AutoScout24 – der europaweit größte Online-Automarkt

AutoScout24 ist der größte Online-Automarktplatz Europas. Da das Unternehmen in 11 europäischen Kernmärkten tätig ist, besitzt es zahlreiche Standorte in verschiedenen Ländern, so z. B. in Deutschland, Italien, Frankreich und Norwegen. Rund 1.000 Mitarbeiter:innen kümmern sich in den Büros der Firma darum, den etwa 30 Millionen monatlichen Nutzer:innen das bestmögliche Kauf- und Verkaufserlebnis rund um ihr Automobil zu bieten.

Um mit Kolleg:innen, Vertragspartnern und Lieferanten in Kontakt zu bleiben, reisen die AutoScout24 Beschäftigten regelmäßig. Mit dem Ziel, die Vielzahl an Reisen zu vereinfachen und dabei Zeit und Geld zu sparen, entschied sich das Unternehmen im Jahr 2023 dann dafür, sein Reisemanagement mit TravelPerk neu zu gestalten – und das mit Erfolg.

Kontakte knüpfen & Kontakte pflegen

Als europaweit agierendes Unternehmen in der schnelllebigen Autobranche ist es für AutoScout24 essenziell, stets auf dem neuesten Stand zu sein. So stehen die Büros des Unternehmens in regem Austausch über Entwicklungen und Neuerungen auf dem Markt. Vieles versucht die Firma auf dem digitalen Weg zu lösen, der Umwelt und auch dem Zeitmanagement zuliebe, doch für Don Stenden, den Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24, steht fest: „Für den persönlichen Austausch ist es essenziell, hin und wieder bei den Standorten vorbeizuschauen, um zu wissen, wie es in den anderen Märkten so läuft, was dort vonstattengeht und auch welche Probleme es gibt. Man bemerkt, dass die Zusammenarbeit besser funktioniert, wenn man sich wirklich kennt.“

In seiner Position als Director of Procurement unternimmt Stenden aber nicht nur interne Dienstreisen. Er und sein Einkaufsteam stehen auch in direktem Kontakt zu Vertragspartnern und Lieferanten und statten diesen bei Bedarf auch einen Besuch ab. So dienen die Reisen ebenfalls dazu, neue Kontakte zu knüpfen und potenzielle Geschäftspartner:innen kennenzulernen.

Der Drang nach Innovation & Autonomie

Bevor AutoScout24 sein Reisemanagement über TravelPerk organisierte, nutzte es ein System aus verschiedenen Plattformen (Online-Dienste und Reisebüro). Hierbei stellte das Unternehmen aber immer wieder fest, dass die Umsetzung der Reiserichtlinien über diese Kanäle nicht zuverlässig funktionierte. Auch empfanden es viele Teammitglieder als anstrengend, für jede Anfrage mit den verschiedenen Dienstleistern in Kontakt treten zu müssen. Es gab den Wunsch nach einer modernen, digitalen und v. a. flexibleren Lösung für die Buchung von Geschäftsreisen – die Reisenden wollten mehr Autonomie.

Als Tech-Unternehmen in der Automobilbranche sind wir selbst Digital Natives und brauchen eine verlässliche Plattform, mit der wir selbst konkret arbeiten können. Da brauchen wir niemand anderen dafür, das ist nur ineffizient. Und da hat TravelPerk uns wirklich vorangetrieben.- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

In Zusammenarbeit mit Stendens Facility-Team, das für das Reisemanagement zuständig ist, der IT und dem Account-Management der Firma wurde nach möglichen passenden Lösungen für Geschäftsreisen gesucht. Schlussendlich fiel die Wahl von AutoScout24 auf TravelPerk. Ein wichtiger Faktor hierfür war nicht nur der selbstbestimmte Buchungsprozess, sondern auch das große Reiseinventar für den europäischen Markt. „Das alte System hatten wir nur in Deutschland. Wir wollten nun aber einen Dienstleister, der uns auf jeden Fall europaweit sehr gut abdeckt.“, so Stenden.

Die Implementierung der TravelPerk-Plattform verlief für AutoScout24 dann sehr gut und schnell. „Was mir total gefallen hat, ist die Geschwindigkeit im digitalen Bereich, heißt: die Änderungsgeschwindigkeit. […] Die Implementierung war sehr einfach, das System ist intuitiv, es funktioniert gut und wird auch gut angenommen.“, sagt Stenden. Zu Beginn nutzte das Unternehmen TravelPerk nur in Deutschland, doch schon bald wurde die neue Plattform auch an anderen Standorten eingesetzt.

