Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024
Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Doch je nach Reiseziel und Art der Geschäftsreise kann die Planung und Umsetzung viel Zeit, Geld und Ressourcen kosten. Damit Geschäftsreisen für Unternehmen nicht zur Kostenfalle werden, sind eine sorgfältige Organisation und ein effizientes Spesenmanagement ausschlaggebend. Wir erklären Ihnen, welche Kosten überhaupt zu den Reisekosten zählen, welche Folgen ein ineffizientes Reisekostenmanagement mit sich bringen kann und wie Sie bei Ihren Reiseausgaben Geld sparen können.
Bei jeder Geschäftsreise fallen zwangsläufig Kosten an – sei es für einen Flug, eine Hotelübernachtung oder für die Verpflegung der Reisenden. Diese Reisekosten zu erfassen und zu verwalten ist Aufgabe des Reisekostenmanagements bzw. Spesenmanagements. Neben der konkreten Erfassung aller Geschäftsreisekosten beinhaltet das Reisekostenmanagement zudem die Verfahren zur Reisekostenrückerstattung sowie zur Analyse der Reisekosten für zukünftige Optimierungen. Ein gut organisiertes Reisekostenmanagement hilft also dabei, die Reisekosten Ihres Unternehmens stets im Blick zu behalten und die Finanzplanung der Dienstreisen effektiv und übersichtlich zu gestalten. Damit ist das Reisekostenmanagement eine der wichtigsten Disziplinen im Geschäftsreisemanagement und ein bedeutender Faktor, um die Wirtschaftlichkeit der Reisen für das Unternehmen zu gewährleisten.
Zu den für das Reisemanagement relevanten Reisekosten bzw. Spesen für Geschäftsreisen zählen:
Weist das Reisekostenmanagement Schwächen auf, führt das schnell zu einem finanziellen Mehraufwand, einem höheren Verwaltungsaufwand und nicht zuletzt auch zu Frustration bei den Mitarbeiter:innen – sei es bei den Reisenden selbst, bei den verantwortlichen Travel Manager:innen oder im Finanzmanagement bzw. in der Buchhaltung. Die Ursachen hierfür sind vielseitig:
Für ein gutes Ausgabenmanagement sollten sie unbedingt einheitliche und konkrete Regelungen für die einzelnen Schritte des Dienstreisegenehmigungsprozesses und der Abrechnung festlegen. Wer darf buchen, wo wird gebucht, was darf gebucht werden, welches Budget gilt es einzuhalten, wie wird bezahlt und wie und bis wann müssen Spesenabrechnungen eingereicht werden – all das sind relevante Fragen im Buchungsprozess. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Punkte, die Sie für ein effizientes Spesenmanagement berücksichtigen sollten.
Für die Vereinfachung des Reisekostenmanagements bietet es sich an, den Mitarbeiter:innen die Buchung von Geschäftsreisen über eine Firmenkreditkarte zu ermöglichen. Dies hat zwei grosse Vorteile:
Um den genauen Überblick über die getätigten Ausgaben zu behalten, gilt es, diese zeitnah, umfassend und korrekt zu erfassen. Halten Sie Ihre Daten über die getätigten Reisekosten immer aktuell, am besten, indem Sie die Spesendaten in regelmässigen Abständen aktualisieren. In kleinen Unternehmen kann das im 2-Wochen-Takt erfolgen, in grossen Unternehmen je nach Notwendigkeit hingegen auch täglich.Zudem sollten Sie alle Kosten effektiv kategorisieren – versehen Sie alle Ausgaben mit entsprechenden Kategorien und Tags, damit Sie diese schnell einer bestimmten Kostengruppe zuordnen können. Hier einige Beispiele, wie Sie Reisekosten gruppieren können:
Für ein effektives und geordnetes Spesenmanagement ist es unerlässlich, klar definierte Abrechnungs- und Rückerstattungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Egal, ob Sie Papierformulare, eine Tabellenkalkulation oder eine Travel Expense Management Software für Ihr Reisekostenmanagement nutzen: Gleichbleibende Vorgehensweisen rund um die Buchung und die Abrechnung von Dienstreisen tragen erheblich zur Effektivität des gesamten Prozesses bei.Hat Ihr Unternehmen noch keine Reiserichtlinie, ist nun der richtige Zeitpunkt gekommen, eine solche zu erstellen. Halten Sie darin alle relevanten Informationen und Aspekte rund um das Reisekostenmanagement fest. Klären Sie unter anderem,
Sie sehen, dass ein effektives Reisekostenmanagement viel Arbeit bedeuten kann, doch das muss es nicht. Business Travel Plattformen bzw. spezielle Travel Management Software, die auf das Management von Geschäftsreisen und Geschäftsreisekosten spezialisiert sind, können Ihnen bei der Dienstreiseplanung und der Kostenverwaltung helfen. Durch die Integration von Spesen-Apps unterstützen die Plattformen Sie effektiv bei der Überwachung Ihrer Unternehmensausgaben und erleichtern Ihnen so das Spesenmanagement erheblich. Durch die Nutzung eines Reisemanagement-Tools können Sie alle Prozesse rund um die Geschäftsreise – ob planerischer oder finanzieller Natur – optimieren und so Geld sparen.Moderne Geschäftsreisemanagement-Tools, wie TravelPerk, bieten Ihnen u.a. folgende Lösungen für Ihr Reisemanagement:
Doch worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Geschäftsreisemanagement-Tools bzw. einer Software fürs Travel-Management achten? Hier sind einige Punkte, auf die Sie Wert legen sollten:
Was ist Reisekostenmanagement?
