Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024

In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz entscheidend. Ein Bereich, in dem viele Unternehmen noch Potenzial für Optimierungen haben, ist das Spesenmanagement. Traditionelle Methoden sind dabei oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Digitalisierung bietet hier eine vielversprechende Lösung.

Ein digitales Spesenmanagement kann nicht nur den Arbeitsaufwand reduzieren, sondern auch für mehr Transparenz und schnellere Erstattungen sorgen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, warum es sich lohnt, das Spesenmanagement in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren, welche Vorteile dies mit sich bringt und wie Sie diesen Prozess erfolgreich umsetzen.

Was ist Spesenmanagement?

Das Spesenmanagement umfasst alle Prozesse und Richtlinien, die in einem Unternehmen zur Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten der Beschäftigten genutzt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Begriffe „Spesen“ und „Reisekosten“ häufig synonym verwendet werden, eigentlich jedoch zwei unterschiedliche Bereiche abdecken:

Spesen im engeren Sinne beziehen sich auf den Verpflegungsmehraufwand, also die zusätzlichen Kosten, die Mitarbeiter:innen durch geschäftlich bedingte Auswärtstätigkeiten entstehen. Dazu zählen insbesondere Ausgaben für Mahlzeiten während einer Dienstreise.

Reisekosten hingegen sind ein weiter gefasster Begriff und umfassen sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören neben den Verpflegungskosten auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie andere notwendige Ausgaben wie Parkgebühren oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.

Wenn von Spesenmanagement gesprochen wird, ist häufig das gesamte Reisekostenmanagement gemeint – also die Verwaltung aller Kosten, die im Zuge einer Geschäftsreise entstehen. Ein effektives Spesenmanagement sorgt dafür, dass sowohl die spezifischen Spesen als auch die umfassenderen Reisekosten korrekt erfasst, überprüft und erstattet werden. Traditionell erfolgt dies oft manuell, was jedoch zu Fehlern, Verzögerungen und einem hohen administrativen Aufwand führen kann. Ein digitalisiertes Spesenmanagement bietet eine moderne Lösung, die all diese Prozesse automatisiert und erheblich vereinfacht.

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Ineffizientes Spesenmanagement: Ursachen & Folgen

Ein ineffizientes Spesenmanagement kann zu erheblichen Problemen im Unternehmen führen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Das Erfassen, Überprüfen und Genehmigen von Spesenbelegen nimmt oft viel Zeit in Anspruch und bindet wertvolle Ressourcen, sowohl bei den Mitarbeiter:innen als auch in den Finanzabteilungen.

Die Digitalisierung des Spesenmanagements bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Automatisierung hinausgehen. Sie ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Prozess der Spesenabrechnung zu optimieren, von der Einreichung der Belege bis hin zur Erstattung. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen können Spesen in Echtzeit erfasst und überprüft werden, was zu einer deutlichen Reduzierung von Fehlern und Missbrauch führt. Zudem profitieren Unternehmen von einer verbesserten Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Zeitersparnis: Mitarbeiter:innen müssen sich nicht mehr mit lästigen Papierbelegen herumschlagen und die Finanzabteilung kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Auch die Compliance wird durch die Einhaltung von Reiserichtlinien und die automatische Überprüfung von Ausgaben deutlich gefördert.

Insgesamt trägt ein digitales Spesenmanagement dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und letztlich die Kosten im Unternehmen zu senken.

Funktionen eines digitalen Spesenmanagements

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Ein digitales Spesenmanagement-System bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Prozess der Spesenabrechnung deutlich effizienter und transparenter gestalten. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick:

1. Automatisierte Erfassung und Einreichung von Belegen: Mitarbeiter:innen können ihre Spesenbelege einfach per Smartphone-App fotografieren und direkt ins System hochladen. Die Software erkennt automatisch die relevanten Daten wie Datum, Betrag und Kategorie, und ordnet sie dem entsprechenden Projekt oder der Dienstreise zu.

2. Echtzeit-Überprüfung und Genehmigung: Dank der digitalen Erfassung werden Belege in Echtzeit an die zuständigen Personen zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit erheblich und ermöglicht es den Finanzteams, schnell auf Unstimmigkeiten oder Unregelmässigkeiten zu reagieren.