Wir sind im Januar 2023 auf TravelPerk umgestiegen – das war dann nur in Deutschland. Jetzt sind wir gut eineinhalb Jahre weiter und wir haben die Plattform jetzt für alle Länder, alle unsere Gesellschaften und Mitarbeiter übernommen.- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

Einheitliche Reiserichtlinien für alle

Einer der ersten Punkte, die nach dem Umstieg auf TravelPerk in Angriff genommen wurden, war die Integration der firmeninternen Reiserichtlinien in das Buchungssystem. Aufgrund der vielen verschiedenen Standorte und Länder war es für AutoScout24 immer schwierig, einheitliche Regelungen für das Reisebudget durchzusetzen. Doch dank der Integrationsmöglichkeit, die die TravelPerk-Plattform bietet, buchen alle Mitarbeiter:innen des Unternehmens ihre Reisen nun zu den gleichen Bedingungen und im Einklang mit den Reiserichtlinien – und das europaweit.

Zudem nutzt AutoScout24 auch die Möglichkeit, individuelle Genehmigungsprozesse auf der Plattform zu erstellen. Richtlinienkonforme Reisen können die Mitarbeiter:innen selbst buchen. Überschreitet eine Buchung aber das zulässige Budget für Hotel oder Flug, so muss die Reise zusätzlich durch eine:n Vorgesetzte:n genehmigt werden.

Und das ist genau, was wir brauchen. Ein System, das flexibel ist, das man auch abändern kann. Es gibt überall die gleichen Rahmenbedingungen, aber man kann auch sagen: Okay, in diesem Fall passen die Rahmenbedingungen nicht, doch wir bieten unseren Mitarbeitern trotzdem die Möglichkeit zu buchen – dann aber mit Genehmigung.- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

Vor TravelPerk mussten Reisende solche Genehmigungsanfragen oft per E-Mail stellen oder beantworten und das Ganze manuell in das System des Unternehmens eintragen. Nun laufen die Genehmigungsprozesse über die Buchungsplattform automatisch, schnell und einfach, was allen Beteiligten wertvolle Zeit spart.

Mit Datentransparenz zu einem besseren Reisemanagement

Ein Aspekt der TravelPerk-Plattform, den Stenden sehr schätzt, sind die ausführlichen Buchungsdaten und Berichte, die ihm zur Verfügung gestellt werden.

„Data is power. […] Wenn man viel über das System bucht, dann erhält man auch viele Daten: Was sind unsere Hauptdienstleister? In welche Hotels gehen wir oft? Welche Fluggesellschaften benutzen wir häufig? Und diese Informationen kann man dann tatsächlich auch benutzen, um zu verhandeln.“, erklärt Stenden.

Dank der Einsichten in die Buchungsgewohnheiten der Reisenden und die häufig besuchten Hotels konnte das Unternehmen mittlerweile Firmentarife mit Hotels und Unterkünften an fast jedem der Firmenstandorte aushandeln.

Mithilfe dieser Hotel-Tarife spart das Unternehmen bereits viel Geld. Dabei ist es jedoch auch wichtig, dass die Tarife von den Reisenden tatsächlich genutzt werden. Das ermöglicht die TravelPerk-Plattform schnell und einfach.

Wir haben Rahmenverträge und die erscheinen auch oben in unserer TravelPerk-Suche. So weiß ich, was ich buchen muss, und es ist super transparent, super einfach und super klar.- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

Eine Mentalität – ein AutoScout24

Trotz der vielen verschiedenen Standorte und der unterschiedlichen Gesellschaften, die zu AutoScout24 gehören, versucht das Unternehmen, ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu schaffen. „Wir haben die Vision eines One Auto Scout. Wir sind sehr unterschiedlich und das schätzen wir auch, aber wir versuchen dennoch, die Dinge mit einer gemeinsamen Mentalität anzugehen“, so Stenden. „TravelPerk sorgt bei uns dafür, dass wir alle mit one mindset reisen können – jeder zu den gleichen Bedingungen.“

Mithilfe der TravelPerk-Plattform hat AutoScout24 es geschafft, sein Reisemanagement und den Buchungsprozess von Geschäftsreisen europaweit zu vereinheitlichen. Und dank der ausführlichen Datenberichte kann das Unternehmen seine Geschäftsreisen und Reisegewohnheiten besser verstehen und so immer weiter optimieren. Das spart den Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit und dem Unternehmen bares Geld.

Wir brauchen genauso einen Partner, der uns als Unternehmen versteht, der das gleiche digitale Mindset hat, der weiß, was unsere Probleme sind, der weiß, was machbar ist und was nicht – und ich glaube, mit TravelPerk ist das ein gutes Match.- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

- Don Stenden Director of Procurement & Facilities bei AutoScout24

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