Welche App kann ich für Reisekosten nutzen?

Wenn Sie Reisekosten erfassen und abrechnen wollen, kommen verschiedene Apps in Frage, z. B.:TravelPerkFyleSAP ConcurTravelBankZoho ExpenseEmburse HRworksLexware reisekosten

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

In einer Reisekostenabrechnung geben Sie personenbezogene Daten wie Ihren Namen und ggf. Ihre Mitarbeiternummer an. Darüber hinaus machen Sie Angaben zur Geschäftsreise, d. h. zu Dauer, Reiseziel und Reisedaten. Die Richtigkeit Ihrer Angaben bestätigen Sie mit Ihrer Unterschrift. Wichtig: Damit Ihnen die Reisekosten erstattet werden, müssen Sie die entsprechenden Belege einreichen.

Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?

Mit der Reisekostenabrechnung können Geschäftsreisende Belege für Reisekosten beim Arbeitgeber einreichen und die Erstattung beantragen. Erstattungsfähig sind Kosten aus vier Kategorien:FahrtkostenÜbernachtungskostenVerpflegungsmehraufwandReisenebenkostenMehr Informationen rund um die Reisekostenabrechnung erhalten Sie in unserem Blog-Beitrag.

Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Eine Reisekostenabrechnung darf jede:r Geschäftsreisende erstellen, d. h. sowohl Angestellte als auch Führungskräfte. Besonders effizient ist die Abrechnung mit einer entsprechenden Software.

Reisekostenabrechnungs-Software im Vergleich

Im Jahr 2023 haben deutsche Unternehmen zusammen rund 47 Milliarden € für Geschäftsreisen ausgegeben – Tendenz steigend. Eine Dienstreise kostet dabei im Schnitt rund 409 €. Wer die wachsenden Geschäftsreisekosten kontrollieren und den wirtschaftlichen Erfolg seines Unternehmens sicherstellen will, braucht also eine effiziente Lösung zur Überwachung und Senkung der Reisekosten.

Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software behalten Sie sämtliche Ausgaben im Blick. Moderne Tools vereinen dabei alle To-dos aus dem Geschäftsreise-Kosmos auf einer Plattform: von der Buchung über die Verwaltung bis hin zur Abrechnung der Kosten. Wir helfen Ihnen, die passende Software-Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung zu finden.

Was ist eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software können Sie Geschäftsreise-Ausgaben verwalten und verfolgen. Viele Anbieter setzen dabei auf Komplettlösungen, die Ihnen das gesamte Reisemanagement erleichtern – nicht nur die Kostenabrechnung an sich. So brauchen Sie nur eine Software: um Reisen zu buchen, sich um reisende Mitarbeiter:innen zu kümmern, Spesenabrechnungen zu erstellen, Rechnungen zu begleichen u. v. m.

Funktionen & Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software auf einen Blick

Mit einer Reisekosten-Software für Unternehmen können Sie:

Spesen erfassen – z. B. Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwand

Ausgaben verschiedenen Kostenstellen zuordnen, Rechnungen verwalten und Zahlungen tätigen

Belege und Reisekostenabrechnungen digital erstellen, übertragen und speichern

Ausgaben kategorisieren, anschaulich darstellen, analysieren und in automatisierte Berichte überführen

Gesetzliche Pauschalen berechnen – z. B. Verpflegungspauschale und Kilometergeld

Reisekosten reduzieren – sei es durch Hilfe bei der Mehrwertsteuerrückerstattung, integrierte Reise- und Reisekostenrichtlinien, individuelle Freigabe-Workflows, fundierte Einblicke, Firmenkreditkarten o. Ä.

Je nach Anbieter können außerdem weitere Leistungen enthalten sein, z. B. eine Funktion zur Zeiterfassung, Integrationen mit Tools wie DATEV sowie Lösungen rund um die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen.

