Wie rechnet man Dienstreisen ab?

In der Reisekostenabrechnung gibt es unterschiedliche Kategorien für die einzelnen Kostenpunkte. Um eine Dienstreise abzurechnen, sammeln Sie alle Quittungen, u. a. Bahnbilletten als Beleg für Fahrtkosten sowie die Hotelrechnung, um die Kosten in voller Höhe erstattet zu bekommen. Für Unternehmen empfiehlt es sich, Höchstgrenzen für die Auslagen in einer Reiserichtlinie festzuhalten.Wenn es keine Belege gibt, kommen häufig Pauschalen zur Anwendung. So gibt es z. B. Pauschalen für die Verpflegungskosten.

Wie hoch ist die Reisekostenpauschale?

Eine allgemeine Reisekostenpauschale gibt es nicht. Allerdings erfolgt die Erstattung einiger Arten von Reisekosten in Form von Pauschalen. Wenn Mitarbeiter:innen Dienstreisen mit ihrem eigenen Pkw antreten, kann die Abrechnung bspw. über eine Kilometerpauschale mit durchschnittlich CHF 0,72 pro Kilometer erfolgen. Für Verpflegungsmehrkosten können Unternehmen ebenfalls Pauschalen in ihrem Spesenreglement festhalten. Üblich sind 15 CHF für das Frühstück, zwischen CHF 15 und CHF 30 für Mittagessen und zwischen CHF 30 und CHF 40 für Abendessen.

Wie rechnet man Spesen richtig ab?

Im Zusammenhang mit Dienstreisen kann der Begriff „Spesen“ sämtliche Reisekosten beschreiben. Dann spricht man von einer „Spesenabrechnung“. Wichtig für die Abrechnung ist, dass für jede Ausgabe ein Beleg vorliegt. Im Speziellen sind mit „Spesen“ aber meist nur die Verpflegungskosten während einer Geschäftsreise gemeint. Die Spesen für die Verpflegung lassen sich auch pauschal abrechnen. In der Reisekostenabrechnung ist dann vom „Verpflegungsmehraufwand“ die Rede.

Ist eine Firma verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Ja, in der Schweiz ist der Arbeitgeber gemäss dem Obligationenrecht (OR), Art. 327a dazu verpflichtet, Arbeitnehmer:innen die Auslagen, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstehen, zu ersetzen. Das kann entweder über Pauschalen oder die Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten erfolgen. Wichtig für Arbeitgeber: Bei der Anwendung von Spesenpauschalen gilt eine jährliche Steuerfreigrenze von maximal CHF 24,000 jährlich pro Arbeitnehmer:in.

Reisekostenabrechnung: Kostenpunkte, Erstattung & mehr

Bei einer Geschäftsreise kommen schnell beachtliche Summen zusammen. Zu den Reisekosten gehören alle Ausgaben für Übernachtung, An- und Abreise sowie Verpflegungskosten. Mithilfe einer Reisekostenabrechnung lassen sich die finanziellen Aufwendungen rund um eine Auswärtstätigkeit übersichtlich darlegen. So können die Auslagen von Mitarbeiter:innen schneller erstattet und die betrieblichen Ausgaben leichter abgerechnet werden. Die Buchhaltung behält dadurch die Höhe der Kosten im Blick und kann die Reisekosten ausserdem beim Finanzamt steuerlich geltend machen.

Begriffsklärung: Reisekostenabrechnung & Spesenabrechnung

Im Geschäftsalltag meint man mit Spesen, je nach Kontext, unterschiedliche Ausgaben:

sämtliche Betriebsausgaben, inkl. Büromaterialien

allgemeine Kosten im Zuge einer Dienstreise, z. B. Übernachtungs- und Fahrtkosten

im Besonderen Kosten für das leibliche Wohl während einer Dienstreise, auch Verpflegungsmehrkosten genannt.

So kommt es, dass der Begriff „Spesenabrechnung“ häufig synonym zu „Reisekostenabrechnung“ verwendet wird.

Unser Tipp: Was Ihr Gegenüber unter Spesen fasst, lässt sich am besten herausfinden, indem Sie miteinander ins Gespräch kommen. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse vermeiden.

Was ist eine Reisekostenabrechnung? – Definition & Wissenswertes

Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die im Zuge einer Dienstreise entstanden sind. Von einer Dienstreise spricht man, wenn Mitarbeiter:innen ihre Tätigkeit an einem anderen Ort als üblich ausüben. Bereits für kurze Auswärtstätigkeiten von einem Tag können dabei Spesen anfallen, die vom Arbeitgeber zu erstatten sind.

