Was ist ein Reiseantragsformular? I TravelPerk

Bis vor Kurzem nutzten Unternehmen Antragsformulare zur Koordinierung ihrer Geschäftsreisen und zur Dokumentation der Reiseausgaben. Vor Antritt ihrer Reise müssen Mitarbeitende ein Antragsformular ausfüllen und darin alle Einzelheiten angeben, etwa den Zweck der Reise. Nach der Freigabe durch die Vorgesetzten oder die Geschäftsführung wird der Antrag aufbewahrt.

Den neuen Technologien haben wir es zu verdanken, dass es heute weitere Methoden zur Freigabe von Geschäftsreisen gibt. Wie aber sieht der Prozess mit einem Antragsformular aus und gibt es eine effizientere Methode, Geschäftsreisen freizugeben?

Welche Angaben enthält das Reiseantragsformular?

Reiseantragsformulare liefern der Geschäftsleitung einen Überblick über die geplante Geschäftsreise. Dazu gehören sowohl die Kosten als auch andere strategische Informationen. Zu den Feldern, die normalerweise auf einem Reiseantragsformular erscheinen, gehören:

Name und Kontaktdaten der Mitarbeitenden

Grund für die Geschäftsreise

Reiseziel

Abreise- und Rückreisedaten

Geschätzte Reisekosten, aufgeschlüsselt nach Kategorie, z. B. Flugkosten, sonstige Transportkosten sowie Kosten für Unterkunft und Verpflegung

Hinweise zu Visabestimmungen für internationale Reisen

Anmerkungen der Führungskraft der Mitarbeitenden

Entdecken Sie auch unsere Reiseantragsformularvorlage

Durch wessen Hände geht ein Reiseantragsformular?

In der Regel durchläuft ein Reiseantragsformular drei Phasen, von der Erstellung des Antrags bis zur Freigabe. Die Freigabe einer Geschäftsreise mithilfe eines Formulars ist ein zeitaufwendiger Prozess, den Unternehmen allerdings beschleunigen können.

Mithilfe von Apps wie Google Docs können Mitarbeitende zuständige Personen erwähnen. Diese Personen erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung, wenn Maßnahmen erforderlich sind.

Mitarbeitende

Planen Mitarbeitende eine Geschäftsreise, müssen sie zunächst ein Reiseantragsformular ausfüllen, damit die Geschäftsreise genehmigt werden kann. Dazu müssen sie alle relevanten Informationen angeben, bevor sie das Formular an ihre Führungskraft übermitteln können. Diese prüft den Reiseantrag und gibt ihn frei oder lehnt ihn ab.

Wenn der Antrag genehmigt wird, können die Mitarbeitenden die Reise buchen und die näheren Einzelheiten planen. Wird der Antrag jedoch abgelehnt, müssen die Mitarbeitenden die erforderlichen Änderungen vornehmen und den Antrag erneut einreichen.

Die erste Instanz

Nachdem das Reiseantragsformular ausgefüllt wurde, geht es in der Regel zuerst an die direkten Vorgesetzten. Sie prüfen das Antragsformular und stellen sicher, dass alle Angaben korrekt sind und die geschätzten Reisekosten in einem angemessenen Rahmen liegen. Finden die direkten Vorgesetzten einen Fehler oder Unstimmigkeiten, wie zum Beispiel der Grund oder die Kosten für die Reise, lehnen sie den Antrag mit einer Begründung ab. Der Antrag geht dann wieder zurück an die Mitarbeitenden, damit sie die erforderlichen Änderungen vornehmen und den Antrag erneut einreichen können.

Die zweite Instanz

In der nächsten Instanz wird der Antrag von einer nächsthöheren Führungskraft geprüft. Dabei kann es sich zum Beispiel um Abteilungsleiter:innen oder Mitglieder der Geschäftsleitung handeln. Der Vorgang ist hier wieder der gleiche. Einerseits wird geprüft, ob der Antrag Fehler aufweist, und andererseits, ob der Grund für die Reise angemessen ist.

Wird der Antrag genehmigt, können die Mitarbeitenden ihre Reise buchen und Meetings planen. Außerdem wird das Reiseantragsformular archiviert. Es ist jedoch wichtig anzumerken, dass die Geschäftsleitung den Antrag noch immer ablehnen oder Änderungen fordern kann.

