Kilometergeld in der Schweiz: Das gilt 2025
Immer wieder stellt sich die Frage: Welche Aufwände muss mein Arbeitgeber mir für welche Wege erstatten? In manchen Fällen ist der Arbeitgeber klar verpflichtet, die Kosten für Sprit, Unterkunft oder Spesen zu ersetzen. Aber eben nicht immer. Wir haben das Kilometergeld vom Arbeitgeber unter die Lupe genommen und klären in diesem Beitrag, in welchen Fällen der Arbeitgeber zahlen muss und welche Wege und Kosten in die Kategorie Privatsache fallen.
Wie funktioniert das Kilometergeld vom Arbeitgeber?
Wenn es um das Kilometergeld, also Fahrtkosten vom Arbeitgeber, geht, ist es wichtig, zu unterscheiden: Was ist ein Dienstweg oder eine Dienstreise und wann handelt es sich um den Weg zur Arbeit? Wenn ein:e Arbeitnehmer:in von zu Hause mit dem eigenen PKW direkt zum Arbeitsplatz fährt, handelt es sich dabei um den Arbeitsweg. Dieser wird nicht vom Arbeitgeber erstattet. Fährt ein:e Arbeitnehmer:in hingegen vom Homeoffice direkt zu einem Geschäftstermin, handelt es sich um einen Dienstweg. Auch der Weg vom Geschäftstermin wieder direkt ins Homeoffice wäre dann ein Dienstweg und der Aufwand müsste per Kilometergeld ausgeglichen werden. Der Weg zur Arbeit gilt dagegen als Privatsache und diese Fahrtkosten vom Arbeitgeber zurückzuerhalten, ist reine Kulanz.
Pauschalen für das Kilometergeld in der Schweiz 2025
Bei einem klar erkennbaren Dienstweg oder einer Dienstreise, die ein:e Arbeitnehmer:in mit dem privaten Auto unternimmt, müsste der Arbeitgeber nicht nur das Benzin bezahlen. Zusätzlich müssten auch Öl, Autowäsche, Frostschutzmittel, Reparaturen, Steuern, Vignette, Kosten für die Haftpflichtversicherung und die Amortisation des Wagens erstattet werden. All diese Fahrtkosten müssten Arbeitgeber berechnen. Um diese Sache einfacher zu gestalten, nutzen Unternehmen häufig individuell festgelegte Pauschalen, die im Spesenreglement festgehalten werden. Da viele verschiedene Posten in die Berechnung einfliessen würden, darunter Anschaffungskosten und Kilometerleistung des Fahrzeugs, orientieren sich Arbeitgeber an den Empfehlungen des Touring Club Schweiz (TCS). Der Verkehrsclub gibt jährlich eine Übersicht zur Berechnung der Pauschale heraus.Für einen durchschnittlichen PKW mit normalem Spritverbrauch kalkuliert der TCS die Kosten auf etwa CHF 0,72 pro Kilometer. Dieser Betrag deckt sämtliche Ausgaben wie Abnutzung, Reparaturen, Versicherungen und Treibstoff ab. Liegt der Treibstoffverbrauch des eigenen Fahrzeugs jedoch über dem Durchschnitt, empfiehlt es sich, die Fahrtkosten mit dem Arbeitgeber zu besprechen. Es kann z. B. ein höheres Kilometergeld vereinbart oder doch ein Dienstwagen gestellt werden. Die Kilometerkosten können auch in ihrer tatsächlichen Höhe erstattet werden – eine Pauschale ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen aber meist deutlich einfacher.
Fahrtenbuch & Co. – die Fahrtkosten vom Arbeitgeber berechnen
Damit sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen die Übersicht über die Wege und Kosten behalten, bietet es sich an, ein Fahrtenbuch anzulegen, um ganz einfach die Fahrtkosten vom Arbeitgeber berechnen zu können. Dadurch ist die Berechnung des Kilometergeldes einfacher und der Arbeitgeber erhält einen Beleg. Gut zu wissen: Die Erstattung von Spesen auf Dienstreisen durch den Arbeitgeber – z. B. in Form von Fahrtkosten – ist im Obligationenrecht (OR) gesetzlich vorgegeben. Wer in seinem Arbeitsvertrag alternative Klauseln findet, sollte direkt zur Klärung schreiten, da diese in der Regel nicht gültig sind.
Was kann nicht per Kilometergeld vom Arbeitgeber abgegolten werden?
Die Antwort liegt auf der Hand: Alles, was als privater Aufwand betrachtet wird, darf nicht als Geschäftsaufwand erstattet werden. Dazu gehören die Fahrt zur Arbeit und alle damit verbundenen privaten Aufwendungen, darunter Tankquittungen, Services wie Autowäsche, Verkehrssteuern, Kfz-Versicherungen u. s. w. Auch der Kaffee an der Tankstelle auf dem Weg zur Arbeit fällt unter Privatvergnügen und wird daher vom Arbeitgeber nicht übernommen. Sollten Arbeitnehmer:innen einen weiten Weg zur Arbeit haben, steht es ihnen frei, umzuziehen oder den Arbeitsplatz zu wechseln – ein Argument dafür, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten tragen soll, ist ein weit entfernter Wohnsitz nicht.
Fahrtkosten in der Steuererklärung
Als Arbeitnehmer:in können Sie die Fahrtkosten – also die zwischen Wohn- und Arbeitsort – in der Steuererklärung angeben. Dazu gibt es ein gesondertes Formular. Das gilt nicht nur für die Kosten, die Autofahrten zum Arbeitsplatz verursachen, sondern auch für Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel. Allerdings gelten dahingehend in jedem Kanton andere Regeln. Der Kanton Zürich etwa hat einen Maximalbetrag von CHF 5'000 für Fahrtkosten in der Steuererklärung eingeführt.Welche Beträge gelten 2025 für das Kilometergeld in der Schweiz?