Im Zuge einer geschäftlichen Reise fallen von der Buchung bis zur Abrechnung durch die Buchhaltung verschiedenste Kosten an. Für manche Ausgaben kommt das Unternehmen bereits im Voraus auf. Hinzu kommen Auslagen durch die Mitarbeiter:innen vor Ort. Bei Parkgebühren oder Fahrten mit dem Taxi sowie für Geschäftsessen gehen Angestellte häufig in Vorleistung und lassen sich die Kosten später erstatten. Andere Belege flattern erst nach einiger Zeit ins Büro und durchlaufen dann den üblichen Rechnungszyklus.

Um bei all den einzelnen Rechnungen und Quittungen nicht den Überblick zu verlieren, werden die einzelnen Kostenpunkte, für die Mitarbeiter:innen im Rahmen einer Geschäftsreise aufkommen, in einer Reisekostenabrechnung zusammengetragen. Anhand dieser Aufschlüsselung werden die von der/dem Reisenden übernommenen Kosten in vollem Umfang ersichtlich.

Neben den einzelnen Beträgen enthält die tabellarisch organisierte Reisekostenabrechnung in der Regel auch nähere Informationen zur Reise und den getätigten Ausgaben. Dazu gehören Angaben bezüglich:

Reisezeit

Reisezweck

Reiseort

Art der gelisteten Reisekosten

Vollständig ist die Reisekostenabrechnung aber erst dann, wenn zu den gelisteten Kosten auch Nachweise vorliegen – in Form von Tickets, Quittungen, Rechnungen oder Eigenbelegen. Derartige Nachweise sind vor allem für das Steueramt wichtig, erleichtern aber auch den Kolleg:innen in der Buchhaltung die Arbeit.

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Wie ist die Reisekostenerstattung in der Schweiz geregelt?

Die Reisekostenerstattung für Arbeitnehmer:innen ist im Obligationenrecht (OR), Art. 327a geregelt. Demnach ist der Arbeitgeber in der Pflicht, Arbeitnehmer:innen alle Kosten, die für die Ausübung der Tätigkeit notwendig sind, zu erstatten. Dazu gehören u. a. Kosten, die im Rahmen von Geschäftsreisen entstehen.

Die einzelnen Kantone lassen Unternehmen aber eine gewisse Freiheit darin, wie Spesen und Reisenebenkosten zu erstatten sind. Möglich sind die Erstattung durch vom Unternehmen individuell festgelegte Pauschalen – im Rahmen der gesetzlichen Steuerfreigrenzen – oder die Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten.

Egal, wie Sie als Arbeitgeber Reisekosten abrechnen und erstatten – sinnvoll ist es, ein schriftliches Spesenreglement aufzusetzen und dieses von der zuständigen kantonalen Steuerbehörde genehmigen zu lassen. Das schafft Klarheit und Rechtssicherheit für beide Parteien. Für die Aufsetzung eines solchen Reglements können Sie sich z. B. an den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) orientieren.

Welche Ausgaben gehören in die Reisekostenabrechnung?

Die erstattungsfähigen Reisekosten setzen sich aus vier Kostenarten zusammen:

Fahrtkosten

Übernachtungskosten

Verpflegungsmehrkosten

Reisenebenkosten

Im Zuge der Reisekostenabrechnung können die Reisenden ihre Ausgaben jeweils einer dieser vier Kostenarten zuordnen. Eine detailgetreue Auflistung ist die Voraussetzung für eine reibungslose Erstattung.

Damit die Reisekostenabrechnung am Ende keine bösen Überraschungen mit sich bringt, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen schon im Voraus wissen, welche Kosten als betriebliche Ausgaben während einer Geschäftsreise gelten und vom Arbeitgeber erstattet werden. All diese Informationen und auf welchem Weg die Erstattung erfolgt, halten Sie am besten in einer unternehmenseigenen Reisekostenrichtlinie fest.

Unser Tipp: In Zeiten steigender Preise können die Auslagen, die Angestellte unterwegs leisten, mitunter dazu führen, dass sie privat in den Dispo rutschen. Damit sich Ihre Mitarbeiter:innen während der Dienstreise ganz auf das Geschäftliche konzentrieren können, empfiehlt sich ein Reisekostenvorschuss. Die tatsächlichen Kosten werden später mit der Buchhaltung abgerechnet.

Download-Vorlage: Formular für die Reisekostenabrechnung

Das Sammeln und Zuordnen von Quittungen und Belegen ist zeitaufwändig und unübersichtlich. Mit der richtigen Strategie können Sie die Zettelwirtschaft verringern oder sogar ganz beenden.