Die Vorteile auf einen Blick:

Einfache Reisekostenabrechnung

Volle Kostenkontrolle

Flexible Berichterstattung

Effizientes Reisemanagement

Reisekostenabrechnung: 8 Software-Lösungen im Überblick

Frau macht Reisekostenabrechnung mit Software am Laptop

1. TravelPerk

TravelPerk ist eine Geschäftsreisemanagement-Plattform, über die Sie Ihre Geschäftsreisen ganz einfach buchen und verwalten. Die Lösung bietet nahtlose Integrationen verschiedener Tools, darunter viele gängige Kostenmanagement-Lösungen wie Rydoo, Yokoy und Circula. So finden Sie alles, was Sie brauchen, auf nur einer Plattform.

Für eine verbesserte Kostenkontrolle können Sie bei TravelPerk Kostenstellen hinterlegen, Reiserichtlinien integrieren, Budgetgrenzen einrichten sowie Ausgaben verfolgen und aufschlüsseln. Mit einem umfangreichen Angebot, ausgehandelten Konditionen, mehrwertsteuerfreien Rechnungen, flexiblen Stornierungsbedingungen und Co. hilft TravelPerk Ihnen außerdem, bei Geschäftsreisen zu sparen.

Erfahrungswerte gefällig? Lesen Sie, wie TravelPerk Creative Dock dabei helfen konnte, das Reisemanagement zu vereinfachen und durch Tracking-Funktionen und klare Workflows Geschäftsreisekosten zu sparen.

Die wichtigsten Vorteile von TravelPerk

Zugriff auf mehrere Benutzerprofile für die Reisebuchung

Gästeprofile für externe Mitarbeiter:innen

Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bei angebotenen Buchungsoptionen

Nahtlose Integration gängiger Tools wie Expensify, Payhawk und BambooHR

24/7-Kundenservice mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden

Erweiterte Berichterstattung, Echtzeit-Einblicke und fundierte Daten

Unterstützung bei der Mehrwertsteuerrückerstattung und MwSt.-Rechner

Einfache mobile Bedienung und intuitive Benutzeroberfläche

Weitere Funktionen von TravelPerk

TravelPerk bietet mit FlexiPerk eine flexible Reiselösung, mit der Sie unnötige Reisekosten vermeiden können. Mit FlexiPerk können Unternehmen 80 % ihres Geldes zurückfordern, wenn sie bis zu 2 Stunden im Voraus stornieren.

GreenPerk hilft Ihnen außerdem, Ihre Nachhaltigkeitsziele im Auge zu behalten. Mit der CO₂-Kompensationslösung von TravelPerk unterstützen Sie zertifizierte Initiativen und Nachhaltigkeitsprojekte, um der Umwelt trotz unvermeidlicher Geschäftsreisen etwas zurückzugeben.

Über TravelPerk Events können Kund:innen Firmenveranstaltungen wie Feiern, Meetings und andere Events planen. Auch für Gruppenreisen, Betriebsausflüge und außergewöhnliche Reiseanfragen bietet die Software passende Lösungen.

Wir machen Ihre Geschäftsreisen effizienter. Wie? Zeigen wir Ihnen in unserer Demo!

2. Fyle

Fyle ist eine Kostenmanagement-Software, mit der Unternehmen und Mitarbeitende den Kosten- und Erstattungsprozess besser verwalten können. Buchhaltungs- und Personaldaten lassen sich einfach integrieren. Wer nach einer Komplettlösung sucht, kann Fyle mit TravelPerk verknüpfen – und die Reisekostenabrechnung so direkt ins Travel Management integrieren.

