Die Geschäftsreisecheckliste für C-Level-Assistent:innen I TravelPerk DE

Von der Suche nach geeigneten Reiseoptionen für die Führungskraft bis hin zum Umgang mit unerwarteten Änderungen der Reiseroute – die Organisation einer Geschäftsreise für das C-Level hält so einige Herausforderungen für die Assistenz der Geschäftsführung bereit.

Unsere übersichtliche Checkliste soll dir dabei helfen, die Organisation von Dienstreisen zu vereinfachen und führt dich Schritt-für-Schritt durch den Prozess – von den wichtigsten Vorkehrungen vor der Reise bis hin zu den Aufgaben, die es nach dem Ende der Reise noch zu erledigen gilt.

Planung vor der Reise

Sammle Informationen für die bevorstehende Reise

Bevor du eine Reise buchst, solltest du alle wichtigen Informationen von den Reisenden einholen, für die du verantwortlich bist.

Um adäquat auf Änderungen reagieren und einen reibungslosen Ablauf der Reise gewährleisten zu können, solltest du so viele Details über die Reise wie möglich in Erfahrung bringen, darunter:

Reiseziel und Reisedatum

Geplante Termine und übergeordnetes Ziel der Reise

Beteiligte Stakeholder

Reisepräferenzen der Führungskraft

Voller Name der Führungskraft (wie auf dem Personalausweis)

Wohnanschrift der Führungskraft

Handynummer, E-Mail-Adresse und Notfallkontakt der Führungskraft

Zeitzone des Ziellandes

Währung des Ziellandes

Reisebeschränkungen und -gesetze des Ziellandes

Falls vorhanden: Mitgliedsnummern für etwaige Treueprogramme

Aktivitäten, Restaurants und Co., die die Führungskraft unternehmen oder besuchen möchte

💡 Berücksichtige bei der Planung auch den Zweck der Reise sowie weitere Einschränkungen wie etwa das Budget oder anderweitige Termine. Besteht der Hauptgrund der Reise z. B. darin, einen neuen Kunden zu gewinnen, kann es sich lohnen, deine Führungskraft davon zu überzeugen, bereits einen Tag früher anzureisen. So können unerwartete Verzögerungen oder Verspätungen, die den Geschäftsabschluss gefährden könnten, vermieden werden.

Für Reisen ins Nicht-EU-Ausland solltest du zudem sicherstellen, dass deine Führungskraft über einen gültigen Reisepass und alle erforderlichen Visa für die Einreise oder auch den Transit verfügt. Möglicherweise müssen auch bestimmte Impfungen nachgewiesen werden.

Erstelle einen Reiseplan

Jetzt, da du alle wichtigen Details kennst, kannst du mit der Buchung von Flügen, Hotels, Zügen und Co. beginnen. Das Durchforsten verschiedener Webseiten nach passenden Angeboten kann ganz schön anstrengend sein. Und wir alle kennen das Gefühl, wenn man die Kosten für eine Reise sorgfältig kalkuliert, nur um dann festzustellen, dass der Preis gestiegen ist, während man sich die Zeit genommen hat, verschiedene Optionen zu vergleichen.

Zum Glück gibt es aber moderne Online-Tools speziell für Geschäftsreisen, die dir die Suche vereinfachen können. Mit einer Lösung wie TravelPerk kannst du oder deine Reisenden alle benötigten Buchungen auf einer einzigen Plattform abwickeln. Außerdem kannst du die Reiserichtlinien deines Unternehmens in den Prozess integrieren, sodass du sicher sein kannst, dass alle Reiseoptionen und Buchungen richtlinienkonform sind. Und statt zahlreicher separater Quittungen erhältst du eine einzige Rechnung für die gesamte Reise.

Bei der Buchung von Flügen mit geringem Budget lohnt es sich, einen Blick auf die Trennwandsitze zu werfen. Diese bieten oft eine größere Beinfreiheit, ohne dass Kosten für ein Upgrade in die Premium-Economy-Class anfallen.

Samantha PerkinsExecutive Assistant , Situ

Dienstreisen von Führungskräften haben oft einen dicht gedrängten Zeitplan, der schon durch kleinste Störungen oder Verzögerungen aus dem Ruder laufen kann. Nach der Buchung der Reisearrangements einen ausführlichen Reiseplan für deine Führungskraft zu erstellen, der alle Details der bevorstehenden Dienstreise enthält, kann dich vor nervösen Anrufen deiner Vorgesetzten bewahren, die am Flughafen festsitzen oder einen wichtigen Termin verpassen.

