8 actionable tips for handling travel disruptions like a pro

Wenn du als Administrator:in oder Travel Manager:in tätig bist, weißt du, wie stressig es sein kann, kurzfristige Reiseunterbrechungen zu bewältigen und gleichzeitig einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Leider sind Reiseunterbrechungen keine Frage des „Ob“, sondern vielmehr des „Wann“.

Im Jahr 2024 erlebten satte 78 % der Geschäftsreisenden weltweit eine Reisestörung und 85 % gaben an, dass sich diese negativ auf ihre Produktivität auswirkte.

Wenn Pläne aus dem Ruder laufen, kann das nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch zu unzufriedenen Mitarbeitenden, Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien und zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führen.

Fühlst du dich beim Lesen an eine Situation erinnert, in der du bei der Reiseplanung vor ähnlichen Herausforderungen standest? Dann ist dieser Leitfaden genau das Richtige für dich. Wir haben mit Travel Administrator:innen, Manager:innen und HR-Teams gesprochen, die Geschäftsreisen organisieren, um ihre besten Tipps, Tools und Ratschläge zum Umgang mit Reisestörungen zu sammeln – und hier für dich zusammenzutragen.

1. Beginne die Problemlösung im Hier & Jetzt

Ganz wichtig, egal, bei welcher Art von Reisestörung – keine Panik: Atme einmal tief durch und orientiere dich an den folgenden Schritten, um die Auswirkungen zu minimieren.

1.1 Ruhe bewahren & Lage erfassen

Beginne damit, genaue Informationen einzuholen. Bevor du das Problem lösen oder Unterstützung für Mitarbeitende leisten kannst, musst du genau wissen, was passiert ist. Sammle so schnell wie möglich alle relevanten Informationen – sei es direkt von der betroffenen Person, der Fluggesellschaft bzw. dem Reiseanbieter oder über deine Travel-Management-Plattform.

Als Nächstes: Kommuniziere offen. Nimm Kontakt mit der betroffenen Person auf, um sie zu beruhigen und ihr Optionen aufzuzeigen. Versichere ihr, dass du alles daransetzen wirst, sie schnellstmöglich an ihr Ziel zu bringen. Erkläre die nächsten konkreten Schritte und teile mit, wann du dich erneut melden wirst, um den weiteren Verlauf zu klären – so vermittelst du Sicherheit und Kontrolle.

Schließlich: (V)Ermittle die korrekte Reaktion. Wende dich an den Reiseanbieter, um herauszufinden, welche Optionen bestehen. Finde die beste Lösung, informiere die reisende Person darüber und setze den neuen Plan schnellstmöglich um.

1.2 Die passende Lösung für das Problem finden

Wenn Geschäftsreisende weltweit unterwegs sind, kann vieles schiefgehen. Zu den häufigsten Problemen zählen dabei Verzögerungen oder Ausfälle von Flügen und Zügen. Unter den deutschen Reisenden waren die häufigsten Reiseunterbrechungen im Jahr 2024 Verspätungen von mehr als einer Stunde (49 % der Reisenden betroffen), verpasste Verbindungen (37 %) und Ausfälle (23 %).

Verspätungen können Geschäftstreffen, Vorträge oder andere wichtige Aufgaben beeinträchtigen. Als Travel Manager:in ist es deine Aufgabe, herauszufinden, welche Auswirkungen die Verzögerung auf die Geschäftsabläufe hat und wie der aktuelle Status der Verspätung aussieht.

Bei weniger gravierenden Verzögerungen biete, falls erforderlich, Unterstützung bei der Umbuchung an und informiere proaktiv andere Teams, damit anfallende Aufgaben entsprechend umverteilt werden können.

Bei erheblichen Verspätungen oder wenn wichtige Geschäftsaufgaben betroffen sind, nimm Kontakt mit der Fluggesellschaft oder dem Reiseanbieter auf, um zu prüfen, ob eine alternative Reiseroute möglich ist, um die Auswirkungen der Verzögerung zu minimieren.

Wenn eine Reiseroute storniert wird, sind Reisende oft frustriert und gestresst. Kontaktiere den Reiseanbieter so schnell wie möglich, um bei der Umbuchung oder der Suche nach einer alternativen Route zu helfen. Kommuniziere proaktiv mit der betroffenen Person und informiere sie über die verfügbaren Optionen.

