Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024
Spesenrichtlinie: Wissenswertes für Arbeitgeber
Was sind Spesen?
- Transport (An- & Abreise bzw. Mobilität bei Auswärtstätigkeiten)
- Unterkunft
- Verpflegung bzw. Verpflegungsmehrkosten
- Bewirtung – z. B. auch von Kund:innen oder Geschäftspartner:innen
- Weiterbildungsmaterialien & -massnahmen
- Gebühren – z. B. für Firmenkreditkarten oder Mobilfunk im Ausland
?)
Was ist eine Spesenrichtlinie?
- welche Ausgaben als Spesen gefasst werden – zusätzlich zu den oben genannten Kosten können z. B. auch Parktickets, Hotelparkplätze, Gebühren für ein besseres WLAN, ein Wasch- und Bügelservice o. ä. übernommen werden.
- welche Höchstbeträge für die Spesen gelten – bspw. für Übernachtungskosten oder Bewirtungskosten. Budgetgrenzen hängen häufig von Faktoren wie der Position im Unternehmen oder dem Zielland der Reise ab.
- welche sonstigen Einschränkungen für die Spesen gelten – so kann der Arbeitgeber bspw. festlegen, dass Taxifahrten nur übernommen werden, wenn Bus und Bahn keine adäquate Alternative darstellen.
- welche Ausgaben per se nicht erstattungsfähig sind – hier empfiehlt es sich, mit Beispielen zu arbeiten und insbesondere solche Kosten aufzuführen, die in der Vergangenheit häufig zu Missverständnissen geführt haben.
- welche Rechte und Genehmigungsprozesse es gibt – vielleicht kann nur ein ausgewählter Personenkreis seine Ausgaben direkt geltend machen, während andere Mitarbeiter:innen zunächst Anträge stellen müssen.
- wie die Zahlung erfolgt – z. B. über Firmenkarten, Vorschüsse vom Arbeitgeber, auf Rechnung oder durch Auslagen der Mitarbeiter:innen.
- wie die Spesenabrechnung läuft – sprich, welche Dokumente in welcher Form und wo eingereicht werden müssen, welche Deadlines gelten und wie die Rückerstattung von Auslagen abläuft.
Unterschied: Spesenrichtlinie & Spesenreglement
Nutzen der Richtlinie für Unternehmen & Mitarbeiter:innen
- Bessere Kostenkontrolle: Die Richtlinie legt fest, wer für was wie viel Geld ausgeben darf – das senkt das Risiko unkontrollierbarer Ausgaben.
- Gleiches Verständnis: Die klare, verständliche Ausformulierung räumt Missverständnisse aus dem Weg und schafft einen Konsens über die Definition von und den Umgang mit Spesen.
- Mehr Unabhängigkeit: Auf den ersten Blick mag eine Spesenrichtlinie wie eine Restriktion wirken, dabei befähigt sie Mitarbeiter:innen, im Rahmen der Vorgaben eigenständig zu agieren, und fördert so ihre Unabhängigkeit.
- Weniger Arbeit: Klare Regeln reduzieren den Arbeitsaufwand. Wo eindeutige Infos vorhanden sind, kommen weniger Rückfragen und Fehler auf, wodurch wiederum weniger Support- und Korrekturarbeiten anfallen.
- Höhere Effizienz: Dank vorgegebener Workflows landen Anträge und Rechnungen direkt an der richtigen Stelle – idealerweise auch noch im richtigen Format. Das steigert die Effizienz, insbesondere wenn es digital abläuft.
- Permanente Verfügbarkeit: In der Richtlinie können die Mitarbeiter:innen alle wichtigen Infos zum Spesenmanagement jederzeit nachlesen – digital und idealerweise auch mobil, sodass sie von überall darauf zugreifen können.
- Rechtskonforme Spesenregelung: Durch ein vom jeweiligen Kanton geprüftes und genehmigtes Spesenreglement sichern sich Arbeitgeber bei der Spesenabrechnung steuerrechtlich ab.
