Hotel-Gruppenbuchung für Geschäftsreisen: eine Kurzanleitung
Für Reisemanager:innen kann es eine Herausforderung darstellen, Gruppenunterkünfte für eine grosse Gruppe zu organisieren und dabei den Überblick über sämtliche Buchungen zu behalten. Gleichzeitig ist es für Reisende oft schwierig, Reisedetails im Blick zu haben und gleichzeitig die Reiserichtlinien einzuhalten. Dazu kommen die oft hohen Kosten, die mit Gruppen- und Vereinsreisen verbunden sind. Egal, ob Sie auf der Suche nach besseren Gruppentarifen, speziellen Ausstattungen oder den besten Angeboten und Sonderaktionen sind: Unser kurzer Leitfaden bietet Ihnen die nötigen Tipps und Tools, um Hotel-Gruppenbuchungen leichter und effizienter zu gestalten.Was Sie bei der Gruppenbuchung beachten sollten
Egal, um welche Art von Reise es sich handelt: Eine gründliche Vorbereitung ist das A und O. Gerade bei Gruppenbuchungen lassen sich Stress und Kosten durch eine gute Planung erheblich senken. Aber was gilt es bei der Vorbereitung von Gruppenreisen im Speziellen zu beachten? Zu den grundlegenden Dinge, die es zu berücksichtigen gibt, bevor Sie eine feste Anzahl von Zimmern für eine grosse Gruppe buchen, zählen:- Art der Reise: Eine Gruppe von Reisenden, die offsite arbeitet, hat sehr unterschiedliche Bedürfnisse im Vergleich zu Mitarbeitenden im Büro. Benötigen sie Transfers oder zusätzlichen Platz für Ausrüstung? Wie werden Reisende verpflegt – macht ggf. ein Hotel mit Halbpension Sinn? Werden Tagungsräume im Hotel oder Transportmöglichkeiten zu einem anderen Ort benötigt?
- Transport: Wie reisen Personen an? Bei Flügen, Zug- und Busreisen muss der Transfer von der Station oder dem Terminal zum Hotel sichergestellt sein.
- Gruppengrösse: Suchen Sie nach Gruppenunterkünften, in denen alle Reisenden komfortabel untergebracht werden können. Manchmal kennen sich Mitarbeitende so gut, dass sie gern gemeinsam ein Mehrbettzimmer beziehen, während andere ein Einzelzimmer bevorzugen.
- Persönliche Vorlieben der Reisenden: Reisemanager:innen haben die Aufgabe, Gruppenreisen so angenehm wie möglich für alle Reisenden zu gestalten. Berücksichtigen Sie daher bei der Auswahl des Hotels die persönlichen Vorlieben Ihres Teams – z. B. in Bezug auf das kulinarische Angebot.
- Lage: Der Standort des Arbeitsplatzes bzw. der Veranstaltung für die Geschäftsreise oder den Betriebsausflug beeinflusst ebenfalls die Auswahl des Hotels. Muss es z. B. in der Nähe eines Konferenzzentrums oder Flughafens sein?
- Ausstattung: Hotels und Zimmer unterscheiden sich in der Grösse und Qualität der Ausstattung. Für Geschäftsreisende, die nach Feierabend ihre Freizeit geniessen möchten, kann es wichtig sein, ein Fitnesscenter vor Ort, Highspeed-WLAN oder einen 24-Stunden-Concierge-Service zu haben. Gehen Sie ausserdem sicher, dass die Unterkunft zugänglich für alle ist – ggf. bedarf es z. B. eines barrierefreien Hotels.
- Weitere Anforderungen: Achten Sie auf kleine Details und zusätzliche Anforderungen, welche die Buchung beeinflussen können, wie bspw. unterschiedliche Check-in-Zeiten je nach Ankunft der Reisenden.
Sobald diese Reisedetails geklärt sind, können Sie mit der Suche nach der besten Option für die Buchung und Verwaltung der Gruppenreise beginnen und sicherstellen, dass alle Reisenden optimal versorgt werden. Glücklicherweise gibt es Reisemanagement-Plattformen, die Ihnen dabei helfen können.
Reisemanagement-Software für Hotel-Gruppenbuchungen
Die Abwicklung und Verwaltung von Gruppenbuchungen muss sich nicht über mehrere Websites, Anbieter und Spreadsheets erstrecken. Tatsächlich gibt es eine Vielzahl von Online-Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, günstige Preise für Zimmer zu finden – und das ganz ohne grossen Aufwand. Reisemanagement-Unternehmen bieten massgeschneiderte Services und sind darauf spezialisiert, die Suche und Buchung von Gruppenhotels so einfach wie möglich zu gestalten.Wir decken sämtliche Schritte der Hotel-Gruppenbuchung ab – alles auf einer intuitiv bedienbaren und nahtlos zugänglichen Plattform. - Mit TravelPerk können Sie Reisen buchen und verwalten und haben Zugang zu umfangreichen Berichten – ohne das lästige Hin und Her zwischen E-Mail-Verläufen und die Nachverfolgung verstreuter Buchungsnummern.
- Bei Reisegruppen ab 8 Personen übernimmt unser Concierge Service die Buchung: für einen einheitlichen Service und abgestimmte Reisepläne.
- Als Experte von Gruppenbuchungen für Geschäftsreisen bietet TravelPerk eine benutzerfreundliche All-in-one-Plattform sowie einen 7-Sterne-Kundensupport für ein nahtloses Buchungserlebnis bei Gruppenreisen.
- Erreichen Sie die höchstmögliche Compliance Ihrer Reiserichtlinien – mit unseren automatisierten Genehmigungsprozessen.
Wir wissen, dass Organisation und Effizienz für Sie als Reisemanager:in oberste Priorität haben. Mit TravelPerk können Sie bei Gruppenreisen Zeit und Geld sparen. Wir nutzen die gebündelte Kaufkraft unserer Kund:innen, um Preise zu verhandeln und die Einsparungen an Sie weiterzugeben. Wir kennen alle Tricks, um Ihnen grossartige Angebote für Zimmerpreise zu sichern, damit Sie Ihr Budget für die Gruppenreise nicht überschreiten. Dabei machen wir den Prozess von Gruppenreservierungen spielend einfach: Sie können mit nur einem Konto bezahlen, Ausgaben abrechnen und Berichte erstellen.Darüber hinaus stehen Ihnen unsere Expert:innen zur Seite, wenn sich Ihre Gruppengrösse ändert oder Sie nachträgliche Änderungen vornehmen möchten.
Finden Sie heraus, wie einfach es sein kann, Geschäftsreisen für grosse Gruppen zu buchen.
So sichern Sie sich Rabatte bei Gruppenbuchungen – 5 Top-Tipps
Die Buchung von Unterkünften macht meist einen grossen Anteil der Reisekosten für Geschäftsreisen aus. Zum Glück bieten Hotels und andere Anbieter aber spezielle Rabatte und Angebote für Gruppenbuchungen an – gelegentlich sogar kostenlose Zimmer. Solche Rabatte beginnen meist bei etwa 10 Prozent, aber wir kennen einige Tricks, mit denen Sie sich noch bessere Angebote sichern können. Hier sind unsere 5 Top-Tipps für die Buchung von Unterkünften.
1. Nutzen Sie eine Reisemanagement-Plattform.
Die beste Möglichkeit, um bei Gruppenreservierungen zu sparen, ist die Buchung über ein Reisemanagement-Tool. Durch ihren Expertenstatus und zahlreiche wertvolle Kontakte in der Reisebranche nutzen Plattformen wie TravelPerk die kombinierte Kaufkraft ihrer Kund:innen für die Verhandlung von Rabatten. Darüber hinaus hilft unser Event-Team Ihnen gern bei weiteren Reservierungen für Ihre Gruppenreise, z. B. von Mobiliar, Menüs und Tagungsräumen für Konferenzen und andere Veranstaltungen.
2. Verwenden Sie Firmenkreditkarten.
Viele Kreditkartenanbieter bieten Karten für Geschäftsreisen an, die Ihnen Zugang zu speziellen Angeboten bei der Buchung von Gruppenhotels ermöglichen. Häufig können Sie dadurch besondere Vorteile erhalten – insbesondere für Gruppen – wie zusätzliche Mahlzeiten oder eine kostenlose Übernachtung. Einige Hotelketten haben auch Treueprogramme, die bei häufiger Buchung grossartige Vorteile wie Zimmer-Upgrades für Gruppenreservierungen bieten können.
3. Fragen Sie nach Rabatten für längere Aufenthalte.
Hotels streben nach hohen Auslastungsraten – was wahrscheinlicher ist, wenn Geschäftsgruppen in der Stadt sind. Bei bestimmten Gruppengrössen lassen sich dadurch oft Vergünstigungen oder Extras aushandeln. Bei Aufenthalten von 5 Tagen oder mehr können Sie zusätzlich Rabatte für Langzeitaufenthalte bekommen. Nicht immer finden Sie diese Optionen über die Buchungsmaschine. Anbieter von pauschalen Urlaubs- und Kulturreisen verhandeln ihre Hotelpreise daher meist individuell. Über derartige Anfragen beim Hotel können Sie sich ausserdem gute Corporate Rates für Ihre Geschäfts- oder Vereinsreisen sichern.
4. Erwägen Sie nicht erstattungsfähige Raten für bessere Preise.
Einige Hotels können bessere Preise für grosse Reisegruppen anbieten, die im Voraus eine nicht erstattungsfähige Rate zahlen. Auf Anfrage können Hotels hier einen Rabatt von bis zu 25 % gewähren – aber Vorsicht: Wenn Sie mit Stornierungen oder Änderungen rechnen müssen, kann das eine riskante Option sein.
5. Nutzen Sie Unternehmenstarife von Kunden.
Abschliessend ist es bei Geschäftsreisen, die Termine mit Partnerunternehmen und Kunden am Reiseziel umfassen, sinnvoll, nachzufragen, ob diese Codes oder vorverhandelte Rabatte von Hotels haben. So können Sie nicht nur bei den Zimmern sparen, sondern ggf. auch bei der Reservierung von Tagungsräumen und Restaurants.Noch mehr detaillierte Tipps zur Vorbereitung finden Sie in unserem Beitrag zur Hotelbuchung für Geschäftsreisen.
Vertrauen Sie bei der Hotel-Gruppenbuchung auf TravelPerk.
Bei TravelPerk ist es unser Anliegen, Manager:innen und Reisenden eine bessere Möglichkeit für die Buchung von Geschäftsreisen zu bieten – insbesondere für Gruppenreisen. Von den wichtigen Informationen vor dem Check-in bis hin zur Reisemanagement-Software, die Ihre Prozesse optimieren kann, liefern wir Ihnen alles, was Sie für sichere, effiziente Geschäftsreisen brauchen. Unser erfahrenes Team aus Expert:innen kümmert sich bei der Buchung von Gruppenhotels um jedes Detail. Von der Ankunft bis zum Check-out – und darüber hinaus – arrangieren wir gern alles, was Ihre Gruppe benötigt. Nutzen Sie TravelPerk für Ihre Geschäftsreisen und Betriebsausflüge und überzeugen Sie sich von unserem erstklassigen Service bei Hotel-Gruppenbuchungen. Fordern Sie noch heute eine Demo an und probieren Sie es aus.
FAQ – häufige Fragen zu Hotel-Gruppenbuchungen
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