Kostenfalle: unorganisiertes Geschäftsreisemanagement

Geschäftsreisen bestehen aus vielen verschiedenen Komponenten. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, Mitarbeitende ihre Reisen selbst organisieren zu lassen – in der Hoffnung, so Zeit, Geld, Ressourcen und Nerven zu sparen.

Aber ist das sinnvoll? Schließlich dürfen Mitarbeitende auch nicht einfach nach Belieben Büromöbel auf Firmenkosten kaufen oder ihre eigenen Benefits und Gehaltsabrechnungen selbst verwalten, oder?

Warum also erlauben so viele Unternehmen, dass ihre Mitarbeitenden ihre Geschäftsreisen selbst managen? Werfen wir einen Blick darauf, wie selbstorganisierte Geschäftsreisen dein Unternehmen Geld kosten können – und welche Maßnahmen du ergreifen kannst, um das Geschäftsreisemanagement in Zukunft strukturierter anzugehen.

Was sind selbstorganisierte Geschäftsreisen?

Selbstorganisierte Geschäftsreisen, oft auch als „Selbstbuchung“ bezeichnet, ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Reisen eigenständig zu buchen – meist durch die Kontaktaufnahme mit Reisebüros oder die Nutzung von Online-Buchungsplattformen, die auf Privatreisende ausgerichtet sind. Anschließend reichen sie die Belege zur Erstattung beim Unternehmen ein.

Die Nachteile selbstorganisierter Geschäftsreisen

Oftmals wird ein unstrukturiertes Geschäftsreisemanagement als die einfachste Lösung für alle Beteiligten angepriesen. Es bietet Mitarbeitenden ein hohes Maß an Flexibilität und erfordert gleichzeitig weniger Verwaltungsaufwand.

Hinzu kommt, dass ein externes Reisemanagement kostspielig sein kann, sodass es auf den ersten Blick günstiger erscheint, Mitarbeitende ihre Reisen spontan und eigenständig buchen zu lassen.

Aber ist das wirklich so?

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Nachteile von unstrukturierten Selbstbuchungen:

1. Fehlende Reiserichtlinien (oder mangelnde Durchsetzung)

Selbstverwaltete Geschäftsreiselösungen werden häufig von kleineren Unternehmen genutzt, die noch keine standardisierten Buchungsrichtlinien haben. Selbst wenn Reiserichtlinien existieren, macht ein unstrukturiertes Reisemanagement deren Durchsetzung deutlich schwieriger.

In beiden Fällen führt ein fehlendes oder nicht durchgesetztes Regelwerk oft zu folgenden Problemen:

Höhere Reisekosten für das Unternehmen

Nichteinhaltung gesetzlicher Reisebestimmungen

Mangel an Reisedaten

Fehlende oder ineffektive Genehmigungsprozesse, die zu geringer Kontrolle und fehlender Transparenz beim Reisebudget führen

Frustrierte Mitarbeitende, die aufgrund unklarer oder nicht vorhandener Richtlinien unbeabsichtigt zu viel ausgeben

2. Fragmentierte Buchungsprozesse

Fragmentierte Buchungsprozesse sind bei selbstverwalteten Geschäftsreisen unvermeidlich. Wenn Mitarbeitende ihre Reisen selbst organisieren, buchen sie oft über mehrere verschiedene Webseiten, was zu einer Vielzahl von Rechnungen führt, die das Finanzteam enorm belasten.

Außerdem müssen sie die Kosten zunächst selbst tragen und auf die Erstattung warten, was für einige Mitarbeitende eine finanzielle Belastung darstellen kann.

Fragmentierte Buchungsprozesse bedeuten zudem, dass alles manuell abgewickelt wird, was zu chaotischen und ineffizienten Abläufen führt. Das verschwendet Zeit, Ressourcen und Unternehmensbudget. Gleichzeitig fehlt eine konsolidierte Datengrundlage, um wertvolle Einblicke in Unternehmenstrends, Reiseausgaben und die Budgetverteilung zu gewinnen.