Wenn mehrere Optionen verfügbar sind, kläre mit der reisenden Person, welche sie bevorzugt. Möchte sie so schnell wie möglich nach Hause, auch wenn das eine längere Flugzeit oder mehrere Zwischenstopps bedeutet? Oder wäre eine Übernachtung im Hotel mit einem Flug am nächsten Tag die bessere Wahl? Durch das Aufzeigen flexibler Optionen gibst du den Reisenden mehr Entscheidungsfreiheit, gehst auf ihre individuellen Bedürfnisse ein und hilfst, Unzufriedenheit zu minimieren.

Natürlich können auch echte Notfälle auftreten – von geopolitischer Instabilität über Streiks und Naturkatastrophen bis hin zu dringenden persönlichen Situationen, die eine sofortige Rückreise erfordern. In diesen Fällen ist es entscheidend, proaktiv mit der reisenden Person und dem Team in Kontakt zu treten und, wenn nötig, schnell Maßnahmen zu ergreifen, um eine sichere Rückreise zu ermöglichen.

2. Mach die Sicherheit der Reisenden zur obersten Priorität

In jeder Situation sollte die Sicherheit der Reisenden oberste Priorität haben. Das fällt unter die sogenannte „Fürsorgepflicht“ deines Unternehmens. Natürlich ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden an ihr Ziel und wieder zurück kommen – noch entscheidender ist jedoch, dass sie während der gesamten Reise gut geschützt und betreut werden.

Es gibt zahlreiche Tools, die dir helfen, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden in den Vordergrund zu stellen. Zudem kannst du gemeinsam mit der Personalabteilung Reise-Wellness-Programme und Unterstützungsangebote für Mitarbeitende einführen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Implementierung einer Duty-of-Care-Lösung, die dir einen proaktiven Überblick über deine reisenden Mitarbeitenden verschafft. Solche Lösungen bieten in der Regel:

Echtzeit-Benachrichtigungen zu Wetterereignissen, Sicherheitsrisiken oder Reiseunterbrechungen, z. B. Flugverspätungen oder Bahnstreiks

Transparenz über den Aufenthaltsort der Reisenden sowie eine schnelle Übersicht über ihre Reiserouten

24/7-Kundensupport oder Live-Chat, um bei Problemen sofortige Unterstützung zu bieten

Natürlich kannst du dich händisch durch Tabellen oder Reisepläne arbeiten, um herauszufinden, wo sich deine Mitarbeitenden gerade befinden und wann sie reisen. Doch das ist zeitaufwendig – und gerade bei einer Störung oder einem Notfall zählt jede Minute!

Duty-of-Care-Lösungen bieten hier eine effizientere Alternative. Die Lösung von TravelPerk ermöglicht es dir, diese Informationen sofort abzurufen. So kannst du proaktiv auf potenzielle Störungen reagieren und verhindern, dass sie sich zu einer echten Krise entwickeln.

„[Der größte Nutzen der TravelPerk-Plattform] liegt darin, unsere Kosten besser zu verstehen und unserer Fürsorgepflicht für unsere Mitarbeitenden gerecht zu werden – also zu wissen, wo sie sich befinden, falls es zu einem Notfall kommt. Dieses Wissen gibt uns die Möglichkeit, die nächsten Schritte gezielt zu planen, sei es zur Kosteneinsparung oder zur Verbesserung der Reiseerfahrung. [...] Gleichzeitig haben die Mitarbeitenden die Freiheit, ihre Reisen selbst zu verwalten, was den Buchungsprozess für sie einfacher macht.“

Nancy McArtney Smith,Service excellence manager, Ampa

3. Wann immer möglich, plane vorausschauend

Stell dir folgendes Szenario vor: Ein Flug von London nach Paris startet am Mittwoch um 17 Uhr. Zwei Geschäftsreisende, Sarah und Simon, sind für diesen Flug gebucht – doch ihre Erfahrungen könnten nicht unterschiedlicher sein:

Sarah

Simon

Sarahs Unternehmen nutzt eine Reisemanagement-Plattform (wie TravelPerk), die in Echtzeit über Reiseunterbrechungen und potenzielle Probleme informiert. Am Morgen ihres Fluges erhält Sarahs Reisemanagerin eine Benachrichtigung über vorhergesagte Gewitter am Nachmittag, die ihren Abendflug beeinträchtigen könnten. Zwar gibt es noch keine akuten Probleme, doch die Reisemanagerin entscheidet sich, über die TravelPerk-Plattform direkt eine frühere Verbindung für Sarah zu buchen, um den Stürmen auszuweichen. Sarah fliegt planmäßig um 12 Uhr und erreicht ihr Ziel ohne Komplikationen. Am nächsten Morgen kann sie ihren Geschäftstermin ausgeruht und gut vorbereitet wahrnehmen.