Häufig zu diesem Thema gestellte Fragen

Wo finde ich eine Formularvorlage für einen Geschäftsreiseantrag?

Online finden Sie eine Vielzahl an Vorlagen. Eine schnelle Google-Suche liefert im Handumdrehen etliche Reiseantragsformularvorlagen, die Ihr Unternehmen verwenden kann. Darüber hinaus bietet Microsoft 365 ebenfalls Reiseantragsformulare, die sich an die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen.

Warum sollte man ein Antragsformular für Geschäftsreisen verwenden?

Bisher haben sich Reiseantragsformulare als äußerst nützlich erwiesen. Denn darin werden alle wichtigen Informationen aufgeführt, die für die Freigabe der Geschäftsreise erforderlich sind. Anstelle von E-Mails mit zahlreichen Anhängen erhalten Führungskräfte ein einheitliches Dokument und können die Geschäftsreise entweder genehmigen oder ablehnen.

Außerdem lassen sich die Antragsformulare so anpassen, dass die Mitarbeitenden automatisch benachrichtigt oder direkt beim Ausfüllen darauf hingewiesen werden, wenn die Angaben gegen die Reiserichtlinie des Unternehmens verstoßen. Allerdings gibt es effizientere Methoden als Reiseantragsformulare, um Geschäftsreisen zu genehmigen.

Warum sollte man ein Antragsformular für Geschäftsreisen verwenden?

Ist die Verwendung von Antragsformularen die effizienteste Methode, um Geschäftsreisen zu genehmigen?

Reiseantragsformulare haben sich in der Vergangenheit durchaus als sehr nützlich erwiesen. Heute bieten Technologien jedoch viel effizientere Lösungen. Mit einem Online-Reisebuchungstool wie TravelPerk können Unternehmen den gesamten Prozess vereinfachen.

Die Buchungstools bieten eine Vielzahl an Funktionen und Vorteilen, wie zum Beispiel attraktive Preise für Flug- und Zugtickets, Unterkünfte und Mietwagen. Darüber hinaus vereinfachen sie den Buchungsvorgang, da alle Optionen auf einer benutzerfreundlichen Plattform angezeigt werden – wesentlich schneller und einfacher als bei einer Online-Suche.

Auch die Freigabe der Reisepläne wird durch Systeme wie TravelPerk vereinfacht. Der Antrag muss nicht mehr verschiedene Instanzen durchlaufen, um geprüft und genehmigt zu werden. Stattdessen können Unternehmen innerhalb weniger Minuten auf Basis ihrer Reiserichtlinie bestimmte Parameter festlegen.

Eine leistungsstarke KI filtert die Suchergebnisse, sodass ausschließlich Optionen angezeigt werden, die der Reiserichtlinie des Unternehmens entsprechen. Diese Reisepläne können dann automatisch freigegeben werden. Das System weist die Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung zudem auf mögliche Probleme hin, zum Beispiel wenn eine Geschäftsreise nicht der Reiserichtlinie entspricht, damit diese die geplante Reise überprüfen können.

Durch die automatische Freigabe werden Führungskräfte entlastet. Sie müssen nicht mehr ihre wertvolle Zeit opfern, um Reiseanträge akribisch zu prüfen, sondern können sich um wichtigere, strategische Aufgaben kümmern. Mit einem Online-Buchungssystem können Unternehmen die Kosten für Geschäftsreisen genauer vorhersehen und auch die Erstattung der Reisekosten optimieren.

Außerdem sparen Unternehmen auch Geld und Zeit, weil Finanzteams mit wenigen Klicks Berichte erstellen können, die alle Ausgaben für die Geschäftsreisen festhalten. Finden Sie selbst heraus, wie Sie mit TravelPerk Geld sparen und die Freigabe und Organisation von Geschäftsreisen optimieren können. Kontaktieren Sie unser Team noch heute und vereinbaren Sie eine Demo .

Was ist ein Reiseantragsformular?

Welche Angaben enthält das Reiseantragsformular?

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Die erste Instanz

Die zweite Instanz

Häufig zu diesem Thema gestellte Fragen

Wo finde ich eine Formularvorlage für einen Geschäftsreiseantrag?

Warum sollte man ein Antragsformular für Geschäftsreisen verwenden?

Warum sollte man ein Antragsformular für Geschäftsreisen verwenden?

Ist die Verwendung von Antragsformularen die effizienteste Methode, um Geschäftsreisen zu genehmigen?

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