Personal Assistant – Aufgaben, Fähigkeiten, Werdegang & Tipps
Ein Arbeitstag hat nur eine begrenzte Anzahl an Stunden. Deshalb engagieren Führungskräfte auf C-Level-Niveau oftmals einen Personal Assistant (PA), der sie im Tagesgeschäft unterstützt und ihnen wichtige Aufgaben abnimmt, um sie zu entlasten – sowohl im beruflichen Kontext als auch in persönlichen Angelegenheiten. In Einzelfällen werden persönliche Assistent:innen auch für Privatpersonen tätig.Die Berufsbezeichnung „Personal Assistant“ wird heute häufig anstelle des einst geläufigen Begriffs „Sekretär:in“ oder „Privatsekretär:in“ verwendet – eine Folge der Weiterentwicklung dieses Berufsbilds. Nach wie vor gehört Diskretion zu den wichtigsten Qualitäten. Aber: Ein Personal Assistant muss mehr können als nur schweigen. Wir sehen uns das Berufsbild einmal genauer an und werfen einen Blick auf klassische Aufgaben, gefragte Fähigkeiten und gute Einstiegsmöglichkeiten.
Was macht man als Personal Assistant?
Eine persönliche Assistenz in einem Unternehmen kennt die betrieblichen Abläufe in- und auswendig und ist für typische Sekretariatsaufgaben wie die Korrespondenz innerhalb des Unternehmens sowie mit Geschäftspartner:innen und Kund:innen, die Koordination von Terminen und Zuständigkeiten, Rechnungsvorbereitung und -abwicklung sowie das Reisemanagement zuständig. Je nach Vorgabe und Wirtschaftszweig recherchieren persönliche Assistent:innen ausserdem Daten, Fakten und Referenzen, um Vorgesetzte bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, erstellen Präsentationen oder Reports und verwalten häufig auch das Marketingbudget.Im Geschäftsalltag ist ein:e persönliche Assistent:in ein echtes Allroundtalent und eine wichtige Vertrauensperson, die sich mitunter auch um persönliche Anliegen des/der Chef:in kümmert.
Aufgaben als persönliche Assistenz für Privatpersonen
Neben der Unterstützung im geschäftlichen Umfeld können persönliche Assistent:innen auch in Privathaushalten bzw. für Privatpersonen tätig sein, z. B. für Menschen mit Behinderung oder einer chronischen Erkrankung. Dabei gibt es Überschneidungen mit traditionellen Rollen wie Kindermädchen, Haushälter:in und Hauswirtschafter:in, aber auch Unterschiede.Während das Hauspersonal hauptsächlich mit haushaltsnahen Dienstleistungen und der Kinderbetreuung betraut ist, konzentriert sich die persönliche Assistenz auf organisatorische und administrative Aufgaben.Dadurch ist das Berufsbild der persönlichen Assistenz umfassender. PAs unterstützen bei allen Angelegenheiten im Alltag. Dazu gehören einerseits Aufgaben im Haushalt wie Einkäufe und Fahrten sowie – nach Absprache – die Unterstützung bei der Körperpflege und -hygiene. Andererseits übernimmt der/die Angestellte administrative Aufgaben, um den Alltag der Privatperson effizient zu gestalten. Für chronisch kranke Menschen oder Personen mit Behinderung ermöglicht die individuelle Unterstützung durch eine persönliche Assistenz ein selbstbestimmtes Leben.
Was muss man als Assistent:in können?