Ich finde, es ist wichtig, auf Reisen eine Auszeit für meine Führungskräfte einzuplanen, denn ein Jetlag kann seinen Tribut fordern und eine Geschäftsreise weniger effizient machen. Wenn ich einen Nachtflug buche, nehme ich mir die Zeit, um zu recherchieren, welche Sitztypen die Fluggesellschaften anbieten, z.B. Liegesitze ohne das volle Upgrade zur Business-Class.

Samantha PerkinsExecutive Assistant, Situ

Achte bei der Gestaltung des Reiseplans auf Folgendes:

Eine gute Balance zwischen geschäftlichen Terminen und privater Auszeit: Zwischen Geschäftsessen, persönlichen Treffen und Branchenveranstaltungen solltest du auch eine Auszeit für die Führungskraft einplanen. Erholung und Entspannung sind für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsreise ebenfalls wichtig.

Reserviere gefragte Restaurants und Aktivitäten im Voraus: Reserviere Restaurants oder Aktivitäten, die deine Führungskraft gerne besuchen oder ausprobieren möchte, im Voraus. Notiere alle relevanten Reservierungsnummern und verfolge getätigte Buchungen nach.

Gib dir nützliche Informationen weiter: Kläre die Zeiten für den Check-in und Check-out im Hotel, die Gepäckdetails für den Flug (z. B. für Handgepäck und Zusatzgepäck), etwaige Bestätigungsnummern, Adressen für Besprechungen und die Kontaktdaten von Fahrer:innen etc. vor Ort. Deine Führungskraft wird es dir danken, wenn sie/er nicht erst E-Mails oder das Internet nach den gewünschten Daten durchsuchen muss.

Weise auf wichtige Abläufe hin: Schreibe einen einfachen Leitfaden für bewährte Vorgehensweisen, etwa in Bezug auf Reiseausgaben oder das Verhalten in Notfällen.

Schaue dir unsere Reiseplan-Vorlage an und vereinfache die Planung deiner nächsten Geschäftsreise.

Vorbereitungen vor der Abreise

Das Unerwartete erwarten

Bei der Organisation einer Geschäftsreise läuft selten alles nach Plan. Besprechungen werden abgesagt, Mitarbeiter:innen werden krank und dein sorgfältig ausgearbeiteter Reiseplan wird über den Haufen geworfen.

Es ist möglich, für solche Fälle auf flexible Reiseoptionen für dein Unternehmen zurückzugreifen. Mit FlexiPerk kannst du und deine Mitarbeiter:innen eure Reiseroute bis zu zwei Stunden vor Abreise ändern. Mit nur wenigen Klicks in der benutzerfreundlichen App für Mobilgeräte und Desktop kannst du deine Pläne stornieren oder ändern und bis zu 80 % der Kosten zurückerhalten – ohne Fragen zu stellen. FlexiPerk hat der EU Business School geholfen, 66.000 € durch stornierte Reisen im Jahr 2023 einzusparen, indem es die Art und Weise, wie sie ihre Geschäftsreisen buchen, verändert hat.

Ich muss nicht mehr warten, denn ich kann Reisen weit im Voraus buchen und Geld sparen. Wenn sich herausstellt, dass ich nicht mitreisen kann, storniere ich die Reise und bekomme mein Geld zurück.

Carles Ibars,Sales Manager, EU Business School

Unterweise deine Führungskraft

Gehe die Reiseroute noch einmal durch und vergewissere dich, dass alle relevanten Informationen für die Reise enthalten sind. Lege diese Informationen deiner Führungskraft vor, bespreche letzte Anpassungen und informiere sie über Logistik und Standardverfahren, wie:

Spezifische Details über das Reiseziel

Wie die Führungskraft dabei helfen kann, den Überblick über die Reisekosten und Ausgaben zu behalten

Welche Regelungen das Unternehmen in Bezug auf die Fürsorgepflicht hat.

Welche Möglichkeiten die Führungskraft im Notfall hat

Bei der Unterweisung kannst du deiner Führungskraft auch alle notwendigen Dokumente aushändigen, auch in Papierformat, für den Fall, dass das Internet ausfällt oder das Telefon nicht genutzt werden kann.

Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.

Unterstützung während der Reise

Bleib auf dem Laufenden

Den Überblick über sich ändernde Sicherheitsbelange auf Reisen zu bewahren, kann sehr stressig für die Assistenz der Geschäftsführung werden. Moderne Lösungen können hier Stunden mühsamer manueller Arbeit ersparen. Der Einsatz einer umfassenden Lösung für die Erfüllung der Fürsorgepflicht wie etwa TravelCare bietet zuverlässige Sicherheit und stellt sicher, dass deine Reisenden über die neuesten Entwicklungen am Zielort informiert werden.

