Reisemanagement für Geschäftsreisen – Ihr Leitfaden 2024
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Was versteht man unter Reisemanagement?
- Reiserichtlinien erstellen und Compliance sicherstellen
- Genehmigungsprozesse für Dienstreiseanträge
- Reiseplanung: Reisedaten checken und koordinieren
- Buchungsprozess: Reisebuchung sowie die Buchung weiterer Reisedienstleistungen
- Laufende Kostenkontrolle
- Abrechnungsprozess: Zusammenführen aller Reisekosten in der Reisekostenabrechnung bzw. Spesenabrechnung
- Evaluierung von Reiseprozessen und Optimierung für zukünftige Dienstreisen
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Welche Vorteile bietet Reisemanagement für Unternehmen?
- Geringere Reisekosten
- Wenig Planungsaufwand für Geschäftsreisende
- Mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten
Beispiel: effizienteres Reisemanagement durch TravelPerk
Was macht ein:e Travel Manager:in?
- Travel Risk Management: Fürsorgepflicht, Versicherung und Co.
- Eventmanagement
- Vergabe von Dienstwagen
- Informationen zu und Organisation von Bleisure Travel, Workation und Co.
- Ermöglichen von nachhaltigen Geschäftsreisen
Herausforderungen im Reisemanagement
- Jede Reisebuchung sorgt für ein endloses Hin und Her im E-Mail-Verkehr, das unnötig viel Zeit kostet und die Laune verdirbt.
- Verantwortliche sind durch jede Buchungsanfrage, Flugänderung und Stornierung überarbeitet und gestresst, weil sie das Reisemanagement „nebenbei“ abwickeln müssen.
- Dem Finanzteam fehlt ein einheitliches Tool zur Kostenkontrolle, sodass es den Überblick verliert, wer für welche Reisen Geld ausgibt und warum.
- Verantwortliche haben viel Zeit investiert, um eine Reiserichtlinie zu erstellen, die am Ende aber niemand liest und einhält.
- Das Finanzteam überwacht jede Reisebuchung, um die Ausgaben durch Mikromanagement zu kontrollieren. Das kostet Zeit und Nerven.
- Reisende finden nicht die Buchungsoptionen, die sie sich wünschen, wie z. B. Airbnb, oder haben keine einfachen Buchungstools.
- Das führt dazu, dass Reisende ausserhalb der Unternehmensrichtlinien buchen – und Ihr Unternehmen die Kontrolle über die Reisekosten verliert.
Gängige Buchungsmethoden und ihre Nachteile
1. Online-Reisebüros
- Reisende müssen verschiedene Websites vergleichen und die Reise aus eigener Tasche bezahlen oder einen langwierigen E-Mail-Verkehr mit der Verwaltungsfachkraft führen, welche die Buchung vornimmt. Wenn unterwegs Probleme auftauchen, gibt es oft keine Unterstützung.
- Verwaltung: Im Zuge der Buchung für die Reisenden kommt es zu einem starken E-Mail-Verkehr. Oft fehlt die Unterstützung innerhalb des Betriebs und die Mitarbeiter:innen fühlen sich mit Problemen, Änderungen und Stornierungen allein gelassen und sind schnell überfordert.
- Finanzabteilung: Scheinbar gute Preise sind oftmals nicht erstattungsfähig, zudem fallen Gebühren für Stornierungen und Änderungen an. Aufwandsentschädigung, Erstattung und Bestandsverfolgung erfolgen manuell. So ist es nahezu unmöglich, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu gewährleisten.
2. Stationäre Reisebüros
- Reisende: Online-Formulare der Reisebüros sind oft fehlerhaft und haben eine schlechte Bedienoberfläche. Die Mitarbeiter:innen rufen am Ende den Support an, um zu buchen, und würden eigentlich lieber Zeit sparen und selbst buchen, um die gewünschten Optionen zu erhalten.
- Verwaltung: Oft kommt es zu einem verstärkten E-Mail-Verkehr zwischen Reisenden und Reisebüro, bis die Reisen abgeschlossen sind.
- Finanzabteilung: Der Service ist kostspielig und die Reisepreise liegen über dem Marktniveau. Ein Reporting ist nur eingeschränkt möglich, ebenso wie die Integration.
3. Traditionelle Unternehmenssoftware
- Reisende: Verfügt die traditionelle Unternehmenssoftware über eine benutzerunfreundliche oder wenig zeitgemässe Bedienoberfläche, nutzen die Reisenden sie nicht gern. Hinzu kommt ein Offshore-Kundenservice, der in der Regel bei Kundenbewertungen als die grösste Frustrationsquelle angegeben wird.
