Wie plane ich eine Dienstreise richtig?
- Machen Sie sich mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens vertraut.
- Legen Sie Rahmenbedingungen fest, z. B. Ort, Zweck und Dauer der Reise.
- Planen Sie die Reiseroute und das Programm am Zielort.
- Buchen Sie Flüge, Hotels und Transport frühzeitig.
- Organisieren Sie Dokumente für Ihren Trip und machen Sie ggf. Kopien.
- Erstellen Sie eine Packliste für alles Wichtige auf Ihrer Reise.
- Folgen Sie den Richtlinien Ihres Unternehmens bzgl. der Reisekostenabrechnung.
Inhalte Ihres Reiseplans
Rahmenbedingungen für die Dienstreise
- Zweck der Reise: Definition des Hauptziels der Reise, z. B. Kundenmeetings, Konferenzteilnahmen, Projektarbeit oder Teambuilding-Aktivitäten.
- Dauer der Reise: Festlegung einer angemessenen Reisezeit, um alle Aktivitäten effizient zu gestalten und Ressourcen optimal zu nutzen.
- Zielort: Bestimmung des Reiseziels, was die Logistik, Auswahl von Flügen und Unterkünften sowie kulturelle Vorbereitungen beeinflusst.
- Ansprechpartner:innen: Sammlung der Kontaktdaten aller relevanten Personen wie Kunden, Kolleg:innen, Vorgesetzte und lokale Vertreter:innen.
- Reiserichtlinien: Kenntnis und Einhaltung firmeninterner Vorgaben zu Ausgaben, Unterkunftskategorien und Reiseversicherungen.
Reiseroute & Programm am Zielort
Flug, Hotel & Transportmittel
Flugtickets
- Nähe des Flughafens zum Geschäftsort
- Abflug- und Ankunftszeiten
- Anzahl der Zwischenstopps
- Flug- und Sitznummern
- Fluginformationen inkl. potenzieller Verspätungen
- Informationen des Reiseunternehmens
Hotelreservierungen
- Standort in Bezug auf Geschäftsreiseaktivitäten
- Komfort und Sicherheitsaspekte
- Ggf. Zusatzleistungen wie WLAN und Arbeitsbereiche
Transportmittel
- Infos zur Mietwagenbuchung bzw. Taxis, öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrdiensten
- Faktoren wie Kosten, Verfügbarkeit, Flexibilität und lokale Verkehrsbedingungen
Zusätzliche Tipps für eine effiziente Reisevorbereitung
Reisedokumente & Geschäftsunterlagen
Packliste für die Reise erstellen
- persönliche Dokumente wie Reisepass und Visum,
- technische Geräte wie Laptop und Mobiltelefon,
- passende Kleidung für geschäftliche und ggf. private Anlässe
- sowie Hygieneartikel und eventuell benötigte Medikamente.
Informationen zur Reisekostenabrechnung
Reiserichtlinien für die Geschäftsreiseplanung
Geschäftsreisen mit Reisemanagement-Unternehmen
Reiseplan für Geschäftsreisen – anpassbare Vorlage
FAQ – häufige Fragen zum Reiseplan für Geschäftsreisen
Was gehört zu einem Reiseplan?
Welche Vorteile bringt ein Reiseplan?
Wo finde ich meine Reisepläne?