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Wie GMG EnviroSafe mit TravelPerk die Selbstbuchung der Mitarbeiter:innen und die Finanzkontrolle erfolgreich in Einklang bringt
Verwaltung eines hohen Geschäftsreiseaufkommens ohne zentrale Ausgabenkontrolle
- Keine Einsicht in Buchungen, die mit separaten Kreditkarten vorgenommen wurden
- „Wir verließen uns darauf, dass die Reisenden den „finanziellen Teil“ erledigten – es würde Tage dauern, um sich abzustimmen, Quittungen abzuheften und zu bestätigen, dass die Hotels ordnungsgemäß gebucht waren“, sagt Ryan Sumblin, Leiter der Buchhaltung bei GMG EnviroSafe. Die Mitarbeiter:innen buchten ihre Reisen mit verschiedenen Kreditkarten, so dass es unmöglich war, auf oberster oder unterster Ebene einen Überblick darüber zu erhalten, wie viel das Unternehmen für Reisen ausgab – bis die Rechnungen auf Ryans Schreibtisch landeten.
- Unflexible Reisekosten und überfordernde manuelle Prozesse
- Die Reiserichtlinie des Unternehmens sah eine Obergrenze für Flugkosten von 600 $ und für Übernachtungen von 250 $ pro Nacht vor. Da die Mitarbeiter:innen im ganzen Land unterwegs sind und die Preise von Ort zu Ort variieren, bedeuteten diese Obergrenzen, dass sie nicht die Flexibilität hatten, die Reisekosten niedrig zu halten.Gleichzeitig wies Ryan darauf hin, wie schwierig es ohne Automatisierung war, komplizierte Reisekosten zu verfolgen – zum Beispiel, wenn Mitarbeiter:innen zu mehreren Zielen reisten.
- Gleichgewicht zwischen Mitarbeiterautonomie und Buchführungskontrolle
- „Wir sind stolz darauf, jungen Menschen, die neu im Berufsleben stehen oder gerade ihr Studium abgeschlossen haben, Möglichkeiten zu bieten, und wir haben allen unseren Mitarbeiter:innen eine Firmenkreditkarte zur Verfügung gestellt, mit der sie ihre Reisen selbst buchen können“, sagt Ryan.„Ich wollte ihnen dieses Gefühl der Selbstverantwortung nicht nehmen, denn ich habe wirklich das Gefühl, dass sie dadurch gestärkt werden“, fährt er fort. Allerdings wurde es von Tag zu Tag schwieriger, die Kosten im Auge zu behalten und einen effizienteren Weg für die Verwaltung von Buchungen und Ausgaben zu finden.
Die Plug-and-Play-Plattform von TravelPerk kombiniert mit einem hervorragenden Kundenservice: Das ideale Erfolgsrezept für ein Reisemanagementprogramm, das Ihnen die Arbeit abnimmt
„Es gibt eine Vielzahl von Reisemöglichkeiten. Wenn die Leute nichts auf TravelPerk finden, dann sind sie einfach nicht ans Reisen gewöhnt, weil es wirklich einfach ist.“
Ryan Sumblin- Head of Accounting bei GMG EnviroSafe
Die Mitarbeiter behalten ihre Autonomie, während das Buchhaltungsteam die Kontrolle über ihre Arbeitsbelastung zurückgewonnen hat.
- Enorme Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands
- Die Automatisierungen von TravelPerk haben GMG EnviroSafe geholfen, den zunehmenden manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. „Ich habe bereits andere Reiseplattformen verwendet, und die Implementierung war sehr viel mühsamer. TravelPerk war meiner Meinung nach wirklich einfach zu integrieren und zu implementieren“, sagt Ryan. Er führt weiter aus: „Jetzt genehmigt der Teamleiter jeder Abteilung die Buchungen seines Teams. Genehmigungen sind nur noch für kurzfristige Reisen, außerhalb des Budgets oder außerhalb der Richtlinien erforderlich. Andernfalls können sie einfach loslegen und die Reise buchen, was Kosteneinsparungen mit sich bringt, und die Vorgesetzten werden lediglich benachrichtigt“.
- Verbessertes Reiseprogramm mit datengesteuerten Erkenntnissen
- Die Festlegung dynamischer Budgets für Reiserichtlinien hilft beim Umgang mit schwankenden Kosten, saisonalen Preisänderungen und unterschiedlichen Tarifen der Anbieter. „Dynamische Budgets haben alle Beteiligten versierter gemacht, vor allem bei all den Optionen, die das große Angebot bietet“, sagt Ryan.Er fügt hinzu: „Aus finanzieller Sicht war es mein Ziel, als sehr kleines Buchhaltungsteam so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren und die schwierige Arbeit von den Berichterstattungsfunktionen der Plattformen erledigen zu lassen.“
- Mehr Autonomie für Reisende, optimierte Ausgabenverfolgung und Finanzmanagement
- Vor TravelPerk brauchte das Buchhaltungsteam Tage, um die Ausgaben abzugleichen. „Jetzt kann ich den Prozess in drei Stunden erledigen, was enorm wichtig ist, da ein Großteil unserer Ausgaben reisebezogen ist. TravelPerk hat es so viel einfacher gemacht“, sagt Ryan.Auch bei den Reisekosten konnten sie erhebliche Einsparungen erzielen. „Seit wir TravelPerk eingeführt haben, haben wir definitiv eine Menge Geld gespart. Diese Einsparungen machen sich schon seit Monaten in unserer Gewinn- und Verlustrechnung bemerkbar“, sagt Ryan. Während die Mitarbeiter:innen mit der Selbstbuchungsplattform immer noch über Autonomie verfügen, hat das Buchhaltungsteam die Kontrolle über Genehmigungsrichtlinien und Arbeitsabläufe zurückgewonnen.
TravelPerk-Funktionen, die GMG EnviroSafe viel Zeit und Geld sparen
- Dynamische Budgets
- Eine Plattform zur Selbstbuchung
- Automatisierte Genehmigungen und Prozesse
- TravelPerk Events
- Nahtlose Integration mit Expensify
- Detaillierte Berichte
- „Plug and Play"-System
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