Verwaltungsaufgaben im Überblick: Wer übernimmt welche Aufgaben im Büro?
Ein typischer Tag im Büro: Das Telefon klingelt, E-Mails flattern mit einem „Ping“ herein und irgendwo summt eintönig-emsig ein Drucker. Es ist kein aufregender Soundtrack, aber er läuft. Tonangebend sind dabei die Angestellten in der Verwaltung. Sie organisieren und strukturieren den Arbeitsalltag, sodass allen Mitarbeiter:innen ein ergonomischer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, immer genug Kopierpapier da ist und die Rechnung vom Vortag in der richtigen Ablage liegt. Sie kümmern sich um die Prozesse im Hintergrund. Um die Verwaltungsaufgaben. Das sind die alltäglichen Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf wichtig sind. Welche Aufgaben hat die Verwaltung?
Ob in einem kleinen Familienunternehmen, einer Stadtverwaltung oder einer grossen gemeinnützigen Organisation – überall fallen Verwaltungsaufgaben an. Sie sorgen dafür, dass der Betrieb nicht ins Stocken gerät, sondern alles planmässig verläuft. Diese Aufgaben umfassen eine breite Palette von unterstützenden Tätigkeiten, die meist nicht zum Kerngeschäft zählen, aber dennoch unverzichtbar sind.Je nach Grösse des Unternehmens oder der Organisation gibt es eine eigene Verwaltungsabteilung oder einzelne Büroangestellte, die diese administrativen Aufgaben erledigen. So kümmern sich etwa Verwaltungsangestellte, Executive Assistants oder Office-Manager:innen um die Archivierung von Dokumenten, die Einrichtung der Büroräume und die Planung von Veranstaltungen und Reisen.Klassische Verwaltungstätigkeiten in Unternehmen
Büroorganisation & Office Management
Ein gut organisiertes Büro ist das Rückgrat eines produktiven Unternehmens. Das Office Management befasst sich mit der Steuerung und Organisation von verschiedenen Abläufen im Büro. Die Verwaltungstätigkeiten umfassen dabei weitaus mehr als nur das Bestellen von Verbrauchsgütern wie Kopierpapier, sondern zielen auch darauf ab, ein funktionales und angenehmes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter:innen zu schaffen.Zu den Verwaltungsaufgaben im Büro gehören:- Gestaltung der Büroflächen
- Ablage und Archivierung von Dokumenten und Daten
- Verwaltung der Software für einen geregelten Ablauf
- Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen
- Empfang und Umgang mit externen Dienstleister:innen
Vorbereitende Buchhaltung & Rechnungsvorbereitung
Die vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsvorbereitung bringt Ordnung ins Unternehmen. Fast so wie beim Hausputz: Wer sich regelmässig darum kümmert, hat beim jährlichen Frühjahrsputz weniger zu tun.Damit eine Rechnung ausgestellt werden kann, müssen zunächst alle relevanten Informationen zusammengetragen werden – vom Auftragsdatum über die Dienstleistung bis hin zum Preis. Dass die Daten vollständig und korrekt in der jeweils richtigen Zeile stehen, darum kümmert man sich bei der Rechnungsvorbereitung.Sämtliche Rechnungen, Quittungen und andere Belege sammeln und sortieren die Angestellten in der vorbereitenden Buchhaltung, um alle Transaktionen lückenlos zu dokumentieren. Im Idealfall werden die Belege dabei direkt digitalisiert, sodass die Buchhaltung mit nur wenigen Klicks die richtigen Dokumente auf dem Schirm hat. Dadurch lassen sich periodisch wiederkehrende Prozesse wie die Umsatzsteuervoranmeldung und die jährliche Steuererklärung schneller erledigen. Das entlastet die Mitarbeiter:innen im Rechnungswesen und in der Buchhaltung.Finanzmanagement: Reporting und Controlling
Während die Buchhaltung einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben schafft und somit das operative Geschäft dokumentiert, beeinflussen Finance Manager:innen auch das strategische Geschäft. Erst durch gewissenhaftes Controlling und genaues Reporting können grössere Unternehmen langfristig planen, Risiken erkennen und Meilensteine erreichen. Das Finanzmanagement unterstützt also den/die CFO.Das Controlling ist ein wichtiges Aufgabengebiet im Rechnungswesen und eng mit der Verwaltung verbunden.Zu den Verwaltungsaufgaben im Finanzmanagement gehören:- Planung, Steuerung und Überwachung von Ausgaben
