Wie du dich vor der Abreise erfolgreich vorbereitest
Vereinfache deine Reisebuchung
- Hast du es satt, auf der Suche nach dem besten Preis zahlreiche Websites zu durchforsten? Mit einem speziellen Online-Buchungstool für Geschäftsreisen hast du Zugriff auf ein beeindruckendes Angebot an Hotels, Flügen, Zügen und Mietwagen und das auf einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.
- Musst du oft in letzter Minute verreisen und hast Probleme, Hotels und Flüge zu finden, die den Reiserichtlinien deines Unternehmens entsprechen? Mit Online-Geschäftsreiselösungen wie TravelPerk kann dein Unternehmen Richtlinien in den Buchungsprozess integrieren, sodass es für die Mitarbeiter einfacher ist, Reiseoptionen zu wählen, die im Rahmen des Budgets liegen.
- Verabschiede dich von dem Ärger, Geschäftsreisen aus eigener Tasche zu bezahlen. TravelPerk konsolidiert alle deine Reisebuchungen in einer einzigen Rechnung für dein Unternehmen. Ein Gewinn für dich und dein Buchhaltungsteam!
Plane im Voraus – für eine reibungslose Reise
- Aus dem jüngsten Bericht von TravelPerk geht hervor, dass 78 % der befragten Arbeitnehmer:innen im Jahr 2024 während ihrer Geschäftsreisen mit Unterbrechungen zu kämpfen hatten. Wenn du am Nachmittag eine wichtige Besprechung oder eine Ortsbesichtigung hast, solltest du dir den Stress unerwarteter Verspätungen ersparen und bereits am Vortag anreisen.
- Wenn es darum geht, dein Reiseerlebnis zu optimieren, kommt es vor allem auf die Details an. Wenn du es hasst, im Flugzeug in der Mitte der Sitzreihe zu sitzen, buche dir deine bevorzugte Option im Vorfeld. Findest du Flughäfen ein wenig überwältigend? Lade dir einige Folgen deines Lieblingspodcasts herunter und stelle sicher, dass deine Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung aufgeladen sind, damit du auch in stressigen Umgebungen abschalten kannst. Und auch wenn dein Zeitplan besonders direkt vor einer Geschäftsreise sehr hektisch sein kann, solltest du dir Zeit für diese kleinen Annehmlichkeiten nehmen, um deine Zeit fernab der Heimat zu verbessern.
- Bereite dich auf das Unerwartete vor. Versuche, wo immer möglich, die flexibelsten Tarife zu finden. Wenn das Leben deinen Reiseplänen einen Strich durch die Rechnung macht, kannst du deine Reise so mit geringen oder gar keinen Kosten ändern. FlexiPerk-Reisende können ihre Pläne bis zu zwei Stunden vor der Abreise stornieren oder ändern und erhalten eine garantierte Erstattung von bis zu 80 % der Reisekosten.
Überprüfe die Reisedetails
- Wenn du ins Ausland reist, benötigst du möglicherweise ein Visum oder Impfungen, um in das Zielland einreisen zu können. Warte nicht, bis deine Reise genehmigt ist, um dich darum zu kümmern, denn die Bearbeitung der Visa-Dokumente kann dauern, oder womöglich musst du mehrere Arzttermine wahrnehmen. Kümmere dich zeitig um diese Vorbereitungen, buche Arzttermine zeitnah und beantrage so schnell wie möglich ein Visum.
- Vergewissere dich bei Reisen ins Nicht-EU Ausland, dass dein Reisepass für die gesamte Dauer deiner Reise gültig ist.
Wie du unterwegs stressfrei bleibst
Sei effizient mit deinen Ausgaben
- Der Verlust von Quittungen kann bei der Reisekostenabrechnung großes Chaos verursachen. Erspare dir den Stress und fotografiere alle Rechnungen noch während der Reise. Nimm dir die Zeit, sie auf deine Spesenabrechnungsplattform hochzuladen, um den Erstattungsprozess nach deiner Rückkehr zu beschleunigen.
- Ermutige dein Unternehmen, eine Lösung wie TravelPerk zu verwenden, die sich nahtlos und automatisch in Spesenmanagement-Tools integrieren lässt.
Bitte um Hilfe, wenn du sie brauchst
- Egal, ob es sich um einen verspäteten Transport oder eine Änderung des Veranstaltungsortes in letzter Minute handelt, es wird immer wieder vorkommen, dass du deine Pläne schnell ändern musst. Sich in den frühen Morgenstunden auf eine:n Reiseberater:in zu verlassen, kann dazu führen, dass du endlos in der Warteschleife des Kundensupports feststeckst. Wenn dein Unternehmen sein Reisemanagement auf ein Tool wie TravelPerk umstellt, hast du Zugang zu fachkundiger Beratung per Telefon, E-Mail und Chat, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr.
- Der Einsatz moderner Lösungen kann deine Geschäftsreisen auch sicherer gestalten. Mit Echtzeit-Benachrichtigungen wirst du und deine Vorgesetzten über Sicherheitsbedenken, wetterbedingte Unterbrechungen und Änderungen der Einreisebestimmungen für dein Reiseziel informiert.
Behalte den Überblick über deine Aufgaben
- Nichts ist schlimmer als ein überfüllter Posteingang bei der Rückkehr von der Dienstreise! Richte eine Abwesenheitsmeldung in deinem E-Mail-Konto ein, um die Erwartungen an die Antwortzeiten während deiner Abwesenheit klarzustellen, und überprüfe deine E-Mails, wenn du kannst. Wenn du die leicht zu erledigenden Aufgaben direkt angehst, wird sich deine Arbeitsbelastung nach der Rückkehr verringern. Und wenn du unter Jetlag leidest und noch Arbeit nachholen musst, wirst du für jede E-Mail dankbar sein, die du nicht mehr beantworten musst!
- Notiere am Ende jedes Tages kurz alle Erfolge, die wichtigsten Ereignisse deiner Meetings und einen kurzen Rückblick auf die Reiseerlebnisse. Wenn du alles aufschreibst, solange es noch frisch in deinem Gedächtnis ist, sparst du Zeit und kannst nach deiner Rückkehr schneller Bericht erstatten. So bleibst du organisiert und vermeidest, dass wichtige Details verloren gehen.
Tipps für eine entspannte Rückkehr
Entschleunige deinen Arbeitsalltag
- Lass es ruhig angehen, besonders wenn du von einer internationalen Reise zurückkehrst. Wichtige Aufgaben mit Jetlag und Schlafmangel anzugehen, ist kein effizienter Weg, um deine Zeit zu nutzen. Konzentriere dich stattdessen darauf, deine Ausgaben einzureichen, E-Mails zu beantworten und stürze dich erst dann wieder voll in den Arbeitsprozess, wenn du dich erholt fühlst. So kannst du deine Energie besser auf die wichtigen Aufgaben richten und bist produktiver, wenn du ausgeruht bist.
- Kehre nicht in aller Eile ins Büro zurück. Wenn du deinen Arbeitsweg sparst und einen Tag lang von zu Hause aus arbeiten kannst, erholst du dich schneller von der Reise. So kannst du in Ruhe an deinen Aufgaben arbeiten und dich besser auf den Arbeitsalltag vorbereiten, ohne direkt wieder in den vollen Stress zu geraten.
- Versuche, nach deiner Reise regelmäßig Sport zu treiben, um eventuelle Beschwerden von der Reise zu bekämpfen und den verbleibenden Stress abzubauen.
Gib Feedback und verbessere zukünftige Reisen
- Notiere die Teile deines Reiseplans, die dich gestresst haben. So kannst du proaktiv handeln und Maßnahmen ergreifen, um sie bei deiner nächsten Geschäftsreise zu vermeiden.
- Mit einem Tool wie TravelPerk können Benutzer:innen ihre Lieblingshotels markieren, um die Kolleg:innen bei der Planung künftiger Reisen zu unterstützen. Alternativ kannst du dich auch per E-Mail an den/die Reisemanager:in deines Unternehmens wenden oder dein Feedback an dein Team weitergeben, insbesondere wenn du an ein Ziel gereist bist, das deine Kolleg:innen wahrscheinlich auch besuchen werden.
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