Firmenreisen – Leitfaden mit Tipps und Ideen für Firmen

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Gruppenreise mit der Bahn buchen – Wissenswertes

Gruppenreisen mit der Bahn zu buchen, kann eine Herausforderung sein – besonders wenn es um grosse Gruppen geht. Ob über direkte Buchungen bei den Eisenbahngesellschaften, Meta-Suchmaschinen oder spezielle Reisemanagement-Plattformen: Es gibt verschiedene Optionen, die jeweils ihre Vor- und Nachteile bieten. Erfahren Sie hier, wie Sie am besten vorgehen und welche Plattformen und Anbieter für Ihre Bedürfnisse geeignet sind.

Wo kann ich eine Gruppenreise mit der Bahn buchen?

Um Gruppenreisen mit der Bahn zu organisieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können entweder vorhandene Angebote verschiedener Eisenbahngesellschaften nutzen oder individuelle Corporate Rates für Ihr Unternehmen aushandeln. Einige Unternehmen wie die Deutsche Bahn oder Trenitalia bieten darüber hinaus spezielle Business Accounts mit Vergünstigungen und Tools für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen an. 
Eine andere Option ist die Buchung über eine Meta-Suchmaschine, die Angebote verschiedener Zugunternehmen beinhaltet. So haben Sie die Option, Zugrouten und Deals zu vergleichen. Bei grossen Gruppen müssen Sie sich dabei aber weiterhin direkt an die jeweilige Zuggesellschaft wenden.
Die beste Option, um bei Gruppenbuchungen mit der Bahn Zeit und Geld zu sparen, ist die Abwicklung über eine Reisemanagement-Plattform. TravelPerk bietet massgeschneiderte Lösungen für Ihre Gruppenbuchungen: von der Anreise über die Übernachtung bis hin zum Programm.
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Finden Sie heraus, wie einfach es sein kann, Geschäftsreisen für grosse Gruppen zu buchen.

Wie buche ich eine Gruppenreise?

Bei Gruppenreisen mit dem Zug, insbesondere mit speziellen Rahmenprogrammen, erfolgt die Anfrage in der Regel individuell per E-Mail oder Telefon. Sie erhalten ein massgeschneidertes Angebot von der Verkehrsgesellschaft, das oft Rabatte und zusätzliche Leistungen wie Verpflegung oder die Reservierung eines gesamten Wagens für grosse Gruppen umfasst.
Die Koordination kann dabei herausfordernd sein, da verschiedene Bedürfnisse berücksichtigt und begrenzte Verfügbarkeiten sowie häufig komplexe Stornierungsbedingungen beachtet werden müssen. Für Travel Manager:innen bedeutet das einen erheblichen Aufwand, da sie Reiseziele und Verfügbarkeiten manuell recherchieren und mit dem Budget sowie den Reiserichtlinien abgleichen müssen.
Eine Reisemanagement-Plattform erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Buchungen und die gesamte Verwaltung bietet. So können Travel Manager:innen effizienter arbeiten und der Buchungsprozess wird enorm vereinfacht.

Herausforderungen bei der Buchung von Gruppenreisen mit dem Zug

Der Kauf von Fahrkarten für Gruppenreisen mit dem Zug ist oft mit einigen Hürden verbunden, um sicherzustellen, dass alle untergebracht und dabei individuelle Bedürfnisse mitbedacht werden. Von der Koordination des Zeitplans bis hin zum Verständnis der oft verstreuten Informationen auf den Seiten der Anbieter stossen Sie u. a. auf folgende Herausforderungen.

Verfügbarkeit der Fahrkarten

Insbesondere bei Reisen während der Hauptsaison oder auf beliebten Routen kann es passieren, dass nicht ausreichend Fahrkarten verfügbar sind. Planen Sie die Reisedaten und -zeiten dementsprechend. Möglicherweise finden Sie unter der Woche bessere Optionen für die ganze Gruppe als an den Wochenenden.

Sitzplatzreservierungen

Sitzplatzreservierungen können zu einem heiss diskutierten Thema unter den Passagier:innen werden. Es ist nicht immer einfach, die Zugfahrt so zu organisieren, dass alle Personen zusammensitzen können, v. a. wenn Reisende unterschiedliche Präferenzen haben – z. B. zur bevorzugten Reiseklasse.

Strikte Buchungsbedingungen

Anbieter haben unterschiedliche Regelungen für Gruppenbuchungen, u. a. zu minimaler und maximaler Gruppengrösse, Stornierungsbedingungen, Sitzplatzreservierung sowie der Nutzung von Vergünstigungen wie der BahnCard und zur Kombination mit anderen Sparpreisen. 