3. Integration mit anderen Systemen: Moderne Spesenmanagement-Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Finanz- und HR-Systeme – wie beispielsweise ein Ausgabenmanagement-Tool – integrieren. Dadurch werden Doppelarbeiten vermieden und alle relevanten Daten stehen zentral zur Verfügung, was die Genauigkeit und Effizienz weiter erhöht.

4. Transparenz und Berichterstattung: Ein digitales System bietet umfassende Reporting-Funktionen, mit denen Sie jederzeit den Überblick über die Spesenausgaben im gesamten Unternehmen behalten. Sie können Berichte nach verschiedenen Kriterien filtern und detaillierte Analysen durchführen, um Einsparpotenziale zu identifizieren.

5. Einhaltung von Spesenrichtlinien: Das System prüft automatisch, ob eingereichte Spesen den unternehmensinternen Spesenrichtlinien entsprechen. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und hilft dabei, die Compliance zu gewährleisten. Mitarbeiter:innen erhalten sofort Feedback, wenn eine Eingabe nicht den Vorgaben entspricht.

6. Vereinfachte Rückerstattung: Durch die Automatisierung des gesamten Prozesses wird auch die Rückerstattung von Spesen beschleunigt. Mitarbeiter:innen müssen nicht lange auf ihre Erstattungen warten, was zu einer höheren Zufriedenheit führt.

Wie digitales Spesenmanagement Unternehmen unterstützt

Ein digitales Spesenmanagement-System bietet Vorteile für verschiedene Bereiche eines Unternehmens und trägt massgeblich zur Effizienzsteigerung bei. Hier sind die wichtigsten Vorteile für unterschiedliche Abteilungen:

1. Für Finanzteams & Buchhaltung: Digitale Spesenmanagement-Systeme entlasten die Finanzteams erheblich. Durch die Automatisierung der Belegerfassung und -verarbeitung reduzieren sich manuelle Eingaben und Fehler. Ausserdem wird die Transparenz erhöht, da alle Spesen in Echtzeit erfasst und überwacht werden können. Dies erleichtert die Erstellung von Berichten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wodurch die Buchhaltung effizienter und präziser arbeitet.

2. Für Reisemanager:innen & Geschäftsreisende: Für Reisemanager:innen und Geschäftsreisende bedeutet ein digitales Spesenmanagement-System vor allem eine deutliche Erleichterung im Alltag. Die schnelle und einfache Einreichung von Belegen sowie die sofortige Genehmigung und Rückerstattung von Reisekostenvorschüssen sparen Zeit und Nerven. Reisemanager:innen können ausserdem Reise- und Spesenrichtlinien zentral verwalten und sicherstellen, dass alle Ausgaben den Unternehmensvorgaben entsprechen.

3. Für Führungskräfte & das gesamte Unternehmen: Führungskräfte profitieren von der gesteigerten Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben im Unternehmen. Sie erhalten Einblicke in die Spesengewohnheiten ihrer Mitarbeiter:innen und können anhand von Berichten fundierte Entscheidungen treffen. Dies führt zu einer besseren Budgetkontrolle und ermöglicht es, kostensparende Massnahmen gezielt umzusetzen. Zudem trägt ein reibungsloser Spesenmanagement-Prozess zur Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen bei, was sich positiv auf das gesamte Unternehmen auswirkt.

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5 Gründe, warum Sie Ihr Spesenmanagement digitalisieren sollten

Die Digitalisierung des Spesenmanagements bietet zahlreiche Vorteile, die sich positiv auf die Effizienz und die Zufriedenheit im Unternehmen auswirken. Hier sind fünf wesentliche Gründe, warum auch Ihr Unternehmen von einer digitalen Lösung profitieren kann:

1. Zeit & Ressourcen sparen: Durch die Automatisierung der Spesenabrechnung wird der zeitaufwendige manuelle Prozess erheblich verkürzt. Mitarbeiter:innen können ihre Belege schnell und einfach einreichen, während die Finanzabteilung weniger Zeit für die Verarbeitung und Prüfung benötigt. Dies führt zu einer deutlichen Entlastung aller Beteiligten und ermöglicht es, wertvolle Ressourcen für andere wichtige Aufgaben zu nutzen.

