Administrative Fähigkeiten: die wichtigsten Skills im Überblick
Was bedeutet eigentlich administrativ und welche administrativen Fähigkeiten sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen im Unternehmen mitbringen? Im Folgenden erfahren Sie, welche sozialen Kompetenzen im Berufsalltag besonders gefragt sind, und erhalten einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Skills, die in jedem Unternehmen benötigt werden – ob für die Büroorganisation, das Finanzmanagement oder die Reiseplanung.
Was sind administrative Kompetenzen?
Bei administrativen Kompetenzen geht es einerseits um konkrete Arbeitsweisen und spezifisches Wissen für das jeweilige Berufsbild. Der Beruf des Netzwerkadministrators bzw. der Netzwerkadministrator:in verlangt z. B. fundierte IT-Kenntnisse, während sich Personalverantwortliche mit Arbeitsrecht auskennen sollten. Insbesondere in den Bereichen Bürokaufmann/-frau und Verwaltungsassistenz umfassen diese Kenntnisse dabei ein breites Spektrum an Kenntnissen – von umfangreichem Fachwissen über Dokumentenmanagement bis hin zu technischem Know-how. Mindestens genauso wichtig sind aber die Soft Skills, die häufig schwer quantifizierbar sind: Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent, Zeitmanagement und Problemlösungsfähigkeiten gehören zu den wichtigsten Soft Skills von administrativem Personal. Ihre Hauptaufgaben kreisen meist darum, die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu vereinen. Administrative Fähigkeiten brauchen u. a. Personen in folgenden Berufen:Warum sind administrative Fähigkeiten wichtig – & für wen?
Administrative Fähigkeiten sind aber nicht nur für Mitarbeiter:innen in der Verwaltung relevant. Für eine gut organisierte Unternehmensstruktur ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen – von den Projektverantwortlichen über die Teamleitung bis hin zu Geschäftsführer:innen über starke administrative Skills verfügen. Darüber hinaus helfen solide Organisationsfähigkeiten und eine gute Zeitplanung sowohl im Arbeitsalltag als auch bei der Freizeitgestaltung.
Administrative Fähigkeiten für Arbeitgeber & Arbeitnehmer:innen
Für Arbeitgeber spielen administrative Fähigkeiten eine entscheidende Rolle für die effektive Führung und den Erfolg des Unternehmens. Arbeitgeber mit starken administrativen Fähigkeiten können strategisch planen, Prioritäten setzen und Ressourcen effektiv verwalten. Das umfasst u. a. die Verwaltung von Budgets, Planung von Mitarbeiterressourcen sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Insbesondere Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, da Arbeitgeber in der Lage sein sollten, klar mit ihrem Team zu kommunizieren, Aufgaben zu verteilen sowie Feedback zu vermitteln und anzunehmen. Eine transparente Kommunikation fördert ein positives Arbeitsklima und motiviert Mitarbeitende. Auch ein gutes Zeitmanagement und Projektmanagement sind wichtig, um Projekte effektiv zu planen und abzuschliessen.Für Arbeitnehmer:innen sind bestimmte Hard- und Soft Skills essenziell, damit sie ihre Aufgaben effizient erledigen können. Mitarbeiter:innen mit starken administrativen Fähigkeiten tragen ausserdem zur Verbesserung der Büroorganisation und zu einem angenehmen, produktiven Arbeitsumfeld bei.
Administrative Fähigkeiten für Assistent:innen
Administrative Tätigkeiten bilden die Hauptaufgaben von Assistent:innen. Neben der Assistenz der Geschäftsführung sind es v. a. Verwaltungsassistent:innen der verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, die das Tagesgeschäft organisieren. Gute organisatorische Fähigkeiten ermöglichen es ihnen, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Tasks übersehen werden. Dabei nutzen produktive Assistent:innen verschiedene Tools, um Prozesse wie die Arbeitszeiterfassung, Spesenabrechnung und Buchungen von Geschäftsreisen zu optimieren und so für alle Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten.Darüber hinaus helfen starke Kommunikationsfähigkeiten bei der Interaktion mit Führungskräften, Kolleg:innen, Kund:innen und externen Service-Anbietern. In ihrem Job müssen sie in der Lage sein, klare und präzise Informationen zu übermitteln und auf Anfragen schnell und professionell zu reagieren. Ausserdem erfordern die verschiedenen Berufsbilder ein hohes Mass an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, da sie häufig Zugang zu vertraulichen Informationen wie Mitarbeiterdaten haben.
Administrative Fähigkeiten ausserhalb der Arbeit
Administrative Fähigkeiten sind nicht nur im beruflichen Kontext von Vorteil, sondern auch im täglichen Leben ausserhalb der Arbeit. Sie helfen dabei, persönliche Aufgaben und Verpflichtungen zu organisieren, und können zu einer guten Work-Life-Balance beitragen. Starke organisatorische Fähigkeiten können dabei helfen, Termine und finanzielle Angelegenheiten besser zu koordinieren. Gutes Zeitmanagement ermöglicht es, Freizeitaktivitäten und persönliche Projekte neben dem Beruf in den Alltag zu integrieren, ohne in Stress zu geraten. So lassen sich bspw. Geschäftsreisen und Freizeitreisen durch eine gute Organisation und ein effizientes Zeitmanagement gemeinsam planen. Kommunikative Fähigkeiten und Strategien zur Problemlösung tragen dazu bei, Beziehungen zu pflegen und flexibel zu bleiben. Das hilft auch bei der Trennung von Job und Freizeit.