Wie zuvor erwähnt: Jedes Jahr gibt der Touring Club Schweiz eine aktuelle Berechnungsgrundlage für die Kilometerkosten heraus, an der sich Arbeitgeber orientieren können. Die Pauschalen für das Jahr 2025 werden zeitnah bekannt gegeben. Bis dahin können Arbeitgeber die Vorjahressätze als Grundlage nutzen: Die Übersicht für die Kilometerkosten 2024 unterscheidet zwischen Fahrzeugen bis CHF 42'000.– und solchen über diesem Preis. Die Sätze basieren auf der Laufleistung (km/Jahr) sowie den Fahrzeugkosten pro Kilometer.
Pauschale Sätze & Berechnungsansätze
- Für Neuwagen bis CHF 42'000 bewegt sich der Kilometerpreis je nach Laufleistung zwischen CHF 0,50 und CHF 1,70.
- Für Fahrzeuge über CHF 42'000 reichen die Werte von CHF 0,60 bis CHF 3,00 pro Kilometer.
Die genauen Kosten pro Kilometer können durch den Schnittpunkt zwischen der Fahrzeugpreiskurve und der jährlichen Laufleistung aus der TCS-Grafik abgelesen werden. Faktoren wie eine geringere Abschreibung und reduzierte Energiepreise durch Elektromobilität wurden in der Berechnung berücksichtigt. Für eine detaillierte Kalkulation bietet die Übersicht des TCS ein Berechnungsformular, das fixe und variable Kosten eines Fahrzeugs zusammenführt. Dazu gehören:- Fixkosten: Abschreibung, Versicherungen, Verkehrssteuer, Garagierung und andere feste Ausgaben
- Variable Kosten: Treibstoffverbrauch, Reifen, Reparaturen und Servicekosten, abhängig von der jährlichen Laufleistung
Mit einem speziellen USB-Stick vom TCS können Arbeitgeber diese Berechnungen weiter individualisieren, z. B. für Flotten mit bis zu 20 Fahrzeugen oder spezifische kantonale Anforderungen. Ab 2025 soll es diese Funktion auch online geben.
Kilometerpauschale in der Steuererklärung nutzen
Die Pauschalen des Touring Club Schweiz (TCS) können in der Regel für die Steuererklärung verwendet werden, insbesondere für den Abzug der Fahrtkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort. Diese Pauschalen bieten eine einfache und von den Steuerämtern üblicherweise anerkannte Grundlage zur Berechnung der Kilometerkosten. Angenommen, ein:e Arbeitnehmer:in fährt an 5 Tagen pro Woche eine Strecke von 50 Kilometern, um zur Arbeit zu gelangen. Hin- und Rückweg ergeben zusammen 100 Kilometer pro Tag. Diese 100 Kilometer multipliziert man mit 5 Arbeitstagen, was 500 Kilometer pro Woche ergibt. Im Jahr summiert sich dies auf etwa 26'000 Kilometer.Die Kilometerpauschale aus der TCS-Tabelle beträgt im Durchschnitt CHF 0.72 pro Kilometer, abhängig vom Fahrzeugtyp. Für 26'000 Kilometer im Jahr ergibt sich folgende Berechnung:26'000 km x CHF 0.72 = CHF 18'720Den Betrag von CHF 18'720 können Arbeitnehmer:innen, abhängig von den kantonalen Vorgaben, in der Steuererklärung angeben, um ihre Steuerschuld zu senken.
Kilometergeld als Selbstständige:r
Auch Selbstständige können die Kilometerkosten für den Arbeitsweg in der Steuererklärung geltend machen. Wenn der PKW einer selbstständig agierenden Person zu mehr als 50 % für geschäftliche Zwecke genutzt wird, gilt das Auto gemäss Präponderanzmethode schon beim Kauf als Geschäftsvermögen. Für die private Nutzung ist jedoch ein Privatanteil zu versteuern, der in der Regel pauschal mit 0,9 % des Fahrzeugkaufpreises pro Monat angesetzt wird.
Das Wichtigste zum Kilometergeld auf einen Blick
Fassen wir noch einmal zusammen: - Das Kilometergeld wird dann gezahlt, wenn ein:e Arbeitnehmer:in eine Dienstreise im eigenen PKW unternommen hat.
- Der Weg zur Arbeit wird dagegen als Privatangelegenheit betrachtet und nicht erstattet, kann aber in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
- Auf der Website des TCS finden sich jedes Jahr aktuelle Beträge für die Kilometerkosten, die Arbeitgeber für die Reisekostenabrechnung und Arbeitnehmer:innen für ihre Steuererklärung nutzen können. Die Tabelle wird für gewöhnlich nach Jahresbeginn – im Januar oder Februar – veröffentlicht.
- Auch Selbstständige:r können ihre Fahrtkosten in der Steuererklärung ansetzen.
- Die Berechnung des Kilometergeldes ist denkbar einfach: Die Anzahl der Arbeitstage multipliziert mit den gefahrenen Kilometern pro Tag, multipliziert mit dem passenden Pauschalbetrag.
Mithilfe einer App bzw. einer Softwarelösung wie Travelperk lässt sich ein guter Überblick über anstehende Dienstreisen und Buchungen gewinnen. So sparen Sie Zeit und können alle Ausgaben hervorragend nachvollziehen. Das ist hilfreich für die Buchhaltung – und deckt Spesenbetrug rasch auf.
FAQs – häufige Fragen zur Kilometerpauschale
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