Reiserichtlinien erstellen – so klappt's
Eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen bietet viele Vorteile: Sie verbessert die Kostenkontrolle, sorgt für Klarheit im Buchungsprozess und reduziert den bürokratischen Aufwand, der normalerweise mit Dienstreisen verbunden ist. So bleibt Ihren Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um sich auf ihre Auswärtstätigkeit zu konzentrieren und wertvolle Kontakte zu Geschäftspartner:innen zu knüpfen.Dank der Reiserichtlinie haben Reisende jederzeit einen Leitfaden zur Hand, der Antworten auf alle wichtigen Fragen zur Geschäftsreise gibt. Unternehmen wiederum können so auch ein hohes Reisevolumen problemlos managen.Doch wie erstellt man eine effektive Reiserichtlinie? Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Inhalte der Richtlinie und zeigen Ihnen, was Sie bei der Erstellung beachten sollten.Der Weg zu einer Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen einhalten
Eine Reiserichtlinie sollte nicht nur ein Regelwerk mit Vorgaben sein, von dem allein Ihr Unternehmen profitiert, sondern auch ein praktischer Leitfaden für Ihre Mitarbeiter:innen. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Teams einbeziehen, können Sie die Richtlinie so gestalten, dass sie tatsächlich nützlich ist – und zwar für alle Beteiligten. Auf diese Weise verbessern Sie die Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen bei Reisebuchungen.Hier sind 2 wesentliche Aspekte, die Sie bei Ihrer Reiserichtlinie beachten sollten, um sie für Ihre Mitarbeiter:innen attraktiv zu gestalten und die Einhaltung zu fördern:- Integrieren Sie alle Informationen, die für Ihre Mitarbeiter:innen relevant sind:
Eine Reiserichtlinie ist nur dann effektiv, wenn sie auch wirklich alle relevanten Informationen enthält, die Reisende auf Dienstreise benötigen. Geben Sie also Informationen zu Buchungsmodalitäten, Reisebudgets, erlaubten Transportoptionen und Hotels sowie zu Verpflegung etc.Binden Sie auch Ihre Vorgaben zu Reisekosten ein und erläutern Sie die Kostenrückerstattung via Spesenabrechnung. So wissen Ihre Mitarbeiter:innen genau, was sie für Geschäftsreisen ausgeben dürfen und wie sie ihr Geld zurückerhalten. Auch nähere Informationen zum Umgang mit Reiseversicherungen oder zur Vorgehensweise bei Notfällen sind sinnvoll. Durch diese Informationen erhält Ihre Reiserichtlinie einen echten Mehrwert, den auch Ihre Mitarbeiter:innen schätzen werden.- Integrieren Sie Ihre Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess auf Ihrer Reiseplattform:
Sie sollten nicht erwarten, dass sich Mitarbeiter:innen die gültigen Obergrenzen für zig verschiedene Reiseziele, Transportmittel und Unterkunftsarten merken können. Verweisen Sie Ihre Mitarbeiter:innen deshalb auf eine Reiseplattform, auf der Sie die individuelle Reiserichtlinie Ihres Unternehmens direkt hinterlegen können. So lassen sich Informationen zu Budgets für verschiedene Reiseziele sowie zu Genehmigungsverfahren direkt vor Ort finden und müssen nicht erst anderweitig herausgesucht werden.Optimalerweise bietet Ihnen das gewählte Tool bzw. der gewählte Geschäftsreiseanbieter noch weitere nützliche Funktionen für Ihr Geschäftsreisemanagement, wie etwa die Einrichtung standardisierter Freigabeprozesse für Buchungen ausserhalb der Richtlinien. Reiserichtlinie erstellen – Schritt für Schritt
Werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie eine sinnvolle Richtlinie erstellen können. Am besten gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor: Beginnen Sie mit einem Blick in Ihre aktuelle Reiserichtlinie und beurteilen Sie, was gut funktioniert und was nicht. Anschliessend können Sie Ziele und Prioritäten festlegen. Binden Sie dazu wichtige Stakeholder:innen mit ein und erarbeiten Sie gemeinsam Genehmigungsverfahren und Inhalte der Reiserichtlinie.1) Aktuelle Reiserichtlinie bewerten
Bevor Sie sich an die Ausarbeitung bzw. Überarbeitung Ihrer Richtlinie machen, sollten Sie die aktuellen Vorgaben und das Reisemanagement Ihres Unternehmens einmal überprüfen. Was funktioniert gut und was weniger? Beziehen Sie alle relevanten Mitarbeitergruppen in diesen Prozess ein, um den Stand Ihrer aktuellen Reiserichtlinie gemeinsam zu bewerten und zu diskutieren.Auch wenn Sie noch gar keine Reiserichtlinie besitzen, kann die Bewertung bestehender Prozesse wertvolle Informationen liefern. Wie Sie dann bei der Gestaltung der Richtlinien vorgehen und welche Aspekte es zu beachten gilt, klären wir jetzt. 2) Ziele & Prioritäten der Richtlinie festhalten
Bestimmen Sie die wichtigsten Beweggründe für die Überarbeitung bzw. Erstellung der Richtlinie. Das kann z. B. ein wachsendes Team sein, dessen Anforderungen an Geschäftsreisen Sie erfüllen wollen.Hier sind weitere mögliche Ziele für die Aktualisierung bzw. Erarbeitung Ihrer Reiserichtlinie:- Mehr Klarheit für Geschäftsreisende beim Buchungsprozess und darüber hinaus
- Mehr Entlastung für Mitarbeiter:innen der Verwaltung
- Höhere Compliance bei Reisebuchungen
- Unnötige Reisekosten reduzieren
- Schutz und Sicherheit für Reisende auf Dienstreise erhöhen
- Verbesserte Kostenkontrolle über alle Reiseausgaben
- Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen
3) Stakeholder:innen involvieren
4) Vorgehensweise & Genehmigungsprozesse festlegen
Bevor Sie mit der konkreten Erstellung der Reiserichtlinie beginnen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie flexibel Sie diese handhaben wollen. Legen Sie in diesem Schritt fest, welche Regeln einzuhalten sind und welche Freiheiten Sie Ihren Mitarbeiter:innen einräumen möchten.Dabei beschäftigen Sie sich v. a. mit folgenden Fragen:- Können Mitarbeiter:innen ihre Reisen auf der Buchungsplattform selbst buchen? Oder übernimmt die Buchung ein:e Reisemanager:in oder Administrator:in?
