Vicki Framsted, Senior Finance Manager at Fieldin

Fieldin

4globale Standorte
78Mitarbeiter
Landtechnik
140
Fresno, Kalifornien, USA

Wie Fieldin nach dem Wechsel zu TravelPerk eine fast 100%ige Einhaltung der Reiserichtlinien erreichte

Verbesserung des Geschäftsreiseprozesses für das Fieldin-Team

Fieldin unterstützt Landwirte, die hochwertige Nutzpflanzen anbauen, bei der Digitalisierung ihrer Abläufe und um die Effizienz zu steigern. Durch die Nutzung von Daten aus intelligenten Sensoren, die an den vorhandenen Geräten installiert sind, ermöglicht Fieldin seinen Kunden, Aktivitäten zu verfolgen und auf einfache Weise verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.
Da Fieldin bei seiner Arbeit direkt mit den Kunden zusammenkommt, um sicherzustellen, dass alles reibungslos und effektiv funktioniert, sind Reisen ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsmodells. Jahrelang war der Reisebuchungsprozess jedoch nicht für die Unterstützung dieses praxisorientierten Ansatzes optimiert.
Vicki Framsted, Senior Finance Managerin bei Fieldin, hat viele wertvolle Beiträge für das Unternehmen geleistet, u. a. die Verbesserung des Prozesses für Reisen durch die Überprüfung und Aktualisierung des vorhandenen Reisemanagementprogramms. Mit der vorherigen Plattform, Navan, war der Prozess verwirrend und zeitaufwändig. Die Reisenden mussten zunächst einen Reiseantrag in Navan erstellen, der dann zur Genehmigung an Vicki geschickt wurde. Sie verbrachte Stunden damit, das Programm zu überwachen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen sich an die Richtlinien hielten.
Vicki war frustriert und wusste, dass es einen besseren Weg geben musste. Sie schlug Fieldin vor, die Softwareplattform für das Reisemanagement zu wechseln. Das Unternehmen entschied sich für den Wechsel zu TravelPerk - und war von den Ergebnissen begeistert.

Einführung von TravelPerk mit einer HiBob-Integration

Die Einführung von TravelPerk verlief schnell und nahtlos. Fieldin integrierte TravelPerk einfach in seine HR-Lösung, die HiBob HR-Plattform, die die Übertragung relevanter Personalinformationen automatisierte, ohne dass eine CSV-Datei hochgeladen werden musste.
Vicki leitete die Implementierung mit Hilfe von Will Haley, dem Senior Implementation Specialist von TravelPerk. Anschliessend übergab sie die Integration an den HR-Direktor von Fieldin, der die Aufgabe mit der Unterstützung von TravelPerk in kürzester Zeit erledigen konnte.
„Ich habe sie einfach zu einer Administratorin gemacht und ihr die Anleitung, die Will mir gab, geschickt, und sie hatte es in fünf Minuten erledigt, und dann waren wir fertig!“
Vicki Framsted- Senior Finance Manager bei Fieldin

Jede Woche werden Stunden an wertvoller Zeit gespart

Die automatisierten Richtlinien von TravelPerk haben bei Fieldin alles verändert. Vorgänge, die früher Stunden dauerten, werden jetzt in wenigen Minuten erledigt.
Als Leiterin von vier Niederlassungen weltweit hatte Vicki früher Schwierigkeiten, Genehmigungen über Zeitzonen hinweg zu koordinieren und mit Personaländerungen Schritt zu halten. Wenn Mitarbeiter:innen versuchten, Reisen ausserhalb von Vickis Bürozeiten zu buchen, mussten sie am Ende selbst buchen und auf die Erstattung durch eine andere Plattform warten. Jetzt können die Reisenden mit TravelPerk völlig selbstständig buchen.
„TravelPerk geht wirklich viel weiter in die Tiefe als das, was wir bisher kannten. Es spart unseren Reisenden Zeit und ist effizienter. Wir alle haben eine Menge zu tun, und die Buchung einer Reise sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Und das tut es auch nicht.“
Vicki Framsted- Senior Finance Manager bei Fieldin

