So meisterst du unerwartete Reiseunterbrechungen
Egal, ob aus persönlichen oder beruflichen Gründen – manchmal müssen Pläne geändert werden. Das kann stressig sein, wenn du weißt, dass die Planänderung hohe Kosten für dein Unternehmen verursacht. Flexible Reisevereinbarungen helfen dir, mit überhöhten Gebühren oder verlorenen Kosten aufgrund unvorhergesehener Umstände Schluss zu machen. Statt den Großteil – oder sogar den gesamten Betrag – zu verlieren, den das Unternehmen für Transport oder Unterkunft bezahlt hat, ermöglichen die richtigen Tools es dir, einen Teil des Geldes ohne zusätzliche Gebühren zurückzuerhalten.
Dein Langstreckenflug verspätet sich kurz vor dem Abflug? Oder dein:e Kund:in hat den Ort für das Meeting kurzfristig weiter weg vom Hotel verlegt? Mithilfe von flexiblen Tarifen und dem richtigen Reisemanagement-Tool lassen sich Pläne schnell anpassen – ganz ohne den Stress langer Warteschleifen.
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Die Nutzung der neuesten Online-Tools bringt Geschäftsreisenden weitere Vorteile. Anstatt Zeit mit der mühsamen Abwicklung von Rückerstattungen oder dem Warten auf den Kundenservice zu verschwenden, kannst du deinen Geschäftsreiseplan mit nur wenigen Klicks anpassen. Das spart wertvolle Zeit, die besser genutzt werden kann – z. B. um sich optimal auf den wichtigen Produkt-Launch oder die nächste Präsentation vorzubereiten!
Wir alle wissen, dass sich Pläne ändern. Ein:e Kund:in muss einen Termin verschieben oder du erhältst kurzfristig einen vielversprechenden Hinweis auf eine potenzielle neue Partnerschaft. Die Flexibilität, Reisen anzupassen und umzubuchen, um neue Chancen zu nutzen, ermöglicht es dir, den ROI Ihrer Geschäftsreise mühelos zu optimieren.
Viele Geschäftsreisende haben schon erlebt, dass das Leben unerwartete Änderungen in ihre bevorstehende Dienstreise bringt. Sei es, dass die Kinderbetreuung ausfällt oder ein Trauerfall in der Familie eintritt – manchmal müssen Pläne angepasst werden, damit du dich um deine Liebsten kümmern kannst.Wie bereits angesprochen, können feste Tarife hohe Kosten verursachen und Änderungsprozesse unnötig kompliziert machen. In emotional belastenden Momenten ist das oft das Letzte, womit du dich befassen möchtest.Eine gute Work-Life-Balance ist für alle wichtig, kann aber besonders herausfordernd sein für diejenigen, die ständig unterwegs sind. Durch die Wahl flexibler Tarife spart das Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern unterstützt auch dein Wohlbefinden.
Manchmal scheint es einfacher, eine günstigere, nicht erstattungsfähige Option zu buchen und darauf zu hoffen, dass alles wie geplant verläuft. Doch wie wir gesehen haben, kann das in mehrfacher Hinsicht ein teurer Fehler sein.Flexibilität in deine Geschäftsreiseplanung einzubauen, muss dein Unternehmen kein Vermögen kosten. Es gibt kosteneffiziente Lösungen, die dir mehr Flexibilität ermöglichen und deine Manager:innen dabei mit verbesserter Compliance der Reiserichtlinien erfreuen.
Wenn du regelmäßig für die Arbeit verreist, solltest du Reiseoptionen wählen, die kostenlose oder kostengünstige Änderungen und Stornierungen bis zu einem bestimmten Zeitraum vor der Abreise ermöglichen.Auch wenn das Investment zu Beginn etwas höher sein kann, ist dies in der Regel günstiger, als eine Reise vollständig zu stornieren und neu zu buchen. Ein proaktiver Ansatz minimiert das Risiko, hohe Kosten zu verursachen, wenn sich deine Planung ändert.Reisemanagement-Unternehmen (TMCs) erleichtern es, Anbieter mit flexiblen Bedingungen zu finden und zu buchen, sodass die Reiseplanung nicht zum Ratespiel wird. Für maximale Sicherheit bietet TravelPerks FlexiPerk die branchenweit großzügigsten Stornierungsrichtlinien.Mit FlexiPerk kannst du deine Pläne bis zu 2 Stunden vor Abreise flexibel stornieren. Egal, ob Flug, Zug, Mietwagen oder Hotel: Du erhältst 80 % des Betrags zurück, ohne komplizierte Bedingungen.Mit durchschnittlich 40 % Einsparungen im Vergleich zu traditionellen flexiblen Tarifen, macht FlexiPerk Stornierungen und Umbuchungen so einfach wie nie. Kein mühsames Hinterherlaufen nach Rückerstattungen mehr! Dein Guthaben wird innerhalb von nur 7 Tagen direkt auf der TravelPerk-Plattform gutgeschrieben.