Auf dem Schreibtisch von PAs landen regelmässig wichtige Kennzahlen, sodass sie stets wissen, wie es um das Unternehmen steht. Eine persönliche Assistenz erfährt ausserdem zuerst, wer befördert oder entlassen wird. Nur durch Diskretion ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich. Wie wichtig die Geheimhaltung von geschäftlichen und privaten Informationen ist, liegt bereits in der heute überholten Berufsbezeichnung „Sekretär:in“.Im Umgang mit Daten sind umfangreiche EDV-Kenntnisse erforderlich. Gängige MS-Office-Programme wie Excel, Word und PowerPoint sowie Software-Tools zur Optimierung der Büroorganisation wie Slack und Trello erleichtern persönlichen Assistent:innen den Arbeitsalltag.Professionalität und Anpassungsfähigkeit sind ebenfalls Aspekte, die im Beruf des Personal Assistant eine zentrale Rolle spielen. PAs pflegen den Kontakt zu wichtigen Geschäftspartner:innen und haben tagtäglich mit Kund:innen zu tun – auch mit den schwierigen. Dabei gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und ein freundliches, professionelles Auftreten beizubehalten. Mit Fingerspitzengefühl, Verhandlungsgeschick und Organisationstalent gelingt es ihnen, Spannungen aufzulösen, bevor Konflikte entstehen, während sie Prioritäten im Auge behalten.Je grösser das Unternehmen ist, desto wichtiger sind Sprachkenntnisse für persönliche Assistent:innen. Führungskräfte in international ausgerichteten Firmen oder Organisationen sind auf eine persönliche Assistenz angewiesen, die in mindestens einer relevanten Fremdsprache versiert ist und allgemein eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mitbringt.
Fähigkeiten & Soft Skills im Überblick
Zu den wichtigsten Qualifikationen und Kompetenzen von persönlichen Assistent:innen zählen:- Kommunikationsfähigkeit und Fremdsprachenkenntnisse: Eine persönliche Assistenz verfügt über eine hervorragende Ausdrucksweise in Wort und Schrift – in ihrer Erstsprache sowie in mindestens einer Fremdsprache.
- Teamfähigkeit und Führungskompetenz: Für Mitarbeitende ist die persönliche Assistenz oft die erste Anlaufstelle bei Problemen. Sie muss ausserdem in der Lage sein, die Führungskraft fallweise vertreten zu können.
- Problemlösungskompetenz: PAs sind in der Lage, schnell Entscheidungen zu treffen, Herausforderungen spontan zu meistern und effektive Lösungen zu finden – selbst für unerwartete Probleme und unter Einbezug der verschiedensten Aspekte und Blickwinkel.
- Zeitmanagement: Durch den Einsatz von Tools gelingt eine effiziente Zeit- und Terminplanung und auch die Priorisierung von Aufgaben läuft reibungslos.
- Verantwortungsbewusstsein und Loyalität: Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit sticht eine persönliche Assistenz in puncto Genauigkeit und Zuverlässigkeit hervor.
- Technische Kompetenz: Ein selbstsicherer Umgang mit der gängigen Bürosoftware und spezifischen IT-Systemen wird vorausgesetzt.
- Multitasking-Fähigkeit: Wenn es gilt, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, behält ein Personal Assistant den Überblick.
Wie wird man Personal Assistant?
Ob Berufsausbildung oder Studium – es gibt verschiedene Wege, Personal Assistant zu werden. Ein guter Ausgangspunkt ist eine kaufmännische Berufsausbildung, ein juristisches oder wirtschaftliches Studium. Der genaue Ausbildungsweg hängt von dem jeweiligen Geschäftsbereich ab, in dem man als persönliche Assistenz tätig werden möchte, da in der Regel branchenspezifisches Fachwissen gefragt ist und die Qualifikationen variieren. Mögliche Ausbildungsberufe:- Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Industriekaufmann/-frau
- Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation
Geeignete Studienfächer:- Betriebswirtschaftslehre (BWL)
- Projektmanagement
- Finanz- und Rechnungswesen
Aber auch mit einem Studium im Bereich Kommunikationsdesign oder Marketing kommt man dem Traumberuf ein Stückchen näher, wenn die Zielbranche z. B. im PR-Bereich liegt.