- Verwaltung: Durch die vielseitigen Funktionen und Aufgaben einer allgemeinen Software ist die Verwaltung von Reisebuchungen über derartige Tools oft kompliziert und undurchschaubar. Wenn Reisende das Tool nicht verwenden möchten, kann die Reise entsprechend auch nicht kontrolliert werden.
- Finanzabteilung: Es fehlen günstige Flüge und Hotels, die online verfügbar sind. Reisende mögen die Bedienoberfläche der Software nicht und buchen daher ausserhalb der Richtlinien an anderer Stelle.
Reisemanagement vereinfachen – mit Reisemanagement-Unternehmen
Aufgrund der Probleme der gängigen Buchungsmethoden entscheiden sich Unternehmen zunehmend für externe Partner. Das müssen nicht immer Reisebüros sein – auch Softwareunternehmen fallen in die Kategorie Reisemanagement und bieten neben einem 24-Stunden-Support digitale Selbstbuchungsplattformen für Unternehmen.Als Partner für Ihr Reisemanagement übernimmt TravelPerk entweder die komplette Verantwortung für das Reisemanagement oder stellt Ihren Mitarbeiter:innen die benötigten Tools zur Verfügung, um Geschäftsreisen ohne grossen Zeitaufwand selbst zu managen. Um Ihr Reisemanagement zu vereinfachen, übernehmen wir folgende Aufgaben für Sie:
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- Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien Ihres Unternehmens
- Concierge-Buchungen
- Gruppenbuchungen
- 24/7-Support
- Automatisierte Reisekostenberichte
- Einfache Erstellung von Reiserichtlinien
- Tracking des Reisebudgets
- Kennzeichnen und Kategorisieren von Reiseausgaben
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Bereit, Ihr Geschäftsreisemanagement zu revolutionieren? Buchen Sie einfach eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie.
Die Säulen des modernen Reisemanagements
- Vertrauen – Vertrauen Sie Reisenden, dass sie gemäss den genehmigten Prozessen und Richtlinien buchen, und vereinfachen Sie die Buchung.
- Transparenz – Lassen Sie Reisende sehen, was sie ausgeben dürfen, und entsprechend auswählen können. Lassen Sie Finanz- und andere Verantwortliche sehen, was gebucht wird und warum.
- Einfachheit – Führen Sie Prozesse für die Buchung, Genehmigung und Abrechnung ein, die funktionieren und alle Anforderungen erfüllen.
- Auswirkungen – Messen Sie die Auswirkungen von Geschäftsreisen auf das Unternehmen und sparen Sie unnötige Kosten ein.
Fünf Schritte zum effektiven Geschäftsreisemanagement
- Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool.
- Stellen Sie einen 24/7-Support für Ihre Reisenden sicher.
- Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows.
- Organisieren und nutzen Sie Daten zu Ihren Dienstreisen.
- Verbessern Sie die interne Zusammenarbeit.
1. Geeignetes Buchungstool wählen
- Selbstbuchung innerhalb der Richtlinien – Vertrauen Sie Ihren Reisenden, dass sie buchen, was sie benötigen, und richten Sie entsprechend Richtlinien und Parameter ein.
- Konsolidierte Rechnungsstellung – Erhalten Sie eine monatliche Rechnung für alle Reisen von einem Anbieter, anstatt diese über verschiedene Buchungsseiten verteilt zu haben.
- Reisekostenberichte – Achten Sie auf einen einfachen Zugriff für alle Teammitglieder der Finanzabteilung und Verwaltung, die Details zu Reiseplänen und Ausgaben nach Kostenstellen, Tags oder Labels verfolgen müssen.
- Einfacher Buchungsprozess, den Reisende gerne durchlaufen – Rechnungskonsolidierung und genaues Reporting sind nicht möglich, wenn Mitarbeiter:innen das genehmigte Tool umgehen möchten. Wählen Sie daher ein Tool, das mit einer benutzerfreundlichen und einfach verwendbaren Bedienoberfläche ausgestattet ist.
- Tolles Angebot – Optionen sind nicht unwichtig. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Plattform alle verfügbaren Optionen aufzeigt, die Sie online finden können, und dass das Unternehmen verpflichtet ist, mehr Angebote hinzuzufügen.
- Reisesupport – Sie benötigen einen Reisesupport, der rund um die Uhr in Ihrer Muttersprache verfügbar ist, damit Mitarbeiter:innen auch dann Hilfe erhalten, wenn ihr Team im Unternehmen nicht verfügbar ist.