3. Unzureichender Reisesupport & geringes Risikomanagement

Ein weiteres häufiges Problem ist der unzureichende Reisesupport für deine Mitarbeitenden: Wenn deine Angestellten geschäftlich reisen, trägst du eine Verantwortung für sie – das beinhaltet die Gewährleistung sicherer Reisen, die Anpassung von Reiseplänen und die Unterstützung bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Änderungen. Unstrukturierte Buchungen sind schwer rekonstruierbar – und das wiederum erschwert auch die Unterstützung der Reisenden in Krisenfällen.

Doch Umstände können sich schnell ändern, insbesondere auf internationalen Reisen. Unstrukturierte Reiseprozesse setzen dein Unternehmen einem höheren Risiko aus, sowohl finanziell als auch in Bezug auf Sicherheit und Schutz der Mitarbeitenden.

Die Vorteile eines gesteuerten Geschäftsreisemanagements

Im Gegensatz dazu bedeutet ein gesteuertes Geschäftsreisemanagement, dass Unternehmen die Reiseorganisation für ihre Mitarbeitenden zentral verwalten, entweder über ein Online-Buchungstool bzw. eine cloudbasierte Lösung oder durch ein externes Reisemanagement-Unternehmen.

Viele Arbeitgeber vermeiden ein gesteuertes Reisemanagement, weil sie glauben:

Es sei zu teuer.

Ihr Unternehmen sei zu klein, um ein gesteuertes Reiseprogramm zu rechtfertigen.

Die Mitarbeitenden würden sich dagegen aussprechen.

Es sei komplizierter als einfache Selbstbuchungen.

Tatsächlich kann ein strukturiertes Geschäftsreisemanagement jedoch Kosteneinsparungen ermöglichen – durch exklusive Firmenrabatte, verhandelte Tarife, Mehrwertsteuer-Rückerstattungen sowie eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle der Reisekosten.

1. Strukturierte Prozesse

Egal, ob du ein klassisches Reisebüro oder eine moderne Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk nutzt – du erhältst sofort mehr Kontrolle über den Buchungsprozess. Diese erhöhte Kontrolle ermöglicht es dir, Prozesse zu optimieren und Daten zentral zu verwalten, was die Effizienz steigert.

Digitale Lösungen für das Reisemanagement unterstützen zudem die Automatisierung von Abläufen, sodass du Unternehmensrichtlinien leichter durchsetzen, Genehmigungen automatisieren, Spesenabrechnungen verwalten und die Reisen deiner Mitarbeitenden überwachen kannst.

2. Firmenrabatte & bevorzugte Partnerschaften

Die Zusammenarbeit mit einer Reisemanagement-Plattform oder einem professionellen Travel-Management-Unternehmen ermöglicht dir den Zugang zu bevorzugten Anbietern, exklusiven Firmentarifen und speziellen Reiseanbietern und Konditionen, die auf Verbraucherportalen nicht verfügbar sind.

TravelPerk nutzt beispielsweise die gebündelte Kaufkraft seiner Kund:innen, um ausgehandelte Firmenraten anbieten zu können. Außerdem helfen wir dir, die Mehrwertsteuer für Geschäftsreisen zurückzufordern.

3. Sicherheitsrisiken minimieren & Notfallvorsorge optimieren

Der vielleicht wichtigste Grund für die Nutzung einer professionellen Buchungslösung ist folgender: Eine Reisemanagement-Plattform bietet dir wertvolle Ressourcen, um Reiserisiken zu minimieren. Dazu gehören bspw. ein rund um die Uhr verfügbarer Kundenservice, der deinen Mitarbeitenden bei Problemen hilft, und flexible Buchungs- und Planungsoptionen – beides ist essenziell für Geschäftsreisen.

Mit FlexiPerk kannst du zudem Buchungen flexibel gestalten und erhältst 80 % der Reisekosten zurück – ohne Fragen oder Komplikationen.

Zusätzlich bieten wir eine umfassende Lösung zur Fürsorgepflich t, die dich und deine Reisenden stets auf dem Laufenden hält. Dazu gehören Risikowarnungen vor der Reise und detaillierte Reiseberichte, um über mögliche Gefahren oder Sicherheitsrisiken an den Zielorten deiner Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch unseren 24/7-Kundenservice und einen Reisenden-Tracker, der dir in Echtzeit zeigt, wo sich deine Mitarbeitenden befinden, kannst du jederzeit schnell auf Änderungen oder Notfälle reagieren.

