Als Travel Manager:in hast du Zugriff auf eine Fülle von Reisedaten deiner Mitarbeitenden. Jedes Mal, wenn ein:e Mitarbeiter:in eine Geschäftsreise unternimmt, entsteht eine enorme Menge an Daten – von den Kosten der Reise und der Art der Buchung bis hin zu den genutzten Anbietern und der Frage, wie genau die Reise mit der Reiserichtlinie deines Unternehmens übereinstimmt.All diese Daten bieten dir den nötigen Einblick, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für das Reisemanagement zu ermitteln. In der Regel entscheiden Unternehmen, auf welche KPIs für das Reisemanagement sie sich konzentrieren, indem sie sicherstellen, dass diese mit ihrem Reisebudget, den allgemeinen Geschäftsreisezielen und den Vergleichswerten der Reisebranche übereinstimmen.Deine Aufgabe als Travel Manager:in ist es, nicht nur die richtigen KPIs für das Reisemanagement in deinem Unternehmen festzulegen und zu überwachen, sondern auch die Ergebnisse zu nutzen und sie in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln, um dein Reisemanagementprogramm zu optimieren.Welche KPIs für das Reisemanagement sind also am wichtigsten und sollten erfasst werden? Im Folgenden stellen wir 9 KPIs für das Reisemanagement vor, die für die meisten Unternehmen entscheidend sind.
Welche Arten von KPIs für das Reisemanagement solltest du messen?
Viele Unternehmen betrachten die Messung von Reise-KPIs in erster Linie als Möglichkeit, Kosten zu senken oder die Verwendung ihres Reisebudgets zu optimieren. Doch obwohl Kosteneinsparungen wichtig sind, gibt es auch andere wichtige Faktoren zu berücksichtigen.
Im Folgenden findest du 4 allgemeine Kategorien von Kennzahlen für Geschäftsreisen, die alle Unternehmen erfassen sollten:
Finanzielle Kennzahlen
Diese Kennzahlen beziehen sich darauf, wie Unternehmen Geld sparen und ihre Finanzen schützen können. Zu dieser Kategorie gehören beispielsweise Kennzahlen, die die Einhaltung von Richtlinien, überhöhte Ausgaben außerhalb von Buchungstools, Gesamtausgaben und Kosteneinsparungen messen. Stornierungskosten und durchschnittliche Ausgaben pro Reise (Flugkosten, Hotelkosten usw.) fallen ebenfalls in diese Kategorie.
Qualitätskennzahlen
Qualitätskennzahlen umfassen KPIs, die sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit beziehen. Beispielsweise messen KPIs dieser Art die Zufriedenheit der Reisenden, die Zufriedenheit mit den zugelassenen Buchungsplattformen und die Erfüllung der SLA-Vereinbarungen (Service Level Agreement), also die Qualität der erbrachten Serviceleistungen, durch die Anbieter.
Geschäftliche Kennzahlen
Die Geschäftskennzahlen beziehen sich v.a. auf die Investitionsrendite (ROI) und die Produktivitäts-KPIs. So können Unternehmen beispielsweise die Erfolgsquote von Reisen, die Produktivitätsrate und die Auswirkungen auf Reisen innerhalb der Abteilungen messen, um den Erfolg ihres Reiseprogramms zu beurteilen.
Kennzahlen zur Nachhaltigkeit
Die Messung von Nachhaltigkeitskennzahlen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ihre Ziele im Bereich der sozialen Verantwortung zu erreichen. In vielen Regionen werden regelmäßig neue Umweltvorschriften erlassen, wie z. B. die Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (CSRD) in der Europäischen Union. Um solche Vorschriften einzuhalten, sollten Unternehmen ihre Nachhaltigkeitskennzahlen aktiv verfolgen.
Einige Beispiele für Nachhaltigkeitskennzahlen sind die Menge an CO₂, die durch Geschäftsreisen verursacht wird, wie viel CO₂ kompensiert wird, welche Verkehrsmittel genutzt werden (Bahn, Flugzeug usw.) und ob es Möglichkeiten gibt, die Reisen umweltfreundlicher zu gestalten.
Die 9 wichtigsten KPIs für das Reisemanagement
Nachdem wir nun die wichtigsten KPI-Kategorien für das Reisemanagement behandelt haben, gehen wir im Folgenden auf 9 KPIs ein, die dein Unternehmen messen sollte, um die Wirksamkeit der Geschäftsreiserichtlinie zu bewerten.
Wenn dein Unternehmen in ein Buchungstool oder eine Full-Service Reisemanagement-Plattform investiert hat, wurde dies wahrscheinlich in der Absicht getan, Prozesse zu rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und – was besonders wichtig ist – Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen.
Doch wie viele der reisenden Mitarbeiter:innen nutzen andere Buchungskanäle, um ihre Reisen zu buchen, obwohl ihnen die Reisebuchungslösung des Unternehmens zur Verfügung steht? Die Bestimmung des Prozentsatzes an Mitarbeiter:innen, die das Tool als primäre Methode zur Reisebuchung nutzen, hilft dir bei der Bewertung der Effektivität des Online-Buchungstools und der Höhe des ROI, den dein Unternehmen daraus erzielen kann.Außerdem zeigt das Buchungstool den Mitarbeitenden nur zugelassene Anbieter an, die in die Reiserichtlinien deines Unternehmens aufgenommen wurden und die wahrscheinlich Firmenrabatte gewähren. Um einen besseren Überblick über die Buchungen zu erhalten, teile die gebuchten und mit Tickets versehenen Ausgaben durch die gesamten Reiseausgaben. So findest du heraus, wie gut die Reisenden das Buchungstool angenommen haben.
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2. Verwendung zugelassener Zahlungsmittel
Ähnlich wie bei deinem Buchungstool ist es ebenfalls wichtig, zu prüfen, wie konform deine Mitarbeitenden mit den zugelassenen Zahlungsmitteln sind.
Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine Firmenkreditkarte zur Deckung von Geschäftsreisekosten zur Verfügung stellen, müssen beispielsweise wissen, inwieweit die Zahlungsrichtlinien eingehalten oder eben nicht eingehalten werden. Eine Reise- und Spesenrichtlinie kann Unternehmen dabei helfen, Betrug am Arbeitsplatz einzudämmen, den Erstattungsprozess zu rationalisieren und die Vorschriften des Finanzamtes einzuhalten. Zudem erleichtern genehmigte Zahlungsmethoden die Überwachung der Reiseausgaben und die Ermittlung von Optimierungsmöglichkeiten.Du kannst messen, wie gut sich deine Mitarbeitenden an deine Zahlungsrichtlinien halten, indem du die reisebezogenen Ausgaben für eine Firmenkreditkarte durch die gesamten Reiseausgaben dividierst.
3. Prozentsatz der richtlinienkonformen Buchungen
Verfügt dein Unternehmen über eine Firmenreiserichtlinie? Reiserichtlinien sind wichtig, um die Ausgaben im Griff zu behalten, die Buchungseffizienz zu erhöhen und die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten.
Es ist wichtig, zu wissen, wie viele Mitarbeiter:innen im Laufe der Zeit innerhalb der Richtlinien buchen. Du solltest auch die Gründe für Verstöße gegen die Richtlinien kennen: Brauchen Manager:innen zu lange, um Geschäftsreisen zu genehmigen, sodass diese teurer werden? Ist die Richtlinie zu streng? Oder buchen die Reisenden ihre Reisen zu kurzfristig? Durch die Beobachtung solcher Trends in den Daten kannst du mögliche Schwachstellen im Reisemanagementprogramm deines Unternehmens aufdecken.
4. Einsparungen durch Rabatte für Geschäftsreisen
Die Sicherung von Rabatten für Geschäftsreisen ist eine gute Möglichkeit für Unternehmen, die Kosten niedrig zu halten. Während viele Unternehmen aber Zeit damit vertun, einzeln mit verschiedenen Anbietern über Rabatte zu verhandeln, gibt es eine bessere und einfachere Möglichkeit, dies zu tun: Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk haben oft eigene Vereinbarungen mit Anbietern und bieten attraktive Preisnachlässe auf Reisedienstleistungen (z. B. Flugtickets, Hotelzimmer und Mietwagen), sodass Kund:innen die Vorteile von Firmenrabatten nutzen können, ohne ihre eigenen Preise aushandeln zu müssen.
Um den Prozentsatz zu messen, den dein Unternehmen durch die Nutzung von Firmenraten und -rabatten über deine Reisemanagement-Plattform eingespart hat, nimm den durchschnittlichen Marktpreis, zieh den ermäßigten Preis ab, dividiere ihn durch den durchschnittlichen Marktpreis und multipliziere das Ergebnis mit 100.
Bist du bereit, bei Geschäftsreisen Kosten zu sparen?
Die Zufriedenheit der Reisenden ist der Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Wenn Mitarbeiter:innen mit ihren Reiseerfahrungen unzufrieden sind, liegt das wahrscheinlich am Geschäftsreiseprogramm und den Richtlinien des Unternehmens. Wie in anderen Geschäftsbereichen auch, sinken die Bindungsquoten, wenn die Mitarbeiter:innen unzufrieden sind.
Wenn du die Reisenden auffordert, regelmäßig an Umfragen zur Zufriedenheit mit ihren Reiseerfahrungen teilzunehmen, erhältst du einen Einblick, wie gut deine Reiserichtlinien funktionieren. Befrage sie zu ihren Erfahrungen mit Transport, Unterbringung, Ausgaben und Buchungen, um so Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
6. Prozentsatz der Änderungen, Umbuchungen und Stornierungen
Wenn möglich, solltest du Buchungsänderungen vermeiden, da diese in der Regel mit hohen Gebühren und zusätzlichen Ausgaben verbunden sind.
Schau dir den Prozentsatz der Umbuchungen, Änderungen und Stornierungen in einem bestimmten Zeitraum an. So erhältst du einen Eindruck davon, ob es bestimmte Zeiten im Monat oder Jahr gibt, in denen Buchungsänderungen häufiger auftreten, ob sie bestimmten Abteilungen zugeordnet werden können und welche Gründe für die Änderungen angegeben wurden. Auf dieser Grundlage kannst du überlegen, wie du die Gesamtzahl der Änderungen an den ursprünglichen Buchungen am besten reduzieren kannst.
Wenn Reisenden viele Last-Minute-Änderungen vornehmen, solltest du eine flexible Reisebuchungsoption wie FlexiPerk in Betracht ziehen. Mit FlexiPerk können TravelPerk-Kund:innen jeden Flug, jedes Hotel, jedes Auto und jeden Zug zu jedem beliebigen Tarif buchen und, falls nötig, bis zu 2 Stunden vor Abreise wieder stornieren. Dabei werden 80 % der Reisekosten als Guthaben auf der Plattform rückerstattet. Dies führt zu einer durchschnittlichen Ersparnis von 40 % im Vergleich zu herkömmlichen flexiblen Tarifen.
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7. Anteil der Vorausbuchungen
Wer im Voraus bucht, spart Geld und hat in der Regel mehr Flexibilität und Auswahl bei der Reiseplanung. Im Allgemeinen sollten Mitarbeiter:innen die Reisen so weit wie möglich im Voraus buchen.
Natürlich kann es immer wieder Situationen geben, in denen Last-Minute-Buchungen erforderlich sind. Aber wenn du dir ansiehst, wie viele Tage im Voraus die Reisebuchungen im Durchschnitt erfolgen, kannst du erkennen, ob es an der Zeit ist, deine Reisebuchungsprozesse und/oder -richtlinien entsprechend anzupassen.
8. Anzahl der Berichte über Reisezwischenfälle
Dein Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, für die Sicherheit der Mitarbeitenden zu sorgen, wenn diese auf Reisen sind. Dies wird als Fürsorgepflicht bezeichnet. Um der Fürsorgepflicht nachzukommen, sollten Richtlinien für das Reise-Risikomanagement implementiert werden, um Risiken wie politische Unruhen, Krankheiten, regionale Sicherheitsbedenken und Einreisebestimmungen abzudecken.
Wirf einen genauen Blick auf die Gesamtzahl der Berichte über Zwischenfälle in einem bestimmten Zeitraum, um zu beurteilen, wie sicher die Mitarbeitenden auf Reisen sind. Außerdem solltest du proaktiv nach zusätzlichen Maßnahmen suchen, die du ergreifen kannst, um die Sicherheit deiner Mitarbeitenden auf künftigen Geschäftsreisen zu gewährleisten.
9. CO₂-Fußabdruck ermitteln
Um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, braucht es eine Methode, um den CO₂-Fußabdruck deines Unternehmens zu ermitteln. Dabei geht es darum, herauszufinden, wie viel CO₂ bei Geschäftsreisen in die Atmosphäre gelangt.
Sobald du einen Überblick über deinen CO₂-Fußabdruck hast, kannst du Möglichkeiten für nachhaltigeres Reisen finden. Zum Beispiel könnten Reisende, wann immer es möglich ist, mit dem Zug statt dem Flugzeug reisen und nach der Ankunft am Zielort die öffentlichen Verkehrsmittel den privaten Taxis vorziehen. Das GreenPerk-Programm von TravelPerk ermöglicht es Unternehmen, den CO₂-Fußabdruck ihres Geschäftsreiseprogramms automatisch zu berechnen, diesen durch Investitionen in CO₂-Kompensationen auszugleichen und so Netto-Null-Emissionen zu erreichen.
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