gepäckaufbewahrung. Bei anteilig beglichenen Kosten können Sie den Restbetrag steuerlich geltend machen.

Kann ich Reisekosten trotz Erstattung absetzen?

Sämtliche Reisekosten, die Ihnen erstattet wurden, können Sie nicht von der Steuer absetzen. Haben Sie eine anteilige Kostenerstattung erhalten, ist der Restbetrag absetzbar.

Dienstreise in der Steuererklärung: Tipps

Wer beruflich unterwegs ist, kann die angefallenen Reisekosten von der Steuer absetzen. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen und Übernachtungskosten. Erfahren Sie hier, welche Nachweise Sie benötigen und wie Sie die Reisekosten für die Dienstreise in der Steuererklärung richtig angeben. Wir geben ausserdem wertvolle Tipps rund um weitere Steuerersparnisse bei Dienstreisen.

Wann kann ich eine Dienstreise steuerlich absetzen?

Um Geschäftsreisen steuerlich absetzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Die Auswärtstätigkeit muss „beruflich veranlasst“ stattfinden. Das bedeutet: Die Reise erfolgt im Interesse Ihres Arbeitgebers. Dazu zählen z. B.:

Messe- und Veranstaltungsbesuche

Aussendienstfahrten/Kundentermine

Fortbildungen

Unterricht in der Berufsschule

Studienfahrten

2. Sie können die Reisekosten nur dann absetzen, wenn der Arbeitgeber diese nicht erstattet hat. Sollten Ihre Ausgaben bereits über eine Reisekostenabrechnung ausgeglichen worden sein, können Sie diese nicht mehr steuerlich geltend machen.

3. Während Sie für einige Arten von Reisekosten Pauschalbeträge geltend machen können, sind für andere Nachweise notwendig: Heben Sie daher alle Rechnungen, Quittungen und Belege auf.

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Welche Reisekosten kann ich genau absetzen?

Sie können die meisten Kosten geltend machen, die im Rahmen Ihrer Geschäftsreise angefallen sind. Dazu zählen:

Fahrtkosten (z. B. Kilometerpauschale, Zugtickets, Flugtickets, Taxikosten, Parkgebühren, Mautgebühren, Mietwagen-Kosten)

Übernachtungskosten (z. B. Hotelkosten, Miete)

Verpflegungsmehraufwand (Pauschale)

Reisenebenkosten (z. B. Trinkgelder, Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Versicherungen im Rahmen der Reise)

Nicht absetzen können Sie die Anschaffung von Reiseausrüstung wie Gepäck oder Reiseführer sowie eventuell entstandene Geldbussen oder Verwarngelder.

Sind tatsächliche Kosten oder Pauschalen absetzbar?

Die meisten Kosten für die Dienstreise können Sie in der tatsächlichen Höhe steuerlich absetzen. Hierzu benötigen Sie die entsprechenden Belege – verwahren Sie also Hotelrechnung, Zugticket, Parkschein etc., um diese bei Bedarf dem Finanzamt vorlegen zu können. Gerade bei längeren oder häufigeren Reisen ist es empfehlenswert, eine Tabelle anzulegen, damit Sie die Übersicht behalten und sämtliche Ausgaben dokumentiert sind.

Keine Belege benötigen Sie, wenn Sie mit dem eigenen Fahrzeug anreisen. Hier greift eine Pauschale. Auch die Verpflegungsmehrkosten können pauschal erstattet werden.

Kilometergeld

Die Höhe des Kilometergeldes ist u. a. abhängig vom Fahrzeugtyp und Alter und beträgt durchschnittlich zwischen 45 und 90 Rappen. Der Touring Club Schweiz (TCS) veröffentlicht jährlich eine aktualisierte Tabelle, die eine Übersicht über die geltenden Pauschalen bietet. Aus dieser Tabelle lassen sich die entsprechenden Beträge entnehmen.