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Bei einem vollen Arbeitspensum ist das Letzte, was du brauchst, stundenlang in der Kundenservice-Warteschleife oder im Online-Chat zu hängen, nur um eine Geschäftsreise umzubuchen. Nutze die neuesten Technologien für Geschäftsreisen und setze auf Online-Buchungstools, mit denen du Änderungen schnell vornehmen kannst. Mit TravelPerk kannst du Transport- oder Unterkunftsoptionen innerhalb weniger Minuten anpassen – ganz einfach per App auf dem Smartphone oder Desktop.Harness the latest business travel technology and use online booking tools that allow you to make changes fast. With TravelPerk, you can quickly change your transportation or accommodation in an easy-to-use mobile or desktop app.
Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien kann selbst unter idealen Bedingungen eine Herausforderung sein. Aber wenn du kurzfristig zwischen Reisezielen hin und her reisen und Reisepläne spontan ändern musst, erscheint es nahezu unmöglich, dein:e Manager:in und das Finanzteam mit den neuen Plänen zufriedenzustellen.Eine Lösung wie TravelPerk ermöglicht es deinem Unternehmen, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren und so Genehmigungsengpässe zu minimieren. Wenn Last-Minute-Änderungen nötig sind, kannst du stattdessen aus einer Liste bereits genehmigter Optionen wählen.Und für den seltenen Fall, dass deine neuen Pläne Elemente außerhalb der Reiserichtlinie deines Unternehmens fallen, erhalten die entsprechenden Manager:innen eine Benachrichtigung, um dir schnell grünes Licht zu geben. So kannst du deinen Plan zügig wieder auf Kurs bringen.
Viele Faktoren können den Zeitplan einer Geschäftsreise beeinflussen – von Transportverzügen und Stornierungen bis hin zu Sicherheits- und Risikofragen. Wissen ist Macht: Mit den neuesten Updates direkt über eine Mobile- oder Desktop-App kannst du schnell reagieren und flexibel handeln.Ein Reisemanagement-Tool, das Echtzeit-Benachrichtigungen sendet, sobald sich Änderungen in Ihrer Reisebuchung ergeben oder es relevante Updates am Zielort gibt, hilft dir dabei, das Unerwartete bestmöglich zu navigieren.
Wir alle brauchen hin und wieder Unterstützung. Bei einem vollen Arbeitspensum kann es notwendig sein, deine Buchung schnell anzupassen oder eine alternative Route zu finden, damit du pünktlich ans Ziel kommst. Darum ist ein schneller und verlässlicher Kundenservice ein entscheidender Bestandteil einer flexiblen Reisestrategie.Mit einer Lösung wie TravelPerk haben Geschäftsreisende rund um die Uhr Zugriff auf den Kundenservice. Mit einer angestrebten Reaktionszeit von nur 1 Minute – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr – gehören stundenlange Warteschleifen der Vergangenheit an. Alternative Reisepläne lassen sich so schnell und stressfrei organisieren.
Eine umfassende Reiseversicherung ist ein essenzieller Bestandteil einer stressfreien Geschäftsreiseplanung. Je nach Versicherungsumfang kann deine Police u. a. Kostenerstattung beinhalten, wenn du deine Reise aus medizinischen oder anderen Notfällen stornieren musst.
Zusätzlich zur Anwendung der genannten Tools und Strategien ist es sinnvoll, deine Reisepläne so flexibel wie möglich zu gestalten. Wenn du z. B. ein wichtiges Meeting am Dienstagnachmittag hast, ist es sinnvoll, bereits am Montag zu reisen. So hast du genügend Zeit, um entspannt anzukommen und einen guten Eindruck bei deinem Termin zu machen. Berücksichtige ebenso bei der Planung der Rückreise, dass sich Meetings oder Veranstaltungen verlängern können. Indem du deine An- und Abreise jeweils einen Tag vor bzw. nach den wichtigsten Terminen der Geschäftsreise planst, kannst du enge Zeitfenster vermeiden. Gleichzeitig kann dir diese Flexibilität Raum schaffen, unerwartete Chancen spontan wahrzunehmen.
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