Was macht ein:e Reiseberater:in für Geschäftsreisen?
- Sie planen Reiserouten.
- Sie übernehmen die Buchungen von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln.
- Sie stellen sicher, dass die Fürsorgepflicht auf Reisen gewahrt wird.
- Sie stellen sicher, dass die Reisebuchungen kosteneffizient sind und den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen.
- Sie organisieren Reisevisa für Geschäftsreisende.
- Sie bieten Support für Geschäftsreisende, etwa im Fall von Problemen auf der Reise.
- Sie verhandeln mit Anbietern und versuchen Rabatte für Geschäftsreisen oder exklusive Preise auszuhandeln.
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Die Vorteile von Reiseberater:innen für Unternehmen
- Sie kennen die Reisekosten: Die Aufgabe von Reiseberater:innen besteht darin, sicherzustellen, dass das Reisebudget des Unternehmens eingehalten wird. Dazu versuchen sie, die bestmöglichen Angebote für Transport, Unterkunft usw. zu erhalten. Durch Beziehungen zu verschiedenen Anbietern und gutes Networking können Reiseberater:innen oft bessere Preise und Rabatte aushandeln als Unternehmen.
- Ihre Reisekosten werden gebündelt erfasst: Für Unternehmen ist es eine große Arbeitserleichterung, wenn die Verwaltung der Reiseausgaben von einer externen Stelle übernommen wird. Reiseberater:innen können Ihnen gebündelte Rechnungen für Ihre Geschäftsreiseausgaben zur Verfügung stellen, was die administrative Weiterverarbeitung im Unternehmen erleichtert.
- All Ihre Anforderungen an Geschäftsreisen werden berücksichtigt: Reiseberater:innen für Geschäftsreisen sind darin geschult, die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens und eines jeden Geschäftsreisenden zu verstehen und die Reise entsprechend anzupassen. So können Sie auch den Wunsch für eine individuell gestaltete Reise oder spezielle Reisewünsche an Ihre:n Reiseberater:in weiterleiten.
- Reiseberater:innen bieten Unterstützung für Reisende: Mitarbeiter:innen können sich direkt an den/die Reiseberater:in Ihres Unternehmens wenden – entweder bei Fragen zur Buchung oder aber bei Problemen auf Geschäftsreise. Die Berater:innen können dann Transportmittel umorganisieren, Ratschläge zu landesspezifischen Sicherheitsmaßnahmen geben, Änderungen der Reiseroute vorschlagen u. v. m.
Die Nachteile von Reiseberater:innen für Unternehmen
- Kosten für die Dienstleistung: Wie jedes andere Unternehmen verlangen auch Reiseberater:innen Geld für Ihre Dienste. Dabei ist jede:r Berater:in oder jedes Geschäftsreisebüro anders – meistens wird aber eine monatliche oder jährliche Gebühr sowie eine Transaktionsgebühr bei jeder Inanspruchnahme der Dienstleistung berechnet. Dies allein kann einen großen Teil des Reisebudgets eines Unternehmens verschlingen, v. a. wenn die Geldmittel für Geschäftsreisen sowieso nicht allzu groß sind.
- Reiseberater:innen arbeiten nicht nur zum Vorteil des Unternehmens, sondern auch zu ihrem eigenen: Da Reiseberater:innen Geschäftsbeziehungen zu verschiedenen Anbietern haben, können Sie als Unternehmen nicht immer sicher sein, ob das ausgehandelte Angebot wirklich für Sie das beste ist oder doch für den/die Reiseberater:in.
- Weniger Transparenz bei Reiseprozessen: Immer, wenn Sie einen Geschäftsprozess auslagern, haben Sie automatisch weniger Einblick, wie und warum gewisse Entscheidungen getroffen werden. Dadurch haben Sie weniger Möglichkeiten, einen genauen Überblick über Ihre Reise-KPIs zu erhalten.
Reisemanagement-Plattformen: die moderne Alternative
- Zugriff auf ein branchenführendes Inventar für Flüge, Unterkünfte und Transportmittel sowie auf ausgehandelte Preise
- Integration von Reiserichtlinien in den Buchungsprozess: Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, ihre Reisen ganz bequem und richtlinienkonform selbst zu buchen.
- Automatisierung von Genehmigungs-Workflows für Geschäftsreisen: So können nicht nur bessere Compliance-Raten erreicht werden, auch der administrative Aufwand für Geschäftsreisen wird verkleinert.
- 24/7-Kundenservice mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden
- Detaillierte Reisekosten-Reportings und Prozesse für eine vereinfachte Reisekostenrückerstattung
- Lösungen für Reisesicherheit, flexible Geschäftsreisen und CO2-Kompensationen
- U. v. m.
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