Ein Arbeitstag hat nur eine begrenzte Anzahl an Stunden. Deshalb engagieren Führungskräfte auf C-Level-Niveau oftmals einen Personal Assistant (PA), der sie im Tagesgeschäft unterstützt und ihnen wichtige Aufgaben abnimmt, um sie zu entlasten – sowohl im beruflichen Kontext als auch in persönlichen Angelegenheiten. In Einzelfällen werden persönliche Assistent:innen auch für Privatpersonen tätig.Die Berufsbezeichnung „Personal Assistant“ wird heute häufig anstelle des einst geläufigen Begriffs „Sekretär:in“ oder „Privatsekretär:in“ verwendet – eine Folge der Weiterentwicklung dieses Berufsbilds. Nach wie vor gehört Diskretion zu den wichtigsten Qualitäten. Aber: Ein Personal Assistant muss mehr können als nur schweigen. Wir sehen uns das Berufsbild einmal genauer an und werfen einen Blick auf klassische Aufgaben, gefragte Fähigkeiten und gute Einstiegsmöglichkeiten.  

Eine persönliche Assistenz in einem Unternehmen kennt die betrieblichen Abläufe in- und auswendig und ist für typische Sekretariatsaufgaben wie die Korrespondenz innerhalb des Unternehmens sowie mit Geschäftspartner:innen und Kund:innen, die Koordination von Terminen und Zuständigkeiten, Rechnungsvorbereitung und -abwicklung sowie das

Reisemanagement

zuständig. Je nach Vorgabe und Wirtschaftszweig recherchieren persönliche Assistent:innen ausserdem Daten, Fakten und Referenzen, um Vorgesetzte bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen, erstellen Präsentationen oder Reports und verwalten häufig auch das Marketingbudget.Im Geschäftsalltag ist ein:e persönliche Assistent:in ein echtes Allroundtalent und eine wichtige Vertrauensperson, die sich mitunter auch um persönliche Anliegen des/der Chef:in kümmert.

Personal Assistants arbeiten stark administrativ. Sie halten Führungskräften den Rücken frei und sorgen dafür, dass wichtige Prozesse im Unternehmen reibungslos ablaufen. Zu den Aufgaben im Backoffice gehören u. a. folgende Tätigkeiten:

Personal Assistants haben eine Schlüsselrolle im Betrieb und tragen dazu bei, das operative Geschäft am Laufen zu halten. In Unternehmen mit direktem Kundenkontakt sind sie meist auch das Gesicht nach aussen und die erste Anlaufstelle für Kundschaft und externe Partner:innen. Folgende Aufgaben im Frontoffice gehören zum Berufsbild:

Neben der Unterstützung im geschäftlichen Umfeld können persönliche Assistent:innen auch in Privathaushalten bzw. für Privatpersonen tätig sein, z. B. für Menschen mit Behinderung oder einer chronischen Erkrankung. Dabei gibt es Überschneidungen mit traditionellen Rollen wie Kindermädchen, Haushälter:in und Hauswirtschafter:in, aber auch Unterschiede.Während das Hauspersonal hauptsächlich mit haushaltsnahen Dienstleistungen und der Kinderbetreuung betraut ist, konzentriert sich die persönliche Assistenz auf organisatorische und administrative Aufgaben.Dadurch ist das Berufsbild der persönlichen Assistenz umfassender. PAs unterstützen bei allen Angelegenheiten im Alltag. Dazu gehören einerseits Aufgaben im Haushalt wie Einkäufe und Fahrten sowie – nach Absprache – die Unterstützung bei der Körperpflege und -hygiene. Andererseits übernimmt der/die Angestellte administrative Aufgaben, um den Alltag der Privatperson effizient zu gestalten. Für chronisch kranke Menschen oder Personen mit Behinderung ermöglicht die individuelle Unterstützung durch eine persönliche Assistenz ein selbstbestimmtes Leben.

