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Wie Creative Dock mit TravelPerk das Reisemanagement vereinfacht & Kosten senkt
Creative Dock: vom Startup zum Company Builder
Geschäftsreisen als Erfolgsfaktor & Mammutaufgabe für Creative Dock
Viele Last-Minute-Buchungen, keine klare Struktur
- Die Reiselogistik dominierte die Arbeit der Backoffice-Kräfte. Etwa 70 % ihrer Zeit flossen in die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen für die rund 200 Reisenden – ein enorm hohes Arbeitspensum, das kaum Raum für andere Tätigkeiten lässt und wenig effizient ist. So ging ein Grossteil der Personalressourcen für das Reisemanagement drauf und es entstanden unnötig hohe Kosten – der Output stand jedoch in keinem Verhältnis zur aufgewendeten Zeit.
- Ohne Automatisierung entstanden zusammenhanglose, komplexe Prozesse. Bei der Planung, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen jonglierte das Team mit mehreren Plattformen und Anbieter, die allesamt ihre eigenen Buchungsprozesse und Regularien mitbrachten. Last-Minute-Buchungen verkomplizierten den Prozess zusätzlich, besonders mit Blick auf Kosten und Genehmigungen. Ohne eine zentrale Plattform und automatisierte Prozesse führte insbesondere die Verwaltung kurzfristiger Reisen zu noch mehr manuellen Aufgaben und Buchungen, die weder budget- noch richtlinienkonform verliefen.
- Das Tracking von Reisekosten und -gewohnheiten wurde zur Herausforderung. Mit dem Einzugsgebiet und dem Kundenportfolio des Unternehmens wuchs auch die Anzahl der Geschäftsreisen schnell an, was wiederum zu steigenden Kosten führte. Die Abwicklung erfolgte über verschiedene Tools, Abrechnung und Rückerstattungen wurden manuell durchgeführt.
Mit TravelPerk zu automatisierten Workflows & budgetkonformen Reisebuchungen
Bevor wir TravelPerk nutzten, verbrachte unser Backoffice-Team etwa 70 % seiner Zeit mit der Verwaltung von Geschäftsreisen. Jetzt können die Reisenden selbständig das buchen, was sie möchten und was sich am besten mit ihren Bedürfnissen deckt. Das ist viel besser – und viel einfacher.
Tereza DuroňováWorkplace Managerin, Creative Dock
Wir haben die Kosten unter Kontrolle. Wir können separate Budgets für die einzelnen Projekte festlegen und sie den jeweiligen Kostenstellen zuordnen. Alle relevanten Daten werden automatisch erhoben – eine einfache Analyse reicht, um eventuelle Schwachstellen im Genehmigungsprozess zu identifizieren.
Ondřej HlostaFinanzcontroller, Creative Dock
Mehr Zeit für das Wesentliche – dank Selbstbuchungen, Budgettracking & Co.
Schnellere, einfachere und günstigere Buchungen
Alle Reisekosten fest im Griff
Geschäftsprozesse synchronisieren und Lieblingstools integrieren
TravelPerk-Funktionen, von denen Creative Dock profitiert
- Automatisierte Freigabeprozesse
- Selbstbuchungsoption für mehr Autonomie
- Kostenstellenspezifische Budgets für ein verbessertes Reisekostentracking
- Nahtlose Synchronisation mit internen Daten und Systemen
- Integration des HR-Tools für eine automatisierte Benutzerverwaltung
- Erweiterte Berichte für Echtzeit-Einblicke
- GreenPerk für die Überwachung und den Ausgleich des CO2-Fussabdrucks
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