2. Rund-um-die-Uhr-Support sicherstellen
Es ist nicht einfach, rund um die Uhr für Reisende da zu sein und nachts sowie am Wochenende Stornierungen, Änderungen und andere Anfragen zu bearbeiten. Dazu kommt, dass die Zeit, die für die wirklich wichtigen Projekte benötigt wird, darunter leidet.Wenn Sie nicht für Support zur Verfügung stehen, bleiben Reisende stecken und warten auf eine Lösung, was Ihr Unternehmen letztendlich Zeit, Geld und Nerven kostet. Die logische Konsequenz lautet, sich auf einen Partner zu verlassen, der rund um die Uhr Unterstützung bietet, sodass es nicht an Ihnen als Büroleiter:in oder Reisemanager:in hängen bleibt.Nachfolgend finden Sie die Anforderungen, auf die Sie achten sollten:
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- Rund um die Uhr verfügbar
- Echte Mitarbeiter:innen, keine Chatbots
- Garantierte und schnelle Antwortzeiten
- Support in verschiedenen Sprachen
- Geschultes Personal
3. Richtlinien automatisieren
- Sie erhöhen die Einhaltung von Reiserichtlinien.
- Ihre Verantwortlichen sparen Zeit, da sie nicht mehr alle Reisen buchen müssen.
- Reisende erhalten mehr Freiheiten bei der Buchung.
- Budget pro Flug
- Budget pro Hotel und Nacht
- Mindestanzahl der im Voraus gebuchten Tage
- Erlaubte Hotelsterne
- Erlaubte Flugklassen
Genehmigungsworkflows
- Keine Genehmigungen erforderlich
- Für einige Reisen ist eine Genehmigung erforderlich
- Für jede Reise ist eine Genehmigung erforderlich
4. Reisedaten organisieren
- Kostenstellen – Verwendet Ihr Unternehmen unterschiedliche Zahlungskonten für unterschiedliche geografische Regionen? Wie viele Kostenstellen hat das Unternehmen? Stellen Sie sicher, dass die richtigen Konten mit den Reisekosten belastet werden.
- Tags und Labels – Gibt es neben den Kostenstellen wichtige Filter, die der Finanzabteilung beim Anzeigen von Reisekostenberichten helfen würden? Möchten Sie beispielsweise, dass jede Reise nach Team oder Projekt getaggt wird? Tags von Beginn an zu benutzen, spart später viel Zeit.
5. Zusammenarbeit verbessern
- Optimierter Genehmigungsprozess – Automatische Benachrichtigungen und Abstimmungsprozesse, die in das Buchungstool Ihrer Wahl integriert sind, sparen Zeit.
- Einfacher Zugriff auf Rechnungen – Das Finanz-Team muss alle Rechnungen schnell abrufen können, um die Ausgaben abzugleichen. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer Plattform, welche die Reisekosten in einer monatlichen Rechnung zusammenfasst.
- Möglichkeit der Sofort-Verfolgung von Ausgaben – Konsolidieren Sie alle Reiseausgaben auf einer Plattform, damit Sie Berichte darüber erstellen können, was von wem ausgegeben wird und warum. Verwenden Sie Tags und Labels und achten Sie auf die Möglichkeiten eines monatlichen Reportings – idealerweise automatisiert.
- Kosteneinsparungen bei Reisen – Bei der Optimierung von Reisen geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen. Viele Unternehmen nutzen immer noch Lösungen für ihr Geschäftsreisemanagement, die es schon in den 80ern und 90ern gab. Dies bedeutet, dass die Preise der Angebote so gestaltet sind, dass das Unternehmen mehr zahlt als ein:e Verbraucher:in! Hier verbirgt sich ein erhebliches Sparpotenzial.
Fazit – bereit für effektives Reisemanagement!
- Wählen Sie ein intelligentes Buchungstool, das alle Anforderungen erfüllt.
- Verteilen Sie die Last des Supports – Versuchen Sie nicht, allein rund um die Uhr für alle Reisenden da zu sein.
- Richten Sie Kostenstellen und Labels ein, um die Übersicht zu behalten.
- Erstellen Sie Richtlinien und Genehmigungsworkflows – Fügen Sie die Richtlinie in den Buchungsprozess ein.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Finanzabteilung – Automatisieren Sie die Rechnungslegung und Erstellung von Reportings.
FAQs – häufige Fragen zum Thema Reisemanagement
Warum nutzen Unternehmen eine Travel Management Software?
Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
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