Muss ich Geschäftsreisekosten vorstrecken?

Mit der Inflation und anderen globalen Entwicklungen scheinen die Preise für alles zu steigen. Von Lebensmitteln über Hygieneartikel bis hin zu anderen Notwendigkeiten – viele Menschen haben Schwierigkeiten, für ihre Grundbedürfnisse aufzukommen, da Länder wie Deutschland, die USA und das Vereinigte Königreich mit einer Lebenshaltungskostenkrise zu kämpfen haben.

Wenn du Probleme hast, deine Rechnungen zu bezahlen, oder einfach versuchst, Geld zu sparen, kann es besonders frustrierend sein, wenn dein:e Chef:in von dir verlangt, dass du Geschäftskosten zunächst aus eigener Tasche zahlen sollst. Selbst wenn dir die Ausgaben später erstattet werden, kann es eine finanzielle Belastung sein, das Geld erst einmal vorzustrecken.

Vielleicht fragst du dich auch, ob das überhaupt legal ist: Dürfen Unternehmen ihre Mitarbeitenden wirklich dazu verpflichten, Reisekosten aus eigener Tasche zu zahlen?

In diesem Beitrag erfährst du mehr über dieses Thema und erhältst Tipps, um zu vermeiden, dass du finanziell in Bedrängnis gerätst, weil deine Firma dich für Geschäftsreisen zahlen lassen will.

Warum könnte dein Arbeitgeber von dir verlangen, Geschäftsreisen selbst zu bezahlen?

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Arbeitgeber von dir verlangen könnte, Geschäftsreisen zunächst aus eigener Tasche zu bezahlen. Seien es Kosten für Flugtickets und Bahntickets, Mietwagen und Hotelübernachtungen, Parkgebühren, Visa oder andere reiserelevante Ausgaben.

Ein Grund könnte sein, dass dein Arbeitgeber dich dazu ermutigen will, kostensparender zu reisen. Die Logik dahinter: Wenn du die Ausgaben über deine eigene Kreditkarte oder dein eigenes Bankkonto begleichst, wirst du vermutlich günstigere Flugtickets, Hotels, Mahlzeiten und andere Dienstleistungen wählen. Selbst wenn du später eine Erstattung erhältst, würdest du vielleicht sparsamere Entscheidungen treffen, als wenn du eine Firmenkreditkarte nutzen würdest.

Ein weiterer Grund könnte einfach Unwissenheit oder ein Mangel an besseren Alternativen sein. Falls dein Unternehmen noch keine moderne Geschäftsreiselösung eingeführt hat, verlässt es sich möglicherweise auf das manuelle Erstatten von Ausgaben als einzige Methode zur Reisekostenabrechnung.

Welche Nachteile hat es, Geschäftsreisen im Voraus selbst zu bezahlen?

Regardless of the perceived benefits, having to pay for company travel up front on your own credit or debit card can be pretty stressful for you as an employee. Here are some of the negative effects it can have, both for you and your employer:

Finanzielle Belastung: Wenn du für Geschäftsreisen aus eigener Tasche zahlst, hast du einen vorübergehenden finanziellen Engpass und musst warten, bis dein Arbeitgeber das Geld erstattet. Das kann deine finanzielle Planung für den Monat durcheinanderbringen – v. a. wenn du nicht genau weißt, wann die Rückzahlung erfolgt. Falls du ohnehin mit den steigenden Lebenshaltungskosten zu kämpfen hast, kann es besonders schwierig sein, diese Kosten zusätzlich zu deinen persönlichen Kosten zu decken.

Zinsen: Wenn du für die Reise mit deiner eigenen Kreditkarte zahlst, anstatt mit einer Firmenkreditkarte, können sich Zinsen anhäufen, während du auf die Erstattung wartest. Es kann kompliziert sein, die Zinskosten vom Unternehmen erstattet zu bekommen. Zudem könnte es deine Bonität beeinflussen, offene Beträge nicht sofort auszugleichen.

Umständliche Abrechnung: Geschäftsreisen selbst zu buchen, alle Belege aufzubewahren, die Ausgaben zu dokumentieren und manuelle Erstattungsanträge einzureichen, kostet viel Zeit. Zudem steigt die Fehleranfälligkeit – ein falsch eingereichter Beleg oder eine vergessene Quittung kann zu Verzögerungen oder gar Schwierigkeiten bei der Erstattung führen.

Schwieriger, die Reiserichtlinien einzuhalten: Wenn du alles selbst buchen musst, kann es schwer sein, die Richtlinien deines Unternehmens einzuhalten. Möglicherweise kennst du nicht alle Details der Reiserichtlinien und überschreitest versehentlich das Budget.