Dadurch verringert sich für die Reisenden die Wartezeit bis zur Erstattung etwaiger Auslagen. Die Höhe der Reisekosten lässt sich genau nachvollziehen und der Arbeitgeber kann die Ausgaben entsprechend einfach bei der Steuer geltend machen. Zudem bekommen die zuständigen Reise-Manager:innen schnell ein Gespür für die tatsächliche Höhe der Kosten, die im Zuge einer Auswärtstätigkeit anfallen. Es entsteht eine echte Win-win-Situation – und das bei vergleichsweise geringem Aufwand.

Vereinfachen Sie die Abwicklung für alle Beteiligten mit einem vorgefertigten Formular für die Reisekostenabrechnung oder nutzen Sie eine Software-Lösung für die Abrechnung und Erstattung. Hier stellen wir Ihnen die 9 beliebtesten Reisekostenabrechnung-Apps 2025 vor.

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Fahrtkosten

Frau steht in der offenen Autotür und blickt lächelnd auf ihr Smartphone.

Der grösste Teil der Fahrtkosten entfällt auf die An- und Abreise. Unter Umständen kommen weitere Fahrten am Zielort hinzu, bspw. vom Hotel zur Messe oder zum Geschäftstermin, sowie Zwischenfahrten von einer Arbeitsstätte zur nächsten.

Diese Fahrten können die Reisenden mit verschiedenen Verkehrsmitteln zurücklegen – z. B. mit dem Flugzeug, der Bahn oder mit einem Pkw. In den meisten Fällen erfolgt die Rückerstattung der entstandenen Kosten nach dem 1:1-Prinzip, also in voller Höhe.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Bei Fahrten mit dem privaten PKW oder einem Dienstwagen der Firma werden die Fahrtkosten anders abgerechnet. Der Grund dafür ist simpel: Bei einer Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Mietwagen gibt es Tickets oder Rechnungen, die die Fahrtkosten exakt belegen. Nutzen Reisende hingegen ihren privaten Pkw oder einen Firmenwagen, ist das nicht der Fall, und die Kosten müssen anders rekonstruiert werden.

Verkehrsmittel

Art der Fahrtkostenerstattung

Flugzeug

Erstattung in voller Höhe

Zug, Bahn, Bus

Erstattung in voller Höhe

Taxi

Erstattung in voller Höhe

Mietwagen

Erstattung in voller Höhe

Eigener PKW

Kilometerpauschale oder Kilometersatz

Dienstwagen

Kosten zahlt der Arbeitgeber ohnehin

Fahrten mit dem privaten Pkw richtig abrechnen

Während bei einem Firmenwagen die Kosten ohnehin vom Arbeitgeber getragen werden, liegen bei einem Privatwagen alle Aufwendungen vom Sprit bis zu den Versicherungen bei dem/der Arbeitnehmer:in selbst. Daher läuft die Rückabwicklung der Kosten bei Reisen mit einem privaten Fahrzeug etwas anders. Das Kilometergeld vom Arbeitgeber wird häufig über eine Pauschale erstattet. Diese Pauschale kann im Unternehmen individuell festgelegt werden. Als Grundlage nutzen viele Unternehmen die Empfehlungen des Touring Club Schweiz (TCS), der jährlich Richtwerte für das Kilometergeld herausgibt. Im Jahr 2024 beträgt der Richtwert durchschnittlich CHF 0,72 pro Kilometer mit dem Privatauto, für Motorräder und ähnliche Fahrzeuge zwischen CHF 0,30 und CHF 0,40.

Der individuelle Kilometersatz ist hingegen kein Pauschalbetrag, sondern bezieht für die Berechnung der Fahrtkosten auch Ausgaben für Kfz-Versicherung, Sprit usw. mit heran. Und so geht’s: Alle anfallenden Jahresausgaben werden addiert und anschliessend durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt. Das Ergebnis ist der individuelle Kilometersatz, den Arbeitnehmer:innen dann anteilig für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer als Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung anführen können. Grundvoraussetzung für die Erstattung von Kilometerpauschale und Kilometersatz ist, dass die Mitarbeiter:innen ein Fahrtenbuch führen, in dem alle beruflich zurückgelegten Strecken gelistet sind. Das gilt übrigens auch dann, wenn die Reisenden mit einem Firmenwagen unterwegs sind.

