Office Management – der Leitfaden

Das Berufsbild „Office Manager“ hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Vor allem nach der Rückkehr ins Büro nach der Pandemie wurden Büroleiter:innen mit neuen Aufgaben betraut. Sie sind nicht mehr länger nur für die Büroorganisation zuständig oder dafür, Büromaterial zu kaufen – nun ist es auch ihre Aufgabe, sich um die Zufriedenheit und Sicherheit der Mitarbeiter:innen zu kümmern, die Mitarbeiterbindung zu stärken und vieles mehr.

In unserem Guide geben wir Ihnen eine Übersicht über 10 Qualitäten, Fertigkeiten und Tools, die moderne Office Manager:innen meistern sollten, um ihren alten und neuen Aufgaben gerecht zu werden und in ihrem Job zu glänzen.

So werden Sie ein:e großartige:r Büroleiter:in

Die Aufgabenbereiche eine:r Office Manager:in sind sehr unterschiedlich und reichen von der Organisation des Büros über die Schaffung eines angenehmen Arbeitsumfeldes bis hin zur Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsführung. Zudem sind Büroleiter:innen Ansprechpartner bei Problemen und oft auch die erste Anlaufstelle für alle Angestellten, die in das Unternehmen kommen oder es verlassen.

Der Tätigkeitsbereich von Office Manager:innen ist sehr umfangreich und genau aus diesem Grund stapelt sich die Arbeit auch sehr schnell. Als Büroleitung müssen Sie nicht nur Büroräume funktional und dynamisch gestalten, sondern sich auch um das Personal und dessen Erwartungen kümmern. Die Anforderungen an Office Manager:innen sind sehr hoch, dennoch kann es ein lohnender Beruf sein, denn Sie setzen sich nicht nur für Ihren persönlichen Erfolg, sondern auch für den des Unternehmens und all seiner Mitarbeiter:innen ein.

Doch welche Qualitäten, Fertigkeiten und Zusatzqualifikationen sollte jede:r Office Manager:in beherrschen, um den vielfältigen Aufgaben des Berufsbildes gerecht zu werden? Wir geben Ihnen 10 Tipps an die Hand.

1. Seien Sie die am besten organisierte Person im Unternehmen

Organisationsfähigkeit und Zeitmanagement stehen ganz oben auf der Fertigkeitsliste der Office Manager:innen, und das aus gutem Grund. Denn sie müssen nicht nur ihren eigenen Zeitplan kennen, sondern auch den der anderen. Büroleiter:innen müssen mit den Mitarbeiter:innen und mit Drittanbietern, ebenso wie mit langfristigen Geschäftsplänen und auch dem Tagesgeschäft jonglieren. Wem hier das Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise fehlen, der kann sich schnell in den verschiedenen Aufgaben verlieren.

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2. Seien Sie ein großartiger Kommunikator

Für eine erfolgreiche Tätigkeit im Büromanagement sind gute Kommunikationsfähigkeiten erforderlich. Diese helfen Ihnen dabei, klare Anweisungen zu geben, Konflikte zu lösen und so Fehler zu vermeiden. Als Büroleiter:in ist man eine der wenigen Personen im Unternehmen, die mit wirklich jedem kommunizieren muss – von den Angestellten bis hin zu den Vorgesetzen. Verfügen Sie über Kommunikationsstärke, kann Ihnen das den Job als Office Manager:in um einiges erleichtern.

3. Seien Sie innovativ bei der Problemlösung

Als Office Manager:in eignen Sie sich im Laufe der Jahre ein umfassendes Unternehmenswissen an. Und je länger Sie in dieser Position tätig sind, desto häufiger werden Sie von allen Führungsebenen um Rat gebeten, wenn es um schwierige Mitarbeitersituationen oder Ähnliches geht. Um den Führungskräften und Mitarbeiter:innen dann mit Rat und Tat zur Seite stehen zu können, benötigen Sie eine hervorragende Problemlösefähigkeit.

Und auch in anderen Bereichen besteht immer wieder die Notwendigkeit einer innovativen Problemlösung. Etwa dann, wenn sie als Office Manager:in damit beauftragt werden, eine Aufgabe mit wenig oder gar keinem Budget zu realisieren. Diese Rolle verlangt von Ihnen, dass Sie mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen innovativ umgehen und ungeachtet der Probleme, mit denen Sie konfrontiert werden, das Ziel erreichen.