Änderungen & Stornierung

Die Stornierung oder Änderung von Buchungen kann komplizierter sein als bei Einzelbuchungen. Häufig ist die Änderung der Gruppengrösse oder Stornierung der Reise schwierig und ggf. mit hohen Gebühren verbunden. In vielen Fällen ist nur die vollständige Stornierung der Reise mit einer hohen Stornierungsgebühr möglich.

Kommunikation mit der Gruppe

Das Abfragen von Informationen der Passagier:innen kann ein umständlicher Prozess sein, ebenso wie die Kommunikation von wichtigen Details zu Tickets oder Reise-Updates. Um die Kommunikation mit den Reisenden zu erleichtern und die besten Angebote für Fahrkarten zu erhalten, sollten einige wichtige Details daher vor der Buchung geklärt werden, darunter:
  • Namen & Kontaktinfos der Passagier:innen
  • Standort & Reiseziel
  • Reisedaten & -zeiten
  • Reiseklassen für die Sitzplatzreservierung
  • Zahlungsdetails
  • Ggf. zusätzliche Anforderungen

Gruppenreisen mit der Bahn – Anbietervergleich

Railway Platform At Sunset
Bahnreisen gehören bei vielen Online-Reisebüros noch nicht zum Standardinventar. Die direkte Buchung über ein Zugunternehmen oder eine spezielle Plattform für Bus- und Bahnreisen ist aber häufig sehr rechercheintensiv. Gerade bei grossen Gruppen müssen Angebote zudem meist individuell erfragt werden. Für sehr grosse Gruppen, die z. B. gemeinsam zu einem Event reisen, kommen auch Charterzüge in Betracht. Reisemanagement-Plattformen sind für Unternehmen häufig eine der besten Optionen, um Gruppenreisen mit dem Zug zu buchen, da sie alle Buchungsoptionen zentralisieren und individuelle Unterstützung bieten.
Im Folgenden erhalten Sie einen detaillierten Vergleich der genannten Optionen mit Informationen zur Gruppengrösse, Vergünstigungen und zusätzlichen Angeboten.

Reisemanagement-Plattform

Mit einer Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk wird die Buchung von Tickets für grosse Gruppen besonders einfach und effizient. TravelPerk bietet eine umfangreiche Auswahl an Zugverbindungen in Zusammenarbeit mit weltweit führenden Zugunternehmen wie Deutsche Bahn, Amtrak, Eurostar u. v. m. 
Darüber hinaus bietet TravelPerk nicht nur die Buchung von Zugreisen, sondern auch von Hotels, Flügen und Mietwagen – alles über eine einzige Plattform. Das erleichtert die Reiseplanung erheblich und spart Zeit. Ihr Unternehmen profitiert von bereits ausgehandelten Firmentarifen und speziellen Angeboten für grosse Gruppen sowie von flexiblen Änderungs- und Stornierungsoptionen. Die zentrale Plattform erleichtert die Buchung und Verwaltung aller Reisebuchungen und reduziert so den Aufwand für Reisemanager:innen.
Für Gruppenreisen können Sie unseren Concierge-Service nutzen, der sich persönlich um die Reisebuchung kümmert. Unser Event-Team hilft Ihnen ausserdem gern bei der Planung und Durchführung Ihres Firmenevents – von der Anreise und Hotelreservierung über die Buchung von Veranstaltungsorten bis hin zum Catering.
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Zugunternehmen

Die jeweiligen Zugunternehmen verschiedener europäischer Länder bieten Gruppentickets für kleinere Gruppen auf ihren Websites an. Für grössere Gruppen können Sie meist Anfragen stellen und ein individuelles Angebot erhalten. Eine Option für die Buchung von Gruppenreisen mit der Bahn inklusive Flug sind ausserdem Rail- und Fly-Angebote. Einige Airlines bieten Rail und Fly in Kooperation mit Zugunternehmen an, meist zu einem günstigeren Preis, als wenn Sie Zug und Flug individuell buchen würden.