Simons Unternehmen hat seinen Flug direkt über die Fluggesellschaft gebucht. Da zunächst keine Probleme ersichtlich sind, macht er sich wie geplant auf den Weg zum Flughafen. Doch durch die aufziehenden Gewitter verzögern sich viele ankommende Flüge und um 17 Uhr wird auch sein Flug um 2 Stunden verschoben. Frustriert ruft Simon seine Reisemanagerin an – schließlich hat er am nächsten Morgen um 8 Uhr ein wichtiges Meeting! Die Reisemanagerin muss nun außerhalb ihrer Arbeitszeit die Fluggesellschaft kontaktieren und versuchen, eine Umbuchung zu erwirken. Inzwischen sind jedoch viele Alternativflüge ausgebucht. Simons Flug wird weiter verzögert, und erst nach einer frustrierenden Wartezeit hebt er schließlich um 21 Uhr ab. Kurz vor Mitternacht kommt er in Paris an.

Welche der beiden Situationen wäre dir lieber? Natürlich die erste – sie zeigt deutlich, wie wichtig vorausschauendes Handeln ist. Hier sind einige proaktive Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um Reisestörungen und deren Auswirkungen in Zukunft zu minimieren:

4. Agieren mit den richtigen Tools, statt nur zu reagieren

Ein gutes Reisemanagement-System kann Reiseprobleme von vornherein vermeiden oder zumindest verhindern, dass sie sich zu schwerwiegenden und störenden Situationen entwickeln.

Der schnellste Weg, dies zu etablieren, ist die Implementierung eines Reiseportals, einer zentralen Ablage oder einer Plattform, die alle wichtigen Reiseprozesse und Checklisten bündelt, darunter:

Die unternehmensweite Reiserichtlinie

Kommunikationsrichtlinien und Dokumente, die festlegen, wen Reisende im Notfall kontaktieren sollten, sowie die jeweiligen Zuständigkeiten usw.

Einstufung von Notfällen und standardisierte Abläufe für verschiedene Szenarien

Eine Strategie zur Risikominderung, um potenzielle Reiseprobleme frühzeitig zu entschärfen

Eine Checkliste für Reisende vor der Abreise, inkl. wichtiger Dokumente und Notfallkontakte

Natürlich lässt sich all das mit einem digitalen System wesentlich einfacher verwalten – und für Mitarbeitende schneller abrufen, wenn sie es brauchen. Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk, die speziell für Geschäftsreisen entwickelt wurden, ermöglichen es, alle relevanten Informationen zentral zu verwalten, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, Eskalationen zu vermeiden und Reisende auf jeder Etappe ihrer Reise bestmöglich zu unterstützen.

Das Ergebnis: entspannte Reiseprozesse, zufriedenere Mitarbeitende und weniger Krisenmanagement für dich.

„TravelPerk hat einen großen Mehrwert gebracht, da ich deutlich weniger Beschwerden erhalte – und das ist großartig, denn so kann ich meine Zeit in andere strategische Aufgaben investieren.“

Lydia de Kousemaeker,Strategic Buyer and Travel Manager, Fujifilm Europe B.V.

Flexible Work Is Changing Holiday Trends

5. Bleib flexibel

Wenn etwas schiefläuft, kann Flexibilität die Lösung sein. Mit flexiblen Buchungen behältst du volle Entscheidungsfreiheit und kannst Reisepläne jederzeit unkompliziert anpassen.

Flexible Buchungslösungen bieten dir zahlreiche Vorteile:

Du erhältst mehr Handlungsspielraum bei Umbuchungen oder Stornierungen. Passe deine Reise flexibel an – egal, ob wegen Wetter, Krankheit oder geschäftlicher Änderungen. Storniere oder verschiebe Flüge problemlos und erhalte dein Geld zurück – ohne komplizierte Rückfragen.

Wetterbedingte Verspätungen und Streiks lassen sich frühzeitig umgehen. Wenn der Flug verspätet ist, kannst du ihn stornieren und stattdessen auf den Zug umsteigen. Zugstreik? Ändere die Reisedaten oder miete ein Auto. So lassen sich Unterbrechungen proaktiv vermeiden – ohne hohe Zusatzkosten.

Eingebaute Flexibilität sorgt für Sicherheit – für dich und deine Reisenden. Buche mit der Gewissheit, dass sich Pläne jederzeit anpassen lassen, ohne das Unternehmensbudget zu sprengen.