4. Seien Sie einfühlsam und nutzen Sie emotionale Intelligenz

Neben der Kommunikation sind auch Einfühlungsvermögen und gute zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend, wenn es darum geht, das Büro und dessen Team zu leiten. Durch Empathie verbessern Sie nicht nur die Zusammenarbeit mit den Teammitgliedern und erhöhen die Erfolgschancen Ihrer Projekte, sondern schaffen auch Vertrauen. Dabei kann es ebenfalls hilfreich sein, eine positive Einstellung zu haben, die den Menschen das Gefühl gibt, mit Ihnen über alles reden zu können.

Jede:r Büroleiter:in sollte in der Lage sein, seine Teammitglieder zu verstehen und sich in sie hineinzuversetzen. Als zentraler Teil des Teams mit einem guten Überblick über die Arbeitssituation aller Mitarbeiter:innen sind Office Manager:innen oft das Sprachrohr für eine große Mehrheit der Beschäftigten. Daher müssen Sie in der Lage sein, mit Einfühlungsvermögen und Charisma zu führen, um sicherzustellen, dass jede:r gehört und verstanden wird.

Zu guter Letzt sind Sie als Büroleiter:in auch oft in Ausschüssen vertreten, etwa zur Umsetzung von positiven Initiativen im Unternehmen (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit). Auch in dieser Position müssen Sie in der Lage sein, die Zügel bei einfühlsamen Themen und Projekten in die Hand zu nehmen und dabei geschäftlichen Verstand mit Empathie zu verbinden. So können Sie es schaffen, die Erwartungen der Mitarbeiter:innen und die machbare Realität in Einklang zu bringen.

Grundlegend hat sich gezeigt, dass Unternehmen, deren Management auf emotionale Intelligenz setzt, in der Regel eine bessere Kundenbindung und ein höheres Mitarbeiterengagement aufweisen – das wiederum führt zu einem größeren Erfolg für das Unternehmen. Es gibt sogar spezielle Kurse zum Thema emotionale Intelligenz, bei denen Sie mehr darüber lernen können, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern:innen in Kontakt treten und Emotionen für eine höhere Produktivität im Job nutzen können.

5. Entwickeln Sie Verhandlungsgeschick

Für eine Position im Büromanagement ist ein gewisses Maß an Verhandlungsgeschick von Vorteil. Als Office Manager:in sind Sie für ein Budget verantwortlich, mit dem Sie den täglichen Bürobetrieb aufrechterhalten oder auch Firmenveranstaltungen, Konferenzen und vieles mehr realisieren müssen. Es ist die Aufgabe der Büroleitung, das Budget durch gute Verhandlungen optimal auszuschöpfen und so das Beste für das Unternehmen herauszuholen.

Und auch im Konfliktmanagement wird Ihr Verhandlungsgeschick des Öfteren gefragt sein. Ein vielfältiges Unternehmen bringt unterschiedliche Persönlichkeiten mit sich, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Menschen von Zeit zu Zeit aneinandergeraten. Diese Konfrontationen werden oft von der Personalabteilung und dem/der Büroleiter:in geschlichtet, um eine friedliche Lösung zu finden, die allen gerecht wird.

6. Arbeiten Sie immer an Ihrem Geschäftswissen

Es heißt nicht umsonst: Wissen ist Macht. Versuchen Sie also stets, Ihr Geschäftswissen zu erweitern und an Ihren Fertigkeiten zu arbeiten. Egal, ob es um Budgetierung, Finanzplanung, Einstellungsstrategien oder Managementtheorie geht – all dieses Wissen kann Ihnen dabei helfen, effektiver zu arbeiten und schneller voranzukommen. Moderne Office Manager:innen stehen oft in engem Kontakt mit der Geschäftsführung. Wenn Sie dann über grundlegendes Finanz- oder Geschäftswissen verfügen, können Sie Ideen und Aufgaben besser und schneller umsetzen.

7. Juristisches Grundlagenwissen ist hilfreich

Office Manager:innen sind oft allein für die Büroverträge und für den Umgang mit externen Lieferanten und Drittanbietern zuständig. Dabei ist es praktisch, wenn man sich mit den Rechtsgrundlagen der Vertragsschließung auskennt. Die Kenntnis juristischer Grundlagen kann Ihnen dabei helfen, Verträge besser zu beurteilen und das Kleingedruckte besser zu verstehen. Zudem fällt es Ihnen leichter, die vertraglichen Rahmenbedingungen einzuschätzen und so das bestmögliche Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.

