Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2024
Reisekostenrichtlinie: Budget für Dienstreisen festlegen & einhalten
Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
Kurz: Eine Reisekostenrichtlinie regelt alles im Zusammenhang mit Reisekosten auf Dienstreisen.Die klaren Vorgaben verhindern einerseits unbemerkte Mehrausgaben und reduzieren andererseits den manuellen Aufwand für HR und Buchhaltung. Darüber hinaus werden mögliche Fragen schon im Voraus und für alle geklärt, ohne dass jede:r Mitarbeiter:in diese einzeln stellen, recherchieren oder beantworten lassen muss. Dadurch werden wertvolle personelle Ressourcen geschont.
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Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.
Was muss in eine Reisekostenrichtlinie?
- Ausgabenkategorien
- Nicht-erstattungsfähige Ausgaben
- Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung
- Alkoholrichtlinie mit Budgetgrenzen für alkoholische Getränke auf Geschäftsessen
- Evtl. zusätzliche Reisekostenrichtlinie für Führungskräfte
Ausgabenkategorien
Nicht-erstattungsfähige Ausgaben
Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung
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Alkoholrichtlinie
Ggf. zusätzliche Reisekostenrichtlinie für Führungskräfte
Reisekostenrichtlinie vs. Reiserichtlinie – was ist der Unterschied?
Vorteile im Überblick: Wozu brauche ich die Reisekostenrichtlinie?
- Sie vermeiden unnötige Kosten: Indem Sie die Auswahl an Transportmitteln und Unterkünften einschränken und Vorgaben zur jeweils buchbaren Klasse machen, können Ihre Mitarbeiter:innen nur innerhalb dieser Regeln buchen. Buchungen von überteuerten Hotels und Flügen sind ausgeschlossen und können sich nicht negativ auf Ihr Geschäftsreisebudget auswirken.
- Sie schaffen Transparenz und Gleichberechtigung: Der Prozess rund um die Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung ist für alle Beteiligten klar. Je transparenter Sie die Reisekostenrichtlinie gestalten, desto weniger Rückfragen haben Finanzteam und Personalabteilung zu erwarten. Das spart wertvolle Zeit und letztendlich bares Geld. Darüber hinaus sorgen Sie mit einer einheitlichen Reisekostenrichtlinie für Gleichbehandlung und Gleichberechtigung im Team.
- Sie optimieren Reisekosten: Mit einer verbindlichen Reisekostenrichtlinie geben Sie die buchbaren Optionen vor und halten Ihre Mitarbeiter:innen dazu an, sich stets für günstige Angebote zu entscheiden. Auf diese Weise können Sie die Reisekosten optimieren. Mit der Reisekostenrichtlinie wird auch die Abrechnung nahezu zum Selbstläufer, sodass Sie Verwaltungskosten einsparen.
Reisekostenrichtlinie erstellen – 5 Tipps
Damit die Reisekostenrichtlinie Ihrem Unternehmen all diese Vorteile bringt, sollten Sie ein paar Dinge beachten. Grundsätzlich gilt: Das Geschäftsreisebudget sollte sowohl mit den Geschäftszielen und den Bedürfnissen der Reisenden als auch mit dem gewünschten Geschäftsergebnis übereinstimmen.
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Übrigens: Die Reisekostenrichtlinie erfordert keine Mitbestimmung des Betriebsrats.Bei der Erstellung der Reisekostenrichtlinie können diese 5 Tipps hilfreich sein:
1. Realistisches Budget festlegen
- Anzahl der Geschäftsreisen pro Abteilung
- Durchschnittliche Aufenthaltsdauer
- Flugpreis
- Fahrtkosten für Transfers und Bodentransporte
- Verpflegung
- Übernachtungskosten
- Versicherungskosten
- Reisenebenkosten
2. Einsparpotenziale finden und festhalten
- Buchung im Voraus: Obwohl Last-Minute-Buchungen manchmal unvermeidbar sind, sollten Ihre Mitarbeiter:innen eine Geschäftsreise möglichst weit im Voraus buchen. Prüfen Sie vorab, wann Flüge und Hotels am günstigsten sind und geben Sie in der Reisekostenrichtlinie einen klaren Zeitraum an, in dem Buchungen erfolgen sollen. Auf diese Weise profitieren Sie von Vorteilen wie günstigeren Flugoptionen und Hotelangeboten.
- ÖPNV statt Taxis oder Mietwagen: Legen Sie in der Reisekostenrichtlinie fest, dass Reisende am Zielort Busse, Straßenbahnen sowie S- und U-Bahnen nutzen sollen, um bspw. vom Hotel zu Geschäftsterminen zu fahren.
- Reisemanagement-App für Buchung und Verwaltung: Damit Ihr Team nicht unnötig Zeit und Geld mit der Buchung auf verschiedenen Websites verschwendet, sollten Sie eine Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk zur Verfügung stellen. So können Reisende alle Buchungen über ein einziges Tool steuern und verwalten, und haben Zugang zu exklusiven Hotelpreisen sowie einem riesigen Inventar an Flügen, Zügen und Unterkünften.
- Flexible Tarife: Besprechungen werden abgesagt, es kommt zu Streiks, und Mitarbeiter:innen werden krank – manche Dinge liegen außerhalb Ihrer Kontrolle. Stellen Sie daher sicher, dass Sie flexible Buchungsoptionen integrieren, damit Sie Ihr Geld zurückfordern können, wenn etwas Unerwartetes passiert. Mit FlexiPerk können Sie bspw. jede Geschäftsreise bis zu 2 Stunden vor Abflug stornieren und 80 % der Kosten zurückerhalten.
- MwSt. zurückfordern: Indem Sie die Mehrwertsteuer zurückfordern, die auf die Buchungen von Hotels und Co. anfällt, können Sie bis zu 25 % der Reisekosten sparen.
3. Reisesaison und externe Faktoren berücksichtigen
4. Mitarbeiter:innen informieren und einbeziehen
5. Reisekostenrichtlinie adaptiv gestalten
Kosten im Blick behalten und flexibel bleiben
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FAQ – Häufige Fragen zur Reisekostenrichtlinie
Alle anderen Berufsgruppen können sich Reisekosten für Geschäftsreisen vom Arbeitgeber erstatten lassen oder als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Der Verpflegungsmehraufwand, der auf einer Geschäftsreise üblicherweise anfällt, wird durch die Verpflegungspauschale abgegolten. Diese setzt sich aus festen Spesensätzen zusammen. Wie Sie Ihre Reisekosten absetzen können, erklären wir in einem Blog-Beitrag zum Thema.Wie müssen Reisekosten nachgewiesen werden?Reisekosten müssen durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden, damit diese vom Arbeitgeber erstattet werden können. Am einfachsten geht das mit einem Buchungstool, in dem Geschäftsreisende sämtliche Buchungen tätigen und verwalten. Auf diese Weise haben sie alles im Blick.
Das Finanzamt fordert in der Regel mit Einreichung der Steuererklärung keine zusätzlichen Belege. Es empfiehlt sich aber, Belege aufzuheben, um diese auf Nachfrage vorlegen zu können.
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