Definition: Was ist ein Dienstreiseantrag?
Nutzen: Warum ist ein Dienstreiseantrag wichtig?
Mithilfe eines Dienstreiseantrags lassen sich Informationen und Prozesse bündeln und Kommunikationswege verkürzen – zwischen den Reisenden auf der einen Seite und der Personalabteilung, den Travel-Manager:innen und Vorgesetzten auf der anderen.Das spart nicht nur Zeit und Arbeit, sondern ist auch aus versicherungstechnischer und steuerlicher Perspektive wichtig:
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- Im Falle eines Unfalls greifen manche Unfallversicherungen nur, wenn der Dienstreiseantrag bewilligt wurde.
- Mit der Dienstreisegenehmigung lässt sich die Notwendigkeit einer Geschäftsreise nachweisen.
- Die im Antragsdokument aufgeführten Reisekosten können für die Reisekostenabrechnung genutzt werden.
- Effektive und strukturierte Abläufe
- Weniger Missverständnisse und Fehlbuchungen
- Mehr Compliance für Ihre Reiserichtlinie
- Kein Papier- und Dokumentenchaos
Notwendigkeit: Wann muss ich einen Dienstreiseantrag stellen?
Aktiver und passiver Dienstreiseantrag
- Aktive Reiseanträge müssen mit ausreichend Vorlaufzeit vor Buchung und Antritt der Dienstreise gestellt werden. Die Genehmigung ist obligatorisch – solange sie nicht erfolgt ist, darf nicht gebucht werden.
- Passive Reiseanträge werden ebenfalls vorab eingereicht, dienen aber eher der Vollständigkeit und Dokumentation. Eine Rückmeldung erfolgt nur in Ausnahmefällen – zum Beispiel bei Buchungen außerhalb der Richtlinie oder bei Planänderungen.
Workflow: Wie stellt man einen Dienstreiseantrag?
Das Beste am Dienstreiseantrag: Er bietet einen großen Nutzen bei kleinem Aufwand. Das spiegelt sich vor allem im überschaubaren und nahezu selbsterklärenden Workflow rund um die Antragstellung wider.Es gibt zwei Wege, einen Dienstreiseantrag zu stellen:
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- über ein Vorlagenformular
- über ein Travel Management System (TMS)
Formular ausfüllen & händisch einreichen
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TMS-Workflow folgen & Prozesse komprimieren
- Das System speichert und übermittelt die Datei automatisch für Sie.
- Benachrichtigungen und ein uneingeschränkter Zugriff verkürzen die Wartezeit.
- Rückfragen können direkt über das System gestellt werden.
- Sie können jederzeit und beliebig oft Änderungen vornehmen.
- Die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens lässt sich direkt in den Buchungsprozess integrieren.
- Bei Budgetüberschreitungen oder fehlenden Angaben werden Sie informiert.
- Sie können verschiedene Reisekostenstellen, Kund:innen und Co. anwählen.
- Alle To-dos rund um das Reisemanagement lassen sich in einem Tool abwickeln.
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Inhalt: Was gehört in einen Dienstreiseantrag?
- Angaben zur reisenden Person
- Angaben zur Reise
- Angaben zu Dienstleistungen und Reisekosten
Angaben zur reisenden Person
- Vorname & Name
- Personalnummer
- Abteilung/Fachbereich
- Funktion/Jobbezeichnung
Angaben zur Reise
- Anreise- & Abreisedatum
- Zielort (Land & Region/Stadt)
- Reisezweck & Hintergrund
- Angaben zu Mitreisenden
- Angaben zum Beförderungsmittel & zur Unterkunft
- Buchungsrelevante Informationen
Angaben zu Dienstleistungen und Reisekosten
- Dienstleistungen
- Reisekostenstellen
- Geschätzte Reisekosten
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