Reisemanagement für Kleinunternehmen – der grosse Guide
Apps für Kleinunternehmer:innen – diese 9 Tools sollten Sie kennen
Wie funktioniert eine Buchhaltungssoftware?
- Das Einrichten eines Unternehmensbudgets
- Einblicke in Ausgabenmuster
- Geschäftsfinanzprognosen
- Die Erstellung von Rechnungen und das Akzeptieren von Zahlungen
- Das Einscannen von Belegen und die Rückerstattung von Ausgaben an Mitarbeitende
- Die Organisation von Fälligkeitsterminen für ein- und ausgehende Zahlungen
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Wann sind Apps für Kleinunternehmen sinnvoll?
- Steigende Kosten: Ausgaben wachsen mit dem Unternehmen mit – daher ist es unerlässlich, dass Sie den Überblick über Ihre Ausgaben behalten. Unternehmen, bei denen der Verwaltungsaufwand überhand nimmt, sollten die Ausgabenerfassung und -verwaltung automatisieren.
- Finanzdaten können nicht nachverfolgt werden: Kleinunternehmer:innen, denen es schwerfällt, anhand bestehender Finanzmanagementprozesse fundierte Entscheidungen zu treffen, können in einer automatisierten Lösung Hilfe finden.
- Verzögerte Erstattungen: Die manuelle Bearbeitung von Erstattungen senkt die Produktivität und wirkt sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Wenn Sie zu viel Zeit mit solchen Prozessen verbringen, könnte ein Upgrade sinnvoll sein.
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Richtlinien: Manchmal ist es eine Herausforderung, dass das gesamte Team Ihre Reiserichtlinien einhält. Dann kann Ihnen ein Spesenerfassungssystem helfen, Prozesse zu vereinfachen, eine kontinuierliche Compliance sicherzustellen und die Risikokomplexität zu verringern.
- Herausforderungen im Reisemanagement für Kleinunternehmen: Wenn Geschäftsreisen bei Ihnen erst langsam zum Thema werden, müssen Abläufe, Budgets und andere Richtlinien zunächst grundlegend aufgebaut werden. Dann können Softwares zur Spesenerfassung und allen weiteren Prozessen helfen, schneller einen Workflow zu entwickeln.
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Worauf sollten Sie bei Apps für Kleinunternehmer:innen achten?
- Benutzerfreundlichkeit: Bewerten Sie, wie einfach die Benutzeroberfläche und die Funktionen der App zu erlernen und anzuwenden sind.
- Verfügbarkeit: Überprüfen Sie, ob die App für Android, iOS und den PC erhältlich ist.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob die App Integrationen mit anderen Apps, die Sie regelmäßig verwenden, ermöglicht. Wenn Sie beispielsweise ein modernes Reisemanagementtool wie TravelPerk verwenden, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die sich nahtlos integrieren lässt und Ihnen so detaillierte Einblicke in Ihre Reiseausgaben ermöglicht.
- Skalierbarkeit: Überlegen Sie, ob der Anbieter dazu geeignet ist, auch Ihre zukünftigen Anforderungen zu erfüllen.
9 Apps für Kleinunternehmen – Funktionen im Überblick
Buchhaltungssoftware erleichtert kleinen Unternehmen also die Ausgabenkontrolle und hilft bei finanziellen Entscheidungen. Jedes Tool bringt dabei einen eigenen Funktionsumfang mit. Im Folgenden stellen wir 9 verschiedene Apps für Kleinunternehmer:innen vor und gehen dabei auf wichtige Funktionen, verfügbare Sprachen sowie die Preisklassen ein.
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1. Spendesk
- Ausgabenmanagement: Ein zentrales Dashboard stellt die Unternehmensausgaben übersichtlich dar, inklusive Spesen und allen weiteren Firmenausgaben.
- Firmenkreditkarten: Dank physischer und virtueller Karten haben alle Beschäftigten Zugriff auf sichere, zuverlässige Zahlungsmittel.
- Rechnungsstellung: Der gesamte Einkaufsprozess wird zentralisiert — von der Bestellung bis zur Zahlung.
- Digitale Buchhaltung: Der Monatsabschluss beschleunigt sich durch die Automatisierung von langwierigen Buchhaltungsprozessen.
- Reporting: Dank automatisierten Berichten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und in Echtzeit sehen, was ausgegeben wurde.
