Ein typischer Tag im Büro: Das Telefon klingelt, E-Mails flattern mit einem „Ping“ herein und irgendwo summt eintönig-emsig ein Drucker. Es ist kein aufregender Soundtrack, aber er läuft. Tonangebend sind dabei die Angestellten in der Verwaltung. Sie organisieren und strukturieren den Arbeitsalltag, sodass allen Mitarbeiter:innen ein ergonomischer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, immer genug Kopierpapier da ist und die Rechnung vom Vortag in der richtigen Ablage liegt. Sie kümmern sich um die Prozesse im Hintergrund. Um die Verwaltungsaufgaben. Das sind die alltäglichen Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf wichtig sind. 

Ob in einem kleinen Familienunternehmen, einer Stadtverwaltung oder einer grossen gemeinnützigen Organisation – überall fallen Verwaltungsaufgaben an. Sie sorgen dafür, dass der Betrieb nicht ins Stocken gerät, sondern alles planmässig verläuft. Diese Aufgaben umfassen eine breite Palette von unterstützenden Tätigkeiten, die meist nicht zum Kerngeschäft zählen, aber dennoch unverzichtbar sind.Je nach Grösse des Unternehmens oder der Organisation gibt es eine eigene Verwaltungsabteilung oder einzelne Büroangestellte, die diese

administrativen Aufgaben

erledigen. So kümmern sich etwa

Verwaltungsangestellte

,

Executive Assistants

oder

Office-Manager:innen

um die Archivierung von Dokumenten, die Einrichtung der Büroräume und die Planung von Veranstaltungen und Reisen.

Ein gut organisiertes Büro ist das Rückgrat eines produktiven Unternehmens. Das

Office Management

befasst sich mit der Steuerung und Organisation von verschiedenen Abläufen im Büro. Die Verwaltungstätigkeiten umfassen dabei weitaus mehr als nur das Bestellen von Verbrauchsgütern wie Kopierpapier, sondern zielen auch darauf ab, ein funktionales und angenehmes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter:innen zu schaffen.Zu den Verwaltungsaufgaben im Büro gehören:

Die Materialverwaltung bezieht sich auf die Beschaffung, Lagerung und Verwaltung von Materialien, die für den Betrieb erforderlich sind. Dazu gehören sowohl Büromaterialien als auch spezielle Betriebsmittel, die das Unternehmen für die Produktion und andere Prozesse braucht, im Detail:In Logistikunternehmen und grösseren Betrieben gibt es in der Regel eine eigene Abteilung für die Lagerverwaltung und Materialwirtschaft. Die Verwaltungsangestellten kümmern sich um sämtliche Bestellungen von der Auftragserfassung über den Wareneingang bis hin zur Auslieferung. In festgelegten Zeitabständen findet eine Inventur statt, um den Materialbestand festzustellen und zu kontrollieren.

Die vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsvorbereitung bringt Ordnung ins Unternehmen. Fast so wie beim Hausputz: Wer sich regelmässig darum kümmert, hat beim jährlichen Frühjahrsputz weniger zu tun.Damit eine Rechnung ausgestellt werden kann, müssen zunächst alle relevanten Informationen zusammengetragen werden – vom Auftragsdatum über die Dienstleistung bis hin zum Preis. Dass die Daten vollständig und korrekt in der jeweils richtigen Zeile stehen, darum kümmert man sich bei der Rechnungsvorbereitung.Sämtliche Rechnungen, Quittungen und andere Belege sammeln und sortieren die Angestellten in der vorbereitenden Buchhaltung, um alle Transaktionen lückenlos zu dokumentieren. Im Idealfall werden die Belege dabei direkt digitalisiert, sodass die Buchhaltung mit nur wenigen Klicks die richtigen Dokumente auf dem Schirm hat. Dadurch lassen sich periodisch wiederkehrende Prozesse wie die Umsatzsteuervoranmeldung und die jährliche Steuererklärung schneller erledigen. Das entlastet die Mitarbeiter:innen im Rechnungswesen und in der Buchhaltung.

Während die Buchhaltung einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben schafft und somit das operative Geschäft dokumentiert, beeinflussen

Finance Manager:innen

auch das strategische Geschäft. Erst durch gewissenhaftes

Controlling

und genaues Reporting können grössere Unternehmen langfristig planen, Risiken erkennen und Meilensteine erreichen. Das Finanzmanagement unterstützt also

den/die CFO

.Das Controlling ist ein wichtiges Aufgabengebiet im Rechnungswesen und eng mit der Verwaltung verbunden.Zu den Verwaltungsaufgaben im Finanzmanagement gehören:Ziel ist es, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen.Das Reporting ist ein Teilbereich des Controllings. Zu den wichtigsten Aufgaben der Finanzverwaltung gehört das Erstellen von Berichten für das Management, Stakeholder und Behörden. Die Reports schaffen einerseits Transparenz und liefern andererseits fundierte Daten für das strategische Geschäft. So wird die Unternehmensführung mit den notwendigen Informationen versorgt, um Entscheidungen zu treffen. 

