Gebühren im Geschäftsreisemanagement (und wie man sie senkt)
Reisemanager stehen vor einer überwältigenden Auswahl an verfügbaren Reisebuchungslösungen. Sie können sich für ein traditionelles Reisemanagementunternehmen entscheiden, selbst über Verbraucher-Websites buchen, sich an lokale Reisebüros wenden oder Online-Buchungstools nutzen. Jede dieser Optionen bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile sowie unterschiedliche Gebührenstrukturen.
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Implementierungskosten sind in der Regel mit Softwareplattformen verbunden. Allerdings berechnen nicht alle Unternehmen, die Reisemanagement-Software anbieten, diese Gebühren.
Transaktionsgebühren werden normalerweise als Prozentsatz jeder Transaktion berechnet. Dabei fällt für jede reisebezogene Aktivität, die ein Reisemanagementunternehmen in Ihrem Namen tätigt (z. B. bei einer Reservierung, Änderung oder Stornierung), eine entsprechende Gebühr an.
Verwaltungsgebühren sollen die Kosten für die Dienstleistungen eines Reisemanagementunternehmens decken. Dazu gehören die Kontoverwaltung, der Kundensupport (insbesondere außerhalb der Bürozeiten) und Rückerstattungen.
Einige Reisemanagementunternehmen erheben zusätzliche Gebühren für Concierge-Services. Während herkömmliche Buchungsservices für Geschäftsreisen normalerweise Züge, Flüge und Hotelreservierungen umfassen, können bei Concierge-Services auch Konferenztickets, Besprechungsräume, Flughafentransfers oder Unterkünfte auf Airbnb gebucht werden.
Manche Reisemanagementunternehmen bieten die Möglichkeit, entweder telefonisch oder selbst über eine Plattform zu buchen. In diesem Fall können bei telefonischen Buchungen zusätzliche Gebühren anfallen. Andere Unternehmen berechnen Gebühren für bestimmte Arten von Buchungen (z. B. für Buchungen bei Billiganbietern).
Schlussendlich gibt es auch die Möglichkeit, eine einmalige Gebühr pro Reise zu bezahlen. Dies ist etwa bei unserer Reisemanagement-Software von TravelPerk der Fall.Das Modell mit einer Gebühr pro Reise ist transparent und einfach. Unsere Premium- und Pro-Nutzer zahlen eine einmalige, geringe Gebühr pro Reise, die nur dann anfällt, wenn eine Reise gebucht wird. In dieser Gebühr sind alle Services von der Buchung über die Verwaltung der Reiserichtlinien bis hin zum Kundensupport und den Concierge-Services enthalten.
Traditionelle Reisemanagementunternehmen sind Reisebüros, die eine Vielzahl von Dienstleistungen anbieten. Diese reichen von der laufenden Unterstützung bei Buchungen bis hin zur Verwaltung einer Geschäftsreiserichtlinie. Sie unterstützen Unternehmen bei reisebezogenen Themen wie Buchungen, dem Zugang zu Flughafenlounges, der Spesenabrechnung und dem Reiserisikomanagement.
Einige Unternehmen setzen bei Geschäftsreisen auf lokale Reisebüros statt auf Reisemanagementunternehmen. Dieser Ansatz hat zwar eine persönliche Note, bringt aber auch viele Nachteile mit sich.
Sparsame Unternehmen ziehen es oft lieber vor, komplett auf Reisemanagementunternehmen zu verzichten und stattdessen selbst über Verbraucher-Websites zu buchen.
Reisemanagement-Softwareplattformen, die auch als Online-Buchungstools bekannt sind, sind eine effiziente, moderne Lösung für Geschäftsreisen. Diese Softwarepakte umfassen dieselben Dienstleistungen, die Sie von einem traditionellen Reisemanagementunternehmen erwarten, bieten jedoch preisliche Vorteile sowie mehr Kontrolle über Ihre Buchungen.
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Um ein in Summe günstiges Reisemanagement zu wählen und wirklich Kosten einzusparen, müssen Sie verstehen, wie die unterschiedlichen Gebührenstrukturen aufgebaut sind, und dann ein Modell wählen, das zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Vergessen Sie bei der Bewertung der Gebühren von Reisemanagementunternehmen nicht die Zeit, die für die Buchung aufgewendet werden muss, und achten Sie darauf, ob die Gebühren regelmäßig oder pro Reise verrechnet werden. Sie sollten sich auch überlegen, ob Sie mit der Gebührenstruktur des jeweiligen Reisemanagementunternehmen Transparenz über Ihre Reisekosten erhalten.
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