- Integrationen: Spendesk bietet praktische Integrationen in gängige Buchhaltungssoftware wie DATEV oder NetSuite.
2. Rydoo
- Belegscanner: Fotografieren Sie Belege einfach ab, eine KI liest Datum, Preis und Händler automatisch ab.
- Verarbeitung von Spesenrückforderungen: Rydoo verringert den Arbeitsaufwand bei Spesen durch Automatisierung der Spesengenehmigung und indem Warnungen zu Ausgaben angezeigt werden, die nicht den Richtlinien entsprechen.
- Insights in Echtzeit: Voreingestellte Dashboards zeigen alle Ausgaben nach Projekt, Zweigstelle oder Mitarbeiter:in in Echtzeit.
- Lokale Compliance: Minimieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand, indem Sie standardmäßige Sätze für die unterschiedlichen Gerichtsbarkeiten oder individuelle Tagessätze festlegen.
- Kilometerverfolgung: Mit der integrierten Karte von Rydoo können Mitarbeiter:innen Reisen erstellen und ihre zurückgelegten Kilometer in Echtzeit verwalten.
- Automatische Ausgabengenehmigung: Mitarbeitende können per smarter Firmenkarte bezahlen. Die Ausgaben werden direkt von unterwegs beantragt und genehmigt, was Erstattungsanträge in Echtzeit ermöglicht.
3. Circula
- Belegscanner: Auch Circula bringt die praktische Funktion mit, Belege einfach per Foto zu erfassen und die Daten per KI umwandeln zu lassen.
- Ausgabenmanagement: Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand durch die steueroptimierte, mobil verwendbare Rechnungslösung sowie die Integration in Entgeltabrechnungsprozesse.
- Firmenkreditkarten: Erstellen und verwalten Sie physische und virtuelle Kreditkarten für Mitarbeitende und steuern Sie Ausgaben mit vorab definierten Budgets.
- Mitarbeitervorteile: Belohnen Sie Ihr Team mit steueroptimierten Vorteilen wie digitalen Essensgutscheinen, einem Mobilitätsbudget oder mobilen Ressourcen.
- Vorteile für Mittagessen: Steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden mit der einfachen, kostengünstigen und einfach einzurichtenden Option „Circula Lunch“.
4. FastBill
- Automatisierter Bankabgleich: Alle Zahlungen lassen sich zuerst manuell mit passenden Belegen verknüpfen. Dabei lernt das System mit, sodass die Zuordnung später automatisch funktioniert.
- Mahnwesen-Übersicht: FastBill erkennt offene oder überfällige Rechnungen und kann direkt Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschicken.
- Transaktionen direkt in der App: Überweisungen können direkt in der FastBill-App getätigt werden. Das bringt den Vorteil mit, dass alle Daten wie Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck direkt erkannt werden.
- Transaktionen im Blick: Für ein besonders übersichtliches Ausgabenmanagement bietet die App FastBill einen Überblick über alle Zahlungsein- und -ausgänge. Dank praktischer Filter können Sie dabei genau die Transaktionen einblenden lassen, die Sie suchen.
5. Payhawk
- Multi-Entity-Dashboard: Zentralisieren und standardisieren Sie die Prozesse in all Ihren Gesellschaften und behalten Sie einen klaren Überblick über die Ausgaben in der gesamten Unternehmensgruppe.
- Bestellungen: Kontrollieren Sie Ausgaben, bevor sie entstehen, mit Kaufanträgen und benutzerdefinierten Genehmigungen.
- Rechnungszahlungen: Sparen Sie wertvolle Zeit mit der Zahlungsautomatisierung, dedizierten IBANs und dem Support internationaler Zahlungen von Payhawk.
- Rückerstattungen: Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter mit Genehmigungen und Rückerstattungen per Mausklick.
- Rechnungsmanagement: Digitalisieren Sie die Extraktion und den Abgleich von Rechnungsdaten mit einer leistungsstarken Kombination aus optischer Zeichenerkennung und maschinellem Lernen.
- Visa-Karten: Erhalten Sie physische und virtuelle Visa-Geschäftskarten für geschäftliche Zahlungen - mit Kredit- und Debitoptionen.
