10 Tipps, um Ihr Geschäftsreisebudget zu schonen
- Transportmittel vergleichen
- Alternative Unterkünfte erlauben
- Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten
- Reiserichtlinien, die jede:r einhält
- Flexibilität beim Reisen fördern
- Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen
- Klare Regelungen zur Spesenabrechnung und Reisekostenrückerstattung
- Mehrwertsteuererstattung vereinfachen
- Vertrauen, Transparenz und Belohnung integrieren
- Dynamisches Reisemanagement und Reportings
1. Transportmittel vergleichen
2. Alternative Unterkünfte erlauben
3. Zugang zu vergünstigten Angeboten erhalten
4. Reiserichtlinien, die jede:r einhält
- kurz und verständlich,
- lesbar,
- praxisnah und umfassend,
- aktuell
- und allen Mitarbeiter:innen zugänglich sind.
Automatisierte Richtlinie
5. Flexibilität beim Reisen fördern
- Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf einem Standard-Anfrageformular für anstehende Geschäftsreisen 3 Termine für Abflüge und Ankünfte angeben – beginnend mit dem bevorzugten Termin. So können die Reisenden ihre Optionen schon im Vorfeld klar kommunizieren.
- Wenn Mitarbeiter:innen eine Geschäftsreise per E-Mail beantragen, können Travel Manager:innen direkt nach der Flexibilität der Angestellten fragen und sie bitten, diese Informationen beim nächsten Mal direkt in die E-Mail aufzunehmen.
- Wenn Ihre Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen über ein Buchungstool organisieren, bietet dies große Vorteile. Die Reisenden können ihre Zeitpläne selbst richtlinienkonform optimieren und so Geld sparen. Zugleich behalten Sie aber stets den Einblick in die Reisedaten und die volle Kostenkontrolle.
6. Öffentliche Verkehrsmittel nutzen oder gemeinsam reisen
Eine weitere Kostenstelle bei Geschäftsreisen sind die Fahrtkosten am Reiseziel: sei es der Transfer vom Flughafen zum Hotel oder der Weg vom Hotel zum Arbeitsplatz. V. a. wenn diese Strecken mit einem (Miet-)Auto oder Taxi zurückgelegt werden, können hier hohe Fahrtkosten entstehen – umso mehr, wenn jede:r Dienstreisende einzeln fährt.Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen daher, vermehrt öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Oder regen Sie die Bildung von Fahrgemeinschaften oder die Nutzung alternativer Transportmittel-Anbieter wie Uber an, wenn öffentliche Verkehrsmittel keine Option sind. Davon profitiert nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt.Natürlich ist es nicht immer und überall möglich, solche Optionen zu nutzen. Sie sollten Ihre Teams aber dennoch davon überzeugen, keine Firmengelder für unnötige Fahrtkosten zu verschwenden.Außerdem können Sie mit GreenPerk die CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen nachverfolgen und Ihre Teams durch Vergünstigungen dazu anregen, den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern.
7. Klare Regelungen zur Spesenabrechnung & Reisekostenrückerstattung
- welche Ausgaben zu den geschäftlichen Spesen im Rahmen der Dienstreise zählen und damit zurückgefordert werden können.
- welche Dokumente (Belege, Quittungen etc.) benötigt werden.
- ob die Reiseausgaben in der Spesenabrechnung nach bestimmten Kostenstellen aufgeschlüsselt sein müssen.
- wo, wann und in welcher Form die Reisekostenabrechnung spätestens bei der Finanzabteilung eingereicht werden muss.
8. Mehrwertsteuerrückerstattung vereinfachen
9. Vertrauen, Transparenz & Belohnung integrieren
10. Dynamisches Reisekostenmanagement & Reportings
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- erstklassiger Kundenservice
- automatisch generierte Kostenreports
- integrierte Lösungen für Ihre Reiserichtlinien und Ihr Spesenmanagement
FAQ – häufige Fragen zur Reisekostenoptimierung
Welche Arten von Reisekosten gibt es?
Mit wie viel Geld muss ich für eine Dienstreise rechnen?
Wie berechnet man Dienstfahrten?
Welche Reisekosten können steuerlich abgesetzt werden?