Was ist eine Reisekostenabrechnung-App?
Vorteile von digitalen Reisekostenabrechnungen
Wie in vielen anderen Kontexten auch, bringt die Digitalisierung im Bereich der Reisekostenverwaltung einige Vorteile mit sich – zeitlicher, finanzieller und auch prozessualer Natur:- Geringere Fehleranfälligkeit:
Kürzere Kommunikationswege und weniger händische Übertragungen und Anpassungen bedeuten weniger Fehler. - Immense Zeitersparnis:
In der App erfolgt die Spesenabrechnung in Echtzeit per Klick – das erspart vielen Mitarbeiter:innen eine Menge Arbeitszeit. - Besserer Überblick: Alle Belege rund um die Geschäftsreise lassen sich mithilfe einer Spesen-App an einem zentralen Ort verwalten, der immer und von überall auf der Welt abrufbar ist.
- Kürzere Wartezeiten:
Weiterleitungen, Einreichungen und Erstattungen übernimmt die App – damit stauen sich keine Formulare an und alles läuft flüssiger. - Höhere Zufriedenheit: Durch die schnellere Abwicklung und den geringeren Arbeitsaufwand steigt die Zufriedenheit aller Beteiligten – und mit ihr auch die Compliance, weil weniger Missverständnisse und Richtlinienverstöße entstehen.
- Größerer Mehrwert:
Die App bereitet alle entstandenen Kosten übersichtlich auf. So können Sie nachvollziehen, wo es Schwierigkeiten oder Abweichungen gab, und für die Zukunft lernen.
All diese Benefits tragen letztlich dazu bei, dass App-gestützte Reisekostenabrechnungen Ihrem Business zu mehr Effizienz verhelfen können. Mit welchen Funktionen Sie dies erreichen, sehen wir uns im Folgenden an.9 beliebte Reisekostenabrechnung-Apps im Überblick
Wir haben Ihnen neun beliebte App-Beispiele für die (Reise-)Kostenverwaltung rausgesucht, die Sie nahtlos mit Ihrem TravelPerk-Konto verknüpfen können. So läuft der gesamte Prozess rund um die Dienstreise sorglos ab: Reiseanträge, Reisebuchungen, Stornierungen, Spesenabrechnungen, Rückerstattungen und, und, und.Welche kostenlose Reisekostenabrechnung-App ist empfehlenswert?
Unter den hier vorgestellten Spesen-Apps bietet nur Pleo ein kostenloses Starter-Paket. Hier können bis zu drei Nutzer:innen ihre Ausgaben tracken, Berichte erstellen, Rechnungen verwalten und bezahlen, Belege automatisiert sammeln und zum Beispiel mit Google Pay und Apple Pay Zahlungen tätigen. Auch verschiedene Integrationen sind im kostenlosen Angebot enthalten.Um die Vorzüge einer Reisekostenabrechnung-App kennenzulernen, kann sich ein kostenloser Zugang für den Anfang durchaus lohnen – deshalb finden Sie bei verschiedenen Anbietern auch kostenfreie oder sehr günstige Demo-Versionen. Langfristig zahlt es sich aus, in ein Paket mit größerem Leistungsumfang zu investieren, um zum Beispiel mehreren Mitarbeiter:innen Zugang zum System zu verschaffen und die ausgeklügelten Funktionen voll auszuschöpfen – von Ausgabenlimits über Dashboard-Darstellungen bis hin zu automatisierten Erstattungen und Live-Support.Während Pleo die einzige der oben gelisteten Anwendungen mit einem kostenlosen Zugang ist, bieten einige andere Anbieter aber auch kostengünstige Lösungen, insbesondere für kleine Unternehmen. So können Sie bei Circula, Rydoo, Mobilexpense Declaree und Expensya zum Beispiel für 5 bis 8 € monatlich – teils pro Lizenz – kleine Service-Pakete buchen, um die Vorzüge der digitalen Auslagenverwaltung kennenzulernen und eine fundierte Entscheidung für ein höherpreisiges Produkt zu treffen.Wie kann eine Spesen-App Spesenbetrug erkennen?