2. Fehler reduzieren & Compliance fördern: Ein digitales Spesenmanagement minimiert das Risiko von Eingabefehlern und sorgt dafür, dass alle Spesenabrechnungen den geltenden Reisekostenrichtlinien entsprechen. Automatische Überprüfungen und Warnmeldungen helfen dabei, Unregelmässigkeiten sofort zu erkennen und zu korrigieren. Dies fördert die Einhaltung der unternehmensinternen und gesetzlichen Vorgaben und schützt das Unternehmen vor potenziellen Risiken.

3. Echtzeit-Einblicke erhalten & Transparenz stärken: Ein digitales System bietet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit einen umfassenden Überblick über die Spesenausgaben im Unternehmen zu haben. Echtzeit-Daten ermöglichen es, Ausgabenmuster zu erkennen, Einsparpotenziale zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Transparenz ist entscheidend für eine effektive Budgetkontrolle und ein strategisches Finanzmanagement.

4. Rückerstattungen vereinfachen & beschleunigen: Durch die Digitalisierung des Spesenmanagements werden Rückerstattungen schneller abgewickelt. Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr lange auf ihre Erstattungen warten, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation führt. Gleichzeitig wird der administrative Aufwand für die Finanzabteilung reduziert.

5. Benutzerfreundlichkeit & Zufriedenheit steigern: Moderne Spesenmanagement-Software ist benutzerfreundlich gestaltet und erleichtert den gesamten Prozess der Spesenabrechnung. Mitarbeiter:innen profitieren von einer intuitiven Bedienung und können ihre Ausgaben jederzeit und überall verwalten. Dies steigert die Zufriedenheit und Akzeptanz der Software im gesamten Unternehmen.

Reisemanagement & Spesenmanagement verknüpfen – so geht’s

Die Einführung eines digitalen Spesenmanagements erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, um den maximalen Nutzen daraus zu ziehen. Hier sind einige Best Practices und Tipps, die Ihnen helfen können, den Übergang reibungslos und erfolgreich zu gestalten:

1. Klare Kommunikation und Schulung: Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeiter:innen über die neuen Prozesse informiert und entsprechend geschult werden. Dies reduziert Unsicherheiten und fördert die Akzeptanz der neuen Lösung. Schulungen sollten sowohl die Nutzung der jeweiligen Software als auch die Einhaltung von Spesenrichtlinien abdecken.

2. Integration mit bestehenden Systemen: Damit das digitale Spesenmanagement optimal funktioniert, sollte es nahtlos in Ihre bestehenden Finanz- und HR-Systeme integriert werden. Dadurch vermeiden Sie Doppelarbeiten und stellen sicher, dass alle relevanten Daten zentral und aktuell verfügbar sind.

3. Anpassung der Spesenrichtlinien: Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Spesenrichtlinien, um sie an die digitale Lösung anzupassen. Klare und transparente Richtlinien sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und die Compliance zu gewährleisten. Kommunizieren Sie diese Richtlinien deutlich an Ihre Mitarbeiter:innen.

4. Pilotphase und schrittweise Einführung: Führen Sie die neue Software in einer Pilotphase ein, um potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Eine schrittweise Einführung hilft dabei, den Übergang für alle Beteiligten einfacher und weniger stressig zu gestalten.

5. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung: Nach der Implementierung sollten Sie das System kontinuierlich überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Sammeln Sie Feedback von den Nutzer:innen, um die Software und die Prozesse weiter zu optimieren. So stellen Sie sicher, dass das Spesenmanagement auch langfristig effizient und benutzerfreundlich bleibt.

TravelPerk für das effiziente Spesenmanagement nutzen

Integrieren Sie das digitale Spesenmanagement nahtlos in Ihr Geschäftsreisemanagement – mit TravelPerk ist dies problemlos und bequem möglich. Wir stellen Ihnen hier einige ausgewählte Spesenmanagement-Apps vor, die Sie mit TravelPerk verknüpfen können.