Wie sollte eine Spesenrichtlinie aussehen?
- Klare Strukturierung: Gliedern Sie das Reglement nach Spesenkategorien wie Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Dies erleichtert den Mitarbeitenden das Verständnis und die Anwendung.
- Relevante und prägnante Informationen: Halten Sie das Dokument kurz und konzentrieren Sie sich auf wesentliche Punkte, um sicherzustellen, dass es gelesen und verstanden wird. Die Einbindung von Stakeholdern kann helfen, notwendige Informationen von überflüssigen Details zu trennen.
- Klare Formulierungen statt kompliziertes Behördendeutsch: Sprechen Sie die Sprache der Mitarbeiter:innen und stellen Sie so sicher, dass jede:r versteht, was gemeint ist. Ein gutes Regelwerk beantwortet Fragen, ohne dabei neue aufzuwerfen. Wählen Sie hierfür einfache Formulierungen und praxisnahe Beispiele.
- Je aktueller die Richtlinie, desto höher die Compliance: Insbesondere Budgetobergrenzen sollten regelmässig geprüft und angepasst werden – sei es, weil sich die finanzielle Situation des Unternehmens ändert oder weil z. B. Flugpreise oder Übernachtungskosten steigen.
- Genehmigung durch die Steuerbehörden: Ein von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement bietet Rechtssicherheit und wird in der Regel auch von anderen Kantonen anerkannt. Das erleichtert die steuerliche Handhabung der Spesenabrechnungen.
Spesenrichtlinie vs. Reisekostenrichtlinie – was ist was?
Reisekosten sind ein Teil der Spesen – zugegebenermassen der wohl grösste und wichtigste Teil. Die Reisekostenrichtlinie behandelt sämtliche Ausgaben, die im Zuge einer Geschäftsreise anfallen und erklärt, wie die Reisekostenabrechnung läuft, während die Spesenrichtlinie darüber hinaus auch andere Spesen, wie Kosten für Büromaterialien oder Weiterbildungsmassnahmen, beinhaltet.Als Arbeitgeber haben Sie bei der Handhabung der Richtlinien verschiedene Optionen. Sie können zwei getrennte Regelwerke verfassen, ein gemeinsames Dokument erstellen, das als Spesen- und Reisekostenrichtlinie dient, oder die Reisekostenrichtlinie in die allgemeine Reiserichtlinie integrieren und die Spesenrichtlinie separat führen. Entscheiden Sie sich für getrennte Dokumente, können Sie Dopplungen vermeiden, indem Sie an den entsprechenden Stellen – z. B. bei Transport-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten – auf die Reisekostenrichtlinie verweisen, statt alle Regelungen nochmal im Detail aufzuführen.
?)
?)
Vorteile eines Spesenreglements
- Auszahlung von Pauschalspesen: Wenn Ihr Unternehmen Pauschalspesen, z. B. als Kilometergeld, an Mitarbeitende auszahlt, stellen Sie sicher, dass die Pauschalen von der jeweiligen Steuerbehörde anerkannt werden.
- Regelmässige Spesenabrechnungen: Bei Unternehmen, in denen regelmässig Spesen anfallen, insbesondere bei Aussendienstmitarbeitenden oder Führungskräften, kann ein genehmigtes Spesenreglement den administrativen Aufwand reduzieren.
- Interkantonale Anerkennung: Ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement wird in der Regel auch von anderen Kantonen anerkannt. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit Mitarbeitenden in verschiedenen Kantonen, da es die steuerliche Handhabung der Spesenabrechnungen erleichtert.
Spesenrichtlinie erstellen – so geht’s
- Bilden Sie ein Team aus kompetenten und erfahrenen Kolleg:innen – von HR über das Finanzteam bis hin zu Reisemanager:innen. Auch Mitarbeitende, die bei der täglichen Arbeit viel mit Spesenprozessen zu tun haben, sollten als Stakeholder:innen vertreten sein.
