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Präziser Überblick und weniger Aufwand
Endiprev ist ein internationaler Dienstleister für Windenergieanlagen mit insgesamt acht Niederlassungen in Europa und den USA. Das Unternehmen bietet spezialisierte Dienstleistungen für die Wartung, Prüfung und Inbetriebnahme von Windturbinen und Windenergieanlagen weltweit an – sowohl Onshore als auch Offshore. Daher sind Geschäftsreisen ein fester Bestandteil des täglichen Geschäfts.Da fast alle Mitarbeiter:innen des Unternehmens häufig auf Reisen sind, suchte Endiprev nach einer Möglichkeit, diese große Gruppe von Reisenden effektiver zu verwalten sowie Zeit bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen zu sparen. Auch Nachhaltigkeit spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen, weshalb sie ein Tool suchten, das genaue Informationen für ESG- und Nachhaltigkeitsberichte in Bezug auf Reisen liefert. Mit TravelPerk hat Endiprev die ideale Plattform gefunden, die all das abdeckt.
Spezialisierte Dienstleistungen auf der ganzen Welt
Endiprev ist in über 35 Ländern tätig und unterstützt die Betreiber von Windenergieanlagen mit seiner Expertise. Aufgrund der Aktivitäten im Bereich der Wartung und Inbetriebnahme von Windenergieanlagen sind Geschäftsreisen für das Unternehmen unerlässlich. Ein großer Teil der Reisen von Endiprev sind Entsendungen von Ingenieur:innen und Spezialist:innen, die Kunden direkt vor Ort mit Rat und Tat zur Seite stehen.Neben den kundenbezogenen Reisen gibt es auch zahlreiche interne Geschäftsreisen, da die Mitarbeiter:innen der Büros und des Supports regelmäßig zwischen den verschiedenen Niederlassungen von Endiprev hin- und herreisen.Unabhängig von der Abteilung sind Geschäftsreisen also ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenstätigkeit:
TravelPerk wird verwendet, um die notwendigen Reisen für den Zugang zu allen Endiprev-Projekten zu gewährleisten, um enge Kontakte mit Kunden zu ermöglichen und um an Veranstaltungen im Windsektor teilzunehmen.
- André Pereira, COO, Endiprev Group
Der Wunsch nach Übersichtlichkeit und Effektivität
Bevor Endiprev seine Geschäftsreisen mit TravelPerk verwaltete, nutzte das Unternehmen viele verschiedene Plattformen, um Reisen zu buchen – darunter Online-Suchmaschinen, lokale Reisebüros und Direktbuchungen. Angesichts der großen Anzahl an Reisenden und der unterschiedlichen Buchungen verlor das Mobilitäts- und Logistikteam des Unternehmens, das für die Reisen verantwortlich war, schnell den Überblick.
Es war eine ziemliche Herausforderung, alle Buchungen einer so dynamischen Gruppe wie der unseren auf mehreren Plattformen zu verwalten. Das hat Zeit, Ressourcen und Budget gekostet.
- _Carla Gabriel, Logistik-Managerin, Endiprev_
Auch die Kommunikation zwischen Verantwortlichen und Reisenden war zeitaufwendig, umständlich und wenig effektiv. Darüber hinaus hatte auch die Finanzabteilung des Unternehmens Probleme mit der Abrechnung der Reisen. „Wir hatten das Gefühl, dass wir unsere interne Effizienz verbessern und optimieren mussten, und zwar nicht nur im Hinblick auf das Reisemanagement, sondern auch auf die Kostenverwaltung“, sagt Carla Gabriel.
Um das Geschäftsreisemanagement und alle damit verbundenen Aktivitäten neu zu organisieren, entschied sich das Unternehmen 2020 dazu, seine Geschäftsreisen fortan mit TravelPerk zu managen.