- Wie viel Autonomie und Flexibilität wollen Sie Ihren Mitarbeiter:innen einräumen?
- Wie streng sind die Richtlinien einzuhalten? Und möchten Sie Buchungen ausserhalb der Richtlinie in speziellen Fällen erlauben?
- Benötigen Ihre Angestellten eine Freigabe von Vorgesetzten für Ihre Buchungen? Oder nur, falls das Reisebudget überschritten wird?
- Benötigen Mitarbeiter:innen sonstige Genehmigungen, etwa für das An- und Abreisedatum?
- Etc.
Haben Sie eine konkrete Vorgehensweise und die dazugehörigen Freigabeprozesse einmal definiert, werden Ihnen darauffolgende Entscheidungen leichter fallen. Deshalb ist es sehr wichtig, hier eine solide Grundlage für die weitere Arbeit an der Richtlinie zu schaffen. Denn Fakt ist: Wenn Sie und die beteiligten Stakeholder:innen sich uneinig über die konkrete Vorgehensweise sind, wird es schwierig sein, ein entsprechendes Regelwerk zu verfassen, das allen Parteien zusagt. Beziehen Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Stakeholder:innen ein. Das Motto: Teamwork makes the dream work.5) Inhalte der Reiserichtlinie festlegen
6) Richtlinie verfassen & Zustimmung einholen
Erstellen Sie nun die konkrete Vorlage für Ihre Dienstreiserichtlinie und fügen Sie alle für Sie relevanten genannten Punkte ein. Wichtig ist, dass Sie diese mit allen Beteiligten absprechen, statt nur mit den Vorgesetzten in den Austausch zu gehen. Bitten Sie auch einen oder mehrere Vielflieger:innen bzw. -reisende um Feedback, damit die Richtlinie so verständlich und präzise wie möglich ist.Der finale Entwurf wird dann den entsprechenden Personen zur schlussendlichen Prüfung und Genehmigung vorgelegt. 7) Reiserichtlinien kommunizieren
Ist die Reiserichtlinie fertig erstellt bzw. überarbeitet und auch genehmigt, gilt es, sie an die Mitarbeiter:innen zu kommunizieren – denn auch die beste Richtlinie ist nutzlos, wenn die Angestellten sie nicht kennen.Kommunizieren Sie also offen, dass und weshalb es die Reiserichtlinie jetzt gibt und wo genau Mitarbeiter:innen diese finden können (z. B. auf dem Unternehmensserver oder auf einer internen Internetseite der Firma).Machen Sie Ihren Angestellten auch klar, dass die Richtlinien verbindlich sind und eingehalten werden müssen. Kommunizieren Sie ausserdem deutlich, was passiert, wenn Reiseanträge zu spät gestellt oder Reisen ausserhalb der Vorgaben gebucht werden. 8) Reiserichtlinie automatisieren
Um die Einhaltung der Reiserichtlinie zu vereinfachen und deren Anwendung in der Praxis zu erleichtern, ist es nützlich, die Reiserichtlinien zu automatisieren. Was das bedeutet? Ganz einfach: Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk bieten die Option, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren. So werden automatisch von Ihnen eingetragene Budgets für Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Flugreisen, Bahnfahrten, Mietwagen, Verpflegungskosten etc. berücksichtigt. Es werden nur Buchungen genehmigt, die diesen Vorschriften entsprechen. Alle anderen Buchungen werden automatisch zur Freigabe durch eine:n Vorgesetzte:n weitergeleitet.So stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Budgets und Regeln eingehalten werden, während Ihre Mitarbeiter:innen ihre Dienstreisen ganz einfach und sorgenfrei selbst buchen können. FAQ – häufige Fragen rund um die Erstellung einer Reiserichtlinie