Yokoy

Mit Yokoy automatisieren Sie Ihr Spesenmanagement mithilfe von Künstlicher Intelligenz, was vor allem für mittlere und grosse Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Technologie und verarbeitendes Gewerbe attraktiv ist. Die Software bietet nahtlose Integrationen mit Buchhaltungs-, Steuer-, HR- und Finanz-Tools sowie Travel Management-Lösungen.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören automatisiertes Rechnungsmanagement, die Erstellung von Reisekostenabrechnungen und die Automatisierung der Mehrwertsteuerrückerstattung. Zusätzlich können smarte Firmenkarten sowohl virtuell als auch physisch genutzt werden. Die Plattform unterstützt mehrere Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Niederländisch und Spanisch.

Zur TravelPerk-Integration mit Yokoy

Pleo

Pleo ermöglicht es Unternehmen jeder Grösse und Branche, ihr Ausgabenmanagement sicher und effizient zu digitalisieren. Mit der Anwendung können Rechnungen bezahlt, Rückerstattungen abgewickelt sowie Verpflegungs- und Kilometerpauschalen berechnet werden. Die Erfassung von Belegen ist ebenso einfach möglich. Zahlungen können über virtuelle Pleo-Firmenkarten via Apple Pay und Google Pay erfolgen, und Firmenkreditkarten lassen sich bei Bedarf in Echtzeit sperren. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Ausgabenlimits individuell für jede:n Nutzer:in sowie pro Abteilung festzulegen. Die Software ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch und Französisch.

Zur TravelPerk-Integration mit Pleo

Rydoo

Rydoo fokussiert sich auf das Spesenmanagement innerhalb des Ausgabenmanagements und bietet umfangreiche Funktionen. Die Software ermöglicht die einfache Integration von Reisekostenrichtlinien, Freigabeprozessen und Ausgabenlimits. Unstimmigkeiten werden durch automatische Meldungen sofort angezeigt, sodass Fehler schnell behoben werden können.

Mitarbeiter:innen können sowohl virtuelle als auch physische Firmenkarten nutzen und Verpflegungspauschalen mit Abzügen berechnen und verwalten. Die Kilometererfassung erfolgt automatisiert dank eines integrierten Kartendienstes. Rydoo bietet zahlreiche Integrationen, darunter DATEV, TravelPerk und Slack, und überzeugt mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die App ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch und Französisch.

Zur TravelPerk-Integration mit Rydoo

Expensify

Expensify ist eine beliebte Ausgabenmanagement-Software, die den gesamten Prozess von der Anschaffung bis zur Berichterstattung vereinfacht. Zu den Hauptfunktionen gehören das Scannen von Belegen, die automatische Zusammenführung von Daten, einfache Genehmigungsregeln und ein Tool zur Kilometerberechnung. Zusätzlich bietet Expensify einen Kreditkartendienst und lässt sich mit verschiedenen Anwendungen wie TravelPerk integrieren. Rückerstattungen können innerhalb von 24 Stunden abgewickelt werden. Die Software richtet sich neben dem klassischen Spend Management auch an Travel Manager:innen, ist jedoch nur in englischer Sprache verfügbar.

Zur TravelPerk-Integration mit Expensify

Spendesk

Spendesk bietet eine umfassende Lösung für ein effizienteres Ausgabenmanagement. Die Software kombiniert Funktionen aus Buchhaltung und Spend Management, darunter automatisierte Richtlinien, Rechnungsverwaltung und Spesenrückerstattungen. Zusätzlich erhalten Sie Firmenkreditkarten, eine Abonnementübersicht und detaillierte Ausgabenanalysen zur Unterstützung fundierter Budgetentscheidungen. Besonders hervorzuheben sind die integrierten Buchhaltungsfunktionen, wie die Einrichtung von Sachkonten und das Auslesen der Mehrwertsteuer, die Spendesk für viele Unternehmen attraktiv machen.

Zur TravelPerk-Integration mit Spendesk

Noch nicht die richtige App dabei? Weitere Anwendungen, die Sie in TravelPerk integrieren können, finden Sie in unserem Artikel über Ausgabenmanagement-Software.

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