Geeignete Weiterbildungen & laufende Fortbildungen
Nach abgeschlossener Berufsausbildung oder absolviertem Studium können sich Berufsanwärter:innen mit einer passenden Weiterbildung weiter spezialisieren und ihr Know-how vertiefen. So können Sie nach einem BWL-Studium Kurse zum Büromanagement absolvieren oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement eine Weiterbildung im Bereich Marketing drauflegen. Mit dem Berufseinstieg hört das Lernen als Personal Assistant übrigens nicht auf. Ausgewählte Fortbildungen sorgen dafür, dass PAs in ihrer Branche auf dem neuesten Stand sind.Für gut ausgebildete Fachleute ist die Tätigkeit als Personal Assistant eine wichtige Station im Lebenslauf, die als Sprungbrett dienen kann, um später selbst in die Führungsetage aufzusteigen.Und falls Sie sich gefragt haben, wie viel ein Personal Assistant im Schnitt verdient: Je nach Erfahrung, Branche und Unternehmen ist ein Verdienst von bis zu 54.000 € brutto/Jahr möglich. Das durchschnittliche Brutto-Jahresgehalt liegt demnach bei 44.600 €, das Einstiegsgehalt bei etwa 37.300 € brutto pro Jahr.
Für Führungskräfte: Was kann ein Personal Assistant für Ihr Unternehmen tun?
Ein Personal Assistant steht Ihnen unterstützend zur Seite und hilft Ihnen, den Arbeitsalltag effizienter, produktiver und insgesamt stressfreier zu gestalten. Indem Sie sich von organisatorischen und administrativen Aufgaben befreien und diese vertrauensvoll an eine persönliche Assistenz übergeben, können Sie sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und erhalten mehr persönlichen Freiraum.Wir haben die grössten Vorteile für Sie zusammengefasst:- Zeitersparnis: Organisatorische und administrative Aufgaben beanspruchen weniger Zeit in Ihrem Terminkalender. Das lenkt den Fokus auf das, was Ihnen wichtig ist – beruflich wie privat.
- Effizienzsteigerung: Indem Sie eine Person mit der Organisation und Priorisierung von Aufgaben betrauen, lassen sich Produktivität und Effizienz steigern.
- Flexibilität: PAs gelingt es, kurzfristige Herausforderungen und wechselnde Anforderungen zu meistern. So können Sie flexibel bestimmen, wo Sie gerade Unterstützung brauchen.
- Kompetenz: Eine persönliche Assistenz bringt wertvolles Know-how und Fähigkeiten mit, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
- Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Sie können sich auf den vertraulichen Umgang in geschäftlichen und persönlichen Angelegenheiten verlassen.
So stellen Sie den richtigen Personal Assistant ein – 5 Schritte
Ein Personal Assistant agiert als Ihre rechte Hand. Entsprechend sorgfältig sollten Sie sich überlegen, welche Anforderungen Sie an die Position stellen, bevor Sie eine handverlesene Anzahl von Kandidat:innen in die engere Auswahl nehmen. - Erstellen Sie ein genaues Anforderungsprofil für eine ansprechende Stellenausschreibung für Freelancer oder eine:n festangestellte:n Mitarbeiter:in.
- Inserieren Sie die Stelle auf spezialisierten Jobportalen und suchen Sie gezielt auf Jobplattformen wie LinkedIn und Xing.
- Treffen Sie eine Vorauswahl und laden Sie geeignete Kandidat:innen zum Erstgespräch ein, um ihre Qualifikationen zu überprüfen – ggf. auch mithilfe von Eignungstests.
- Holen Sie Referenzen von früheren Arbeitgeber:innen ein.
- Vereinbaren Sie einen Termin zum Probearbeiten mit den besten 1 bis 3 Kandidat:innen, bevor Sie sich endgültig festlegen. Alternativ können Sie Ihre Auswahl nach einem erfolgreichen Erstgespräch auch zu einer weiteren Vorstellungsrunde in Form eines vertiefenden Gesprächs einladen.
Während der Probezeit können Sie einander besser kennenlernen und überprüfen, ob die Zusammenarbeit in der Praxis funktioniert. So finden Sie Ihr Perfect Match, das Ihr Unternehmen und Sie im Alltag optimal unterstützt.
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