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Personal Assistant vs. Executive Assistant: Was ist der Unterschied?
Berufsbild Executive Assistant (EA)
- betreut eine oder mehrere Führungskräfte
- Ansprechpartner:in für bzw. Vermittler:in zwischen
- Führungskräften
- Mitarbeiter:innen
- Geschäftspartner:innen
- Kund:innen
- trifft Reisevorbereitungen
- rechnet Spesen ab
- erstellt Berichte
- ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office
- herausragendes Organisations- und Zeitmanagement
- herausragende Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion
Berufsbild Personal Assistant (PA)
- betreut nur eine Führungskraft oder hilfsbedürftige Privatperson
- Führungskraft
- Kund:innen
- v. a. Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- bei Privatpersonen/VIPs: Unterstützung im Haushalt, Erledigung von Einkäufen etc.
- trifft Reisevorbereitungen
- Kenntnisse in MS Office
- herausragendes Organisations- und Zeitmanagement
- herausragende Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion
Was sind die Aufgaben von Executive Assistants?
- Administrative Aufgaben (Kalender verwalten, Anrufe entgegennehmen)
- Buchung und Verwaltung von Reisen
- Planung von Veranstaltungen
- Bearbeitung von Mitarbeiter:innen-Anfragen
- Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen
- Beschaffung von Büromaterial
- Verwaltung von Budgets
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Reisemanagement – Buchung & Verwaltung
- Online-Tool zur Verwaltung von Geschäftsreisen (41 %)
- Websites für Verbraucherreisen (28 %)
- Traditionelles Reisebüro (24 %)
- Andere (15 %)
- 78 % Office Manager:innen oder Assistent:innen
- 31 % die Reisenden selbst
- 11 % Travel Manager:innen oder ein Reisebüro
38 % der Office Manager:innen und EAs denken, dass der angesagteste Trend im Reisemanagement darin liegt, dass Reisende ihre Reisen für sich selbst buchen.
Eventmanagement – als Executive Assistant Events entspannt planen
- die Suche nach einem Veranstaltungsort und
- die Entscheidung über die Aktivitäten während des Events.
- Event kommt vor Location – erst Event planen, dann Location suchen: Die Location sollte sich ans Event anpassen, nicht andersherum.
- Outsourcen – Aufgaben wie die Suche nach einem Veranstaltungsort lassen sich gut an Eventmanagement-Firmen abgeben.
- Location besichtigen – planen Sie vor dem Event einen Rundgang zur Erkundung der Location ein.
- Vorbereitung mit Ruhe – es zahlt sich aus, so viel Vorbereitungszeit wie möglich einzuplanen.
- Kompromisse machen – prüfen Sie vorab, ob Kompromisse beim Budget oder bestimmten Wünschen möglich sind.
- Gut gebrieftes Personal – gut vorbereitete Mitarbeiter:innen an der Location tragen erheblich zum Erfolg eines Events bei.
- Feedback einholen – v. a. bei Teambuilding-Events hilft es, vorab Feedback vom Team einholen, ob es mit den Aktivitäten einverstanden ist.
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Verwaltung – mit Projektmanagement-Tools
Karrieretipps für Executive Assistants & Personal Assistants
Wie Sie Ihre Karriere als EA & PA vorantreiben
Wie Sie Ihr Arbeitspensum priorisieren
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„Als ich als junge PA anfing, hatte ich nicht den Mut, Dinge zu verschieben, ‚Nein‘ zu sagen oder Alternativen vorzuschlagen.”
Abigail Jones, EA bei GHD, Gründerin von Abigail Jones Coaching and Mentoring
- Setzen Sie zuerst Prioritäten im Sinne des Unternehmens.
- Kümmern Sie sich dann um das, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist.
- Erst wenn Sie dann noch Kapazitäten haben, kümmern Sie sich um weitere Aufgaben.
- Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Prioritäten richtig kommunizieren. Das gilt übrigens nicht nur für Prioritäten, sondern ganz generell.😉
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