Die wichtigsten Unterschiede: selbstorganisiertes vs. gesteuertes Geschäftsreisemanagement

Letztendlich hängt die Wahl zwischen selbstorganisierten und gesteuerten Geschäftsreisen von der Größe deines Unternehmens, den Unternehmenszielen und der Anzahl der Geschäftsreisen ab, die du verwalten musst.

Hier ein direkter Vergleich der Vorteile und Nachteile beider Ansätze:

Selbstorganisierte Geschäftsreisen

Gesteuerte Geschäftsreisen

Reiserichtlinien

Mitarbeitende buchen nach eigenem Ermessen, was zu Abweichungen von den Richtlinien (falls vorhanden) führen kann.

Reiserichtlinien werden automatisch durchgesetzt und sind nahtlos in deine Reisemanagement-Plattform integriert.

Travel Buchungsprozess

Fehlende standardisierte Prozesse führen zu ineffizienten und fragmentierten Arbeitsabläufen.

Prozesse können standardisiert, optimiert und automatisiert werden, um Zeit und Kosten zu sparen.

Reisekosten

Die Reisekosten hängen vollständig von den individuellen Vorlieben deiner Mitarbeitenden ab.

Reisekosten können überwacht und bei Bedarf begrenzt sowie durch exklusive Anbieter und verhandelte Tarife gesenkt werden.

Risikomanagement

Dein Unternehmen trägt allein die Verantwortung für die Sicherheit und den Schutz der Mitarbeitenden während ihrer Geschäftsreisen.

Management-Tools und spezialisierte Teams bieten ein professionelles Risikomanagement, Notfallunterstützung und einen 24/7-Support.

Bevorzugte Anbieter

Mitarbeitende entscheiden selbst, bei wem sie buchen und mit wem sie reisen, was den Buchungsprozess weiter zerstreut und unkoordiniert macht.

Du hast die Kontrolle über bevorzugte und genehmigte Anbieter und erhältst Zugang zu Rabatten und exklusiven Sonderkonditionen.

Kundensupport

Kein spezieller Support für Mitarbeitende – stattdessen müssen HR oder andere interne Teams rund um die Uhr erreichbar sein, um Unterstützung zu leisten.

Der 24/7 verfügbare, erstklassige Kundenservice von TravelPerk stellt sicher, dass Mitarbeitende während ihrer Geschäftsreisen jederzeit umfassende Unterstützung erhalten.

Mit TravelPerk erhältst du eine All-in-one-Plattform für Reisebuchung und Spesenmanagement, die dir folgende Vorteile bietet:

Zahlung nur bei tatsächlicher Reise – du zahlst nur für das, was du nutzt

Verhandelte Tarife, die deine Geschäftsreisekosten um bis zu 30 % senken

Benutzerfreundliche Komplettlösung, mit der du alle Reisebuchungen und Reservierungen an einem Ort verwalten kannst

Konsolidierte Rechnungen und automatisierte Prozesse, um Zeit zu sparen

Erstklassiger 24/7-Kundenservice und Notfallunterstützung für maximale Sicherheit auf Geschäftsreisen

Unsere Reisemanagement-Plattform hilft dir nicht nur, Reiserisiken zu minimieren und dein Reisebudget optimal zu nutzen, sondern ist auch besonders benutzerfreundlich. Finde heraus, wie TravelPerk deine Geschäftsreisekosten senken kann – buche noch heute eine kostenlose Demo!

Warum selbstorganisierte Geschäftsreisen dein Unternehmen zusätzliches Geld kosten

Was sind selbstorganisierte Geschäftsreisen?

Die Nachteile selbstorganisierter Geschäftsreisen

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Nachteile von unstrukturierten Selbstbuchungen:

1. Fehlende Reiserichtlinien (oder mangelnde Durchsetzung)

2. Fragmentierte Buchungsprozesse

3. Unzureichender Reisesupport & geringes Risikomanagement

Die Vorteile eines gesteuerten Geschäftsreisemanagements

1. Strukturierte Prozesse

2. Firmenrabatte & bevorzugte Partnerschaften

3. Sicherheitsrisiken minimieren & Notfallvorsorge optimieren

Die wichtigsten Unterschiede: selbstorganisiertes vs. gesteuertes Geschäftsreisemanagement

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