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8. Werden Sie ein Excel-Profi

Büromanager:innen sind unter anderem für die Dateneingabe und -speicherung, die Unterstützung von Verwaltung und Management, Buchhaltung, Budgetierung, Datenanalyse, Forschung, Berichterstattung und auch Prognosen zuständig. Bei all diesen Tätigkeiten werden sie früher oder später mit der Software Excel in Kontakt kommen.

Um sich Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihre Aufgaben effizient erfüllen zu können, sollten Sie daher lernen, Excel in vollem Umfang zu nutzen. Lernen Sie, wie Sie das Tool richtig formatieren, welche Funktionen und Shortcuts es gibt und wie Sie es für die jeweilige Aufgabe am besten nutzen. Als Excel-Profi schaffen Sie sich einen großen Vorteil und meistern durch diese Zusatzqualifikation Ihre Aufgaben als Büroleiter:in souverän.

9. Nutzen Sie eine Buchhaltungs- und Projektmanagement-Software

Office Manager:innen haben oft nicht nur ihr eigenes Budget zu verwalten, sondern werden häufig auch damit beauftragt, andere Abteilungen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben und Finanzen zu unterstützen. Dabei kann es nötig und sinnvoll sein, unternehmensweite Prozesse für die Buchhaltung einzurichten. So wird sichergestellt, dass alle Abteilungen ihre Budgets in einer für alle verständlichen und vor allem einheitlichen Art und Weise verwalten. Die gute Nachricht ist, dass es eine Vielzahl von Buchhaltungssoftwares gibt, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen können. Es liegt in der Zuständigkeit der Büroleitung, die für das Unternehmen am besten geeignete Software zu finden und diese dann auch einzuführen.

Das Gleiche gilt für Projektmanagement-Software. Egal, ob es sich um Teambuilding-Tage, Firmenevents, Versammlungen oder interne Fortbildungen handelt – in einem Unternehmen gibt es immer Projekte, die es zu managen gilt. Diese Projekte fallen oft in die Hände der Office Manager:innen. Wenn Sie dann eine Projektmanagement-Software nutzen und beherrschen, sind Sie klar im Vorteil. Damit behalten Sie den Überblick über Aufgaben und Personen und sorgen dafür, dass jedes zugewiesene Projekt so effizient wie möglich abgeschlossen wird.

In unserem Blogbeitrag „Projektmanagement-Tools“ stellen wir Ihnen über 30 verschiedene Anwendungen vor, die den Arbeitsalltag im Büro effizienter und organisierter gestalten.

10. Werden Sie ein Reisemanagement-Guru

Besitzt ein Unternehmen keinen Travel Manager, so liegt es oft in der Zuständigkeit der Büroleitung, Geschäftsreisen zu organisieren. Um sich selbst Zeit und Ihrem Unternehmen Geld zu sparen, sollten Sie eine geeignete Reisemanagement-Software nutzen und sich mit dieser vertraut machen.

Anders als bei externen Reisebüros oder Reiseplattformen, die primär für den privaten Nutzen gedacht sind, helfen Ihnen spezialisierte Reisemanagement-Tools dabei, Geschäftsreisen effizient, strukturiert, zeitsparend und vor allem geschäftsorientiert zu organisieren. Auf den meisten Geschäftsreise-Plattformen können Sie nicht nur Flug und Unterkunft buchen, sondern auch Reiserichtlinien digitalisieren und Kostenberichte einsehen. So werden Sie zum Reisemanagement-Guru und beeindrucken die Geschäftsführung mit Ihrer Budgetkontrolle und Zeiteffizienz.

Sie wissen noch nicht, worauf Sie bei der Auswahl eines Travel-Management-Tools achten sollten? In unserem Blogbeitrag zu diesem Thema verraten wir Ihnen, worauf es ankommt.

Fazit: Office Manager:innen sollten…

… vor allem eins sein: flexibel. Denn je nachdem, wie umfangreich Ihr Zuständigkeitsbereich als Büroleitung ist, kann es erforderlich sein, immer wieder neue Fertigkeiten und Kenntnisse zu erwerben. Mithilfe unserer 10 Tipps haben Sie nun einen guten Überblick über die Qualitäten, Kompetenzen und Tools, die den Arbeitsalltag jede:r Office Manager:in erleichtern und Ihnen dabei helfen können, Ihrer zentralen Rolle im Unternehmen gerecht zu werden.

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