Welche administrativen Fähigkeiten gibt es?
Je nach Unternehmen verfügen Personen in administrativen Positionen über unterschiedliche Fähigkeiten. So erfordern z. B. einige Branchen und Unternehmen Kenntnisse einer bestimmten Software-Plattform, während andere Erfahrung in der Veranstaltungsplanung und -koordination verlangen.Es gibt jedoch einige allgemeine Kompetenzen, die für jede Position relevant sind. Hier sind einige Beispiele für Fähigkeiten, die häufig in den Beschreibungen von administrativen Stellen zu finden sind.
Koordinations- & Planungskompetenz
Administrative und organisatorische Fähigkeiten gehen Hand in Hand. Personen in administrativen Positionen behalten den Überblick über konkurrierende Prioritäten, indem sie in oft schnelllebigen Umgebungen multitasken. Sie unterstützen ihre Vorgesetzten auch bei der Terminplanung und anderen organisatorischen Aufgaben.Zu den häufigsten Beispielen für organisatorische Tätigkeiten gehören:Problemlösung & Entscheidungsfindung
Problemlösungsfähigkeiten beschreiben die Fähigkeit einer Person, fordernde Situationen erfolgreich zu bewältigen und Lösungen zu finden. Diese Fähigkeiten sind eine Kombination aus analytischem, kreativem und kritischem Denken sowie einem hohen Mass an Detailgenauigkeit. Personen in administrativen Rollen sollten dazu in der Lage sein, die Faktoren zu identifizieren, die ein Problem verursacht haben, und Änderungen umzusetzen, die den Prozess zukünftig vereinfachen.Die wichtigsten Problemlösungsfähigkeiten für administrative Rollen sind: - Die Fähigkeit, Probleme zu identifizieren und die beste Lösung zu finden
- Kreative Strategieentwicklung zur Problemlösung
- Selbstbewusstsein bei der Entscheidungsfindung
- Gute Kommunikation bei Problemen
Büro- & Dokumentenmanagement
Das Büro- und Dokumentenmanagement macht einen grossen Teil des täglichen Geschäfts von administrativem Personal im Unternehmen aus. Dazu gehören der Schriftverkehr und die Erstellung von Dokumenten sowie eine Reihe kaufmännischer Tätigkeiten wie die Verwaltung finanzieller Mittel. Das Büromanagement umfasst dabei auch praktische Vorgänge in den Büroräumen und das Management von Ressourcen. Diese Aufgaben fallen häufig in die Aufgabenbereiche von Bürofachkräften und Verwaltungsassistent:innen:- Verfassen und Bearbeiten von E-Mails, Briefen und anderen Kommunikationsmitteln
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
- Buchhaltung, Budgetverwaltung und Finanzberichterstattung
- Organisation von Büromaterialien und Wartung von Bürogeräten
- Pflege von Beziehungen zu Kund:innen, Lieferanten und Dienstleistern sowie Bearbeitung von Aufträgen und Bestellungen
Terminplanung & Zeitmanagement
Egal, ob für die Projektplanung, den besten Slot für ein Event oder Flugbuchungen: Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig, um sicherzustellen, dass Termine und Reservierungen eingehalten werden. Dazu gehören sowohl das eigene Zeitmanagement, also die Organisation des eigenen Kalenders, als auch die Terminplanung für Kolleg:innen und Vorgesetzte. Dazu müssen Zeitpläne abgeglichen, Prioritäten gesetzt und Arbeitsweisen für das Erledigen von Aufgaben entwickelt werden.Wichtige Fähigkeiten rund um die Terminplanung und das Zeitmanagement umfassen:- Effiziente Nutzung von Ressourcen
- Organisation und Koordination von Aufgaben
- Delegationsfähigkeiten
- Erfahrung im Umgang mit Planungstools und -software
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Technikaffinität & Software-Skills
Technikaffinität beschreibt die Fähigkeit, sich schnell und mühelos an neue technische Geräte und Anwendungen anzupassen. Das umfasst nicht nur die Bereitschaft, sich mit neuen Technologien auseinanderzusetzen, sondern auch die Fähigkeit, diese proaktiv zu nutzen, um Arbeitsprozesse zu verbessern. Zu den Anwendungen, die in unterschiedlichen Kontexten benötigt werden, gehören Office-Programme, Datenbankmanagementsysteme, Projektmanagement-Tools, Reisemanagement-Software sowie spezialisierte Tools, die für spezifische Aufgaben oder Berufsbilder relevant sind.Diese Fähigkeiten helfen Ihnen im Umgang mit neuen Tools:- Schnelle Anpassungsfähigkeit an neue Technologien
- Kenntnisse in gängigen Office-Programmen (z. B. Microsoft, Google Workspace)
- Fähigkeit zur digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit
- Erfahrung im Datenbankmanagement
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Weitere Skills für Fachpersonal
Insbesondere für Verwaltungsassistent:innen, die häufig mit der Organisation von Geschäftsreisen betraut sind, ist Erfahrung im Reisemanagement eine essenzielle Fähigkeit. Das umfasst die Planung und Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln, die Verwaltung von Reisekostenbudgets und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. Da die Organisation von Geschäftsreisen und Events häufig mit einem grossen Kompetenzgebiet einhergeht – darunter die Buchhaltung, das Finanzmanagement, Reporting und mehr – richten Unternehmen vermehrt eigene Stellen nur für die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen ein: das Travel Management.Auch die Datenanalyse ist eine zunehmend gefragte Fähigkeit in vielen Berufsbildern, bspw. für Netzwerkadministrator:innen und Personalverantwortliche. Die Kompetenz, Daten zu sammeln, zu interpretieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, kann die Arbeitsweise in vielen Bereichen des Unternehmens verbessern. Erfahrungen im Projektmanagement sind ebenfalls für Fachpersonal in vielen Bereichen wichtig, um Projekte jeglicher Grösse und Komplexität zu planen, durchzuführen und abzuschliessen.