- Legen Sie den Geltungsbereich der Richtlinie fest – für welche Abteilungen oder Positionen ist sie im Besonderen gedacht? Welche Fragestellungen beantwortet sie? Welche Informationen lässt sie offen und wo können die Mitarbeiter:innen diese stattdessen finden?
- Nennen und erläutern Sie die erstattungsfähigen Ausgaben – legen Sie Ausgabenlimits und potenzielle Einschränkungen fest und kommunizieren Sie diese kurz und prägnant, aber dennoch so, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind.
- Liefern Sie auch Beispiele für Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind – differenzieren Sie hierbei zwischen Spesen, die Sie als Unternehmen nicht zurückzahlen, die aber steuerlich geltend gemacht werden können, und Ausgaben, die nicht als betrieblich eingestuft werden.
- Arbeiten Sie Genehmigungsprozesse aus – machen Sie deutlich, wann Ausgaben z. B. eine Antragstellung erfordern und wann sie in eigenem Ermessen getätigt werden können. Richten Sie klare Workflows sowie Zuständigkeitsbereiche mit festen Verantwortlichen ein. Auch Vertretungen für den Fall einer Abwesenheit sollten hier zu finden sein.
- Klären Sie, wie die Dokumentation der Ausgaben erfolgt – sämtliche Belege, ob Rechnung oder Quittung, müssen eingereicht werden. Wie und binnen welcher Zeit muss der Nachweis erfolgen? In welcher Form sind die Belege vorzulegen? Was passiert, wenn ein Nachweis fehlt?
- Legen Sie Zahlungsmethoden und Rückerstattungsrichtlinien fest – welche Zahlungsmittel sollen die Mitarbeiter:innen bevorzugt verwenden? Welche erfordern eine explizite Genehmigung? Wie läuft die Rückerstattung und wie genau sieht die Spesenabrechnung aus?
- Überwachen Sie die Richtlinie und den Umgang mit ihr – beziehen Sie die Erfahrungen der Mitarbeiter:innen in die Bewertung ein. Prüfen Sie die Compliance und halten Sie die Richtlinie immer auf dem neuesten Stand.
Pro-Tipp: Software-Lösungen für Spesen und Co.
- Rechnungen bezahlen
- Rückerstattungen veranlassen
- Pauschalen berechnen und auszahlen
- Firmenkreditkarten einrichten und nutzen
- Belege scannen, einreichen und archivieren
- Ausgaben gruppieren und in aufschlussreiche Berichte überführen
?)
Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.
FAQ – häufige Fragen zur Spesenrichtlinie
Was gehört alles zu den Spesen?
Ist die Spesenerstattung in der Schweiz Pflicht?
Wie stelle ich Spesen in Rechnung?
Wie hoch sind die Beträge für Spesen pro Tag in der Schweiz?
Welche Spesen sind AHV-pflichtig?
?)
Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
- Erleben Sie unsere Plattform in Aktion. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf TravelPerk. Es vereinfacht die Verwaltung von Geschäftsreisen durch mehr Flexibilität, volle Kontrolle über die Ausgaben mit einfachen Berichten und Optionen zum Ausgleich Ihres ökologischen Fussabdrucks.
- Hier finden Sie Hunderte von Ressourcen rund um das Thema Geschäftsreisen, von Tipps für nachhaltigeres Reisen bis hin zu Ratschlägen für die Erstellung einer Geschäftsreise Richtlinie und die Verwaltung Ihrer Ausgaben. Unsere neuesten E-Books und Blog-Beiträge haben für Sie alle Infos.
- Verpassen Sie nie wieder ein Update. Bleiben Sie mit uns auf sozialen Netzwerken in Kontakt, um die neuesten Produktveröffentlichungen, bevorstehende Veranstaltungen und druckfrische Artikel zu erhalten.
?)
?){kind=icon}
?){kind=icon}