Geschäftsreisen und Finanzen einfach verwalten
Seit Endiprev TravelPerk nutzt, hat sich im Reisemanagement des Unternehmens viel getan. Büroangestellte können nun selbstständig Reisen buchen – einfach und gemäß den in der Plattform hinterlegten Richtlinien. Die Gruppenbuchungsfunktion ermöglicht es dem Logistik- und Mobilitätsteam von Endiprev, Reisen für größere Gruppen schnell und unkompliziert zu arrangieren und zu buchen, was besonders für die reisenden Ingenieurteams unerlässlich ist. Da nun alle Aspekte der Geschäftsreisen zentral auf einer einzigen Plattform verwaltet werden können, behalten sowohl Reisende als auch Manager:innen den Überblick – sei es bei der Suche nach Reisedaten oder der Einsicht in alle aktuellen Reisen.Dank der Integrationen mit verschiedenen Finanzsoftwares und einem einfachen und effektiven Genehmigungsprozess für jede Kostenstelle profitiert auch das Finanzteam, das jetzt alle Reisen korrekt und schnell abrechnen kann. Das erspart sowohl den Reisenden als auch den Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung eine Menge Stress und Zeit bei der Buchung von Geschäftsreisen.Auf die Frage, wer in der Organisation von TravelPerk profitiert, sagt Clara Gabriel:
Zum einen erhalten die Reisenden einen direkteren und schnelleren Zugang zu allen ihren Reisen. Außerdem kann unser Mobilitätsteam alle Gruppenbuchungen effizient verwalten. Und schließlich kann unsere Finanzabteilung eine genauere Analyse der tatsächlichen Kosten unserer Geschäftsreisen durchführen.
- _Carla Gabriel, Logistik-Managerin, Endiprev_
Für flexibleres und umweltfreundlicheres Reisen
Da Geschäftsreisen ein fester Bestandteil der Unternehmenstätigkeit sind, hat sich Endiprev der Nachhaltigkeit verschrieben. Mit TravelPerk stellt das Unternehmen nicht nur sicher, dass die Budgets bei der Buchung von Reisen eingehalten werden, sondern auch, dass die ESG- und Nachhaltigkeitsrichtlinien befolgt werden.Dank der detaillierten Nachhaltigkeitsberichte von TravelPerk behält das Unternehmen den Überblick über seine Umweltauswirkungen. „Die Nachhaltigkeitsberichte bieten einen zusätzlichen Nutzen, insbesondere für Unternehmen wie unseres, die aktiv nach Möglichkeiten der Nachhaltigkeit auf globaler Ebene suchen“, sagt José Pedro Sousa, EHS-Manager bei Endiprev.Dank GreenPerk, der TravelPerk-API für umweltfreundliches Reisen, kann Endiprev nicht nur seinen CO₂-Fußabdruck genau verfolgen, sondern auch die Kohlenstoffemissionen für Geschäftsreisen direkt ausgleichen. Allein im Jahr 2023 hat das Unternehmen mit GreenPerk 2.168.746 kg CO₂ kompensiert.
Die Möglichkeit, den CO₂-Fußabdruck nach Reisemethode zu verfolgen und automatisch über alle Abläufe und Dienstleistungen hinweg auszugleichen, ist unglaublich nützlich.
- José Pedro Sousa, EHS Manager, Endiprev
Bei der großen Anzahl an Reisen, die die Mitarbeiter:innen von Endiprev unternehmen, kann viel schief gehen und es kommt immer wieder zu spontanen Planänderungen. Als Endiprev Reisen noch bei verschiedenen Dienstleistern buchte, waren Stornierungen oft kompliziert und teuer. Mit FlexiPerk hat das Unternehmen nun eine Lösung gefunden, die es ermöglicht, Reisen einfach zu stornieren und bis zu 80 % der Kosten erstattet zu bekommen. So bleiben Reisende flexibel und können ihre Pläne jederzeit anpassen, egal wo sie sich befinden. So erhielt Endiprev dank FlexiPerk rund 66.000 € an Erstattungen für nicht erstattungsfähige Buchungen im Jahr 2023 zurück.
Zuverlässiges Travel Management für ein zuverlässiges Unternehmen
Endiprev unterstützt Windenergiebetreiber in aller Welt dabei, ihre Anlagen sicher und rentabel zu betreiben. Dazu müssen sich Kunden stets auf die Spezialisten des Unternehmens verlassen können und sicher sein, dass sie vor Ort sind, wenn es darauf ankommt. Mit TravelPerk hat Endiprev einen zuverlässigen und anpassungsfähigen Partner für sein Travel Management gefunden, um Geschäftsreisen bestmöglich zu organisieren – einfach, sicher und flexibel.
Mit TravelPerk haben wir einen Partner gefunden, der unseren Verbesserungsvorschlägen gegenüber aufgeschlossen ist und stets bestrebt ist, die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Sie arbeiten kontinuierlich daran, ihr Produkt und ihre Dienstleistungen so zu verbessern, dass sie unseren internen Bedürfnissen auf die effizienteste und profitabelste Weise entsprechen.
- _Carla Gabriel, Logistik-Managerin, Endiprev_
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