Definition: Was versteht man unter einer Reisekostenabrechnung?
- Reisezeit
- Reisezweck
- Reiseort
- Art der gelisteten Reisekosten
?)
Spesenabrechnung vs. Reisekostenabrechnung – der kleine, aber feine Unterschied
Umfang: Was kann man als Reisekosten abrechnen?
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Fahrtkosten
Der größte Anteil der Fahrtkosten entfällt auf die An- und Abreise. Hinzu kommen unter Umständen weitere Fahrten am Zielort, zum Beispiel vom Hotel zur Messe oder zum Kund:innentermin, sowie Zwischenfahrten von einer Arbeitsstätte zur nächsten.Derartige Fahrten können mit verschiedenen Verkehrsmitteln zurückgelegt werden – zum Beispiel mit dem Flugzeug, der Bahn oder mit einem PKW. In den meisten Fällen erfolgt die Rückerstattung der entstehenden Kosten nach dem 1:1-Prinzip, also in voller Höhe.Fahrten im privaten PKW sowie in einem Dienstwagen der Firma stellen hierbei aber eine Ausnahme dar und werden mit Blick auf die Fahrtkosten anders behandelt. Der Grund dafür ist ziemlich einfach: Wer seine Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem gemieteten Wagen bestreitet, erhält mit dem Ticket oder der Rechnung einen Beleg, auf dem die zu zahlenden Kosten eindeutig aufgeführt werden. Nutzen Reisende hingegen ihren privaten PKW oder einen Firmenwagen, ist das nicht der Fall und die Kosten lassen sich nicht eindeutig rekonstruieren.
?)
Verkehrsmittel
Art der Fahrtkostenerstattung
Flugzeug
Erstattung in vollem Umfang
Zug, Bahn, Bus
Erstattung in vollem Umfang
Taxi
Erstattung in vollem Umfang
Mietwagen
Erstattung in vollem Umfang
Eigener PKW
Kilometerpauschale oder Kilometersatz
Dienstwagen
Kosten zahlt der Arbeitgeber ohnehin
Fahrtkosten bei Fahrten mit privatem PKW
Übernachtungskosten
Während einer Dienstreise kommen die Mitarbeiter:innen in der Regel in Hotels oder Ferienwohnungen unter. Die Kosten für die Übernachtung können im Zuge der Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber eingereicht und von diesem bei der Steuer als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Eine Voraussetzung dafür, dass die Kosten vollumfänglich übernommen werden, ist die Vorlage einer entsprechenden Hotelrechnung oder eines Eigenbelegs, der die Hotelrechnung ersetzt.Wie hoch der Preis für eine Übernachtung maximal sein darf und welche Bestimmungen für Hotels und Ferienwohnungen gelten, sollte in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens geregelt sein. Um Buchungen außerhalb der Richtlinie von Vornherein zu umgehen und für eine höhere Compliance zu sorgen, können Sie als Arbeitgeber mit einer automatisierten Richtlinie arbeiten. Was das ist und wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Guide zum Thema Reiserichtlinien für Geschäftsreisen.Wenn weder Hotelrechnung noch Eigenbeleg vorliegt, kann stattdessen eine Übernachtungspauschale steuerfrei vom Arbeitgeber oder im Rahmen der Steuererklärung ausgezahlt werden. Mit einem Pauschbetrag von 20 Euro liegt Deutschland weit unter dem Durchschnitt. Einen Überblick über die Pauschsätze für Übernachtungskosten weltweit liefert das Bundesfinanzministerium.
?)
Verpflegungsmehraufwand
Reisenebenkosten
- Trinkgelder
- Gepäckaufbewahrung oder Gepäckversicherung
- Telefon- und Internetgebühren
- Park- und Mautgebühren
- Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen
- Portokosten
Erstattung: Wer zahlt wem was?
Reisekosten, die während einer Dienstreise für Fahrten und Übernachtungen entstehen, sowie sämtliche Reisenebenkosten können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer:innen steuerfrei zurückerstatten, sofern der Reisekostenabrechnung ein Zahlungsbeleg beiliegt. Aus steuerlicher Sicht gelten die getätigten Ausgaben dann als Betriebsausgaben und können daher geltend gemacht werden.Tipp: Geht ein Beleg verloren, kann als Ersatz ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden, der neben dem Betrag auch Informationen zum Zahlungsempfänger sowie das Zahlungsdatum und den Zweck enthält.Sämtliche Kosten für Mahlzeiten und Co. werden in der Regel über die Verpflegungspauschale abgewickelt. Da es sich hierbei um gesetzliche Pauschbeträge handelt, die allen Dienstreisenden ab einer Reisedauer von acht Stunden zustehen, werden für die Auszahlung der Verpflegungspauschale keine Quittungen benötigt. Der Arbeitgeber kann die hierdurch entstehenden Kosten ebenfalls bei der Steuer geltend machen. Werden jedoch einzelne Mahlzeiten gestellt, beispielsweise in Form eines Hotelfrühstücks, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen.Liegt für eine Übernachtung im Hotel oder in einer Ferienwohnung kein Nachweis vor, können Arbeitnehmer:innen zumindest eine Übernachtungspauschale erstattet bekommen.Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, den Reisenden die Verpflegungs- und Übernachtungspauschale auszuzahlen. Wer vom Arbeitgeber keine Zahlung der Pauschalen erhält, kann diese bei der Steuererklärung als Werbungskosten angeben und sich das Geld auf diese Weise zurückholen. Eine doppelte Auszahlung – sprich durch den Arbeitgeber und über die Steuererklärung – ist allerdings nicht möglich.Noch einfacher lassen sich die Reisekosten rekonstruieren und abwickeln, indem Sie das Ausgabenmanagement über eine Softwarelösung abbilden. So läuft die Verwaltung aller Rechnungen und Reisekosten über eine einzige Plattform. Das wiederum spart eine Menge mühsame Papiersammelei und bringt maximale Transparenz und Übersichtlichkeit – für Reisende, Reise-Manager:innen, Buchhalter:innen und in letzter Konsequenz auch fürs Finanzamt.
?)
?)
?)
?)
?)
?)
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}