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Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
Welche Dienstleistungen bietet ein Reisebüro für Geschäftsreisen?
- Umfängliche Reiseorganisation und -buchung für Mitarbeiter:innen
- Angebot von verschiedenen Reiselösungen und -leistungen in einem Service
- Unterstützung der Reisenden bei Stornierungen, Umbuchungen und Co.
- Aushandeln von Gruppen- und Firmentarifen, Sonderkonditionen und Rabatten für Geschäftsreisen
Vorteile eines Geschäftsreisebüros
Es gibt viele Gründe, warum es sich lohnt, mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen zusammenzuarbeiten. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorteile von professionellen Geschäftsreiseunternehmen:
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- Interne Ressourcen sparen: Für eine:n Reisemanager:in fehlen Ihnen die Ressourcen – und vielleicht auch der Bedarf –, aber Ihr Büroteam trägt bereits die Verantwortung für zahlreiche andere Aufgaben? Das Reisebüro kümmert sich um die Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie um die Betreuung der Reisenden. Sie müssen kein Personal bereitstellen und haben den Kopf frei für andere To-dos.
- Mit Expert:innen arbeiten: Im Reisebüro übernimmt geschultes Fachpersonal die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen. So profitieren Sie auf Reisen vom Know-how und von der jahrelangen Erfahrung des Dienstleisters – Ihre Reisen werden von Profis organisiert.
- Zu guten Konditionen reisen: Reisebüros arbeiten oft eng mit bestimmten Anbietern zusammen. Daher können Sie besondere Konditionen und Einkaufsvorteile aushandeln, von denen Sie für Ihre Geschäftsreisen profitieren können. Das schlägt sich z. B. in Gruppentarifen fürs ganze Team, besseren Preisen oder Upgrades nieder.
- Von 1 zu 1 Beratung profitieren: Arbeiten Sie mit einem Reisebüro zusammen, haben Sie meist feste Ansprechpartner:innen. Diese stehen Ihnen für persönliche Beratungstermine und eine individuelle Reiseberatung zur Verfügung. Wenn Reisende Fragen zu ihren Buchungen haben, gibt es jemanden, an den sie sich wenden können.
- Unterstützung erhalten: Auch während der Reise selbst kommt es immer wieder vor, dass die Reisenden Fragen haben oder eine persönliche Beratung benötigen. Wenn Sie die Reise auf eigene Faust planen, müssen hierfür die Reisemanager:innen oder Büroleiter:innen herhalten. Diese sind jedoch nicht immer verfügbar. Die Reiseberater:innen des Geschäftsreisebüros können hier entlasten.
- Reisekosten aufschlüsseln: Um Budgets zu optimieren, müssen Sie genau wissen, wie viel Sie wofür ausgeben. Reisebüros können all Ihre Reisekosten nach Abteilungen oder Projekten aufschlüsseln und Ihnen strukturierte Berichte zur Verfügung stellen. Auch die Reisekostenabrechnung läuft reibungslos.
- Fürsorgepflicht erfüllen: Arbeitgeber haben gegenüber ihren Arbeitnehmer:innen eine besondere Pflicht zur Fürsorge – auch während einer Dienstreise. Die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro bietet Ihnen die Möglichkeit, Risiken proaktiv zu erkennen und aufzudecken und die Sicherheit der Mitarbeiter:innen an erste Stelle zu setzen. Auch in Notfallsituationen.
- Richtlinien einhalten: Jedes Unternehmen sollte konkrete Reiserichtlinien formuliert haben – ein Regelwerk, das die Buchung, den Ablauf und die Kosten von Geschäftsreisen strukturiert. Im Reisebüro stellt das Personal sicher, dass alle Buchungen richtlinienkonform erfolgen. Für eine bestmögliche Compliance.
Nachteile eines Reisebüros für Geschäftsreisen
- Veraltete Technologie: Viele Arbeitnehmer:innen sind heutzutage Digital Natives. Sie sind es gewohnt, digital zu (inter-)agieren und in Echtzeit zu kommunizieren. Bei Reisebüros läuft die Kommunikation zu großen Teilen via Telefonanruf und E-Mail. Teils sind sogar Beratungstermine vor Ort notwendig.
- Wenig Flexibilität: Bei Selbstbuchungen oder eigenständigen Recherchen können die Reisenden sich verschiedene Unterkünfte ansehen, zwischen mehreren Optionen wählen und die Buchungsparameter im Zweifel selbstständig anpassen. Diese Flexibilität schätzen viele Arbeitnehmer:innen.
- Hohe Kosten: Reisebüros können zwar für einzelne Kund:innen Sonderpreise aushandeln, bieten grundsätzlich aber nicht die besten Preise. Hinzu kommen je nach erbrachter Dienstleistung unter Umständen auch vergleichsweise hohe Gebühren.
- Wenig Auswahl: Weil viele Reisebüros fest mit bestimmten Anbietern zusammenarbeiten, fehlt es ihrem Angebot oft an Vielseitigkeit. V. a. günstige Airlines oder auch besondere Unterkünfte werden dadurch nicht abgedeckt, obwohl sie für Geschäftsreisen durchaus interessant sind.
Traditionelle Geschäftsreisebüros vs. Geschäftsreise-Plattformen
- Die Reiserichtlinien des Unternehmens sollten sich einfach integrieren lassen, damit sie bei der Buchung eingehalten werden können.
- Die Zahlung der Geschäftsreise sollte nicht aus eigener Tasche erfolgen, sondern nach Möglichkeit über die korrekte Kostenstelle laufen.
- Die Spesenabrechnung sollte automatisiert erfolgen und es sollten Spesen- und Reiseberichte zur Budgetanalyse bereitgestellt werden.
So wählen Sie den passenden Dienstleister für Geschäftsreisen aus
Die Auswahl des passenden Partners für Ihr Geschäftsreisemanagement – ob klassisches Reisebüro oder Online-Tool – kann durchaus eine Herausforderung sein. Deshalb haben wir die wichtigsten Features für eine erfolgreiche Dienstreisebuchung für Sie zusammengefasst.
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Bequeme Buchung
Große Reiseauswahl
Keine versteckten Kosten
Premium-Support während der Reise
Integrierte Reiserichtlinien & Freigabeoptionen
Echtzeit-Reiseberichte
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Beliebte Reisebuchungsunternehmen für Geschäftsreisen
- TravelPerk
- SAP Concur
- Egencia
- Expensify
- BCD Travel
- Lanes & Planes
- CWT
- FCM Travel
- Navan
- Corporate Traveler
- u. v. m.
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