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Was gehört alles zu den Reisekosten?
- sämtliche Reisekosten für den Transport und die Übernachtung (Flug, Bahn, Hotel etc.),
- Verpflegungskosten zur Sicherung des leiblichen Wohls (Verpflegungspauschale),
- oder sonstige Reisenebenkosten wie beispielsweise Bewirtungskosten, wenn Sie im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen.
Ineffizientes Spesenmanagement: Ursachen & Folgen
- Ungenügende Datenerfassung & falsche Finanzplanung: Wenn die Spesen im Unternehmen nur langsam oder nicht vollumfänglich erfasst werden, fehlt der Finanzabteilung die nötige Datengrundlage, um die aktuellen Ausgaben auszuwerten und zukünftige Reisekosten zu kalkulieren.
- Papierbelege & manuelle Datenverarbeitung: Wo Reisekostenformulare händisch ausgefüllt und Quittungen in Form von Papierbelegen eingereicht werden, entsteht ein erhöhter bürokratischer Aufwand für alle Beteiligten. Im schlimmsten Fall gehen Dokumente verloren, einzelne Kostenpunkte werden übersehen oder lassen sich nicht rekonstruieren und es kommt zu Verzögerungen bei der Kostenrückerstattung an die Mitarbeiter:innen – was wiederum zu Frustration auf allen Seite führt.
- Aufwendige Kommunikation & strikte Rollenteilung: Im klassischen Reise- und Spesenmanagement werden sämtliche Reisen von den zuständigen Travel Manager:innen gebucht, um sicherzustellen, dass sie auch im Budget liegen. Das mag dem Unternehmen zwar die volle Kontrolle über die Vorgänge geben, hat allerdings auch einen erhöhten Kommunikationsaufwand zwischen Buchenden und Reisenden zur Folge und kann zu Unzufriedenheiten führen.
Herausforderungen beim Reisekostenmanagement
Um Ihr Reisekostenmanagement zu optimieren, müssen Sie sich zuerst der grundlegenden Herausforderungen bewusst werden, die diese Aufgabe für alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen mit sich bringt. Worauf gilt es bei der Reiseplanung im Hinblick auf das Spesenmanagement zu achten und wo passieren die häufigsten Fehler?Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die grössten Herausforderungen:
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- Falsche bzw. ungenaue Spesen- & Reisekostenabrechnung: Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen kann kostspielig sein, vor allem wenn der Prozess aufgrund ungenauer oder zu spät eingereichter Spesenformulare wiederholt werden muss. Zudem zeichnen sich veraltete und manuelle Systeme zur Reisekostenabrechnung durch zum Teil sehr langwierige Vorgänge und ein erhöhtes Potenzial für Fehler aus.
- Fehlende Belege & Dokumente: Mit der fehlerhaften Spesenabrechnung gehen auch oft fehlende oder vergessene Belege, wie Rechnungen und Quittungen, einher. Liegt dem Unternehmen aber kein konkreter Kostennachweis oder eine entsprechende Übersicht vor, so können den Geschäftsreisenden ihre Auslagen im Rahmen der Reisekostenabrechnung auch nicht erstattet werden. Eine Erstattung der Kosten ohne Nachweis kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
- Unautorisierte Buchungsvorgänge: Bei einer fehlenden oder ungenauen Reiserichtlinie sowie manuellen Prozessen kann es zudem sehr leicht passieren, dass unautorisierte Buchungsvorgänge stattfinden. Darunter fallen zum Beispiel Buchungen, die das vorgegebene Budget sprengen. Vor allem, wenn es keine Möglichkeit der Kostenerstattung für die Reise gibt, können solche Buchungen zu Kostenfallen werden – entweder für die Reisenden oder für das Unternehmen.