Flexibilität steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Weniger Stress bei Geschäftsreisen führt zu höherer Loyalität und reduziert die Fluktuation im Unternehmen.

Flexibilität zahlt sich aus. Unternehmen sparen jährlich Zehntausende Euro durch flexible Reiseoptionen – sowohl bei stornierten Reisen als auch durch frühzeitige Buchungen mit späteren Anpassungsmöglichkeiten.

Auch Reisende bevorzugen flexible Richtlinien – 36 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie nach Möglichkeit flexible Reiseoptionen buchen.

Warum setzen also nicht mehr Unternehmen auf flexible Buchungen? Ein Grund ist, dass sie oft schwer zu finden sind oder deutlich teurer als Standardtickets ausfallen. Zudem sind viele vermeintlich flexible Buchungen in der Praxis gar nicht so anpassbar, wie sie erscheinen. Bei einer speziell für Unternehmen entwickelten flexiblen Buchungslösung ist das anders.

Ein Beispiel dafür ist FlexiPerk – unsere Lösung, die gezielt für Geschäftsreisen konzipiert wurde und folgende Vorteile bietet:

Stornierung bis zu 2 Stunden vor Abreise

Erstattung von 80 % der Reisekosten – ohne komplizierte Rückfragen

100 % aller mit FlexiPerk gebuchten Reisen sind erstattungsfähig – egal, ob Flug, Zug, Hotel oder Mietwagen.

Durchschnittlich 40 % Ersparnisauf flexible Tarife im Vergleich zu herkömmlichen flexiblen Buchungsoptionen

Die EU Business School war von FlexiPerk so überzeugt, dass sie den Service für das gesamte Unternehmen eingeführt hat. Jetzt kann das Team Reisen frühzeitig buchen und dabei sparen – mit der Sicherheit, dass sie problemlos storniert werden können, falls sich Pläne ändern.

Zusätzlich ermöglichten die 80 % Rückerstattung bei Stornierungen Einsparungen von 66.000 € im Jahr 2023.

„Ich muss nicht mehr [mit der Buchung] warten, weil ich Reisen weit im Voraus planen und dabei Geld sparen kann. Falls ich doch nicht reisen kann, storniere ich einfach und bekomme mein Geld zurück.“

Carles Ibars, Sales Manager, EU Business School

Bringen Sie mehr Flexibilität in Ihre Dienstreiseplanung und stornieren Sie Ihre Buchungen, wann und warum Sie wollen. Mit FlexiPerk von TravelPerk.

6. Gib einen Teil der Kontrolle ab

Wenn Reisende mehr Kontrolle über ihre Reiserouten und -pläne haben, müssen sie nicht bei jeder Verzögerung oder Störung sofort auf dich oder das Travel-Management-Team zukommen.

Eine spezialisierte Reisemanagement-App mit Selbstbuchungsfunktion ermöglicht es Reisenden, ihre Reisen eigenständig zu verwalten – ohne dabei die Finanzabteilung mit Erstattungsanträgen für Reisebuchungen zu überlasten. Zusätzlich profitierst du von weiteren Vorteilen:

Reisende können Änderungen selbst vornehmen. Bei Änderungen können sie eigenständig umbuchen oder ihre Pläne anpassen. Das optimiert Abläufe und gibt ihnen die Flexibilität, die beste Option für ihre Situation zu wählen.

Reisende können ihre bevorzugten Anbieter buchen. Die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, mit welchem Anbieter sie reisen, ermöglicht es, Treuepunkte zu sammeln und steigert gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.

Buchungen und Änderungen erfolgen innerhalb der Richtlinien. Durch integrierte Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse sehen Reisende nur Optionen, die den Unternehmensvorgaben entsprechen. Sollte eine Buchung außerhalb der Richtlinien liegen, kann der/die Travel Manager:in sie mit einem Klick freigeben oder ablehnen. Dadurch werden unnötige Abstimmungen minimiert, die Auswahlmöglichkeiten erweitert und der Aufwand reduziert, Reisende zur Einhaltung der Richtlinien zu bewegen.

7. Erstelle einen Kommunikationsplan

Eine gute Kommunikation in allen Teams hilft dabei, Reiseprobleme schnellstmöglich zu lösen und in Zukunft zu vermeiden. Standardisierte Kommunikationswege und Vorgehensweisen helfen Reisenden, die passende Ansprechperson für die jeweilige Situation zu finden und effektiv zusammenzuarbeiten, um das Problem zu lösen. Dadurch wird das Chaos in stressigen Situationen durch ein klares Prozedere ersetzt. Wenn du dem Plan folgst, weißt du genau, wen du kontaktieren kannst und was als Nächstes zu tun ist.