Die wichtigsten Vorteile laut Fyle sind:

Einfache Verwaltung von Belegen und Geschäftsreisedaten

Zentrales Dashboard für die Speicherung und Übermittlung von Spesenabrechnungen

Einhaltung der festgelegten Richtlinien für die Reisekostenerstattung

Zugriff auf Kreditkartenmanagement-Software – nützlich für die Überwachung und Bearbeitung von Firmenkreditkarten

3. SAP Concur

SAP Concur ist eine All-in-one-Software für das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung. Das Tool hilft Ihnen, Arbeitsprozesse bei der Verwaltung und Kostenerstattung zu automatisieren und deckt dabei alle wichtigen Aspekte ab: von Hotelbuchungen über Flugtickets bis hin zu Taxis.

Die wichtigsten Vorteile laut SAP Concur sind:

Volle Kontrolle über Ihr Reise- und Ausgabenmanagement

Verbesserung der Dienstreise-Compliance und zusätzliche Risikominimierung

Einfache Implementierungen mit Cloud-Lösungen

Skalierbare Software-Lösung für wachsende Unternehmen

Für Mobilgeräte optimiert

4. TravelBank

TravelBank ist eine weitere Plattform, die Kosten- und Reisemanagement in einem Tool vereint. Die Software hilft Ihnen mit diversen Funktionen, Ihr Reise- und Kostenmanagement zu optimieren.

Die wichtigsten Vorteile laut TravelBank sind:

Benutzerfreundliches Design

Schneller Kostenerstattungsprozess

Einbindung von Reiserichtlinien

Bereitstellung von Aufwandsentschädigungen

24/7-Kundensupport für reisende Mitarbeiter:innen

Import von Transaktionen von persönlichen Kreditkarten und Firmenkreditkarten für ein schnelles Kostenmanagement

5. Zoho Expense

Zoho Expense gilt als eine der besten Kostenmanagement-Plattformen für Unternehmen. Die Anwendung bietet Lösungen für Geschäftsreisen und das Kostenmanagement. Sie eignet sich besonders für wachsende Unternehmen, die einfache und skalierbare Kostenmanagement-Lösungen brauchen.

Die wichtigsten Vorteile laut Zoho Expense sind:

Optimierte Dienstreisen mit automatisierter Spesenabrechnung für jede Reise

Benachrichtigungen über Aktualisierungen und Änderungen

Echtzeit-Einblick in alle Kostendaten für mehr Ausgabentransparenz

Analysen und Optimierungspotenziale für das Reise- und Kostenmanagement

6. Emburse

Emburse ist eine Kostenmanagement-Software. Neben der Erstellung und Abwicklung von Spesenabrechnungen und der Verwaltung von Belegen und Rechnungen bietet Emburse auch die Möglichkeit, Reisen zu buchen – entweder über das integrierte Buchungstool oder durch die Integration in ein bewährtes Reisemanagement-System.

Die wichtigsten Vorteile laut Emburse sind:

Effiziente Workflows für eine zuverlässige und datenreiche Ausgabenverwaltung

Richtlinienkonformität durch integrierte Richtlinienchecks

Unterstützung von über 140 Währungen und 64 Sprachen

Emburse bietet v. a. für das Kostenmanagement leistungsstarke Services. In Verbindung mit einer Reisemanagement-Lösung wie TravelPerk entfaltet das Tool sein volles Potenzial. So stellen Sie sicher, dass Sie Geschäftsreisen und Ausgaben gleichermaßen unter Kontrolle haben – und bringen ein Maximum an Effizienz und Flexibilität in Ihr Business Travel Management.

Erleben Sie die flexibelsten Geschäftsreisen aller Zeiten!

7. HRworks

HRworks ist ein Tool mit umfangreichen Funktionen für sämtliche Arbeitsbereiche der Buchhaltung. Neben digitalen Lösungen für die Reisekostenabrechnung verfügt HRworks über eine DATEV-Schnittstelle zur einfachen Übermittlung der Reisekosten. Das entlastet einerseits die Buchhaltung und sorgt andererseits für zügige und reibungslose Rückerstattungen, was wiederum den Geschäftsreisenden zugutekommt.

Darüber hinaus bietet die Software zahlreiche weitere Funktionen – bspw. für die Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Personalverwaltung.