- Fehlender Zugang zu Reise- & Reisekostendaten: Manuelle Prozesse der Reisekostenabrechnung, ob analog oder digital, gestalten es oft schwierig, konkrete und vor allem aussagekräftige Daten über die Reiseausgaben zu erhalten. Eine ungenaue Erfassung, menschliche Fehler oder eine mangelnde Kategorisierung der einzelnen Ausgaben gestalten einen genauen Überblick über die Finanzen schwierig. Das wiederum wirkt sich negativ auf die Finanzplanung für zukünftige Reisekosten aus.
- Fehlende oder komplizierte Reiserichtlinien: Ein Knackpunkt in vielen ineffizienten Reisekostenmanagementsystemen ist eine fehlende oder nur schwer verständliche Reiserichtlinie. Eine einheitliche Reiserichtlinie ist wichtig, um Klarheit darüber zu schaffen, wie das Reisekostenmanagement und die Reisebuchung im Unternehmen gehandhabt werden. So beseitigen Sie bereits im Vorfeld Unklarheiten und beugen Missverständnissen und falschen Buchungen und Abrechnungen vor.
Wie gelingt ein gutes Reisekostenmanagement?
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1. Mitarbeiterfreundliche Zahlungsmethoden
- Da die Spesen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden, muss im Anschluss an die Reise keine Spesenabrechnung mehr eingereicht werden. Das vermindert den bürokratischen Verwaltungsaufwand erheblich.
- Durch die Nutzung einer Firmenkarte hat das Unternehmen stets den genauen Überblick über alle Ausgaben und kann diese effektiv kontrollieren.
2. Berechnung, Erfassung & Kategorisierung der Ausgaben
- Nach Art der Reise (Bestandskunde, Verkauf, Firmenveranstaltung, Weiterbildungen etc.)
- Nach Reiseziel
- Nach Abteilung oder Kostenstelle
- Nach Spesenart (Kosten für Transport und Übernachtung, Verpflegungsmehraufwände, sonstige Ausgaben)
3. Gemeinsame Reiserichtlinien, klarer Abrechnungs- & Rückerstattungsprozess
- ob Ihre Angestellten einen Kostenvoranschlag für Ihre geplante Dienstreise erstellen müssen,
- wer eine Dienstreise bzw. das Budget für diese in Ihrem Unternehmen genehmigen darf,
- wo und wie eine Reise gebucht wird und welche (finanziellen) Rahmenbedingungen erfüllt werden müssen,
- wie bezahlt wird (Firmenkreditkarte oder private Vorkasse),
- welche Belege und Dokumente die Reisenden benötigen und aufbewahren müssen,
- wie, in welcher Form und bei welcher Kostenstelle Spesenabrechnungen einzureichen sind,
- welche Fristen für die Einreichung von Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen herrschen,
- in welchem Zeitraum den Mitarbeiter:innen ihre ausgelegten Spesen erstattet werden
- und vor allem auch, wer die jeweiligen Ansprechpartner:innen für die einzelnen Prozesse und Vorgänge sind.
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Business Travel Plattformen – Aufwand & Kosten sparen
- Planung & Buchung der gesamten Reise direkt auf der Plattform: Suchen Sie direkt auf TravelPerk nach geeigneten Transportmitteln und Unterkünften und profitieren Sie dabei von ausgehandelten Preisen, z. B. für Hotels.
- Integration von Reiserichtlinien: Durch die Integration der Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Reisen selbstständig und richtlinienkonform buchen.
- Umfängliche Einsicht in die aktuellen Reisedaten: Dank regelmässiger Kostenberichte behalten Sie stets den Überblick über die aktuellen Reisekosten Ihres Unternehmens.
- Einfache Bezahlmethode: Geschäftsreisende sollten Ihre Reisekosten nicht zurückfordern müssen. Auf TravelPerk können Unternehmen ihre Ausgaben einfach und bequem mit einer monatlichen Rechnung begleichen. So müssen die Mitarbeiter:innen die Kosten nicht mehr selbst auslegen.
- Keine Spesenabrechnungen mehr: Dadurch, dass die Reisekosten direkt vom Unternehmen übernommen werden, müssen Angestellte auch keine Spesenabrechnungen mehr ausfüllen.
- Automatisierte Erstattungen: Legen Sie Maximalbeträge fest, bis zu welchen Mitarbeiter:innen Kosten für etwa Verpflegung oder Taxifahrten automatisch und ohne weitere Genehmigung erstattet bekommen.
- Automatischer Abgleich der Firmenkarten: Alle relevanten Belege und Quittungen werden automatisch mit den auf einer Firmenkreditkarte gebuchten Kosten abgeglichen.
Die richtige Business Travel Plattform finden
- Grosses Reiseinventar für Flüge, Hotels etc.