Ganz gleich, ob es sich um bevorstehendes schlechtes Wetter handelt, das für Flugunterbrechungen sorgt, um neue Einreisebestimmungen oder um aktuelle Sicherheitswarnungen – mit TravelCare erhältst du und deine Reisenden Echtzeit-Benachrichtigungen, damit sie schnell reagieren können.

Biete 24/7-Unterstützung, ohne selbst rundum die Uhr verfügbar zu sein

In der Vergangenheit mussten Executive Assistants oft rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um Reisenden bei unerwarteten Problemen behilflich zu sein. Durch moderne Lösungen kannst du deinen Führungskräften eine umfassende Unterstützung bieten, ohne selbst deine Work-Life-Balance zu gefährden.

Tools wie TravelPerk bieten den Nutzer:innen einen umfassenden Support. Verabschiede dich von langen Warteschleifen. Das Kundenservice-Team von TravelPerk steht dir 24/7 und 365 Tage im Jahr zur Seite und antwortet innerhalb von 1 Minute auf deine Anfrage.

Two colleagues at a table having a conversation.

Machen Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden zur obersten Priorität. Vertrauen Sie auf unsere Lösungen zur Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen.

Aufgaben nach der Reise

Vereinfache die Reisekostenrückerstattung

Restaurantrechnungen, Taxikosten und andere Reisenebenkosten – das Sammeln aller Reisebelege deiner Führungskraft kann sich anfühlen wie eine Schnitzeljagd. Optimiere diesen Prozess mit den neuesten Buchhaltungstools wie Yokoy, Spendesk oder Expensify, die du für einen nahtlosen Ablauf in ein Reisemanagement-Tool integrieren kannst.

Feedback sammeln für zukünftige Reisen

Auch wenn deine Führungskraft nach der Rückkehr von der Reise vermutlich viel zu tun hat, solltest du sie um ein Feedback zur Reise bitten.

Frage deine Führungskraft z. B.:

Was ist auf der Reise gut gelaufen? Was nicht?

Gab es genug Zeit beim Umsteigen am Flughafen?

War der Flug angenehm oder würde sie beim nächsten Mal, wenn möglich, eine andere Fluggesellschaft wählen?

War das Hotel gut oder hat sie in der Einrichtung irgendetwas vermisst?

War die Autovermietung zuverlässig? War der Service zügig oder gab es Probleme mit dem Fahrzeug?

Waren die Restaurants und Aktivitäten zufriedenstellend und welche sind empfehlenswert?

Die so gesammelten Informationen können nicht nur die zukünftigen Reiseerfahrungen deiner Führungskraft verbessern, sondern auch für die Reisen von Kolleg:innen nützlich sein.

Optimiere laufende Geschäftsreisen

Nicht härter arbeiten, sondern klüger

Auch ohne die neuesten Tools für das Geschäftsreisemanagement gibt es einige Tipps und Tricks, mit denen du dir die Organisation von Geschäftsreisen erleichtern kannst. Wenn du Informationen von Vielreisenden einholst, solltest du dir eine Tabelle erstellen, in der du deren Präferenzen für künftige Reisen festhalten kannst.

Du kannst Feedback auch als Planungshilfe für andere Reisende nutzen. Nehmen wir an, du schickst Kolleg:innen häufig zum Firmensitz nach New York oder planen im Laufe des Jahres regelmäßig Standortbesuche. Eine leicht zugängliche Datenbank mit dem Feedback der Reisenden kann dir helfen, schnellere Entscheidungen bei zukünftigen Buchungen zu treffen.

Die Teilnahme an Treueprogrammen ist eine weitere Möglichkeit, die Reiseerfahrung deiner Führungskräfte effizient zu verbessern. Viele Fluggesellschaften und Hotels bieten Upgrades, Lounge-Zugang oder andere Vergünstigungen für Stammkund:innen an. Vergewissere dich einfach, dass du bei deinen Buchungen die Mitgliedsnummern der Reisenden angibst.

Und wenn du bereit bist, deinen Geschäftsreiseprozess zu modernisieren, kann dir ein Tool wie TravelPerk dabei helfen, alle wichtigen Informationen im Auge zu behalten und sie mühelos mit allen Beteiligten im Unternehmen zu teilen.

Geschäftsreise 1mal1: Die Reisecheckliste für Assistent:innen der Geschäftsführung