Die wichtigsten Vorteile laut HRworks sind:

Automatisches Erfassen von Belegen

Integrationen von Buchhaltungssoftware wie DATEV

Import von Kreditkarten

Informationen zum aktuellen Reisekostenrecht, wie z. B. den aktuell geltenden Sätzen der Kilometerpauschale und Verpflegungspauschale

8. Lexware reisekosten

Lexware reisekosten ist eine weitere digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung. Mit der Software können Sie Spesen für Dienstreisen im Inland sowie für Auslandsreisen bequem erfassen und Abrechnungen erstellen. Um Fahrtkosten erstattet zu bekommen, können Mitarbeiter:innen mithilfe des Tools ein Fahrtenbuch führen.

Die wichtigsten Vorteile laut Lexware reisekosten sind:

Einfaches Erfassen von Belegen

Automatisierte Dateneingabe

Digitales Fahrtenbuch und automatische Berechnung der Kilometerpauschale

Automatisierte Berichterstattung

Zugang zu Lexware myCenter, um Geschäftsreisen zu erfassen

Wann und für wen lohnt sich eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Kolleginnen vergleichen Reisekostenabrechnung Software am Laptop

Digitale Unterstützung beim Reisekostenmanagement sorgt für mehr Transparenz und Kostenkontrolle, reduziert das Papierchaos und nimmt sowohl Reisenden als auch Buchhaltungs- und Finanzteams Arbeit ab. Noch dazu können Software-Lösungen auf Basis fundierter Daten Einspar- und Optimierungspotenziale aufdecken und Unternehmen so dabei helfen, ihre Geschäftsreisekosten zu senken.

Zunächst geht die Nutzung eines solchen Tools aber natürlich selbst mit Kosten einher. Bevor Sie sich für eine spezifische Lösung entscheiden, möchten Sie also sicherlich prüfen, ob sich die Investition für Sie auszahlt.

Folgende Kriterien dienen als Anhaltspunkt dafür, dass Ihr Unternehmen von der Nutzung einer Reisekostenabrechnungs-Software profitieren kann:

1.) Zu hohe Kosten für Geschäftsreisen

Sie haben das Gefühl, zu viel Geld für Geschäftsreisen auszugeben?

Mithilfe einer Reisekostenabrechnungs-Software finden Sie heraus, an welchen Stellen Sie beim Reisebudget sparen könnten:

Fundierte Daten zu Ihren Buchungsgewohnheiten und eine vollumfängliche Auflistung aller Reiseausgaben decken Optimierungspotenziale und Handlungsbedarfe auf.

Bei Geschäftsreiseanbietern wie TravelPerk finden Sie eine große Auswahl an Hotels, Apartments, Flügen, Mietwagen und mehr. Zudem profitieren Sie von ausgehandelten Preisen für Unterkünfte. Ein größeres Angebot und vergünstigte Tarife helfen Ihnen, Ihre Reisekosten zu senken.

Die automatisierte Integration Ihrer Reiserichtlinie stellt sicher, dass Ihr Geschäftsreisebudget nicht überschritten wird. Einmal im Tool hinterlegt, können Mitarbeiter:innen nur Buchungen im vorgegebenen finanziellen Rahmen tätigen. Überteuerte Hotel- und Flugbuchungen sind damit Geschichte.

2.) Mühsame Berichterstattung für Geschäftsreisen

Bei all den Geschäftsreisen verlieren Sie langsam den Überblick und haben Schwierigkeiten, Ausgaben nachzuvollziehen und zuzuordnen?

Ein detailliertes Reisemanagement-Reporting gibt Aufschluss über Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen – die manuelle Berichterstellung ist allerdings kompliziert und zeitaufwendig. Ihre Reisekostenabrechnungs-Software erledigt diese Arbeit von allein. Das bietet gleich mehrere Vorteile:

Ihre Mitarbeiter:innen werden entlastet – von Geschäftsreisenden bis hin zur Buchhaltung.