Deutsche Bahn (DB)

Die Deutsche Bahn (DB) ist eines der meistgenutzten Zugunternehmen in Europa. Auf der Website finden Sie Sparpreise inklusive Sitzplatzreservierung ab einer Gruppengrösse von 6 Personen. Je nach Tarif ist die Stornierung gegen eine Gebühr möglich. Für Fernverkehrszüge besteht eine Zugbindung, nicht aber für Nahverkehrszüge. Die Deutsche Bahn bietet auch internationale Gruppenreisen sowie Gruppenreisen mit Hotelübernachtung und Rahmenprogramm in verschiedenen Metropolen Europas an. Diese Reisen sind bis 4 Monate vor Reisebeginn stornierbar, ausgenommen bereits bezahlte Eintrittskarten für Veranstaltungen. Eine weitere Option für grosse Gruppen sind die Charterzüge von DB, die Reisen mit bis zu 900 Personen auf einer gewünschten Strecke ermöglichen, auf Anfrage auch mit Catering.
Mit einem Bahn Businesskonto profitieren Unternehmen zusätzlich von zahlreichen Vorteilen:
  • Geschäftskundenrabatte abhängig vom jährlichen Umsatzvolumen
  • Flexpreis Business-Tickets, die bis zu 6 Monate nach dem letzten Geltungstag kostenlos stornierbar sind
  • Zusätzliche Rabatte von 25 % oder 50 % auf Flexpreis-Tickets mit der BahnCard Business
  • Punkte sammeln und Prämien einlösen mit dem BahnBonus Programm
  • Zentrale Verwaltung aller Buchungen und Reporting-Features über das Business Portal
Die Bahn kooperiert ausserdem mit dem ÖBB für Fahrten mit dem Nightjet – einem komfortablen Nachtzug für Fahrten in viele europäische Städte, darunter Paris, Brüssel, Amsterdam, Rom und Venedig. U. a. gibt es für den Nightjet die Option, ein ganzes Privatabteil sowie einen Liege- oder Schlafwagen zu buchen.

Österreichische Bundesbahnen (ÖBB)

Auch die ÖBB selbst bieten Gruppenkonditionen sowie Sonderkonditionen für Unternehmen an. Für Gruppen ab 7 Personen erhalten Sie auf Fahrten innerhalb Österreichs bis zu 30 % Rabatt auf den Ticketpreis, auch im Nightjet. Für internationale Reisen hängt die Höhe der Ermässigung vom Zielort ab. Ein grosser Pluspunkt für Gruppenreisen mit den ÖBB ist die Flexibilität: Die Gruppentickets sind innerhalb Österreichs nicht zuggebunden, sondern können während der Geltungsdauer flexibel in eine Richtung genutzt werden. Lediglich für die Sitzplatzreservierung besteht Zugbindung.
Das ÖBB Businesskonto bietet weitere Vorteile für Unternehmen, darunter:
  • zwischen 20 % und 25 % Ermässigung auf Tickets, abhängig vom Jahresumsatz
  • Ein Stornobudget für gebuchte Reisen bis zu 2000 Euro
  • Buchungsplattform als Desktop-Version und App
  • Verwaltung und Abrechnung nach Kostenstellen
  • Umfassende Berichterstattung, einschliesslich der CO2-Emissionen

Schweizerische Bundesbahnen (SBB)

Auch die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) bieten attraktive Lösungen für Gruppenreisen und Geschäftskund:innen, die Ihren Reisekomfort erhöhen und die Planung erleichtern – egal, ob Firmenevent, Geschäftsreise oder andere Veranstaltung. Die Angebote umfassen:
  • Bis zu 30 % Ermässigungen für Gruppen ab 10 Personen auf den regulären Fahrpreis für Inlandsreisen, inklusive Sitzplatzreservierung
  • Günstige Tarife für Gruppenreisen zu Zielen in den Nachbarländern, wie Deutschland, Frankreich und Italien
  • Charterzüge (auf Wunsch mit Catering und Programm) für grosse Gruppen: Die SBB bieten hier verschiedene Wagen an, einer davon ist der „Rote Pfeil“, mit dem Winston Churchill einst durch das Land reiste.
Mit dem SBB Business Travel Programm profitieren Unternehmen ausserdem von zusätzlichen Angeboten und Rabatten (abhängig vom jährlichen Reisevolumen) sowie von flexiblen Änderungs- und Stornierungsoptionen. Die SBB-Businesscard ermöglicht Mitarbeitenden das Sammeln von Punkten, die sie gegen Prämien eintauschen können. Über das Reiseportal können Sie alle Buchungen zentral verwalten und detaillierte Berichte erstellen.

