1. Priorisiere die Vorlieben des Reisenden
2. Buche die besten Optionen mit einem Reisemanagement-Tool
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3. Briefing für deine Führungskraft
- Gliedere jeden Tag einzeln und gehe alle Aktivitäten durch.
- Notiere die Buchungsnummern für Mietwagen, Hotels, Restaurantreservierungen und andere Elemente der Reise.
- Bei Flügen solltest du die Telefonnummern der Fluggesellschaften, die Adresse des Terminals, die Bestätigungsnummern, die Flugnummern, die Sitzplatzreservierungen und alle Mitgliedsnummern angeben, die deine Führungskraft für den Zugang zu den Lounges und andere Treuevorteile benötigt.
- Gib, wenn möglich, Bahnsteige für Zugreisen anWenn du ein Auto im Voraus gebucht hast, gib diese Details sowie die Kontaktnummern des/der Fahrer:in und des Unternehmens an.
- Gib die Adresse des jeweiligen Hotels und die Kontaktdaten der Rezeption an, falls es mehrere Hotels mit demselben Namen gibt.
- Notiere die Zeiten für Check-in- und Check-out beim Hotelaufenthalt: Das ist sehr wichtig!Füge die Termine deiner Führungskraft zum Reiseplan hinzu, inklusive aller Teilnehmer:innen und dem Ziel des Termins.
- Wenn deine Führungskraft es ganz genau wissen will: Füge LinkedIn-Fotos der Teilnehmer:innen hinzu, damit dein:e Chef:in die Personen persönlich begrüßen kann.
- Nachdem du den Reiseplan fertiggestellt hast, speichere ihn als PDF-Datei, drucke ihn aus und sende ihn per E-Mail an deine Führungskraft, damit sie sowohl eine gedruckte als auch eine digitale Kopie zur Verfügung hat.
4. Sei bereit für Änderungen im Reiseplan
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5. Behalte die Nachhaltigkeitsziele deines Unternehmens im Auge
6. Vereinfache die Reisekostenabrechnung
Übertreffe die Erwartungen!
- Gepäckanhänger
- Visitenkarten
- Gesprächsthemen und Kontaktdaten der Gastgeber:innen vor Ort (Kund:innen oder Büroleiter:innen)
- Tipps für die lokale Business-Etikette
- Restaurantempfehlungen auf Grundlage der Vorlieben deiner Führungskraft – du kannst sogar einen Concierge-Service wie TravelPerk nutzen, um Reservierungen zu sichern.
- Tipps für die Gestaltung der freien Zeit: Achte darauf, Optionen hervorzuheben, für die Eintrittskarten erforderlich sind, und buche diese im Voraus.
- Reiseadapter und Überspannungsschutz
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