Spesenbetrug kann viele verschiedene Formen annehmen: vom vorsätzlichen Versuch, nicht-erstattungsfähige Reisekosten wie die Minibar im Hotel oder ein Essen mit Freund:innen abzurechnen, über aktive Fälschungen von Belegen bis hin zu versehentlichen oder unwissentlichen Fauxpas wie Übertragungsfehlern, veralteten Pauschalen und Co.Eine Reisekostenabrechnung-App reduziert das Risiko eines Spesenbetrugs spürbar, weil durch die Digitalisierung nahezu keine manuellen Prozesse mehr stattfinden: Belege werden direkt abfotografiert oder aus den E-Mails, integrierten Apps oder gar der Kreditkartenabrechnung übertragen, sodass keine Anpassungen vorgenommen werden und dementsprechend auch keine Fehler unterlaufen können.Mithilfe von Firmenkreditkarten und automatisierten Rechnungsprozessen sorgen Spesen-Apps außerdem dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen kaum noch in Vorkasse gehen müssen. Wo keine Zahlungen aus eigener Tasche getätigt werden, verschwindet auch die Grundlage, die nötig wäre, um (mehr) Geld zurückzufordern.Zudem tragen Reisekostenabrechnung-Apps nachweislich dazu bei, dass Mitarbeiter:innen zufriedener mit dem gesamten Prozess rund um die Spesenverwaltung sind – weil er einfacher und weniger nervenaufreibend abläuft und weil zum Beispiel die Rückerstattung viel schneller erfolgt als bei einer manuellen Handhabung.Wo all diese Aspekte nicht ausreichen, um präventiv gegen Spesenbezug vorzugehen, helfen Ihnen diverse Mechanismen der Apps dabei, Versuche zu erkennen und eigenständig zu stoppen. Durch hinterlegte Richtlinien und Budgetgrenzen und eine integrierte KI-Unterstützung werden Sie von vielen Anbietern benachrichtigt, wenn sich Auffälligkeiten ergeben oder wenn hohe Beträge eingefordert werden.Fazit: Spesenverwaltung digitalisieren und Zufriedenheit steigern
Die meisten bekannten Apps für die Reisekosten- und Auslagenverwaltung ähneln sich in ihren Funktionen und bieten allesamt einen erheblichen Mehrwert – vor allem für Unternehmen, die das Kostenmanagement bis dato manuell bearbeiten. Fest steht: Zeit sparen und Ihr Budget schonen können Sie ziemlich sicher mit allen Anwendungen, die wir in diesem Beitrag vorgestellt haben.Welche Reisekostenabrechnung-App die richtige für Sie ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: Wie groß ist Ihr Unternehmen? Wer wird vorrangig mit der App arbeiten? Welche Tools nutzen Sie bereits? Welche Painpoints erschweren Ihr Reisekostenmanagement derzeit und was ist Ihnen daher besonders wichtig? All das kann bei der Entscheidungsfindung helfen.Achten Sie am besten darauf, dass sich die Anwendung Ihrer Wahl nahtlos mit den Software-Lösungen verknüpfen lässt, die Sie bereits in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Wählen Sie nach Möglichkeit einen Anbieter, der auf Ihre Branche spezialisiert ist und passende Lösungen für Ihre Unternehmensgröße anbietet. Wer in puncto Datensicherheit ein besonders gutes Gefühl haben möchte, kann sich auch für eine Option mit deutschem Server-Host entscheiden – hier gelten dieselben Standards, die Sie auch in Ihrem Unternehmen leben. Ansonsten gilt: Lesen Sie sich ein, vergleichen Sie und wählen Sie einen Dienstleister, bei dem Sie sich gut aufgehoben fühlen.Kleiner Tipp zum Schluss: Alle hier vorgestellten Apps lassen sich problemlos mit TravelPerk verbinden – für ein ideales, intuitives Dienstreise-Erlebnis – von der Buchung bis zur Abrechnung.FAQ – häufige Fragen zu Reisekostenabrechnung-Apps
Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?In einer Reisekostenabrechnung werden alle erstattungsfähigen Reisekosten einer Dienstreise kategorisiert, eindeutig benannt und aufgelistet. Dafür sammeln Sie zunächst alle Rechnungen und Belege, die Sie im Zuge der Vorbereitung und des dienstlichen Aufenthalts erhalten haben: Kosten für Transport und Unterkunft, Ausgaben für die Verpflegung sowie andere dienstlich entstandene Kosten. Die Belege bewahren Sie auf und legen sie dem Dokument bei. Wenn Sie mit einer App arbeiten, muss die Erstellung der Abrechnung nicht händisch in Tabellenform erfolgen und läuft papierlos ab, indem Sie Ihre Belege einfach scannen. Die App kategorisiert die Ausgaben, bereitet sie auf und leitet sie an die entsprechende Kostenstelle weiter.Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Reisekostenabrechnung.Wie sieht eine korrekte Reisekostenabrechnung aus?Eine korrekte Reisekostenabrechnung im strengen Sinne gibt es nicht – denn hierfür fehlen die gesetzlichen Vorgaben. Trotzdem empfiehlt es sich, die wichtigsten Angaben zu Ihrer Person und zur Reise selbst in die Reisekostenabrechnung einzubinden:- Name und Anschrift der reisenden Person
- Reisedauer und exakte Reisedaten
- Reiseziel (möglichst präzise)
- Zweck der Reise
- Datum und UnterschriftHinzu kommen die einzelnen Ausgaben, die den erstattungsfähigen Kategorien zugeordnet sind, sowie die dazugehörigen Belege. Oft gibt es ein Formular, das Sie für Ihre Reisekostenabrechnung nutzen können. Wenn Ihr Unternehmen bereits App-basiert arbeitet, ist eine händische Reisekostenabrechnung unter Umständen gar nicht mehr nötig.Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Reisekostenabrechnung.Welche Reisekosten kann ich abrechnen?Im Rahmen einer Dienstreise können Sie verschiedene Kosten geltend machen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und diverse Reisenebenkosten. Mehr zu den erstattungsfähigen Reisekosten und zum steuerlichen Vorgehen lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Reisekosten absetzen.