Im Durchschnitt beträgt die Pauschale 70 Rappen pro Kilometer und maximal CHF 7.000 pro Jahr für ein Fahrzeug mit normalem Treibstoffverbrauch. In diesem Betrag sind die Kosten für Abnutzung, Reparaturen, Versicherung und Treibstoff bereits enthalten.

Verpflegungspauschale in der Schweiz

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Die sogenannte Spesenpauschale richtet sich nach der Reisedauer sowie dem Reiseland. Folgende Regelungen gelten für Aufenthalte innerhalb der Schweiz:

Kleinspesenbetrag: Tagespauschale von max. CHF 15.- für kleinere Auslagen, die im Rahmen von kurzen Auswärtstätigkeiten oder Tagesreisen anfallen. Dazu zählen in der Regel Kosten für Mahlzeiten und Getränke während der Arbeitszeit, sofern keine Übernachtung notwendig ist.

Grosser Spesenbetrag: Pauschale von max. CHF 30.- pro Tag für mehrtägige Geschäftsreisen oder längere Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung.

Die genaue Höhe und Regelung, wann welche Spesenpauschalen ausgezahlt werden, kann sich je nach Unternehmen, Branche oder Kanton leicht unterscheiden, orientiert sich aber im Allgemeinen an diesen Grundsätzen.

Wann benötige ich einen Nachweis über Reisekosten?

Für sämtliche Kosten, die nicht pauschal abgesetzt werden können, benötigen Sie Nachweise in Form von Quittungen, Rechnungen und Belegen. Dazu zählen:

Übernachtungskosten: Rechnungen von Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen mit Angabe des Namens, der Anschrift und des Reisezeitraums.

Fahrtkosten: Taxibelege oder Quittungen von öffentlichen Verkehrsmitteln, beispielsweise Bahn- oder Flugtickets. Wenn Sie Ihr eigenes Fahrzeug nutzen, benötigen Sie eine detaillierte Aufstellung der gefahrenen Kilometer und Angaben zu Datum, Uhrzeit sowie Start- und Zielort der Fahrt.

Reisenebenkosten: Belege für Nebenkosten, die während der Dienstreise angefallen sind, wie Parkgebühren, Mautkosten oder Telefon- und Internetkosten.

Fortbildungs- und Tagungskosten: Rechnungen von Seminaren, Kongressen oder Fachtagungen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit besucht wurden.

Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf und sammeln Sie sie geordnet, um der Steuerverwaltung gegenüber einen lückenlosen Nachweis über die angefallenen Reisekosten erbringen zu können.

Wie mache ich die Reisekosten steuerlich geltend?

Die Reisekosten werden in der Steuererklärung im Abschnitt Berufsauslagen angegeben. Diese Auslagen umfassen sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit anfallen und die nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden. Dazu gehören auch die Pendlerkosten sowie die Reisekosten für Geschäftsreisen.

Berufsbedingte Kosten in der Steuererklärung

Über die Berufskostenpauschale können Sie Kosten, die für die Ausübung Ihres Berufs nötig sind, geltend machen – darunter Arbeitsmaterialien, Kleidung sowie ggf. die Einrichtung eines privaten Arbeitszimmers. Geschäftsreisen ausserhalb des regulären Arbeitswegs können Sie unter übrige berufsbedingte Kosten absetzen, darunter:

Fahrtkosten (z. B. Zug, Auto, Flug): Wenn Sie Ihr eigenes Auto nutzen, können Sie die Kilometerpauschale von CHF 0,70 pro Kilometer ansetzen. Öffentliche Verkehrsmittel oder Flüge werden nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet.

Verpflegungskosten: Hier können Sie Pauschalen von CHF 15,- bis CHF 30,- pro Tag ansetzen, wenn die Verpflegung nicht gestellt wurde. Falls es spezifische Belege gibt, können Sie auch die tatsächlichen Kosten eintragen.

Übernachtungskosten: Auch diese werden in der Regel über Pauschalen erfasst, sofern die Übernachtungskosten nicht vom Arbeitgeber übernommen wurden.