Administrative Arbeit erleichtern – mit wertvollen Tools
Digitale Werkzeuge können Mitarbeiter:innen bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben unterstützen, u. a. beim Reisemanagement: Das All-in-one-Tool von TravelPerk für das Reisemanagement und die Abrechnung von Geschäftsreisen ermöglicht es Assistent:innen, Geschäftsreisen einfach zu planen und zu verwalten. Über die Plattform können alle Elemente einer Reise zentral organisiert werden. Neben den Buchungs- und Reporting-Features bietet TravelPerk ausserdem Programme für die Erfassung und den CO2-Ausgleich Ihrer Geschäftsreisen an.Weitere hilfreiche Tools sind Dokumentenmanagement-Systeme wie Microsoft Office 365 und Google Workspace, Kanban-Boards für die Projektorganisation, Tools für die digitale Zeiterfassung sowie Kommunikationskanäle wie Slack. In unserem Guide-Beitrag Software für die Büroorganisation erfahren Sie mehr zu hilfreichen Tools für Verwaltungsaufgaben und das tägliche Unternehmensgeschäft.
Administrative Fähigkeiten verbessern: so geht’s
Die genannten Fähigkeiten sind nur einige der vielen, die für administrative Jobs von Nutzen sein können. Wenn Sie einige dieser Kenntnisse bereits besitzen und sich weiterqualifizieren möchten oder wenn Ihr Lebenslauf in der Rubrik „Fähigkeiten“ noch Lücken aufweist, ist es vielleicht an der Zeit, etwas Neues zu lernen und die bereits vorhandenen Skills zu verfeinern.Mit den folgenden Tipps können Sie Ihre administrativen Fähigkeiten verbessern und Ihren Lebenslauf aufpolieren:
1. Lernen Sie mehr über Ihr Unternehmen & die Branche.
Recherchieren Sie Ihre spezifische Branche und finden Sie heraus, welche Kompetenzen andere Personen in ähnlichen administrativen Berufen haben. Das ist ein guter erster Anhaltspunkt, um Lücken zu identifizieren. Wenn Sie immer wieder auf dieselben Themen stossen, ist das ein solider Hinweis darauf, wo Sie möglicherweise noch Defizite haben. Fragen Sie auch Ihre:n Manager:in oder Ihre:n Vorgesetzte:n nach der übergreifenden Unternehmensstrategie und den Geschäftszielen, um zusätzliche Qualifikationen zu finden, die Ihnen und Ihrem Team helfen können.2. Besuchen Sie Schulungen & Weiterbildungen.
Nutzen Sie die internen Schulungs- und Weiterbildungsangebote Ihres Unternehmens, um Ihre Fähigkeiten als Verwaltungskraft zu stärken und Ihre Karriere voranzutreiben. Wenn möglich, können Sie auch Ihren Arbeitgeber fragen, ob eine Kostenübernahme für externe Kurse oder Programme möglich ist, um Ihre Arbeitsleistung zu verbessern.3. Suchen Sie nach anspruchsvollen neuen Aufgaben.
Hören Sie bei Besprechungen aufmerksam zu und ergreifen Sie die Gelegenheit, bei abteilungsübergreifenden Projekten mitzuwirken. Bieten Sie proaktiv Ihre Hilfe an, wenn Kolleg:innen erwähnen, dass Sie zu viele Aufgaben haben. Das zeigt nicht nur Eigeninitiative, sondern ermöglicht es Ihnen, Ihre Fähigkeiten zu erweitern und von anderen Verwaltungskräften und Kolleg:innen zu lernen.
FAQ – häufige Fragen zu administrativen Fähigkeiten
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