- Payhawk Green: Payhawk kann automatisch CO₂-Emissionen bei Kartenzahlungen tracken und eine schnelle ESG-Berichterstattung ermöglichen. Das hilft insbesondere Nutzer:innen, die ein klimaneutrales Unternehmen anstreben.
6. sevDesk
- Rechnungsfunktionen: sevDesk deckt alles rund um Rechnungen ab, inklusive Mahnwesen wie Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Schulungen: Das Tool bietet ein umfassendes Handbuch, Videos und Webinare.
- Belegscanner: Mit einem Foto vom Beleg halten Mitarbeitende die Ausgaben unkompliziert fest.
- Schnittstelle zu Steuerfachkraft: sevDesk ermöglicht eine Zusammenarbeit mit Ihrem/Ihrer persönlichen Steuerberater:in bzw. Buchhaltungsbüro.
7. lexoffice
- Dashboard: Eine übersichtliche Anzeige stellt den Gewinn aus Einnahmen und Ausgaben, Kontostände, Belege und Buchungen u. v. m. dar. Per Privatmodus lassen sich die Zahlen auch ausblenden.
- Bedienerfreundlichkeit: Wenige Klicks führen zu Zahlungserinnerungen, Gutschriften etc.
- GoBD-konform: Erstellte Dokumente werden nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) archiviert.
- Vorlagen: lexoffice bietet ein breites Spektrum an Mustern, Vorschlägen und Formatierungen.
- Integriertes Online-Banking: Über PayPal.Me lassen sich Zahlungen direkt in der Software abwickeln.
- Schnittstelle zu Steuerfachkraft: Sie haben die Möglichkeit, z. B. per integrierter DATEV-Schnittstelle, Support von einem/einer Steuerberater:in zu erhalten.
- Partnererweiterungen: Mit kompatiblen und getesteten lexoffice Erweiterungen können Sie Zeiterfassungen von Mitarbeitenden mit wenigen Klicks festhalten.
8. Papierkram
- Ausgabenmanagement von A bis Z: Vom Angebot bis zur Zahlung können Sie in Papierkram alle Prozesse in wenigen Klicks erstellen. Eingegangene Zahlungen lassen sich direkt für Einnahmenüberschussrechnungen und Umsatzsteuervoranmeldungen verbuchen.
- Zeiterfassung: Arbeits- und Projektzeiten können Sie im Papierkram-TimeTracker direkt erfassen.
- Geschäftszahlen im Überblick: Alle wichtigen Zahlen werden Ihnen in übersichtlichen Berichten wie BWA, Cashflow und Projektübersichten angezeigt.
- Zahlreiche Dokumentenvorlagen: Ihre Dokumente können Sie mithilfe praktischer Vorlagen an die Corporate Identity Ihres Unternehmens anpassen.
- Kundenverwaltung: Dank integriertem Customer Relationship Management (CRM, Kundenbeziehungsmanagement) haben Sie Ihre Kund:innen mit beliebig vielen Ansprechpartner:innen direkt an Bord.
- Steuererklärung auf Knopfdruck: In Papierkram können Sie mit wenigen Klicks die UStVA und EÜR erstellen. Danach lässt sich die UStVA direkt in Ihr Elster-Portal laden.
9. Billomat
- Auftragsabwicklung: Alle Dokumente im Rahmen eines Auftrags werden in Billomat nach einem einheitlichen Prinzip erstellt – also Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen.
- Digitales Belegmanagement: Mit dem praktischen Belegscanner lassen sich Kategorie und Daten des Belegs schnell digital festhalten.
- Abo-Rechnungen: Besonders praktisch für wiederkehrende Rechnungen ist die Funktion „Abo-Rechnungen“: Hier lassen sich z. B. Turnus und Wiederholungen der Rechnung für bestimmte Kund:innen festlegen und so regelmäßige Rechnungen automatisieren.
- CRM und Inventar: Mit dem Billomat CRM können Sie alle Stammdaten von Kund:innen, Lieferanten, Produkten und Dienstleistungen zentral an einem Ort verwalten.
- DATEV-Integration: Billomat ermöglicht den Austausch mit einem/einer Steuerberater:in, sodass Steuererklärungen und Jahresabschlüsse einfach abzuwickeln sind.
Fazit: Buchhaltung für Kleinunternehmen digitalisieren
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Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.
FAQ – häufige Fragen zu Apps für Kleinunternehmer:innen
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