Sie erhalten flexible Echtzeit-Berichte, sodass Sie Ihren Cashflow jederzeit im Blick behalten.

Die vorhandenen Daten lassen sich nach Ihren Wünschen aufschlüsseln: z. B. nach Kostenstellen, Abteilungen oder Mitarbeitenden.

3. ) Ineffizientes & unübersichtliches Reisemanagement

Klare Vorgaben zu Buchungswegen, erstattungsfähigen Kosten, gesetzlichen Pauschalen und Budgetgrenzen werden nicht eingehalten oder sind Zukunftsmusik?

Die meisten Software-Lösungen bieten gleich mehrere Funktionen für ein effizienteres und transparenteres Reisemanagement:

Gesetzliche Vorgaben werden automatisch hinterlegt und aktualisiert.

Individuelle Reiserichtlinien lassen sich einbinden und automatisiert anwenden.

Ein integriertes Buchungstool ersetzt Einzelbuchungen über diverse Anbieter.

Sämtliche Ausgaben werden zentral verwaltet, belegt und schneller erstattet.

Bei Bedarf erhalten Sie Unterstützung von Expert:innen – idealerweise 24/7.

Tipps für die Wahl der passenden Reisekosten-Software

Wer sich für eine Reisekostenabrechnungs-Software entscheidet, sollte wissen, welche Funktionen konkret benötigt werden. Folgende Faktoren sollten Sie bei der Wahl einer Reisekostenabrechnungs-Software berücksichtigen:

Benutzerfreundlichkeit – intuitive Bedienung, übersichtliche Dashboards, Schulung oder Onboarding für Mitarbeiter:innen, Demo als Entscheidungshilfe

Mehrere Benutzerprofile – variierende Zugriffsrechte für Finanzteams, Buchhaltung, Reisende und Co., verschiedene Freigabeprozesse und Buchungsrechte nach Hierarchie-Ebene, eindeutige Zuordnung zur Kostenstelle

Integration der Reiserichtlinien – Bestimmungen für Reisekosten und Budgetgrenzen hinterlegen und automatisiert berücksichtigen

Reibungslose Rückerstattung – schnelle Rückerstattung von Mitarbeiterauslagen, Kostenverfolgung und digitale Verwaltung von Belegen, papierlose Reisekostenabrechnung

Prozessautomatisierung – Echtzeit-Analyse und -Aufbereitung von Reise- und Finanzdaten in Form von Berichten und Diagrammen, Automatisierung von Genehmigungsprozessen bei Buchungen, Bezahlungen und Erstattungen

Nahtlose Integration – z. B. Buchhaltungs- und Zeiterfassungssoftware, HR-Tools, Teammanagement- und Kommunikationssoftware, Kalender, Reisemanagement-Tool etc.

Neben reinen Lösungen für die Reisekostenabrechnung gibt es auch Kombi-Tools, die mehrere Bereiche abdecken – z. B. das gesamte Finanzmanagement oder das gesamte Reisemanagement.

Je nach Bedarf kann es sich lohnen, auf die Komplettlösung eines Reisemanagement-Unternehmens zu setzen: Über das Kostenmanagement hinaus lassen sich mithilfe solcher Plattformen sämtliche Aspekte Ihrer Geschäftsreisen zentral verwalten. Ob Sie Reisen buchen, Reisedaten verwalten, Flüge ändern, Ausflüge planen oder besondere Meetings organisieren möchten: Mit einer Reisemanagement-Lösung wie TravelPerk können Sie Ihre Geschäftsreisen vereinfachen.

Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.

FAQ – häufige Fragen zum Thema „Reisekostenabrechnungs-Software“

Welche App kann ich für Reisekosten nutzen?
Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?
Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?
Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Reisekostenabrechnungs-Software: Anbieter, Vorteile & Tipps