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Wie Fujifilm mit TravelPerk modernes Reisemanagement einsetzt
Die Herausforderung: Verwaltung der Reisen von 3.000 Mitarbeiter:innen mit komplizierten Tools und zeitaufwändigen Prozessen
- Unterschiedliche Prozesse für unterschiedliche Einheiten
- „Wir mussten das Reisebüro anrufen und E-Mails schreiben, um Buchungen für die reisenden Mitarbeiter vorzunehmen. Die Mitarbeiter konnten aber auch das Online-Buchungstool des Reisebüros nutzen, um selbst zu buchen“, sagt Lydia de Kousemaeker, Strategischer Einkäufer und Travel Manager bei Fujifilm Europe B.V.
- Das Buchungstool des Reisebüros war nicht benutzerfreundlich
- Das Online-Buchungstool der Agentur war übermässig kompliziert und nicht benutzerfreundlich. Außerdem enthielt es eine Menge unintuitiver Funktionen, die Fujifilm bei jeder Buchung nutzen musste.
- Es war zeitaufwändig, Informationen über die Mitarbeiter zu sammeln.
- Die Erstellung von Profilen in Reise- und Spesenmanagement-Tools für neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter von übernommenen Unternehmen in mehreren europäischen Niederlassungen war extrem zeitaufwändig.
Nahtlose Integrationen, zentralisierte Buchungen und ein hervorragender Kundendienst sind die Rettung
„Die Reisenden können ihre eigenen Reisen buchen und alles selbständig erledigen. Früher hatten wir immer einen Reiseantrag, der ausgefüllt werden musste, bevor man über die Plattform die eigentliche Buchung vornehmen konnte. TravelPerk spart uns eine Menge Zeit, weil jetzt alles in einem Schritt erledigt wird. Das ist ein großer Vorteil für die Buchenden und die Reisenden. Ausserdem sind die Genehmigungen wirklich benutzerfreundlich und schnell.“
Lydia de Kousemaeker- Strategic Buyer and Travel Manager - Fujifilm Europe B.V..
Mit der Selbstbuchung von Reisenden, optimierten Integrationen und Reporting-Tools kann sich Fujifilm auf strategische Aufgaben konzentrieren
- Einfache und nahtlose Integrationen haben den Zeitaufwand für die Erstellung neuer Mitarbeiterprofile halbiert
- Die Integration mit Mobilexpense und ®Workday hat eine der zeitaufwändigsten Aufgaben von Lydia gestrafft. Sie berichtet: „Die Integration mit ®Workday spart uns viel Zeit bei der Profilerstellung - ich schätze, dass sich unser Arbeitsaufwand um 50 % verringert hat.“
- Die Verwaltung von Reisen über mehrere Büros und für zahlreiche Mitarbeiter ist viel einfacher geworden
- Lydia berichtet: „Als Administratorin kann ich so viele Dinge selbst erledigen, anstatt auf die Hilfe eines Kundenbetreuers zu warten. TravelPerk hilft uns wirklich bei der Standardisierung von Richtlinien und Genehmigungsprozessen. Und die Tatsache, dass jeder den gleichen Zugang zum Inventar hat, ist ein eindeutiges Plus.“ Sie erwähnt auch, wie TravelPerk nicht nur ihre Rolle, sondern auch die Buchungserfahrungen der Mitarbeiter aufgewertet hat. Sie sagt: „TravelPerk hat einen grossen Mehrwert geschaffen, weil ich viel weniger Beschwerden habe, was gut ist - denn dann kann ich meine Zeit für andere, strategischere Dinge nutzen.Ausserdem schätzen die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, sowie die Benutzerfreundlichkeit der Plattform. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage bewerteten sie TravelPerk mit 8 von 10 Punkten, was wirklich gut ist!“
- Fujifilm hat einen Reisepartner gewonnen, auf den sie sich wirklich verlassen können
- Neben den reibungsloseren und einfacheren Buchungsprozessen erklärt Lydia, wie TravelPerk zu einem unschätzbaren Reisepartner geworden ist. Sie berichtet: „Wir hatten einen so guten Implementierungsmanager. Wir hatten noch nie einen so reibungslosen Implementierungsprozess. Ich bin auch sehr zufrieden mit unserem Kundenbetreuer, der sehr schnell antwortet und uns super unterstützt.“Fujifilm würdigt auch das Engagement von TravelPerk, seinen Kunden zuzuhören. Lydia sagt: „Es ist wirklich bemerkenswert. Wir sehen, dass sich im Hintergrund eine Menge tut, weil all diese neuen Änderungen oder Funktionen kommen, was wirklich schön ist. Und das habe ich bei anderen Plattformen oder Anbietern nicht erlebt.“
TravelPerk-Funktionen, die es Fujifilm ermöglichen, Geschäftsreisen einfach zu verwalten
- Eine zentralisierte Plattform zur Selbstbuchung für die Autonomie der Reisenden
- Nahtlose Integrationen mit HR- und Spesensystemen
- Erweiterte Berichte für detaillierte Einblicke
- Zugang zu einem hervorragenden Kundenbetreuungsteam
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