Mitarbeiter:innen-Tracking – was, wie, wann, warum?
Welche Formen der Mitarbeiterüberwachung gibt es?
Während einige Maßnahmen wie die Arbeitszeiterfassung und Kontrolle über Finanzmittel bereits seit langem zum Standard in vielen Branchen gehören, sind andere v. a. im Zuge der Umstellung vieler Unternehmen auf Remote- oder Hybridarbeitsmodelle gewachsen. Die Möglichkeiten sind so vielfältig, dass eine Auflistung immer nur einen groben Überblick bieten kann. Folgende Formen der Mitarbeiterüberwachung gehören dabei zu den am häufigsten angewandten:
- Videoüberwachung: Die Überwachung per Video am Standort findet sich häufig in den Branchen Einzelhandel, Logistik, Fertigung und Sicherheit. Sie wird eingesetzt, um die Produktivität zu steigern, Sicherheitsstandards zu erhöhen und Abläufe zu optimieren.
- Computerüberwachung: Insbesondere für das Homeoffice setzen einige Unternehmen auf die Überwachung der Computeraktivität ihrer Mitarbeiter:innen. Dabei gibt es verschiedene Lösungen wie die Screenshot-Aufzeichnung, das Logging der Maus- und Tastaturaktivitäten, Dateiüberwachungen und die Nutzung einer Remote-Desktop-Anzeige.
- Internetüberwachung: Auch die Internetnutzung von Mitarbeiter:innen wird häufig über eine Reihe von Systemen kontrolliert. Die meisten Unternehmen nutzen für die Remote-Arbeit Proxy-Server und Firewalls. Darüber hinaus gibt es Software-Lösungen für das URL-Filtering sowie die Auflistung besuchter Websites und Login-Daten. Der Netzwerkdatenverkehr lässt sich ebenso auflisten und analysieren.
- Arbeitszeiterfassung: Eine der klassischen Formen des Mitarbeiter:innen-Trackings ist die Zeiterfassung. Traditionelle Systeme wie die Stempeluhr und papierbasierte Formen werden dabei zunehmend durch automatisierte elektronische Systeme abgelöst. U. a. erfolgt die Zeiterfassung in Unternehmen über biometrische Daten, Schlüsselkarten sowie Cloud-basierte Formen und mobile Apps.
- Finanzmittelkontrolle: Der Gebrauch finanzieller Ressourcen kann mithilfe verschiedener Methoden kontrolliert werden. Für Geschäftsreisen bietet sich die Nutzung von Firmenkreditkarten sowie die Verwendung einer Reisekosten-App an.
- GPS-Tracking: Das Tracking per GPS kann ebenfalls über diverse Technologien und Software-Lösungen erfolgen. Mobile Endgeräte und Wearables sowie das Geofencing – eine Technologie, über die virtuelle Grenzen errichtet und Bewegungen innerhalb dieser Grenzen getrackt werden können – geben genaue Auskunft über den Standort von Mitarbeiter:innen. Andere Tracking-Systeme hingegen können Echtzeit-Informationen über den Standort von Fahrzeugen liefern.
In welchem Kontext werden Mitarbeiter:innen getrackt?
Welchem Zweck dient die Kontrolle von Arbeitnehmer:innen?
Mitarbeiter:innen kontrollieren: Was ist erlaubt?
Mitarbeiterüberwachung & DSGVO
- die effiziente Ressourcenplanung, z. B. durch die Erfassung der Arbeitszeit und eine Kontrolle der Arbeitsleistung,
- die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, u. a. in Bezug auf die Fürsorgepflicht und Arbeitszeitgesetze.
- die Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz und auf Geschäftsreisen.
Rechtliche Grundlagen für Überwachungsmaßnahmen
GPS-Tracking & Co. in der Betriebsvereinbarung
- Zweck der Tracking-Maßnahmen: Warum werden Tracking-Maßnahmen im Unternehmen eingeführt? Als Gründe können z. B. die Verbesserung von Arbeitsprozessen, die Sicherheit der Mitarbeiter:innen oder die Effizienzsteigerung angeführt werden.
- Art der erfassten Daten: Welche Daten werden durch die Tracking-Maßnahmen erfasst? Dies können bspw. Standortdaten, Arbeitszeiten oder andere relevante Informationen sein.