Unser Tipp: Die vergleichsweise zeitaufwendige Abrechnung mittels individuellem Kilometersatz lohnt sich vor allem für Arbeitnehmer:innen, die dienstlich mit einem kostenintensiven Privatfahrzeug unterwegs sind, etwa bei hohen Unterhaltskosten. Erfahrungsgemäss handelt es sich in einem solchen Fall um die gewinnbringendere Option. Dafür legen die Arbeitnehmer:innen neben dem Fahrtenbuch am Ende des Jahres alle Belege für Zahlungen im Zusammenhang mit dem Fahrzeug vor.

Übernachtungskosten

Mann sitz auf einem Hotelbett und schaut aufs Smartphone. Sein Rucksack liegt neben ihm auf dem Bett.

Während einer Dienstreise kommen die Mitarbeiter:innen in der Regel in Hotels oder Ferienwohnungen unter. Die Kosten für die Übernachtung können im Zuge der Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber eingereicht werden. Eine Voraussetzung dafür, dass die Kosten vollumfänglich übernommen werden, ist die Vorlage einer entsprechenden Rechnung für die Unterkunft oder eines Eigenbelegs.

Wie hoch der Preis für eine Übernachtung maximal sein darf und welche Bestimmungen für Hotels und Ferienwohnungen gelten, sollte in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens geregelt sein. Um Buchungen ausserhalb der Richtlinie von vornherein zu umgehen und für eine höhere Compliance zu sorgen, können Sie als Arbeitgeber mit einer automatisierten Richtlinie arbeiten. Was das ist und wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Guide zum Thema Reiserichtlinien für Geschäftsreisen.

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Verpflegungsmehraufwand

Auch für die Verpflegung der Dienstreisenden entstehen im Verlauf eines Aufenthalts diverse Kosten. Frühstück, Mittag-, Abendessen – all das will bezahlt werden und fällt oftmals teurer aus als zu Hause. Hier bietet eine Verpflegungspauschale eine sehr praktikable Lösung. Mithilfe der Verpflegungspauschale sollen nicht die gesamten Ausgaben gedeckt werden, die Arbeitnehmer:innen während einer Reise für ihr leibliches Wohl tätigen, sondern lediglich der Verpflegungsmehraufwand, der im Vergleich zu den regulären Ausgaben entsteht.

Die Auszahlung der Verpflegungspauschale bedarf keines konkreten Nachweises in Form von Zahlungsbelegen oder Ähnlichem.

Für das Frühstück sind CHF 15 üblich, für das Mittagessen CHF 15 bis CHF 30 und für das Abendessen zwischen CHF 30 und CHF 40.

Exemplarische Verpflegungspauschalen im Überblick:

Verpflegungsart

Tagegeld als Verpflegungsmehrkosten

Frühstück

CHF 15

Mittagessen

CHF 15 bis CHF 30

Abendessen

CHF 30 bis CHF 35

Die Pauschale für das Frühstück kommt in der Regel nur bei einer Abreise vor 7:30 Uhr bzw. bei vorheriger Übernachtung in einem Hotel, in dem Frühstück nicht inklusive ist, zur Anwendung. Ebenso werden die Kosten für das Abendessen regulär nur bei Geschäftsreisen mit Übernachtungen oder Auswärtstätigkeiten mit einer Abreise nach 19:30 Uhr erstattet.

Beispiel: wie die Spesenabrechnung funktioniert

Anita ist für ein Genfer Unternehmen 4 Tage dienstlich in Zürich tätig. Sie fährt Dienstagmorgen um 8:00 Uhr mit dem Zug los und am Freitagnachmittag auf dem gleichen Weg zurück. Insgesamt übernachtet sie 3 Nächte in einem Hotel, Frühstück inklusive. Hier ist die Auflistung der Spesen:

Zugticket für Hin- und Rückfahrt (1. Klasse): CHF 157

Anreisetag (ganzer Tag): Mittag- und Abendessen CHF 15 + CHF 30 = CHF 45

Ganze Tage (Mittwoch und Donnerstag): CHF 15 (Mittagessen) + CHF 30 (Abendessen) = CHF 45 pro Tag

Abreisetag (halber Tag): Mittagessen CHF 15 (kein Abendessen, da Rückreise).

Übernachtungskosten laut Hotelrechnung: 3 x CHF 208 € = CHF 624

Für die Spesenabrechnung addieren Sie alle Kostenpunkte:

CHF 157 + 3 x CHF 45 + CHF 15 + CHF 624 = CHF 931

Nach der Dienstreise erhält Anita gemäss dieser Rechnung CHF 931 als Spesen erstattet. In der Realität ist die Liste der Spesen länger, etwa weil noch Reisenebenkosten hinzukommen.