Auf dem Schreibtisch von PAs landen regelmässig wichtige Kennzahlen, sodass sie stets wissen, wie es um das Unternehmen steht. Eine persönliche Assistenz erfährt ausserdem zuerst, wer befördert oder entlassen wird. Nur durch Diskretion ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich. Wie wichtig die Geheimhaltung von geschäftlichen und privaten Informationen ist, liegt bereits in der heute überholten Berufsbezeichnung „Sekretär:in“.Im Umgang mit Daten sind umfangreiche EDV-Kenntnisse erforderlich. Gängige MS-Office-Programme wie Excel, Word und PowerPoint sowie

Software-Tools zur Optimierung der Büroorganisation

wie Slack und Trello erleichtern persönlichen Assistent:innen den Arbeitsalltag.Professionalität und Anpassungsfähigkeit sind ebenfalls Aspekte, die im Beruf des Personal Assistant eine zentrale Rolle spielen. PAs pflegen den Kontakt zu wichtigen Geschäftspartner:innen und haben tagtäglich mit Kund:innen zu tun – auch mit den schwierigen. Dabei gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und ein freundliches, professionelles Auftreten beizubehalten. Mit Fingerspitzengefühl, Verhandlungsgeschick und Organisationstalent gelingt es ihnen, Spannungen aufzulösen, bevor Konflikte entstehen, während sie Prioritäten im Auge behalten.Je grösser das Unternehmen ist, desto wichtiger sind Sprachkenntnisse für persönliche Assistent:innen. Führungskräfte in international ausgerichteten Firmen oder Organisationen sind auf eine persönliche Assistenz angewiesen, die in mindestens einer relevanten Fremdsprache versiert ist und allgemein eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mitbringt.

Zu den wichtigsten Qualifikationen und Kompetenzen von persönlichen Assistent:innen zählen:

Ob Berufsausbildung oder Studium – es gibt verschiedene Wege, Personal Assistant zu werden. Ein guter Ausgangspunkt ist eine kaufmännische Berufsausbildung, ein juristisches oder wirtschaftliches Studium. Der genaue Ausbildungsweg hängt von dem jeweiligen Geschäftsbereich ab, in dem man als persönliche Assistenz tätig werden möchte, da in der Regel branchenspezifisches Fachwissen gefragt ist und die Qualifikationen variieren. Mögliche Ausbildungsberufe:Geeignete Studienfächer:Aber auch mit einem Studium im Bereich Kommunikationsdesign oder Marketing kommt man dem Traumberuf ein Stückchen näher, wenn die Zielbranche z. B. im PR-Bereich liegt.

Nach abgeschlossener Berufsausbildung oder absolviertem Studium können sich Berufsanwärter:innen mit einer passenden Weiterbildung weiter spezialisieren und ihr Know-how vertiefen. So können Sie nach einem BWL-Studium Kurse zum Büromanagement absolvieren oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement eine Weiterbildung im Bereich Marketing drauflegen. Mit dem Berufseinstieg hört das Lernen als Personal Assistant übrigens nicht auf. Ausgewählte Fortbildungen sorgen dafür, dass PAs in ihrer Branche auf dem neuesten Stand sind.Für gut ausgebildete Fachleute ist die Tätigkeit als Personal Assistant eine wichtige Station im Lebenslauf, die als Sprungbrett dienen kann, um später selbst in die Führungsetage aufzusteigen.Und falls Sie sich gefragt haben, wie viel ein Personal Assistant im Schnitt verdient: Je nach Erfahrung, Branche und Unternehmen ist ein Verdienst von

bis zu 54.000 € brutto/Jahr

möglich. Das durchschnittliche Brutto-Jahresgehalt liegt demnach bei 44.600 €, das Einstiegsgehalt bei etwa 37.300 € brutto pro Jahr.

Ein Personal Assistant steht Ihnen unterstützend zur Seite und hilft Ihnen, den Arbeitsalltag effizienter, produktiver und insgesamt stressfreier zu gestalten. Indem Sie sich von organisatorischen und administrativen Aufgaben befreien und diese vertrauensvoll an eine persönliche Assistenz übergeben, können Sie sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und erhalten mehr persönlichen Freiraum.Wir haben die grössten Vorteile für Sie zusammengefasst:

Ein Personal Assistant agiert als Ihre rechte Hand. Entsprechend sorgfältig sollten Sie sich überlegen, welche Anforderungen Sie an die Position stellen, bevor Sie eine handverlesene Anzahl von Kandidat:innen in die engere Auswahl nehmen.  Während der Probezeit können Sie einander besser kennenlernen und überprüfen, ob die Zusammenarbeit in der Praxis funktioniert. So finden Sie Ihr Perfect Match, das Ihr Unternehmen und Sie im Alltag optimal unterstützt.