- Informationspflichten: Wie und in welchem Umfang werden Mitarbeiter:innen über die Tracking-Maßnahmen informiert? Dies umfasst auch die Bereitstellung von Datenschutzerklärungen.
- Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung: Wie und in welchem Umfang wird die Arbeitnehmervertretung in die Entscheidungsprozesse rund um die Tracking-Maßnahmen einbezogen? Erfolgt z. B. nur eine vorherige Zustimmung oder sind regelmäßige Konsultationen vorgesehen?
- Dauer der Datenspeicherung: Wie lange werden die erfassten Daten gespeichert und unter welchen Bedingungen werden sie gelöscht?
- Sicherheitsmaßnahmen: Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden implementiert, um die Sicherheit der erfassten Daten zu gewährleisten und unbefugten Zugriff zu verhindern?
- Nutzung der Daten: Wie dürfen die erfassten Daten genutzt werden? Definieren Sie klare Regelungen für die Verwendung im Rahmen der Arbeitszeitabrechnung, Sicherheit, Leistungsbewertung oder zu anderen betrieblichen Zwecken.
- Opt-out-Möglichkeit: Ob und unter welchen Bedingungen sollten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, sich gegen die Teilnahme an den Tracking-Maßnahmen zu entscheiden?
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: In welchen Abständen wird die Vereinbarung überprüft, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den betrieblichen Anforderungen und den gesetzlichen Vorgaben entspricht?
- Verantwortlichkeiten: Definieren Sie, wer im Unternehmen für die Umsetzung und Überwachung der Tracking-Maßnahmen sowie die Einhaltung der Betriebsvereinbarung verantwortlich ist.
Dienstreise-Tracking – eine besondere Form der Mitarbeiterkontrolle
Um Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen optimal zu begleiten und einen Überblick über sämtliche Vorgänge – von der Flugbuchung bis hin zum Check-in bei der Unterkunft zu haben –, lohnt sich die Implementierung eines Reisetracking-Tools wie dem von TravelPerk. Mit der All-In-One-Lösung lassen sich Reiserouten und Aufenthaltsorten der Mitarbeiter:innen in Echtzeit verfolgen, was nicht nur die Sicherheit und Planung von Geschäftsreisen verbessert, sondern auch die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen erleichtert. Das Team kann sich dadurch mehr auf die wesentlichen Aufgaben der Dienstreise konzentrieren, was insgesamt für komfortablere Reiseerlebnisse sorgt.
Fürsorgepflicht & Travel Risk Management
Dienstreise-Tracking im Sinne der Mitarbeiter:innen
Finanztracking während der Dienstreise
Dienstreisende verfolgen mit TravelPerk
Fazit: Tracking zum Schutz, statt zur Überwachung
- Verschiedene Tracking-Methoden: Es gibt unterschiedliche Methoden des Mitarbeiter:innen-Trackings, darunter Videoüberwachung, Computerüberwachung, Internetüberwachung, Arbeitszeiterfassung, Finanzmittelkontrolle und GPS-Tracking. Welche Methode für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt vom Anwendungskontext ab, wie bspw. dem Arbeitsort oder der Art der Tätigkeit.
- Zwecke der Mitarbeiterüberwachung: Hauptmotivationen für das Tracking sollte die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Steigerung der Produktivität und die Sicherheit der Mitarbeiter:innen sein – nicht die Verhaltenskontrolle.
- Datenschutz & rechtliche Grundlagen: Datenschutzrichtlinien, insbesondere die DSGVO und das Datenschutzgesetz, sind entscheidend für die rechtmäßige und transparente Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Tracking-Maßnahmen auf einer rechtlichen Grundlage, wie der Einwilligung der Mitarbeiter:innen oder einem berechtigten Interesse, basieren.
- Betriebsvereinbarungen für Transparenz: Die Integration von Tracking-Maßnahmen in Betriebsvereinbarungen gewährleistet Transparenz, informiert Mitarbeiter:innen über den Zweck und die Art der erfassten Daten und ermöglicht eine Mitbestimmung durch die Arbeitnehmervertretung.
- Dienstreise-Tracking zum Schutz: Das Dienstreise-Tracking, insbesondere durch den Einsatz von Plattformen wie TravelPerk, bietet Vorteile für Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber. Es verbessert die Sicherheit auf Geschäftsreisen, ermöglicht eine effiziente Planung, minimiert den administrativen Aufwand und fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen.