Wie Sie sich vor der Abreise erfolgreich vorbereiten
Vereinfachen Sie Ihre Reisebuchung
- Haben Sie es satt, auf der Suche nach dem besten Preis zahlreiche Websites zu durchforsten? Mit einem speziellen Online-Buchungstool für Geschäftsreisen haben Sie Zugriff auf ein beeindruckendes Angebot an Hotels, Flügen, Zügen und Mietwagen und das auf einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.
- Müssen Sie oft in letzter Minute verreisen und haben Probleme, Hotels und Flüge zu finden, die den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen? Mit Online-Geschäftsreiselösungen wie TravelPerk kann Ihr Unternehmen Richtlinien in den Buchungsprozess integrieren, sodass es für die Mitarbeiter:innen einfacher ist, Reiseoptionen zu wählen, die im Rahmen des Budgets liegen.
- Verabschieden Sie sich von dem Ärger, Geschäftsreisen aus eigener Tasche zu bezahlen. TravelPerk konsolidiert alle Ihre Reisebuchungen in einer einzigen Rechnung für Ihr Unternehmen. Ein Gewinn für Sie und Ihr Buchhaltungsteam!
Planen Sie im Voraus – für eine reibungslose Reise
- Aus dem jüngsten Bericht von TravelPerk geht hervor, dass 78 % der befragten Arbeitnehmer:innen im Jahr 2024 während ihrer Geschäftsreisen mit Unterbrechungen zu kämpfen hatten. Wenn Sie am Nachmittag eine wichtige Besprechung oder eine Ortsbesichtigung haben, solltest Sie sich den Stress unerwarteter Verspätungen ersparen und bereits am Vortag anreisen.
- Wenn es darum geht, Ihr Reiseerlebnis zu optimieren, kommt es vor allem auf die Details an. Wenn Sie es hassen, im Flugzeug in der Mitte der Sitzreihe zu sitzen, buchen Sie sich Ihre bevorzugte Option im Vorfeld. Finden Sie Flughäfen ein wenig überwältigend? Laden Sie sich einige Folgen Ihres Lieblingspodcasts herunter und stellen Sie sicher, dass Ihre Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung aufgeladen sind, damit Sie auch in stressigen Umgebungen abschalten können. Und auch wenn Ihr Zeitplan besonders direkt vor einer Geschäftsreise sehr hektisch sein kann, sollten Sie sich Zeit für diese kleinen Annehmlichkeiten nehmen, um Ihre Zeit fernab der Heimat zu verbessern.
- Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor. Versuchen Sie, wo immer möglich, die flexibelsten Tarife zu finden. Wenn das Leben Ihren Reiseplänen einen Strich durch die Rechnung macht, können Sie Ihre Reise so mit geringen oder gar keinen Kosten ändern. FlexiPerk-Reisende können ihre Pläne bis zu zwei Stunden vor der Abreise stornieren oder ändern und erhalten eine garantierte Erstattung von bis zu 80 % der Reisekosten.
Überprüfen Sie die Reisedetails
- Wenn Sie ins Ausland reisen, benötigen Sie möglicherweise ein Visum oder Impfungen, um in das Zielland einreisen zu können. Warten Sie nicht, bis Ihre Reise genehmigt ist, um sich darum zu kümmern, denn die Bearbeitung der Visa-Dokumente kann dauern, oder womöglich müssen Sie mehrere Arzttermine wahrnehmen. Kümmern Sie sich zeitig um diese Vorbereitungen, buchen Sie Arzttermine zeitnah und beantragen Sie so schnell wie möglich ein Visum.
- Vergewissern Sie sich bei Reisen ins Nicht-EU Ausland, dass Ihr Reisepass für die gesamte Dauer Ihrer Reise gültig ist.
Packen Sie vorausschauend
- Packen Sie alle wichtigen Dinge wie Medikamente, Ladegeräte, Toilettenartikel und ein zusätzliches Outfit in Ihr Handgepäck, falls Ihr aufgegebenes Gepäck verloren geht.
- Hunger ist nie hilfreich! Packen Sie sich ein paar Snacks ein, für den Fall, dass die Mahlzeiten im Flugzeug nicht sehr appetitlich sind oder Sie eine Verspätung haben.
- Packen Sie eine Powerbank ein, um Ihr Handy immer aufladen zu können.
- Im Notfall wollen Sie nicht nach wichtigen Informationen suchen müssen. Laden Sie daher relevante Reise-Apps herunter, notieren Sie die Kontaktinformationen für Ihr Büro und halten Sie die wichtigsten Reiseunterlagen sowohl online als auch in Papierform bereit.
Wie Sie unterwegs stressfrei bleiben
Sein Sie effizient mit Ihren Ausgaben
- Der Verlust von Quittungen kann bei der Reisekostenabrechnung großes Chaos verursachen. Ersparen Sie sich den Stress und fotografieren Sie alle Rechnungen noch während der Reise. Nehmen Sie sich die Zeit, sie auf Ihrer Spesenabrechnungsplattform hochzuladen, um den Erstattungsprozess nach Ihrer Rückkehr zu beschleunigen.
- Ermutigen Sie Ihr Unternehmen, eine Lösung wie TravelPerk zu verwenden, die sich nahtlos und automatisch in Spesenmanagement-Tools integrieren lässt.
Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie sie brauchen
- Egal, ob es sich um einen verspäteten Transport oder eine Änderung des Veranstaltungsortes in letzter Minute handelt, es wird immer wieder vorkommen, dass Sie Ihre Pläne schnell ändern müssen. Sich in den frühen Morgenstunden auf eine:n Reiseberater:in zu verlassen, kann dazu führen, dass Sie endlos in der Warteschleife des Kundensupports feststecken. Wenn Ihr Unternehmen sein Reisemanagement auf ein Tool wie TravelPerk umstellt, haben Sie Zugang zu fachkundiger Beratung per Telefon, E-Mail und Chat, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr.
- Der Einsatz moderner Lösungen kann Ihre Geschäftsreisen auch sicherer gestalten. Mit Echtzeit-Benachrichtigungen werden Sie und Ihre Vorgesetzten über Sicherheitsbedenken, wetterbedingte Unterbrechungen und Änderungen der Einreisebestimmungen für Ihr Reiseziel informiert.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufgaben
- Nichts ist schlimmer als ein überfüllter Posteingang bei der Rückkehr von der Dienstreise! Richten Sie eine Abwesenheitsmeldung in Ihrem E-Mail-Konto ein, um die Erwartungen an die Antwortzeiten während Ihrer Abwesenheit klarzustellen, und überprüfen Sie Ihre E-Mails, wenn Sie können. Wenn Sie die leicht zu erledigenden Aufgaben direkt angehen, wird sich Ihre Arbeitsbelastung nach der Rückkehr verringern. Und wenn Sie unter Jetlag leiden und noch Arbeit nachholen müssen, werden Sie für jede E-Mail dankbar sein, die Sie nicht mehr beantworten müssen!
- Notieren Sie am Ende jedes Tages kurz alle Erfolge, die wichtigsten Ereignisse Ihrer Meetings und einen kurzen Rückblick auf die Reiseerlebnisse. Wenn Sie alles aufschreiben, solange es noch frisch in Ihrem Gedächtnis ist, sparen Sie sich Zeit und können nach Ihrer Rückkehr schneller Bericht erstatten. So bleiben Sie organisiert und vermeiden, dass wichtige Details verloren gehen.
Tipps für eine entspannte Rückkehr
Entschleunigen Sie Ihren Arbeitsalltag
- Lassen Sie es ruhig angehen, besonders wenn Sie von einer internationalen Reise zurückkehren. Wichtige Aufgaben mit Jetlag und Schlafmangel anzugehen, ist kein effizienter Weg, um Ihre Zeit zu nutzen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, Ihre Ausgaben einzureichen, E-Mails zu beantworten und stürzen Sie sich erst dann wieder voll in den Arbeitsprozess, wenn Sie sich erholt fühlen. So können Sie Ihre Energie besser auf die wichtigen Aufgaben richten und sind produktiver, wenn Sie ausgeruht sind.
- Kehren Sie nicht in aller Eile ins Büro zurück. Wenn Sie sich Ihren Arbeitsweg sparen und einen Tag lang von zu Hause aus arbeiten können, erholen Sie sich schneller von der Reise. So können Sie in Ruhe an ihren Aufgaben arbeiten und sich besser auf den Arbeitsalltag vorbereiten, ohne direkt wieder in den vollen Stress zu geraten.
- Versuchen Sie, nach Ihrer Reise regelmäßig Sport zu treiben, um eventuelle Beschwerden von der Reise zu bekämpfen und den verbleibenden Stress abzubauen.
Geben Sie Feedback und verbessern Sie zukünftige Reisen
- Notieren Sie die Teile Ihres Reiseplans, die Sie gestresst haben. So können Sie proaktiv handeln und Maßnahmen ergreifen, um sie bei Ihrer nächsten Geschäftsreise zu vermeiden.
- Mit einem Tool wie TravelPerk können Benutzer:innen ihre Lieblingshotels markieren, um die Kolleg:innen bei der Planung künftiger Reisen zu unterstützen. Alternativ können Sie sich auch per E-Mail an den/die Reisemanager:in Ihres Unternehmens wenden oder Ihr Feedback an Ihr Team weitergeben, insbesondere wenn Sie an ein Ziel gereist sind, das Ihre Kolleg:innen wahrscheinlich auch besuchen werden.
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