Unzufriedenheit: Der größte langfristige Nachteil ist, dass diese Belastung zu Frustration führen kann. Statt Geschäftsreisen als spannende Gelegenheit zu sehen, könnten sie sich wie eine Last anfühlen. Das kann sich negativ auf deine Arbeitszufriedenheit auswirken und dazu führen, dass du dich nach einem Arbeitgeber umsiehst, der die Reisekosten direkt übernimmt.

Ist es legal, wenn dein Arbeitgeber von dir verlangt, Reisekosten selbst zu bezahlen?

Die gesetzlichen Regelungen zu Geschäftsreisen variieren von Land zu Land und innerhalb einzelner Staaten oder Regionen. Grundsätzlich kann es in einigen Fällen legal sein, dass Arbeitgeber von ihren Vollzeit- oder Teilzeitangestellten verlangen, die Reisekosten zunächst selbst zu übernehmen. Dies hängt jedoch vom jeweiligen Land ab.

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und dem Arbeitsrecht gilt in Deutschland, dass der Arbeitgeber die Kosten für dienstlich veranlasste Reisen tragen muss. In der Regel erfolgt dies durch eine Reisekostenabrechnung, im Zuge derer der/die Arbeitnehmer:in die Kosten zunächst auslegt und anschließend erstattet bekommt. Arbeitnehmer:innen können aber nicht dazu gezwungen werden und können einen angemessenen Vorschuss auf die zu erwartenden Kosten verlangen.

Andere EU-Staaten haben andere Gesetze, wenn es um die Ausgabenerstattung geht. In Tschechien (Tschechische Republik) bspw. sind Arbeitgeber nicht nur dazu verpflichtet, bestimmte Reisekosten zu erstatten, sondern müssen diese im Voraus zahlen oder über einen Reisecheck oder eine Firmenkreditkarte decken.

Wenn du dir unsicher bist, ob das Geschäftsreisemodell deines Unternehmens legal ist, solltest du die spezifischen Gesetze prüfen, die in deinem Land, Bundesstaat oder deiner Region gelten.

Alternativen: So vermeidest du, Geschäftsreisen im Voraus selbst zu bezahlen

Wenn du Einwände dazu hast, dass dein Arbeitgeber von dir verlangt, Geschäftsreisen im Voraus zu bezahlen, kannst du den Prozess für beide Seiten erleichtern, indem du vorschlägst, eine Geschäftsreisemanagement-Lösung einzuführen – auch bekannt als Travel Management Company (TMC).

Heutzutage setzen viele Unternehmen eher auf Software-Lösungen als auf traditionelle Reisebüros, um Geschäftsreisen effizient zu verwalten. Ein Beispiel für eine moderne TMC-Softwarelösung ist TravelPerk.

Wie TravelPerk Geschäftsreisenden wie dir zugute kommt

Wenn dein Unternehmen TravelPerk nutzt, kann dein Arbeitgeber das Geschäftsreiseprogramm einfacher verwalten – und du musst nicht mehr aus eigener Tasche für Dienstreisen bezahlen.

Du kannst außerdem ganz unkompliziert richtlinienkonforme Reisen über die Software buchen, ohne jede einzelne Vorgabe deines Unternehmens auswendig kennen zu müssen. Dabei hast du Zugriff auf ein umfangreiches und branchenführendes Reiseangebot, aus dem du die beste Option für deine Buchung wählen kannst.

Wie TravelPerk deinem Arbeitgeber zugute kommt

Mit TravelPerk erhält dein Unternehmen die vollständige Kontrolle über Richtlinien, Budgets, Buchungen und mehr – alles an einem zentralen Ort.

TravelPerk bietet flexible Zahlungsmöglichkeiten, einschließlich Kreditoptionen, über eine konsolidierte Rechnungsstellung. Dein Arbeitgeber kann Rechnungen übersichtlich verwalten, Mehrwertsteuer- und Steuerdaten nachverfolgen sowie individuelle Spesenberichte erstellen.

Zudem können integrierte Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse konfiguriert werden, sodass das Unternehmen den Überblick behält, während du gleichzeitig flexibel Reisen selbst buchen kannst.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen von:

fortschrittlichen Dashboards für das Reise- und Spesenmanagement

Mehrwertsteuer-Rückerstattungen

Risikomanagement

CO₂-Kompensation und weiteren Funktionen.

Dein Unternehmen nutzt bereits eine Spesenmanagement-Software, die aber nicht alle gewünschten Funktionen bietet? Kein Problem: TravelPerk lässt sich nahtlos in viele beliebte Spesenmanagement-Plattformen integrieren, sodass bestehende Systeme weiterverwendet und gleichzeitig effizientere Prozesse geschaffen werden können.

Kollegen Bei Besprechung Blicken Auf Ein Tablet 2

Dein Unternehmen verlangt, dass du Reisekosten mit deiner eigenen Karte bezahlst – ist das erlaubt?

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Wie TravelPerk Geschäftsreisenden wie dir zugute kommt

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