SNCF

Als führendes Zugunternehmen Frankreichs bietet die Societé Nationale des Chemins de Fer Français, kurz SNCF, bequeme und schnelle Verbindungen zwischen den schönsten Städten des Landes sowie verschiedenen Städten Europas. Neben vielseitigen Leistungen für individuelle Reisen bietet das Unternehmen verschiedene Gruppenrabatte an:
  • Bei einer Gruppengrösse zwischen 10 und 60 Personen profitieren Erwachsene von Ermässigungen zwischen 10 % und 30 %. 
  • Ab einer Gruppengrösse von 60 Personen erhalten Sie auf Anfrage ein individuelles Angebot für Ihre Gruppenreise. 
Die SNCF bietet ausserdem Unterstützung bei der Planung und Umsetzung Ihres Corporate Events an sowie Charterzüge mit Onboard Entertainment und Catering.

Renfe

Das spanische Eisenbahnunternehmen Renfe, kurz für Red Nacional de los Ferrocarriles Españoles, bietet ebenfalls attraktive Angebote für Gruppenreisen und geschäftliche Fahrten. Ab einer Gruppengrösse von 10 Personen erhalten Reisende:
  • 8 % Rabatt auf Fahrten mit den Hochgeschwindigkeitszügen (AVE) sowie auf internationale Fahrten zwischen Spanien und Frankreich,
  • 15 % Rabatt auf Fahrten mit den  Mid-Distance-Zügen (Avant) 
  • und 30 % Ermässigung auf einfache Fahrten mit den Nahverkehrszügen (Cercanías) sowie 40 % für Hin- und Rückfahrten.
Änderungen nach der Buchung sind nicht möglich. Stornierungen können nur für die gesamte Gruppe vorgenommen werden und sind mit einer Gebühr verbunden. Für Gruppen ab 25 Personen ist die Buchung entweder über ein Anfrageformular oder telefonisch möglich.

Trenitalia

Trenitalia ist eine Tochtergesellschaft der Ferrovie dello Stato Italiane (FS), der staatlichen Eisenbahngesellschaft Italiens. Trenitalia bietet eine breite Palette an Dienstleistungen an, die sowohl Nah- als auch Fernverkehrszüge abdecken. Das Unternehmen betreibt Hochgeschwindigkeitszüge sowie Intercity- und Regionalzüge, die fast alle Teile Italiens verbinden. Neben den regulären Passagierdiensten bietet Trenitalia spezielle Angebote für verschiedene Gruppen und Geschäftsreisende an, darunter folgende: 
  • Ab einer Gruppengrösse von 10 Personen gilt auf Fahrten mit Hochgeschwindigkeits- und Intercity-Zügen eine Ermässigung von 30 %, inklusive Sitzplatzreservierung.
  • Für Gruppenreisen mit dem Regionalzug sind es 10 %. Hier ist die Sitzplatzreservierung nicht inbegriffen.
Darüber hinaus bietet das Unternehmen mit Trenitalia for Business massgeschneiderte Lösungen für Geschäftsreisende, einschliesslich ermässigter und flexibler Reisetarife sowie exklusiver Services – darunter kostenlose WLAN-Verbindungen und Catering an Bord der Hochgeschwindigkeitszüge.

Eurostar

Der Hochgeschwindigkeitszug Eurostar verbindet die Städte London, Paris, Brüssel, Amsterdam und weitere europäische Ziele durch den Eurotunnel. Der Buchungsprozess für Gruppenreisen ist leider etwas aufwendig und ab einer Gruppengrösse von 10 Personen nur über eine individuelle Anfrage möglich. Dafür bietet Eurostar spezielle Programme für Unternehmen, um Geschäftsreisen effizient und kostengünstig zu gestalten.
Eurostar for Business ermöglicht Unternehmen die Buchung und Verwaltung von Reisen über eine zentrale Plattform sowie verschiedene Vorteile:
  • Für jede 15 gebuchten Hin- und Rückfahrten erhält Ihr Unternehmen ein kostenloses Upgrade oder Freiticket.
  • Geschäftsreisende können ihre Buchungen in der Business-Premier-Klasse ohne zusätzliche Gebühren ändern und haben Zugang zu exklusiven Lounges, Priority-Ticketkontrollen und kostenloser Bordverpflegung​.
  • Unternehmen, die einen bestimmten Betrag für Reisen ausgeben, erhalten personalisierte Rabatte und eine:n eigenen Account Manager:in​.