Reisenebenkosten

Als Reisenebenkosten werden all jene Ausgaben verstanden, die weder den Fahrtkosten noch der Übernachtung oder der Versorgung zuzuordnen sind, aber dennoch während einer Auswärtstätigkeit für den/die Reisende anfallen. Nicht enthalten sind dabei Kosten, die dem reinen persönlichen Vergnügen dienen.

Zu den gängigsten Reisenebenkosten zählen z. B.:

Trinkgelder

Repräsentationsausgaben (z. B. Geschäftsessen)

Gepäckträger, Garderobengebühren

Telefon- und Internetgebühren

Maut- und Parkgebühren

Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen

Portokosten

Hinzu kommen ausserdem Sonderkosten, die bspw. durch einen Unfall oder durch anderweitige Notfälle entstehen. Auch jegliche Versicherungen, die für Mitarbeiter:innen anlässlich einer Geschäftsreise abgeschlossen werden, lassen sich zu den Reisenebenkosten zählen. Meist werden diese aber schon im Voraus abgeschlossen und durch den Arbeitgeber beglichen, sodass keine Rückerstattung der Beträge nötig ist.

Je nach Reiserichtlinie können auch Taxifahrten und Automietgebühren vor Ort als Reisenebenkosten statt als Fahrtkosten gewertet werden. Erstattet werden die Ausgaben den Mitarbeiter:innen aber ohnehin, unabhängig davon, welcher Kostenart sie zugeordnet sind.

Oftmals handelt es sich bei den Reisenebenkosten um viele kleine Posten. Addiert man all die einzelnen Beträge, können dennoch ordentliche Summen entstehen. Gerade deshalb – und weil die Abrechnung nicht über Pauschalen erfolgen kann – ist es bei dieser Art von Reisekosten besonders wichtig, sämtliche Belege aufzubewahren oder durch Eigenbelege zu ersetzen. Ohne die entsprechenden Nachweise kann der Arbeitgeber die Rückerstattung der Kosten verweigern oder aber selbst auf den Kosten sitzen bleiben.

Wer zahlt am Ende was? – gesetzliche Spesen, steuerfreie Rückerstattung & Co.

Mann im Anzug sitzt im Café und hält eine Kreditkarte und sein Smartphone in der Hand.

Reisekosten, die während einer Dienstreise für Fahrten und Übernachtungen entstehen, sowie sämtliche Reisenebenkosten können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer:innen steuerfrei zurückerstatten, sofern der Reisekostenabrechnung ein Zahlungsbeleg beiliegt. Aus steuerlicher Sicht gelten die getätigten Ausgaben dann als Betriebsausgaben und können beim Steueramt geltend gemacht werden.

Sämtliche Kosten für Mahlzeiten und Co. werden häufig über Verpflegungspauschalen abgewickelt. Der Arbeitgeber kann die hierdurch entstehenden Kosten ebenfalls bei der Steuer geltend machen.

Noch einfacher rekonstruieren und abwickeln lassen sich die Reisekosten, indem Sie das Ausgabenmanagement über eine Software-Lösung abbilden. So läuft die Verwaltung aller Rechnungen und Reisekosten über eine einzige Plattform. Das wiederum spart eine Menge mühsame Zettelwirtschaft und bringt maximale Transparenz und Übersichtlichkeit – für Reisende, Reise-Manager:innen, Buchhalter:innen und in letzter Konsequenz auch fürs Steueramt.

Wichtig: Was muss ich bei der Reisekostenabrechnung beachten?

Sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber gilt: Möchten Sie bei der Reisekostenerstattung auf Nummer sicher gehen, sollten Sie sämtliche Belege aufbewahren und mit der Reisekostenabrechnung einreichen.

Insbesondere in kleineren Unternehmen übernehmen die Angestellten die Reiseplanung und -buchung häufig selbst. Dabei muss ggf. bei einer Prüfung durch das Steueramt klar ersichtlich sein, dass es sich bei den Kosten eindeutig um betriebliche – nicht private – Ausgaben handelt. Daher empfiehlt es sich, direkt im Namen des Unternehmens zu buchen, wenn man als Arbeitnehmer:in in Vorleistung geht.

Unternehmen sollten ihre Regelungen zur Reisekostenabrechnung zudem in einem Spesenreglement festhalten und dieses von der zuständigen kantonalen Behörde genehmigen lassen. Die so definierten Regeln und Budgets bilden ebenfalls eine wunderbare Grundlage für die Reiserichtlinie, die Sie automatisiert in den Buchungsprozess integrieren können. Bei TravelPerk können Sie die Richtlinien für Dienstreisen direkt auf der Buchungsplattform hinterlegen.

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