- Erstellung von Budgets
- Kapitalbeschaffung und Investitionsplanung
Ziel ist es, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen.Das Reporting ist ein Teilbereich des Controllings. Zu den wichtigsten Aufgaben der Finanzverwaltung gehört das Erstellen von Berichten für das Management, Stakeholder und Behörden. Die Reports schaffen einerseits Transparenz und liefern andererseits fundierte Daten für das strategische Geschäft. So wird die Unternehmensführung mit den notwendigen Informationen versorgt, um Entscheidungen zu treffen. Unternehmenskommunikation
Der Begriff Unternehmenskommunikation, auch Corporate Communication, ist hierzulande nicht trennscharf definiert. Allgemein unterscheidet man zwischen der internen und der externen Unternehmenskommunikation. Die Grenzen zwischen PR, Marketing und Personalführung verlaufen bei der Unternehmenskommunikation fliessend.Zu den Aufgaben der internen Unternehmenskommunikation gehört das Verfassen von Firmen-Newslettern, Aushängen und Berichten. In grösseren Unternehmen gibt es häufig eine Mitarbeiterzeitung. Damit sich alle wertgeschätzt fühlen, lohnt es sich, Mitarbeiter:innen in die Gestaltung einzubinden. Daneben halten Teamevents und Arbeitsgespräche die Verbindung zu den Kolleg:innen aufrecht. Mit all diesen Massnahmen können Sie die Unternehmenswerte leben und zum Employer Branding beitragen.Ähnliche Aufgaben erwarten die Verantwortlichen in der externen Unternehmenskommunikation. Nur, dass hier der Fokus auf externen Stakeholdern liegt. Es geht darum, Geschäftspartner:innen anzusprechen, Kundenbindung aufzubauen und Neukund:innen zu gewinnen. Mithilfe der unterschiedlichen Kommunikationsformate von der Pressemitteilung bis zum Interview stärken Unternehmen ihren Wiedererkennungswert. Ein authentischer, einheitlicher Gesamteindruck fördert Glaubwürdigkeit und Vertrauen – intern wie extern.Nachhaltigkeitsmanagement
Mit dem wachsenden Umweltbewusstsein von Kund:innen wird Nachhaltigkeit zu einem ausschlaggebenden Kaufkriterium. Umso mehr gewinnt das Nachhaltigkeitsmanagement für Unternehmen an Bedeutung. In Zeiten von Klimawandel und steigenden Energiepreisen schwingt dabei auch ein Kostenfaktor mit.Zu den Verwaltungsaufgaben im Nachhaltigkeitsmanagement gehören:- Nachhaltigkeitsziele festlegen und verfolgen
- Nachhaltiges Handeln dokumentieren, z. B. CO₂-Bilanz
- Mitarbeiter:innen zu nachhaltigem Verhalten anregen
Durch Nachhaltigkeitsziele lassen sich soziale und ökologische Aspekte in der Unternehmensstrategie verankern. Viele Unternehmen machen dies freiwillig im Rahmen von Corporate Social Responsibility (CSR) oder Environmental, Social, and Governance (ESG).Damit Nachhaltigkeit nicht zum Buzzword, sondern zur Realität wird, müssen „grüne“ Massnahmen nachvollziehbar sein. Was tatsächlich für einen kleineren CO₂-Fussabdruck getan wird, lässt sich bspw. mithilfe von Zertifikaten belegen. In Europa gibt es die EU-Taxonomie, die strikte Kriterien hinsichtlich Nachhaltigkeit vorgibt, um Greenwashing zu vermeiden.Verwaltungsaufgaben gekonnt meistern: wichtige Tools & Fähigkeiten
Organisationstalent, Gewissenhaftigkeit und Software-Skills sind administrative Fähigkeiten, die sowohl in Unternehmen als auch in gemeinnützigen Organisationen und in politischen Institutionen gefragt sind. In der Verwaltung werden ausserdem Kommunikationsstärke, Empathie sowie eine rasche Auffassungsgabe und kritisches Denken immer wichtiger, um Konflikte zu vermeiden, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden.Die unterschiedlichen Verwaltungsaufgaben sind facettenreich und bieten immer wieder neue Herausforderungen. Erfahren Sie hier, wie Verwaltungssoftware mit verschiedenen Tools den Verwaltungsangestellten die Arbeit von A wie Ausgabenverwaltung bis Z wie Zeiterfassung erleichtern kann.?)
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