Amtrak

Gegründet im Jahr 1971 betreibt die US-Eisenbahngesellschaft Amtrak ein umfangreiches Netz, das mehr als 500 Ziele in den USA und Kanada verbindet. Das Unternehmen bietet verschiedene Serviceklassen sowie Schlafwagen und Langstreckenreisen. Bekannt sind insbesondere die Langstreckenzüge wie der „California Zephyr“ und der „Empire Builder“ sowie auch der Hochgeschwindigkeitszug „Acela Express“. Amtrak bietet folgende Vorteile und Tarife für Gruppenreisen an:
  • Gruppen von 15 oder mehr Personen können Rabatte auf die regulären Fahrpreise erhalten.
  • Für jede 20 Reisende erhält eine Begleitperson ein kostenloses Ticket.
  • Für kleinere Gruppen von bis zu 8 Personen gibt es das „Share Fares“-Angebot, das Rabatte von bis zu 60 % auf die Tickets bietet, abhängig von der Gruppengrösse​.
  • Für grosse Gruppen kann auch ein ganzer Wagen reserviert werden. 
Darüber hinaus bietet das Amtrak Corporate Incentive Programm Unternehmen die Möglichkeit, Ermässigungen auf Fahrkarten in den Acela-Märkten zwischen Washington, DC und Boston sowie ausgewählten Northeast Regional-Märkten zu erhalten.

Meta-Suchmaschinen

Für den Fall, dass Sie keine zentrale Reisemanagement-Plattform nutzen, ist es für Reisen ins Ausland sinnvoll, die individuellen Angebote der Anbieter zu recherchieren, um den besten Preis zu finden. Eine Alternative sind Meta-Suchmaschinen und Buchungsplattformen, auf denen Sie Fahrten verschiedener Zugunternehmen buchen können.

Trainline

Auf Trainline finden Sie u. a. Tickets von DB, Eurostar, Trenitalia und Renfe. Gruppenbuchungen bietet Trainline allerdings nur bis zu einer Gruppengrösse von 9 Personen online an. Grössere Gruppenreisen sind wiederum nur über die Anfrage bei der jeweiligen Verkaufsstelle möglich. Für Unternehmen, in denen v. a. in kleinen Gruppen mit dem Zug gereist wird, könnte sich auch hier das Business-Portal mit Funktionen zur Berichterstattung und Reisekostenabrechnung lohnen. 

Omio

Auch Omio bietet Zugtickets zu verschiedenen europäischen Zielorten an. Darüber hinaus finden Sie hier auch Flugtickets und Fahrkarten für Reisen mit dem Fernbus oder mit der Fähre. Die Suche ist dabei so konzipiert, dass Sie die Preise und Reisezeiten für Züge, Busse und Flüge direkt auf einen Blick vergleichen können. Der Nachteil ist aber auch hier, dass die Gruppengrösse über die Omio Website oder App auf 9 Personen beschränkt ist

Fazit: Vorteile einer Buchungsplattform für Gruppenreisen mit dem Zug

Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk bieten viele Vorteile und helfen Ihnen so, die Planung und Buchung von Gruppenreisen einfach und effizient zu gestalten. Eine solche Lösung lohnt sich v. a. für Unternehmen, die regelmässige Gruppenreisen organisieren – auch international –, da sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Reisebuchungen bietet und somit den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Hier einige der wichtigsten Vorzüge von TravelPerk:
  • Branchenführendes Inventar: Bei uns finden Sie die besten Angebote führender Zugunternehmen: DB, ÖBB, SNCF, Trenitalia, Renfe, Eurostar, Amtrak u. v. m.
  • Zentrale Verwaltung: Eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Reisebuchungen erleichtert die Koordination und reduziert den Aufwand für Travel Manager:innen.
  • Individuelle Unterstützung: Für Gruppenbuchungen ab 9 Personen bietet TravelPerk einen Concierge-Service, der sicherstellt, dass alle Bedürfnisse der Gruppe berücksichtigt werden.
  • 24/7-Kundensupport: Wir bieten rund um die Uhr Unterstützung für Reisende, sodass bei Problemen oder Fragen jederzeit Hilfe verfügbar ist.
  • Echtzeit-Informationen: Sie erhalten jederzeit aktuelle Daten zu Reiseplänen, Verspätungen und Änderungen.
  • Änderungen jederzeit: Buchungen können flexibel geändert werden – so sind Sie gewappnet, wenn Ihre Pläne sich ändern. 
  • Massgeschneiderte Lösungen: Bei uns finden Sie Angebote für grosse Gruppen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Reisenden zugeschnitten sind.
Diese und mehr Leistungen machen TravelPerk zu einer idealen Lösung für die Buchung und Verwaltung von Gruppenreisen. Unternehmen können ihre Reisekosten optimieren und gleichzeitig einen hohen Komfort und hervorragenden Service für ihre Reisen sicherstellen. Dabei bieten wir vielseitige Angebote der besten Zugunternehmen, um Ihnen die Recherche deutlich zu erleichtern.
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