Wie Helexia TravelPerk nutzt, um den Übergang zu grüner Energie auf der ganzen Welt zu erleichtern

Helexia wollte expandieren, ohne an Tempo zu verlieren

Helexia bietet eine Reihe von Dienstleistungen an, um seine Kunden bei der Umstellung auf erneuerbare Energien zu unterstützen. Dazu gehören Energieaudits, die Umsetzung von Photovoltaik-Projekten, Energiemanagement und die Wartung von Anlagen. Unternehmen können die Lösungen von Helexia nutzen, um ihren CO2-Fussabdruck zu verringern und ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

In ihrer Mission, Unternehmen auf der ganzen Welt dabei zu helfen, energieeffizienter zu werden, müssen die Mitarbeiter:innen von Helexia oft reisen. Das Unternehmen ist bereits in 10 Ländern vertreten und expandiert kontinuierlich in weitere.

Mit dem Wachstum von Helexia musste das Unternehmen leider feststellen, dass sein Partner für das Reisemanagement seine Anforderungen nicht mehr erfüllen konnte. Der Partner war nicht an genügend Standorten tätig, und der Bestand und die technischen Möglichkeiten reichten nicht mehr aus.

Angesichts des bevorstehenden Wachstums des Unternehmens wusste das Team von Helexia, dass es Zeit für eine Veränderung war.

Ein intelligenter Ansatz für Geschäftsreisen für Helexia

Als Helexias früheres Reisemanagementunternehmen einseitig beschloss, die Zahlungsmethode zu ändern, entschied man sich für einen neuen Anbieter: TravelPerk.

TravelPerk half Helexia, sein Reisemanagementprogramm weiterzuentwickeln und auf die nächste Stufe zu heben. Das Unternehmen hat jetzt Reiserichtlinien eingeführt und seine Prozesse automatisiert, während es gleichzeitig von TravelPerks Reporting-Tools, dem umfangreichen Reisebestand und den Sorgfaltspflichtfunktionen profitiert.

Zeit sparen und gleichzeitig die Kontrolle über die Kosten gewinnen

Mit TravelPerk konnte Helexia sein Reisemanagement über mehrere Länder hinweg vereinheitlichen. Durch die Automatisierung und Rationalisierung ihrer Buchungs- und Genehmigungsprozesse und die Gewinnung neuer Erkenntnisse durch das TravelPerk-Reporting konnte das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen.

„Unsere Situation hat sich weiterentwickelt, und jetzt wird das Tool überall eingesetzt. Der ROI ist also eindeutig hoch.“

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer bei Helexia

Sofortiger Zugang zu interessanten Erkenntnissen

Für das Team von Helexia ist es ein Leichtes, mit der detaillierten Berichtsfunktion von TravelPerk verwertbare Einblicke und Daten zu ihrem Reiseverhalten zu erhalten. Sie nutzen diese Funktion, um ihre Reiserichtlinien zu optimieren und so Kosten zu sparen.

TravelPerk bietet erweiterte Reise- und Spesen-Dashboards für sofortige, flexible Berichte. Die Benutzer können die Daten nach Personen, Transportart, Buchungsart, Stornierungen, erstattungsfähiger Mehrwertsteuer und mehr aufschlüsseln. Sie können dann problemlos Warnmeldungen planen und Berichte exportieren, um einen klaren visuellen Überblick über die Reiseausgaben zu erhalten.

„Bei der Umsetzung und Formalisierung unserer Reiserichtlinie verschaffte uns die Berichtsfunktion aktuelle Einblicke in die Hotelausgaben an verschiedenen Standorten und half uns, uns realistisch an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen.“

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer bei Helexia

Automatisierung von Prozessen für ein reibungsloses Erlebnis

Helexia suchte nach einer modernen technischen Lösung, die die manuelle Arbeit bei der Verwaltung von Geschäftsreisen überflüssig macht. TravelPerk lieferte die Antwort.

Mit Hilfe der Software hat Helexia einen automatisierten Reisegenehmigungsprozess geschaffen - die Hauptfunktion, nach der das Unternehmen beim Wechsel von der vorherigen Plattform suchte. Jetzt können die Entscheidungsträger Reisen ganz einfach über Benachrichtigungen oder per E-Mail genehmigen oder ablehnen.

Die Mitarbeiter können ihre Reisen auch selbständig verwalten oder ändern und direkt aus dem umfangreichen Bestand von TravelPerk buchen. Integrierte Funktionen wie TravelPerks Sorgfaltspflicht und Risikomanagementlösungen machen Geschäftsreisen von Anfang bis Ende einfach.

Einfache Einrichtung und Unterstützung

Die anfängliche Einrichtung von TravelPerk war einfach und geradlinig. Später entschied sich Helexia für eine erweiterte Synchronisierung mit Benutzern, Kalendern, Kostenstellen, Buchhaltung und der Lucca HR-Software. Sie konnten dies mit der offenen API von TravelPerk erreichen.

Die Plattform wird vom IT-Team von Helexia verwaltet, wobei Travel Manager und Büroleiter auf der ganzen Welt als lokale Ansprechpartner fungieren. Das Unternehmen fühlte sich von den TravelPerk-Kundenbetreuern während des Implementierungsprozesses sehr gut unterstützt, insbesondere bei der Integration ihrer juristischen Personen. Sie schätzten auch die Empfehlungen von TravelPerk zu Richtlinien und Genehmigungen, da dieses Thema für sie neu war.

Obwohl das Helexia-Team eine autonome Einrichtung hatte, konnte es problemlos Hilfe von TravelPerks Kundenbetreuern erhalten. Jetzt erhalten sie Unterstützung von der Kundenbetreuung, wenn auf einer Reise Probleme auftreten. Manchmal sind die Mitarbeiter von TravelPerk sogar noch weiter gegangen, um ein Problem zu lösen.

„Wir hatten eine Flugstornierung für einen unserer Mitarbeiter, der in Brasilien festsass, also rief ich unseren Kundenbetreuer an. Obwohl TravelPerk für nichts verantwortlich war, hat der Kundenbetreuer trotzdem versucht, mir zu helfen und mich in dieser Situation zu beraten.“

Gaëtan Costa-Mula- Group Chief Digital, Technology & Organization Officer bei Helexia

Heute nutzen über 50 % der Mitarbeiter von Helexia TravelPerk. Sie freuen sich darauf, zu sehen, wie das Inventar von TravelPerk mit der Weiterentwicklung der Plattform um weitere Standorte wächst.