- Anpassbare Reiserichtlinien & Genehmigungen
- Monatliche Rechnung zur Begleichung der Reisekosten
- Aufschlussreiche Analysen & Berichte zu den Reisekosten
- Zuverlässige mobile App für die Reisenden
- Professioneller & schneller Kundensupport
- Benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform
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Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.
Geschäftsreisekosten senken – 6 einfache Tipps
Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch sechs einfache Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie aktiv Reisekosten für Ihr Unternehmen einsparen können.Tipp 1: Unnötige Übernachtungen vermeiden Ist eine Übernachtung nötig? Diese Frage sollten Sie sich bei jeder geplanten Geschäftsreise stellen. Viele Fluggesellschaften und Bahnbetreiber bieten auch Verbindungen früh morgens oder spätabends an. Diese bedeuten für die Reisenden womöglich etwas weniger Schlaf, können aber eine gute Möglichkeit sein, um Geld zu sparen, da keine Übernachtungskosten anfallen. Wenn Sie ein Travel-Management-Tool wie TravelPerk verwenden, können Sie für alle Reisen mit Übernachtung einen Freigabeprozess einrichten.Tipp 2: Sammeln Sie Treuepunkte Viele Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenunternehmen und sogar Anbieter alternativer Unterkunftsmöglichkeiten bieten heutzutage Treueprogramme an. Sehen Sie sich die verschiedenen Vorteile an, welche die Treuepunkte mit sich bringen, und entscheiden Sie dann, welche für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Und auch hier kann TravelPerk Ihnen das Leben erleichtern – Sie hinterlegen Ihre Prämiennummern nur einmal und schon werden bei jeder Reise, die die gewählten Anbieter enthält, automatisch Punkte gesammelt.Tipp 3: Firmentarife nutzenFrequentieren Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen bestimmte Hotels, so kann es sich lohnen, spezielle Firmentarife mit den Unterkünften auszuhandeln. Hotels schätzen Stammkund:innen und gewähren Übernachtungen für Geschäftsreisende oft zu günstigeren Tarifen. Möchten Sie sich nicht selbst die Arbeit machen und verhandeln, kann es sich lohnen, über eine Geschäftsreiseplattform zu buchen. TravelPerk verfügt beispielsweise über ausgezeichnete Beziehungen zu zahlreichen Hotels und bietet ausgehandelte Preise für verschiedene Unterkünfte an.Tipp 4: Taxis meidenDies mag wie eine Kleinigkeit klingen, bietet aber grosses Potenzial für Kosteneinsparungen. Vor allem der Weg vom Flughafen zur Unterkunft kann mit einem Taxi sehr teuer werden. Erwägen Sie daher, Ihre Mitarbeiter:innen dazu zu verpflichten, wo möglich die Bahn, U-Bahn, Busse oder Shuttle-Services zu nutzen. So können Sie bis zu 50 % der Kosten für den Transfer sparen, insbesondere wenn Mitarbeiter:innen allein reisen.Tipp 5: Korrekte Tagessätze zahlen Wenn Sie den Mehraufwand für die Verpflegung Ihrer Geschäftsreisenden über eine Pauschale begleichen, sollten Sie darauf achten, die Tagessätze an das jeweilige Reiseziel anzupassen. So gibt es sogar innerhalb der EU grosse Preisunterschiede bei den Pauschalen; manchmal variieren diese sogar von Stadt zu Stadt. Informieren Sie sich also immer über die aktuellen Tagessätze, um den korrekten Betrag für die Verpflegungsmehraufwände Ihrer Mitarbeiter:innen zu zahlen und so vielleicht auch Geld zu sparen.Tipp 6: Steuern zurückfordern Sie können Reisekosten über die Mehrwertsteuer zurückfordern. Unternehmen, die auf diese Rückforderung verzichten, zahlen zwischen 5 und 25 % mehr als nötig!Genauere Informationen sowie weitere Tipps und Tricks zu Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen finden Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema „Reisekosten optimieren“.
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FAQ – häufige Fragen rund ums Spesenmanagement
Wie rechnet man Spesen richtig ab?
Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen?
Welche Arten von Spesen gibt es?
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
- Erleben Sie unsere Plattform in Aktion. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf TravelPerk. Es vereinfacht die Verwaltung von Geschäftsreisen durch mehr Flexibilität, volle Kontrolle über die Ausgaben mit einfachen Berichten und Optionen zum Ausgleich Ihres ökologischen Fussabdrucks.
- Hier finden Sie Hunderte von Ressourcen rund um das Thema Geschäftsreisen, von Tipps für nachhaltigeres Reisen bis hin zu Ratschlägen für die Erstellung einer Geschäftsreise Richtlinie und die Verwaltung Ihrer Ausgaben. Unsere neuesten E-Books und Blog-Beiträge haben für Sie alle Infos.
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