Dienstreise oder Geschäftsreise – was ist der Unterschied?
Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?
Wann beginnt eine Dienstreise und wie lange darf sie dauern?
Ist man während einer Dienstreise versichert?
Generell hat der Arbeitgeber gegenüber Arbeitnehmer:innen eine Fürsorgepflicht. Diese schließt auch die ausreichende Versicherung während eines Business Trips mit ein. Darüber hinaus verhindert ein guter Versicherungsschutz ungeplante Kosten, die beispielsweise durch verlorenes Gepäck, Ticketstornierungen oder medizinische Behandlungen entstehen können.In der Regel werden für Auslandseinsätze spezielle Dienstreise-Versicherungen abgeschlossen, die grundlegende Punkte beinhalten müssen:
- Medizinische Versorgung auf westlichem Niveau muss gewährleistet sein.
- Die Habseligkeiten des Reisenden, sowohl private als auch geschäftliche, müssen ausreichend geschützt sein.
- Schäden an Dritten müssen abgedeckt sein.
Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstreisen im In- und Ausland?
Welche Kosten trägt der Arbeitgeber?
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten wie Telefon- und Internetgebühren, Portokosten, Park- und Mautgebühren oder Trinkgeld
Kosten nachweisen: Das müssen Reisende beachten
Nach der Dienstreise: Wie werden Reisekosten gebucht?
- Reisekosten für Arbeitnehmer buchen (SKR 03)
- Reisekosten für Arbeitnehmer buchen (SKR 04)
- Verpflegung/Bewirtung für Arbeitnehmer auf Dienstreise buchen
- Reisekosten für Arbeitgeber buchen (SKR 03)
- Verpflegungsmehraufwand für Unternehmer buchen (SKR 03)
- Hotelkosten buchen für Unternehmer
Konto
SKR 03
SKR 04
Was?
Reisekosten Unternehmer
4670
6670
Reisenebenkosten
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand
4674
6674
Verpflegungspauschale für Speisen und Getränke
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand
4676
6680
Übernachtungskosten
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten
4673
6673
Fahrt-/Transportkosten für Flugzeug, Zug oder Taxi
Reisekosten Arbeitnehmer
4660
6650
Reisenebenkosten
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand
4664
6664
Verpflegungspauschale für Speisen und Getränke
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand
4666
6660
Übernachtungskosten
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
4663
6663
Fahrt-/Transportkosten für Flugzeug, Zug oder Taxi
Buchung von Dienstreisen vereinfachen
1. Reiserichtlinie erstellen und automatisieren
Eine Reiserichtlinie beantwortet schon im Voraus potenzielle Fragen von Mitarbeiter:innen und dient als Regelwerk für die Geschäftsreise. Hier legen Sie fest, welche Reisekosten erstattet werden und wie teuer Flugtickets oder Hotelzimmer sein dürfen. Mitarbeiter:innen sehen auf einen Blick, an wen sie sich mit dem Dienstreiseantrag wenden müssen und wer für die Genehmigung der Buchung verantwortlich ist. Eine Reiserichtlinie mit all diesen Informationen bedeutet eine enorme Zeitersparnis im Buchungsprozess.Wenn Sie die Buchung noch effizienter gestalten wollen, sollten Sie Ihre Reiserichtlinie automatisieren. Bei TravelPerk können Sie Ihre Reiserichtlinie in der Buchungsplattform für Geschäftsreisen hinterlegen. Sollten Ihre Mitarbeiter:innen während der Buchung beispielsweise das Budget überschreiten, erscheint eine Fehlermeldung. Durch die Automatisierung können Sie also sicher sein, dass Ihre Reiserichtlinie eingehalten wird.
2. Zentrales Verwaltungstool
- 24/7-Kundensupport
- Automatisierte Reiserichtlinie
- Erstattung der Umsatzsteuer
- Gruppenbuchungen
- Travel Risk Management
- U. v. m.
3. Wer bucht die Dienstreise?
Zusätzliche Tipps zur Buchung von Dienstreisen
- Reisevorkehrungen – Richten Sie direkt vor Reiseantritt eine automatische Abwesenheitsmeldung ein und bereiten Sie eine Übergabe der wichtigsten offenen Aufgaben für Ihre Vertretung vor.
- Buchung – Flüge, Unterbringung und Transportmittel unbedingt bereits im Vorfeld buchen, das erspart unnötige Verzögerungen während der Reise.
- Impfungen – Bei Reisen in die Tropen oder andere ferne Länder sollten Sie sich zeitnah über notwendige Impfungen informieren. Oft müssen die Impfungen bereits einige Wochen vor der eigentlichen Reise verabreicht werden. Besonders zu den Hauptreisezeiten sind die Kapazitäten der Tropeninstitute beschränkt.
- Visa beantragen – Geht die Reise in ein Land, für das eine Einreiseerlaubnis notwendig ist, muss zeitgerecht ein Visum beantragt werden.
- Reisedokumente prüfen – Noch bevor die Reise gebucht wird, sollten Sie die Gültigkeit des Personalausweises und des Reisepasses prüfen. So bleibt immer genügend Zeit, um noch vor Reiseantritt ein neues Dokument ausstellen zu lassen.
- Zeitpuffer einplanen – Planen Sie eventuelle Verzögerungen, wie etwa Staus oder Flugausfälle, ein und fahren Sie besser etwas früher los als geplant.
- Gepäck reduzieren – Für kurze Dienstreisen empfiehlt sich das Reisen mit Handgepäck. So sparen Sie am Flughafen wertvolle Zeit beim Check-in.
- Wertsachen und Papiere – Führen Sie Bargeld und Ausweispapiere am besten direkt am Körper und hinterlegen Sie Notfallnummern und Kopien der wichtigsten Dokumente digital.
- Kulturelle Besonderheiten – Recherchieren Sie über die Gepflogenheiten im Zielland und bereiten Sie sich darauf vor. So ist es in Japan etwa üblich, dass die Gastgeber:innen das Essen bestellen, und in Russland wird in der Regel Alkohol zum Geschäftsessen konsumiert. Um die Etikette zu wahren, sollten Sie sich auch über landestypische Begrüßungsrituale informieren.
FAQ – häufige Fragen zum Thema „Dienstreise buchen“
- Großer Spesensatz: Pauschalbetrag von 28 €/Tag ab einer Abwesenheit von 24 StundenWas muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen zahlen?Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, für die Kosten einer Dienstreise aufzukommen. Zahlt der Arbeitgeber nicht, können Arbeitnehmer:innen ihre Auslagen als Reisekosten von der Steuer absetzen. Darunter fallen:- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten