Das Problem ist, dass viele CFOs und Finanzmanager:innen zu sehr damit beschäftigt sind, Rechnungen und Belege nachzuverfolgen und sich in verschiedene Reiseplattformen einzuloggen, nur um herauszufinden, wie viel ihres Geschäftsreisebudgets bereits ausgegeben wurde.
Mit Echtzeitdaten zum Erfolg
Wenn du dein Geschäftsreisebudget optimieren möchtest, helfen dir Echtzeitdaten, Kostenvorgaben festzulegen, realistische Budgets für die Zukunft zu erstellen und fundierte Entscheidungen zu treffen, die sich direkt auf deine Finanzen im aktuellen Monat und Quartal auswirken.Um dein Budget besser zu kontrollieren, brauchst du vollständige Transparenz über alle Geschäftsreisekosten und die Möglichkeit, die Ausgaben jeder Reise nach verschiedenen Kategorien zu visualisieren. So kannst du den durchschnittlichen Geschäftsreisekosten pro Abteilung, Team, Person oder Standort ermitteln. Wenn du bisher an manuelle, zeitaufwändige Prozesse gewöhnt bist, klingt das fast zu schön, um wahr zu sein – oder?Wie kommst du an die Daten, die du brauchst?
Der einfachste Weg, um an die benötigten Daten zu kommen, liegt darin, dein Geschäftsreise-Tool die Datenerfassung für dich machen zu lassen.Das bedeutet: Weg von der Buchung über Buchungsplattformen und Apps, die eigentlich für Privatreisen gedacht sind – egal, ob durch Travel Manager:innen oder Office Manager:innen. Auch die Nutzung klassischer Reisebüros ist für moderne Geschäftsreisebedürfnisse oft nicht ideal. Stattdessen empfehlen wir eine moderne Buchungsplattform, die speziell für Geschäftsreisen entwickelt wurde – und dabei besonders die Anforderungen deines Finanzteams im Blick behält.Idealerweise sollte die von dir gewählte Buchungsplattform automatisch den Gesamtbetrag der Reisekosten erfassen – aufgeschlüsselt nach einzelnen Mitarbeitenden, Teams und Standorten. Außerdem sollte sie dir Einblicke liefern, z. B. in den durchschnittlichen Reisepreis, den Zeitraum sowie den Ausgabentyp (Flugkosten, Hotelpreise usw.).Ein gutes Tool bietet zudem die Möglichkeit, mit Labels zu arbeiten – so kannst du individuelle Informationen zu deinen Reisekosten erfassen, etwa wie viel für einen bestimmten Kunden oder ein konkretes Event ausgegeben wurde.Bei TravelPerk bieten wir dir eine flexible Reporting-Lösung, mit der du in Echtzeit nachvollziehen kannst, wo dein Budget hinfließt. Unser Tool kombiniert automatische Filter mit manuellen Labels, sodass du mit nur einem Klick alle relevanten Daten übersichtlich und gezielt abrufen kannst.Mit den Reporting-Tools von TravelPerk kannst du deine Geschäftsreisekosten ganz einfach aufschlüsseln – darunter:- Ausgaben nach Abteilung oder Team
- Ausgaben pro Mitarbeiter:in
- Ausgabentyp: Flüge, Hotelzimmer, Mietwagen, Bahnreisen
- Ausgaben nach Bürostandort
- Ausgaben nach Projekt, Kunde, Position oder Event
- Echtzeit-Ausgaben für den aktuellen Monat, das Quartal oder das Jahr
- Stornierungen
- Erstattungsfähige Mehrwertsteuer (VAT)
Die Möglichkeit, Ausgaben zu kategorisieren und gezielt aufzuschlüsseln, ist entscheidend, um clevere operative Entscheidungen zu treffen und dein Geschäftsreisebudget optimal zu nutzen.Das Reporting-Tool von TravelPerk ermöglicht dir außerdem, individuelle Reports zu konfigurieren oder Benachrichtigungen zu wichtigen Kennzahlen einzurichten. So kannst du jederzeit fundierte finanzielle Entscheidungen treffen, basierend auf den Daten, die für dich wirklich relevant sind.Effizientere Prozesse für deine Spesenabrechnung
Neben ausgereiften Reporting-Tools sollte deine Reisemanagement-Plattform auch die Möglichkeit bieten, dein Buchungssystem nahtlos mit dem Spesenmanagement zu verbinden. So werden alle Ausgaben zentral zusammengeführt – und deine Ausgabenanalyse deutlich einfacher.Tools wie Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk oder Yokoy ermöglichen es dir zudem, weitere Ausgabentypen wie Mahlzeiten oder Eventtickets zu integrieren, um einen vollständigen Überblick über alle Kosten zu erhalten.Mehr dazu findest du in unserem umfassenden Guide zum optimierten Spesenmanagement.Neben Echtzeit-Daten und optimierten Spesenprozessen haben wir jetzt noch 3 weitere Tipps, wie du dein Geschäftsreisebudget noch effizienter nutzen kannst.1. Integriere deine Reiserichtlinie direkt ins Buchungstool
Um Buchungen in Echtzeit zu steuern, solltest du deine Reiserichtlinie direkt in dein Buchungstool integrieren können. Das bringt nicht nur Vorteile für das Finanzteam, sondern sorgt auch dafür, dass Mitarbeitende und Travel Manager:innen genau wissen, was im Budgetrahmen liegt. So steigt die Chance, dass Richtlinien besser eingehalten werden.Beim Einrichten deiner Reiserichtlinie in der Plattform gilt folgender Leitsatz: So einfach wie möglich, so komplex wie nötig. Wir empfehlen, mit einer Standardrichtlinie für die meisten Mitarbeitenden zu arbeiten und – falls nötig – eine separate Executive-Richtlinie für Führungskräfte einzurichten. Das macht die Verwaltung von Reiserichtlinien deutlich einfacher und sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Spesenkoordination.2. Automatische Genehmigungsprozesse einrichten
Es ist sinnvoll, klare Genehmigungsprozesse zu definieren, damit Reisemanager:innen Buchungsanfragen schneller und effizienter prüfen können. Wenn deine Reiserichtlinie in ein Buchungstool wie TravelPerk integriert ist, kannst du deinen bevorzugten Genehmigungsworkflow ganz einfach einrichten. Wird bspw. eine Geschäftsreise gebucht, die innerhalb der definierten Reiserichtlinie liegt, kann die Buchung automatisch genehmigt werden. So bleibt dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben!3. Mehrwertsteuer für Geschäftsreisen zurückfordern
Kleine und mittelständische Unternehmen verlieren jedes Jahr Millionen, weil sie die Mehrwertsteuer für Geschäftsreisen nicht zurückfordern. Bei den vielen unterschiedlichen Steuervorschriften in der EU und weltweit ist der Rückerstattungsprozess für Finanzteams oft kompliziert und zeitaufwendig. Zum Glück bietet TravelPerk eine einfache Lösung zur Mehrwertsteuerrückerstattung, mit der du deine Reisekosten senken und bis zu 27 % deines jährlichen Reisebudgets einsparen kannst. Du musst dich nicht selbst um die Rechnungen kümmern – TravelPerk erledigt das für dich und sorgt dafür, dass kein Geld verloren geht.
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