Nahtlose Buchung mit automatisierten Richtlinien

Da die Reisenden von Fieldin ständig unterwegs sind, ist ein reibungsloser Buchungsprozess ein Muss. Mit TravelPerk gibt es kein Hin und Her - die Mitarbeiter:innen können jederzeit suchen und buchen. Und da die Reiserichtlinien in die Plattform integriert sind, hat Fieldin eine fast 100%ige Compliance erreicht.
Reiseadministrator:innen können Reisedaten oder andere Details sofort ändern. Wenn ein Reisender einen kleinen Fehler macht, z. B. die falsche Abteilung auswählt, kann Vicki dies einfach ändern, bevor sie die Reise genehmigt.
„Supereinfach, jedes Mal weniger als zwei Minuten. Und dass ich das von meinem Telefon aus machen kann? Noch besser. Ich liebe es!“
Vicki Framsted- Senior Finance Manager bei Fieldin

„Wahnsinnige Kosteneinsparungen“ und ein „nahezu perfektes“ Reiseinventar

Durch den Wechsel zu TravelPerk spart Fieldin nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Geld. Anstatt für jede Reise den gleichen Pauschalbetrag zu bezahlen, zahlen sie eine einzige monatliche Gebühr plus einen kleinen Prozentsatz des Reisepreises. Die unkomplizierten Preispläne von TravelPerk machten einfach Sinn.
„Ich habe einen Kostenvergleich angestellt, was wir in einem Zeitraum von 12 Monaten ausgegeben haben, was wir an Reisegebühren gezahlt haben und was wir gezahlt hätten, wenn wir TravelPerk die ganze Zeit über genutzt hätten. Die Kosteneinsparungen waren wahnsinnig. Zehntausende von Dollar.“
Vicki Framsted- Senior Finance Manager bei Fieldin
TravelPerk ist nicht nur kosteneffektiv, sondern bietet mit Funktionen wie Reisemanagement-Berichten und Sorgfaltspflichten auch einen echten Gegenwert für das Geld. Als der CFO von Fieldin nach den Reisekosten fragte, konnte Vicki die benötigten Daten problemlos über die Plattform abrufen. Sie schätzt es auch, dass sie nachverfolgen kann, wo sich ihre Mitarbeiter:innen während ihrer Reisen aufhalten, dass sie den Concierge-Service nutzen kann, um eine Buchung anzufordern, und dass sie weiss, dass die Reisenden unabhängig von ihrer Zeitzone rund um die Uhr Zugang zum Support haben.
„Die Gewissheit, dass es im Hintergrund jemanden gibt, der meinen Platz einnehmen kann, unabhängig davon, ob ich verfügbar bin oder nicht, macht alles so viel einfacher.“
Vicki Framsted- Senior Finance Manager bei Fieldin
Fieldin bucht jetzt fast alle seine Reisen über die TravelPerk-Plattform. Sie haben festgestellt, dass unser branchenführendes Inventar mehr als ausreichend ist, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen, und Vicki nennt es „nahezu perfekt“.

Herzlicher, freundlicher und individueller Service

Die Mitarbeiter:innen von TravelPerk haben Fieldin bei jedem Schritt des Weges in Sachen Reisemanagement unterstützt. Die Teams haben eine grossartige Beziehung entwickelt, und die Mitarbeiter:innen von Fieldin können sich jederzeit an TravelPerk wenden, wenn sie Hilfe benötigen.
Als Vicki auf ein Problem mit der HiBob-Integration stiess, konnte sie gleich am nächsten Tag mit Will Haley, ihrem Implementierungsspezialisten, telefonieren. Innerhalb von fünf Minuten hatten sie eine Lösung gefunden. Auch der ihr zugewiesene Kundenbetreuer, Ben Savage, und der Vertriebsmitarbeiter, Sam Markowitz, waren sehr hilfsbereit und geduldig.
„Alle waren richtig toll, einfach fantastisch." Ich habe dem Team Care-Pakete mit einem Haufen Fieldin-Materialien geschickt, weil alles so gut lief. Der Übergang war einfach nahtlos. Es war nicht schwierig für unsere Mitarbeiter:innen, es war nicht schwierig für mich, es war einfach Plug-and-Play.“
Vicki Framsted- Senior Finance Manager bei Fieldin
Insgesamt hat der Wechsel zu TravelPerk für Fieldin eine Menge Früchte getragen. Von Kosteneinsparungen bis hin zu einer besseren Erfahrung für die Reisenden haben sich die Geschäftsergebnisse verbessert und das Tagesgeschäft reibungsloser gestaltet. Vicki scherzt sogar: „Ich sollte mir vielleicht ein TravelPerk-Tattoo stechen lassen, weil ich es so sehr liebe!“

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