TOOL TIP:

Slack ist ideal für die interne Kommunikation – insbesondere mit reisebezogenen Kanälen oder Gruppen, um alle Beteiligten stets auf dem Laufenden zu halten und Informationen schnell auszutauschen.

Ein Reise-Tracker ermöglicht Administrator:innen Echtzeit-Updates über den Aufenthaltsort und den Reiseverlauf von Mitarbeitenden.

Echtzeit-Updates über einen Reise-Tracker, der für berechtigte Teammitglieder zugänglich ist oder automatische Benachrichtigungen über Slack sendet, sorgen dafür, dass alle informiert bleiben. So kannst du proaktiv handeln und Reiseunterbrechungen effizient managen.

„Ohne TravelPerk wäre meine Rolle wahrscheinlich extrem zeitaufwendig. Die Reiseorganisation für so viele Menschen in unterschiedlichen Zeitzonen ist eine echte Herausforderung. Ohne TravelPerk wüsste ich ehrlich gesagt nicht, wie wir das bewältigen würden.“

Daniela Merizalde Usuga,Travel Manager, Storyblok

Reiseunterbrechungen sind nicht nur für die Reisenden stressig – sie können auch für Travel Manager:innen zu einer echten Herausforderung werden. Dabei sind deine mentale Gesundheit und dein Wohlbefinden enorm wichtig. Ein gut durchdachter Kommunikationsplan verteilt die Verantwortung auf das gesamte Team, hilft dabei, klare Grenzen zu setzen, und stellt sicher, dass Reisende jederzeit wissen, an wen sie sich wenden können (idealerweise nicht immer an dich!).

Noch besser ist es, wenn du ein Travel-Management-System mit 24/7-Support nutzt. So erhalten Reisende jederzeit Hilfe – und du musst nicht rund um die Uhr erreichbar sein.

8. Nutze Probleme als Chance durch gezielte Datenauswertung

Letztendlich sind Reisestörungen unvermeidlich. Doch mit den richtigen Reisedaten kannst du ihre Häufigkeit und Auswirkungen in Zukunft minimieren. Indem du Reisedaten analysierst, lassen sich viele zentrale Fragen fundiert beantworten:

Gibt es eine häufige Ursache für Reiseunterbrechungen? Bspw. sind deutsche Geschäftsreisende besonders von Transportstreiks betroffen (89 % der deutschen Reisenden), während in den USA lange Verspätungen (38 %) und wetterbedingte Störungen (30 %) die größten Probleme darstellen.

Treten Unterbrechungen besonders häufig bei einer bestimmten Reiseart auf? Sind etwa Zugreisen oder Flüge stärker betroffen?

Wann dauern Unterbrechungen am längsten? Vielleicht gibt es mehr Zugausfälle, aber ihre Auswirkungen sind geringer als die von Flugverspätungen.

Gab es Möglichkeiten, diese Unterbrechungen zu vermeiden? Könnten frühere Buchungen, flexiblere Optionen oder alternative Transportmittel geholfen haben?

Die gewonnenen Daten helfen dir, zukünftige Reiserichtlinien gezielt zu optimieren. So kannst du z. B. die Hauptreisezeit verschieben, um Wetterrisiken zu minimieren, oder für bestimmte Jahreszeiten flexiblere Buchungsoptionen bevorzugen. Du kannst Backup-Pläne für riskante Routen bereitstellen oder solche Optionen aus der Reiserichtlinie entfernen (z. B. Mindestumsteigezeiten von 1+ Stunden festlegen, wenn kürzere Layover häufig zu Verspätungen führen).

Diese Daten kannst du manuell auswerten – doch ein leistungsstarkes Reisemanagement-System stellt dir alle relevanten Informationen auf Knopfdruck bereit, sodass Analyse und Reporting schneller und einfacher vonstattengehen.

Was brauchst du noch, um Reiseunterbrechungen effektiv zu managen?

Ein vorausschauendes Travel Management ist der Schlüssel, um Reiseunterbrechungen und Notfälle effizient und stressfrei zu bewältigen. Die richtigen Tools bieten kosteneffiziente Lösungen, um Störungen zu minimieren, deren Auswirkungen zu reduzieren, die Zufriedenheit der Reisenden zu erhöhen und den Stress für dich und dein Team zu verringern. So lassen sich zwar nicht alle Reiseprobleme vermeiden – dank der richtigen Vorbereitung stellen sie aber keinen Stressfaktor dar.

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