Die Bedingungen und die genaue Höhe der Pauschalen können von Kanton zu Kanton unterschiedlich ausfallen.

Reisekosten absetzen für Selbstständige

Als Selbstständige:r können Sie Ihre eigenen Reisekosten sowie die Ihrer Mitarbeiter:innen als Gewinnungskosten und geschäftsmässig begründete Aufwendungen geltend machen – sofern sie für die Erzielung der Einkünfte notwendig sind.

Das trifft auf die Fahrtkosten für Geschäftstermine sowie auf Verpflegungs- und Übernachtungskosten zu, wenn diese im Rahmen der selbständigen Tätigkeit anfallen. Private Reisen sowie die private Nutzung von Firmenfahrzeugen müssen dabei klar von den geschäftsmässig begründeten Reisekosten abgegrenzt werden.

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Nice to know: weitere Steuertipps

Sparen Sie noch mehr Steuern – mit unseren Tipps rund um berufliche Reisen und weitere Werbungskosten.

Vorstellungsgespräch als Auswärtstätigkeit

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Sie sind auf Jobsuche und schauen auch abseits Ihres Heimatortes nach einem neuen Arbeitgeber? Die Kosten für die An- und Abreise zum bzw. vom Vorstellungsgespräch können Sie von der Steuer absetzen. Hierfür erstellen Sie eine normale Reisekostenabrechnung – genau wie für Dienstreisen auch. Führen Sie dort alle Kosten auf, die im Zusammenhang mit der Reise entstanden sind, und bewahren Sie die entsprechenden Belege auf.

Zusätzlich müssen Sie nachweisen können, dass das Vorstellungsgespräch tatsächlich stattgefunden hat. Dazu benötigen Sie in der Regel eine Bestätigung des Unternehmens, bei dem Sie sich vorgestellt haben. In dieser Bestätigung sollten Ort, Datum und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sowie der Name des/der Ansprechpartner:in und die Art der Tätigkeit, für die Sie sich beworben haben, aufgeführt sein.

Dienstreise mit Urlaub verbinden & anteilig absetzen

Sie fahren dienstlich an einen attraktiven Ort – und wo Sie schon mal da sind, würden Sie am liebsten gleich einen Urlaub anschliessen? Viele Arbeitgeber ermöglichen dies. Die entstandenen Kosten für die berufliche und private Reise werden in diesem Fall anteilig getrennt. Den beruflichen Anteil können Sie – sofern nicht vom Arbeitgeber beglichen – von der Steuer absetzen. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel „Dienstreise mit Urlaub verbinden“.

Kilometerpauschale für Fahrten zu anderen Arbeitsstätten

Während der reguläre Arbeitsweg steuerlich durch die Pendlerpauschale abgedeckt ist, können Arbeitnehmer:innen die Fahrt zu weiteren Arbeitsstätten als Reisekosten von der Steuer absetzen.

Den Arbeitsort kann der Arbeitgeber festlegen. Ansonsten ist dies der Ort, an dem Sie typischerweise an jedem Arbeitstag oder 2 volle Arbeitstage pro Woche oder mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit tätig sind. Das kann das Büro sein oder auch wechselnde Arbeitsstätten für Kundenbesuche. Alle Fahrten zu anderen Arbeitsstätten können Sie fortan als Reisekosten von der Steuer absetzen.

Weitere interessante Werbungskosten

Abseits der Reisekosten können Sie beispielsweise noch folgende Werbungskosten steuerlich geltend machen:

Arbeitsbekleidung

Arbeitsmittel

Bewerbungskosten

Beruflich bedingte Umzugskosten

Arbeitszimmer

Fortbildungskosten

Doppelte Haushaltsführung

Telefon- und Internetkosten

Eine detaillierte Liste der absetzbaren Werbungskosten finden Sie im Steuerbuch Ihres Kantons.

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FAQ – häufige Fragen zum Thema Dienstreise & Steuererklärung

Wie hoch ist die Pauschale für Reisekosten?
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