Wie TravelPerk die Geschäftsreisen für das EEMEA-Team von Werfen revolutionierte

Das Team war es leid, sich auf die manuelle Verwaltung von Geschäftsreisen zu verlassen, und suchte nach einer Möglichkeit, diese mit der neuesten Technologie zu optimieren.

Als Teil der weltweit renommierten Werfen-Gruppe entwickelt und liefert Instrumentation Laboratory S.P.A Produkte, die weltweit einen echten Unterschied machen. Sie entwickeln, bauen und implementieren Hightech-Tools, die Ärzten und Labors helfen, einige der schwierigsten Herausforderungen im Gesundheitswesen zu bewältigen. Sie unterstützen eine bessere Versorgung und genauere Diagnosen, von denen Patienten weltweit profitieren.

Im Rahmen ihrer kritischen Arbeit müssen ihre Mitarbeiter:innen reisen, um neue Geräte zu installieren, an Konferenzen teilzunehmen, um die neuesten Entwicklungen der Branche zu teilen und sich mit Kolleg:innen in ihren regionalen Büros in Mailand, Dubai und weltweit zu vernetzen.

Mit mehr als 50 Geschäftsreisen pro Monat war die Nutzung eines traditionellen Reisebüros herausfordernd und zeitaufwendig. Daher entschloss sich das Team, etwas anderes auszuprobieren und ihre Geschäftsreisen mit einer Reisemanagementlösung zu optimieren.

„Vor TravelPerk haben wir ein lokales Reisebüro genutzt. Wir haben sie per E-Mail kontaktiert, um einige Optionen zu erhalten. Es war langweilig, langwierig und überhaupt nicht kostengünstig."

Manuela Bernasconi - Commercial Operations Support Specialist

Von stressigen Arbeitsabläufen zu müheloser Autonomie

Die Umstellung auf TravelPerk bedeutete, dass die Mitarbeiter:innen nicht mehr alle Reiseanfragen über das Team für Commercial Operations Support stellen mussten. Mitarbeiter:innen konnten ihre Flüge, Hotels und Transportmittel in wenigen Minuten selbst buchen. Mit einem branchenführenden Inventar können Geschäftsreisende Optionen wählen, die ihren persönlichen Vorlieben entsprechen, während sie sich an die Unternehmensrichtlinien halten.

Manuela, Raffaella und das Team konnten die Compliance verbessern, indem sie die Reiserichtlinien des Unternehmens in den Buchungsprozess integrierten. Dieser einfache Prozess gab dem EEMEA-Team Autonomie bei der Planung ihrer Reisen und sparte Zeit und Geld dank der automatisierten Genehmigungsworkflows von TravelPerk.

TravelPerk ermöglicht es beschäftigten Teams, Reisepläne sofort zu genehmigen, wobei nur Reisen gemeldet werden, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Keine Wartezeit mehr auf E-Mails von Reisebüros oder Genehmigungsstaus – mit diesem neuen System stellte Instrumentation Laboratory S.P.A fest, dass sie bei jeder Geschäftsreise Geld einsparen.

„Vor TravelPerk, durch das ständige Hin- und Herschreiben per E-Mail, stieg der Preis immer um mindestens 50 Euro."

Raffaella Airaghi- Commercial Operations Support Specialist

Neben dem Abschied von teuren Reisebürogebühren spart das Team erheblich, indem es den besten Preis in Sekunden sichert.

Verlässliche Unterstützung rund um die Uhr

Die neue, vereinfachte Reisemanagementlösung sparte jedoch auch auf andere Weise Zeit. Früher war das Operations-Team verantwortlich für die Lösung von Problemen für Geschäftsreisende. Änderungen, Beschwerden oder Stornierungen bedeuteten stundenlanges Warten in der Warteschleife.

„Es gab keinen 24/7-Kundendienst. Wir mussten immer erreichbar sein."

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Rund um die Uhr und an Wochenenden erreichbar zu sein, erwies sich als problematisch. Manuela und Raffaela waren immer in Alarmbereitschaft, um zu sehen, ob sie ein Problem bei der Geschäftsreise lösen mussten.

„Jetzt habe ich alle meine Wochenenden für mich! Das war mein Hauptziel, weil ich diese Angst nicht mehr haben konnte, wenn Leute im Ausland waren und vielleicht irgendwo stecken blieben."

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Nach dem Wechsel zu TravelPerk können ihre Geschäftsreisenden direkt Unterstützung erhalten. Mit Expertenteams, die telefonisch, per E-Mail und im Chat rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, verfügbar sind.

„Sie sind fantastisch, wirklich. Sie sind super schnell, super freundlich und bieten immer eine Lösung an."

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Bei TravelPerk streben die Kundenservicemitarbeiter:innen an, die Anfragen der Reisenden in nur 15 Sekunden zu beantworten. So kann sich das Team von Manuela und Raffaella auf andere Aufgaben konzentrieren, während TravelPerk sich um eine Lösung kümmert.

„Man kann sich auf sie verlassen und sich anderen Aufgaben widmen, während sie sich um das Problem kümmern."

Raffaella Airaghi- Commercial Operations Support Specialist

Datengetriebene Entscheidungen

Ein weiterer Vorteil, den TravelPerk bietet, ist die umfassende Berichterstattung. Das Team kann wertvolle Einblicke durch die Erhebung von Echtzeitdaten nach Reiseziel, Abteilung oder einzelnen Mitarbeiter:innen gewinnen. Die detaillierten Berichte beeindruckten sogar das Buchhaltungsteam, das die neue Arbeitsweise viel effizienter fand.

„Diese Berichtsregister sind fantastisch. Alles ist da."

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Mit mehr Zeit und Daten in der Hand hat das Team festgestellt, dass sie weitere Einsparungen erzielen könnten, indem sie Geschäftsreisen weiter im Voraus buchen.

„Wir haben gesehen, dass wir früher 26 Tage im Voraus gebucht haben, und haben entschieden, vielleicht auf 30 Tage zu erhöhen. Es wird nicht immer möglich sein, aber wir können es versuchen."

Manuela Bernasconi- Commercial Operations Support Specialist

Mit vereinfachten Geschäftsreisen wurde die Produktivität gesteigert

Von abgesagten Meetings bis hin zu verspäteten Flügen – Geschäftsreisepläne ändern sich aus vielen Gründen. Ohne die neuesten Technologien kann das Management von Geschäftsreisen und den damit verbundenen Herausforderungen eine enorme Belastung für die Zeit der Mitarbeiter darstellen. Für Manuela und Raffaella hat die Verbesserung des Unternehmensreisemanagements ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

„Ich denke, es sind 25-30% meiner Zeit, die ich spare ... aber noch mehr, wenn man die Wochenenden dazuzählt."

Manuela Bernasconi - Commercial Operations Support Specialist

Von einer Quelle ständiger Stressbelastung zu einer reibungslosen Erfahrung für alle. TravelPerk hat es den Mitarbeitern von Instrumentation Laboratory S.P.A ermöglicht, ihre Reiseplanung zu optimieren und sich auf die Revolutionierung der Gesundheitsversorgung für Tausende von Kunden zu konzentrieren.