Ob für einen Projektabschluss oder eine Begehung vor Ort – Reisen sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Hinzu kommen Events und Tagungen. Um die Planung kümmern sich entweder

Reisemanager:innen

oder Angestellte aus der Verwaltung. Dabei lohnt es sich, eine

Reiserichtlinie

zu entwerfen, um einheitliche Vorgaben für Dienstreisen zu schaffen.Zu den Verwaltungsaufgaben im Reisemanagement gehören:Mit einem

Reisemanagement-Tool

minimieren Sie den Verwaltungsaufwand bei Dienstreisen und behalten gleichzeitig die Kontrolle über Reiseausgaben und Spesen. 

Das Feel-Good-Management ist, ähnlich wie New Work, ein relativ neuer Bereich in der Unternehmensverwaltung, bei dem sich alles um das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen dreht. Dementsprechend fungieren Feel-Good-Manager:innen als eine Art Schnittstelle zwischen Mitarbeiter:innen und Personalmanagement. Mit ihrer Arbeit beeinflussen sie sowohl die Unternehmenskultur als auch den Unternehmenserfolg.Zu den Verwaltungsaufgaben im Feel-Good-Management gehören:Die Verwaltungsaufgaben sind vielseitig und reichen von der Gestaltung der Pausenräume bis hin zur Einführung von Benefits wie Jobtickets oder Mitgliedschaften in Fitnesscentern – stets mit dem Ziel, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu fördern.

Der Begriff Unternehmenskommunikation, auch Corporate Communication, ist hierzulande nicht trennscharf definiert. Allgemein unterscheidet man zwischen der internen und der externen Unternehmenskommunikation. Die Grenzen zwischen PR, Marketing und Personalführung verlaufen bei der Unternehmenskommunikation fliessend.Zu den Aufgaben der internen Unternehmenskommunikation gehört das Verfassen von Firmen-Newslettern, Aushängen und Berichten. In grösseren Unternehmen gibt es häufig eine Mitarbeiterzeitung. Damit sich alle wertgeschätzt fühlen, lohnt es sich, Mitarbeiter:innen in die Gestaltung einzubinden. Daneben halten

Teamevents

und Arbeitsgespräche die Verbindung zu den Kolleg:innen aufrecht. Mit all diesen Massnahmen können Sie die Unternehmenswerte leben und zum Employer Branding beitragen.Ähnliche Aufgaben erwarten die Verantwortlichen in der externen Unternehmenskommunikation. Nur, dass hier der Fokus auf externen Stakeholdern liegt. Es geht darum, Geschäftspartner:innen anzusprechen, Kundenbindung aufzubauen und Neukund:innen zu gewinnen. Mithilfe der unterschiedlichen Kommunikationsformate von der Pressemitteilung bis zum Interview stärken Unternehmen ihren Wiedererkennungswert. Ein authentischer, einheitlicher Gesamteindruck fördert Glaubwürdigkeit und Vertrauen – intern wie extern.

Mit dem

wachsenden Umweltbewusstsein von Kund:innen

wird Nachhaltigkeit zu einem ausschlaggebenden Kaufkriterium. Umso mehr gewinnt das Nachhaltigkeitsmanagement für Unternehmen an Bedeutung. In Zeiten von Klimawandel und steigenden Energiepreisen schwingt dabei auch ein Kostenfaktor mit.Zu den Verwaltungsaufgaben im Nachhaltigkeitsmanagement gehören:Durch Nachhaltigkeitsziele lassen sich soziale und ökologische Aspekte in der Unternehmensstrategie verankern. Viele Unternehmen machen dies freiwillig im Rahmen von Corporate Social Responsibility (CSR) oder Environmental, Social, and Governance (ESG).Damit Nachhaltigkeit nicht zum Buzzword, sondern zur Realität wird, müssen „grüne“ Massnahmen nachvollziehbar sein. Was tatsächlich für einen kleineren CO₂-Fussabdruck getan wird, lässt sich bspw. mithilfe von Zertifikaten belegen. In Europa gibt es die EU-Taxonomie, die strikte Kriterien hinsichtlich Nachhaltigkeit vorgibt, um Greenwashing zu vermeiden.

Organisationstalent, Gewissenhaftigkeit und Software-Skills sind

administrative Fähigkeiten

, die sowohl in Unternehmen als auch in gemeinnützigen Organisationen und in politischen Institutionen gefragt sind. In der Verwaltung werden ausserdem Kommunikationsstärke, Empathie sowie eine rasche Auffassungsgabe und kritisches Denken immer wichtiger, um Konflikte zu vermeiden, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden.Die unterschiedlichen Verwaltungsaufgaben sind facettenreich und bieten immer wieder neue Herausforderungen. Erfahren Sie hier, wie

Verwaltungssoftware

mit verschiedenen Tools den Verwaltungsangestellten die Arbeit von A wie Ausgabenverwaltung bis Z wie Zeiterfassung erleichtern kann.